Luận văn: Xây dựng khu biệt thự cao cấp cho thuê Wonderland

6.4 Tổng kết hoạt động: Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phí... Nếu hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, độ chính xác cao, thời gian công bố thông tin phù hợp với tiến trình công việc sẽ giúp các bộ phận khác đạt hiệu quả công việc cao hơn, ví dụ: thông tin các công việc đầy đủ sẽ xác định được hết các rủi ro cần tránh, thông tin cập nhật về giá vật liệu, giá gói thầu mới nhất, chính xác nhất sẽ xác định được tổng chi phí hợp lý, tiết kiệm nhất. Ngược lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến tiến độ công việc của toàn dự án. Vì vậy, trước hết cần có các công cụ thông tin đầy đủ, hiện đại đảm bảo truyền tải một cách tốt nhất. Ngoài khuôn mẫu hệ thống thông tin sắp đặt sẵn, ban quản lý dự án cần có biện pháp xử lý đặc biệt riêng mỗi khi có sự cố thông tin đột xuất, khó kiểm soát để không ảnh hưởng đến sản phẩm của dự án. Đầu vào: Tài liệu nhận xét, đánh giá về quá trình thi công Biên bản nghiệm thu phân đoạn công trình. Biên bản ghi nhận phát sinh ngoài dự kiến. Báo giá vật liệu. Đầu ra: Kết quả của dự án Kết luận: Xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh là một phần không thể thiếu trong mỗi dự án và việc quản trị thông tin, đảm bảo duy trì hệ thống thông tin ấy hoạt động một cách hiệu quả lại càng quan trọng hơn. 7. Quản trị rủi ro 7.1 Lập kế hoạch rủi ro và mức độ ảnh hưởng: Phân loại rủi ro  Rủi ro về yếu tố nhân lực:

 Rủi ro trong quá trình quản lý nhân lực: -Thiếu lao động, -Trình độ lao động không đáp ứng được yêu cầu của công việc, -Tai nạn lao động, -Trách nhiệm của người lao động không cao (rủi ro đạo đức),...  Giải pháp khắc phục: -Tuyển chọn kỹ càng và chuẩn bị sẵn các nguồn lực thay thế (chú trọng khâu tuyển chọn đầu vào: thông qua kiểm tra trình độ năng lực). -Thực hiện tất cả các chế độ về y tế, lương, thưởng, bảo hiểm theo bộ luật lao động đã ban hành. -Tuân thủ các quy tắc về an toàn lao động trong quá trình thi công dự án. -Tăng cường kiểm tra, giám sát về thông tin, thời gian, chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện dự án để tránh mọi hành vi gian lận, tham ô. -Tạo môi trường làm việc thân thiện, thuận tiện để kích thích tinh thần làm việc của nhân viên.  Rủi ro giữa các bộ phận:  Yếu tố rủi ro: -Thông tin đến và đi không đầy đủ hoặc sai lệch. -Chậm tiến độ do việc phối hợp giữa các bộ phận không ăn khớp. -Một số chi tiết của bản thiết kế chưa phủ hợp với địa hình thực tế.  Giải pháp khắc phục: -Thường xuyên kiểm tra độ chính xác của các thông tin theo phương pháp đa phương. -Kiểm tra sự ăn khớp giữa thông tin đến và đi. -Giao nhiệm vụ rõ ràng cho người quản trị thông tin.

-Điều chỉnh ngay khi phát hiện sai sót. -Lên lịch trình cho công việc cụ thể, khoa học, hợp lý bằng văn bản tạo cho việc thực hiện các công việc không bị chồng chéo, ảnh hưởng lẫn nhau. -Khảo sát thực địa rõ ràng, chi tiết trước khi tiến hành vẽ kỹ thuật (sử dụng nhân lực có trình độ chuyên môn tốt.) -Ứng dụng khoa học kỹ thuật vào các công đoạn của dự án.  Rủi ro về yếu tố tài chính:  Yếu tố rủi ro: -Giá nguyên vật liệu tăng cao so với dự tính ban đầu. -Lãi suất ngân hàng thay đổi. -Lạm phát xảy ra. -Chi phí dự phòng không đủ. -Tăng thuế suất. -Xảy ra tranh chấp trong quá trình thi công ( ví dụ như:tranh chấp về đất đai…)  Giải pháp giảm thiểu: -Theo dõi thường xuyên tình hình nền kinh tế thị trường và đưa ra dự báo trước đối với những sự kiện này tăng hay giảm trong thời gian thực thi dự án. -Lập kế hoạch dự phòng . -Tìm hiểu các nhà cung cấp khác nhau để có thể ký hợp đồng ngay với các nhà cung cấp khác để tránh bị gián đoạn thi công. -Đồng thời có thể liên kết với nhiều nhà cung cấp khác nhau. -Giảm thiểu rủi ro bằng cách xây dựng nhà kho và thu mua để dự trữ.  Rủi ro về phía chủ đầu tư:

 Yếu tố rủi ro: -Chủ đấu tư chậm rót vốn, làm chậm tiến độ thi công. -Thời gian hoàn thành của dự án phải rút ngắn do yêu cầu của chủ đầu tư. -Nhà đầu tư bị phá sản dẫn đến dự án bị đình laị giữa chừng.  Giải pháp: -Thảo hợp đồng chi tiết rõ ràng, quy định rõ ràng trách nhiệm ràng buộc giữa các bên. -Lập quỹ dự phòng. -Phải nắm bắt được tình hình tài chính của chủ đầu tư và quá trình giải ngân. -Đưa ra cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo luật định.  Rủi ro do yếu tố khách quan bên ngoài:  Yếu tố rủi ro: -Xảy ra cháy nổ hoả hoạn do nhiều nguyên nhân. -Thời gian thực hiện dự án bị thay đổi do yếu tố thời tiết.  Giải pháp: -Đàm phán trong hợp đồng kết quả của quá trình khảo sát. -Xin ý kiến chỉ đạo của các cơ quan ban ngành có thẩm quyền. -Nghiên cứu thực địa kỹ lưỡng trước khi thi công. -Trang bị đầy đủ các thiết bị dự phòng, phòng chống cháy nổ ngay tại chỗ như bình cứu hoả, hệ thống báo động… -Bộ phận an ninh và kỹ thuật phải thường xuyên kiểm tra hệ thống điện và các thiết bị an toàn. b/ Mức độ ảnh hưởng của rủi ro:

Thay đổi quan trọng: lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho dự án. Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án. Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục. c/ Xem xét tác động của rủi ro: Ảnh hưởng tới công việc, thời gian. Ảnh hưởng tới kinh phí. Ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm việc. Ảnh hưởng tới chất lượng bản thiết kế của dự án. 7.2 Quản lý rủi ro Các yếu tố rủi ro có thể là do các yếu tố bên trong (trong quá trình thực hiện dự án tạo ra), cũng có thể là do các yếu tố bên ngoài tác động như : thiên tai, do động đất.. MA TRẬN ĐÁNH GIÁ RỦI RO Nhận diện rủi ro Khả năng xảy ra Tác động Mức độ ảnh hưởng Biện pháp ứng phó Trách nhiệm quản lý Giá nguyên vật liệu tăng cao do lạm phát H (5) H(5) 25 Lập quỹ dự phòng Bộ phận tài chính kế toán Tai nạn lao động trên công trường H(5) H(5) 25 Nâng cao ý thức của công nhân Ban quản lý

Hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình thi công M(3) H(5) 15 Kiểm tra,Giám sát chặt chẽ kho nguyên liệu Ban quản lý Lãi suất ngân hàng tăng đột ngột M(3) M(3) 9 Theo dõi tình hình kinh tế thị trường và đưa ra những dự báo trước để có biện pháp ứng phó Bộ phận tài chính kế toán Thiếu nguồn nhân lực L(1) H(5) 5 Có sự tuyển chọn chu đáo, đáp ứng đầy đủ nhu cầu về trình độ Ban điều hành Có sự sai sót trong bản thiết kế quy hoạch tổng thể L(1) H(5) 5 Người kiểm tra giám sát phải có chuyên môn cao. Bộ phận tư vấn thiết kế, và quy hoạch tổng thể Thay đổi thời gian do yếu tố thời tiết L(1) M(3) 3 Lên kế hoạch ứng phó rõ ràng. Bộ phận tư vấn thiết kế và quy hoach tổng thể Khả năng xảy ra rủi ro và tác động của nó đối với dự án được đánh giá theo thang điểm: từ 1 đến 5. Trong đó:  H : cao H4- cao H5- rất cao  M : khá

M3- khá  L : thấp L1- thấp L2- trung bình 7.3 Kiểm soát thay đổi rủi ro: 8. Quản trị đấu thầu 8.1 Lập kế hoạch đấu thầu Phạm vị của dự án Wonderland bao gồm khảo sát địa hình, giải phóng mặt bằng, thiết kế các hạng mục công trình và thi công. Trong dự án xây dựng có nhiều hạng mục đòi hỏi kỹ thuật cao chính vì vậy mà ban quản lý dự án chia ra làm các gói thầu cho các nhà thầu để công việc thi công đạt hiệu quả cao nhất. Các công việc phải làm: 8.2 Quản lý đấu thầu Lập thông báo mời thầu -Thời gian bên hồ sơ mời thầu: Từ 8h30 ngày 14/5/2009 đến trước 10h30 ngày 01/6/2009. Địa điểm bán hồ sơ mời thầu: Trụ sở Công ty, Điện thoại: 043 457 243 Mời th ầu Phát hành hồ sơ m ời thầu Mở thầu Định giá hồ sơ d ự thầu Thẩm định, phê duyện kết quả đ ấu thầu Thông báo kết quả đấu th ầu Sơ tuyển Nhà th ầu Lập hồ sơ m ời thầu Hoàn thiện & ký Thương thảo, hoàn kết hợp đồng

- Giá bán 1 bộ hồ sơ dự thầu: 1.000.000đ (Một triệu đồng chẵn) - Địa điểm nhận hồ sơ dự thầu: Trụ sở Công ty. Lập kế hoạch mời thầu Nguồn cung ứng: -Nguồn cung ứng dịch vụ là từ các công ty, tổ chức, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế và xây lắp Phương thức đấu thầu: -Phương thức đấu thầu mà chúng tôi chọn dựa trên phương thức chấm điểm đối với gói thầu tư vấn thiết kế và sử dụng tiêu chí “Đạt” “Không đạt” đối với gói thầu xây lắp. Mời thầu và lựa chọn nhà thầu:  Mời thầu: -Việc mời thầu phải được thực hiện theo những quy định theo Luật đấu thầu. -Thông báo mời thầu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Cụ thể, thông báo mời thầu sẽ được đăng trên ba số liên tiếp của website: www.dauthau.mpi.gov.vn và báo Hà Nội mới, Vnexpress.net. Thông tin mời thầu phải nêu được khái quát nội dung công trình đấu thầu.  Thầm định và phê duyệt kết quả đấu thầu: -Ban quản lý dự án có trách nhiệm lập báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu để chủ đầu tư xem xét và trình cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền xem xét, quyết định.  Thông báo kết quả đấu thầu:  Ban thông tin của ban quản lý dự án thông báo kết quả thầu ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của chủ đầu tư và cấp có thẩm quyền.  Trong thông báo kết quả đấu thầu không phải giải thích lý do đối với nhà thầu không trúng thầu. 8.3 Kiểm soát thầu

Trong quá trình đấu thầu, nếu có bất cứ thay đổi nào, ban quản lý dựa vào nội dung hồ sơ mời thầu để đối chiếu và xử lý. Ngoài ra, nếu các bên liên quan tự ý rút khỏi hợp đồng sẽ đối chiếu theo hợp đồng để xử lý.

KẾT LUẬN Sau khi bài thuyết trình đầu tiên được trình bày, dự án của chúng tôi đã nhận được rất nhiều lời đóng góp ý kiến của các bạn và sự hướng dẫn chỉnh sửa chi tiết của T.S Phạm Văn Hùng. Điều này đã giúp chúng tôi khá nhiều trong việc hoàn thiện dự án và đạt được hiệu quả cao hơn ở các phần quản trị. Đồng thời, ban quản lý dự án của chúng tôi đã không ngừng cập nhập và tham khảo các thông tin quản trị mới nhất từ nhiều nguồn khác nhau để quản lý dự án một cách tốt nhất. Với mục đích chủ yếu là tập thực hiện quản lý một dự án nhằm nắm vững môn học này nhóm 4 đã quyết tâm cùng nhau tiến hành các bước cơ bản để đưa ra một sản phẩm khá thực tế về một dự án “Xây dựng Khu biệt thu cao cấp Wonderland”. Sản phẩm này ngoài tính đúng đắn trong lý thuyết để chứng minh kết quả học tập của các thành viên trong nhóm còn có tính thực tiễn rất cao trong việc tiến hành quản lý dự án đáp ứng nhu cầu cấp thiất về nơi ở cho người nước ngoài sinh sống và lam việc tạii Việt Nam với điều kiện sống tiện nghi và tốt nhất. Trong quá trình thực hiện dự án, tất cả các thành viên trong nhóm luôn cố gắng hết mình, chăm chỉ làm việc dựa trên các kiến thức đã được thầy truyền thụ và phát huy óc sáng tạo để hoàn thành sản phẩm quản lý dự án một các tốt nhất. Ngoài sự làm việc miệt mài và hăng say, nhóm 4 còn luôn bám sát kế hoạch, kịp thời đưa ra những sửa đổi cần thiết cho phù hợp hơn với mục tiêu đề ra ban đầu. Đồng thời với sự tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực đặc biệt là xây dựng, thiết kế và quản trị nhóm 4 hi vọng sản phẩm quản lý dự án của mình sẽ được đánh giá cao và xứng đáng với công sức của thầy giáo đã nhọc công truyền thụ kiến thức và các thành viên trong nhóm đã tận tâm tận lực làm việc để hoàn thành. Để thực hiện tốt bài thảo luận 2, nhóm 4 đã tham khảo từ một số nguồn thông tin: http://www.mpi.gov.vn http://www.vietmanagement.com http://www.nqcenter.wordpress.com http://www.youtemplases.com

MỤC LỤC: LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 Phần I .......................................................................................................................... 2 tổng quan về dự án ...................................................................................................... 3 1. Tên dự án: ........................................................................................................ 3 2. Ban quản lý dự án ............................................................................................ 3 3. Chủ đầu tư: ...................................................................................................... 3 4. Ý tưởng: ........................................................................................................... 3 5. Mục đích của dự án: ......................................................................................... 3 6. Các bên liên quan trong dự án: ......................................................................... 4 -Ban thẩm định kiểm tra. ...................................................................................... 4 7. Tài nguyên của dự án: ...................................................................................... 4 8. Thời gian thực hiện dự án: ............................................................................... 4 9. Chi phí: ............................................................................................................ 4 khái quát dự án ............................................................................................................... 4 phối cảnh tổng thể ................................................................................................ 4 Khu biệt thự: ........................................................................................................ 5 Phần II ...................................................................................................................... 17 Quản trị dự án ........................................................................................................... 17 1. Quản trị phạm vi dự án ...................................................................................... 18 1.1. Lập kế hoạch phạm vi: ................................................................................ 18 1.2 Xác định phạm vi: ........................................................................................ 19 2. Quản trị thời gian ............................................................................................... 22 2.1 Lập kế hoạch thời gian ................................................................................. 22 2.2 Quản lý và ước tình thời gian thực hiện ........................................................ 24 3. Quản lý chi phí .................................................................................................. 27 3.1 Lập kế hoạch chi phí .................................................................................... 27 4. Quản trị chất lượng dự án (Project quality management) ................................... 35 4.1 Lập kế hoạch chất lượng .............................................................................. 35 4.2 Thực hiện đảm bao chất lượng – Biện pháp giám sát .................................... 43 4.3 Kiểm soát chất lượng .................................................................................. 44 5. Quản trị nhân sự (Project human resource management): .................................. 45 5.1 Lập kế hoạch quản lý nhân sự: ..................................................................... 45 5.2 Quản lý nhân sự, phân công chức năng và nhiệm vụ: ................................... 48 5.3 Phát triển nhóm dự án: ................................................................................ 57 6. Quản trị thông tin............................................................................................... 57 6.1 Lập kế hoạch thông tin ................................................................................. 58 6.2 Phân phối thông tin ...................................................................................... 59 6.3 Báo cáo tình hình hoạt động ......................................................................... 59 6.4 Tổng kết hoạt động: ..................................................................................... 61 7. Quản trị rủi ro .................................................................................................... 61 7.1 Lập kế hoạch rủi ro và mức độ ảnh hưởng: ................................................... 61

7.2 Quản lý rủi ro ............................................................................................... 65 7.3 Kiểm soát thay đổi rủi ro: ............................................................................. 67 8. Quản trị đấu thầu ............................................................................................... 67 8.1 Lập kế hoạch đấu thầu .................................................................................. 67 8.2 Quản lý đấu thầu .......................................................................................... 67 8.3 Kiểm soát thầu ............................................................................................. 68 KẾT LUẬN .............................................................................................. 70