Luận văn: Xây dựng khu biệt thự cao cấp cho thuê Wonderland

 Trực tiếp nghiên cứu và thực hiện quy hoạch tổng thể khi có thông tin đầy đủ về dự án:  Tiếp nhận ý tưởng ban đầu của chủ công trình và tư vấn để đưa ra ý tưởng cuối cùng.  Theo yêu cầu của chủ công trình, quyết định của ban điều hành, ý kiến cố vấn và các thông tin của các nhóm khác để đưa ra bản quy hoạch sơ bộ.  Tổ chức khảo sát thực địa và tiếp thu những thông tin cần thiết.  Thiết kế bản quy hoạch tổng thể cuối cùng và trình cho ban điều hành và chủ công trình.  Báo cáo tiến độ công việc với ban quản trị. c/ Yêu cầu:  Có chuyên môn về thiết kế, quy hoạch.  Sử dụng thành thạo các phần mềm đồ hoạ.  Sáng tạo, có khả năng đưa ra những tư vấn cần thiết cho ban điều hành BẢNG 2: Bảng phân tách công việc WBS của ban thiết kế và quy hoạch tổng thể STT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Họp bàn & thiết kế bản quy hoạch. Bám sát ý tưởng và yêu cầu từ phía chủ đầu tư. 3 2.1 Xác định địa hình, vị trí thực hiện các công việc. 4 2.2 Lên kế hoạch thiết kế tổng thể. 5 3.0 Phối hợp với các ban liên quan để điều chỉnh cho phù hợp. 6 4.0 Hoàn thiện bản thiết kế. Có sự đóng góp của các ban liên quan. 7 5.0 Trình bản thiết kế lên Ban điều hành dự án và chủ đầu tư. Bao gồm toàn bộ bản vẽ tổng thể các hạng mục. Ban thanh tra giám sát

a/ Số lượng: 4 người (1 trưởng phòng và 3 nhân viên) b/ Nhiệm vụ:  Theo dõi tiến độ thi công các hạng mục  Giám sát quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện các sai sót.  Kiểm tra chất lượng từng bộ phận.  Tổng hợp và báo cáo thường xuyên lên bộ phận điều hành. c/ Yêu cầu:  Có khả năng làm việc độc lập với các bộ phận  Hiểu biết sâu sắc về các tiêu chuẩn xây dựng.  Làm việc có trách nhiệm, trung thực. BẢNG 3: Bảng phân tách công việc WBS của ban kiểm tra giám sát STT WBS Tên công việc Ghi chú 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ giám đốc dự án. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Lên kế hoạch kiểm tra giám sát . Nắm rõ ý tưởng và mục đích của dự án. 3 2.1 Họp ban và phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên. Có căn cứ vào trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức. 3 2.2 Thu thập thông tin. Đa phương, khách quan phối hợp chặt chẽ với ban thông tin. 4 2.3 Vạch kế hoạch giám sát cụ thể. Trình cho giám đốc dự án trước khi tiến hành giám sát. 4 3.0 Tiến hành giám sát báo cáo lên ban điều hành. Liên tục báo cáo cho giám đốc dự án quản lý và giám sát đặc biệt với bộ phận thi công của nhà thầu. Định kỳ vào cuối mỗi tuần. Báo cáo trực tiếp cho giám đốc dự án bằng văn bản hoá. Ban tư vấn: a/ Số lượng: 4 người (1 trưởng phòng và 3 nhân viên)

b/ Nhiệm vụ: Tư vấn cho ban điều hành quản lý dự án về các vấn đề sau:  Tư vấn kĩ thuật công nghệ.  Tư vấn về kinh tế: tiếp nhận nhu cầu và nguyện vọng của chủ công trình thông qua ban điều hành, dự trù quy mô và dự trù các khoản phải thu khác của công trình dựa trên các tiêu chí đã đưa ra.  Tư vấn pháp luật: giải quyết và tư vấn các vấn đề tranh chấp bất đồng về mặt pháp luật giữa các bên với nhau hoặc với cơ quan bên ngoài.  Phối hợp với ban điều hành và ban thi công thiết kế để xem xét, đánh giá bản quy hoạch. c/ Yêu cầu: Am hiểu tường tận về các lĩnh vực mình phụ trách. BẢNG 4: Bảng phân tách công việc WBS của ban cố vấn khoa học STT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận yêu cầu từ ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 1.1 Phân tích yêu cầu. 3 1.2 Tìm hiểu nhu cầu thực tế. 4 1.3 Tổng hợp, báo cáo lại lên ban điều hành. Đảm bảo đầy đủ, chính xác. 5 2.0 Phối hợp với các ban liên quan để xem xét và đưa ra phương án. Sau khi nội bộ ban đã có những ý kiến đề xuất. Ban thông tin: a/ Số lượng: 3 người (1 trưởng phòng và 2 nhân viên) b/ Nhiệm vụ:  Quản trị nguồn thông tin đến và đi, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bí mật cho những thông tin nội bộ.  Đảm bảo nguồn thông tin chính xác, độ tin cậy cao, cập nhật thường xuyên thông tin mới.  Theo dõi và truyền tải thông tin đa phương giữa các bên có liên quan: chủ công trình, ban quản trị, các nhóm thực hiện và các thông tin bên ngoài.

 Đảm bảo thông suốt về thông tin giữa các bộ phận.  Ghi chép các biên bản họp của ban điều hành.  Phân tích thông tin và dự tính rủi ro dựa vào số liệu thu thập được.  Lập báo cáo thường xuyên lên ban điều hành. c/ Yêu cầu:  Có khả năng cập nhật và xử lý thông tin.  Ngoại giao và truyền tải thông tin tốt.  Sử dụng thành thạo phần mềm quản trị dự án & quản trị thông tin. BẢNG 5: bảng phân tách công việc WBS của ban thông tin STT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận công việc tới giám đốc dự án. Nội dung công việc được văn bản hóa. 2 2.0 Xử lý, phân tích thông tin đến . Tham khảo ý kiến của các ban liên quan. 3 3.0 Họp ban. Thông qua văn bản hoặc các công cụ truyền thông khác như email, web.... 4 3.1 Truyền đạt thông tin đến cho các ban chức năng. Bám sát ý tưởng và mục đích. 5 3.2 Thu thập thông tin phản hồi từ các ban. 6 3.3 Phân tích và trao đổi thông tin. 7 4.0 Lên kế hoạch lấy thông tin từ bên ngoài. Bao gồm các dự án xây dựng thư viện khác. 8 4.1 Kiểm tra và chọn lọc thông tin. 9 4.2 Báo cáo kết quả cho ban giám đốc dự án. Kèm theo cả bảng phân tích. 10 5.0 Họp các ban chức năng và truyền đạt Sau khi đã tổng hợp toàn bộ thông

lại thông tin lần cuối. tin cần thiết. Ban tài chính: a/ Số lượng: 3 người b/ Nhiệm vụ:  Quản lí điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch về vốn.  Nghiên cứu thị trường giá cả để tính toán các chi phí cho phù hợp với số vốn dự tính.  Giải ngân phù hợp với trình tự thực hiện dự án, đảm bảo theo đúng tiến độ và chất lượng công trình.  Báo cáo các thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành dự án.  Thanh toán và lập báo cáo tài chính cho ban điều hành và chủ công trình. c/ Yêu cầu:  Trung thực, có kinh nghiệm trong quản lý tài chính.  Xử lý linh hoạt trong các tình huống .

BẢNG 6: bảng phân tách công việc WBS của ban tài chính STT WBS Tên công vi ệc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban giám đốc dự án. Văn bản hóa. 2 1.1 Phân tích thông tin. Khách quan. 3 1.2 Tổng hợp thông tin. Phải đảm bảo chính xác và đầy đủ. Báo cáo phải văn bản hóa. 4 1.3 Báo cáo cho ban điều hành. 5 2.0 Lập kế hoạch chi phí. Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban liên quan. 6 2.1 Phân bổ chi phí cho từng giai đoạn. Theo văn bản đã thống nhất. 7 3.0 Lập báo cáo định kỳ. Vào cuối mỗi tháng. 8 3.1 Lập báo cáo thanh quyết toán. Vào cuối mỗi quý. 9 3.2 Thanh quyết toán số tiền còn lại khi kết thúc dự án. Báo cáo trực tiếp cho chủ đầu tư, gồm các hóa đơn chứng từ liên quan. Ban hành chính: a/ Số lượng: 3 người b/ Nhiệm vụ:  Ghi chép các vấn đề phát sinh trong dự án  In sao, photo và chuyển tài liệu cho các bộ phận  Làm các công tác hành chính nhân sự c/ Yêu cầu:  Nhanh nhẹn, chăm chỉ, có khả năng giao tiếp  Thành thạo các công việc văn phòng như: sử dụng máy vi tính, máy in, máy photo..  Phụ trách vấn đề an toàn lao động.  Trông nom, bảo vệ công trường.  Quản lý và vận chuyển nguyên vật liệu từ kho đến công trường.

5.3 Phát triển nhóm dự án:  Để có được những nhân sự tốt nhất, ngoài những yêu cầu chuyên môn, người quản lý dự án phải có những đức tính sau:  Tính trách nhiệm cao  Khả năng diễn đạt  Tính kiên quyết  Nhất quán  Tầm nhìn xa trông rộng  Phản ứng tích cực  Khi tuyển dụng được đội ngũ nhân viên phù hợp, có khả năng đáp ứng công việc cần thiết, cần có các chính sách khuyến khích nhân viên để xây dựng tập thể vững mạnh bằng cách:  Tổ chức đào tạo lại, cập nhật nhiệm vụ chuyên môn cho các nhân viên 1 năm 1 lần  Khuyến khích nhân viên làm việc và tạo sự cạnh tranh trong công việc  Thưởng lễ Tết và cuối kỳ hoạt động 1 tháng lương  Tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho nhân viên. Tạo không khí thoải mái, dễ chịu khi làm việc. 6. Quản trị thông tin Quản trị thông tin gồm: o Lập kế hoạch thông tin o Phân phối thông tin o Báo cáo tình hình hoạt động o Tổng kết hoạt động

6.1 Lập kế hoạch thông tin Đây là dự án xây dựng khu biệt thự nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin về xây dựng và kiến trúc: các kiểu biệt thự và kiến trúc biệt thự, các quy định của Bộ xây dựng về kỹ thuật xây dựng, đấu thầu, chọn nhà thầu, thi công, kiểm tra giám sát, nghiệm thu. Đầu vào ( Input ) Vạch ra các thông tin từ và yêu cầu mà dự án cần thực hiện Khai thác tối đa nguồn thông tin trong nội bộ và các cơ quan quản lý liên quan. Thu thập các thông tin liên quan đến dự án: Tình hình biến động giá cả, các vấn đề về điện nước, giải phóng mặt bằng, nơi tiến hành xây dựng dự án. Dự đoán các yếu tố bất thường xảy ra làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện và thi công dự án. Các căn cứ liên quan: Nguồn Phương thức Trách nhiệm Thời gian Các văn bản, thông tin của ban điều hành dự án Họp,văn bản, báo cáo Ban quản lý dự án Từng tháng Các quy chế điều hành Họp hội đồng quản trị Ban quản lý dự án Từng tuần Từ nhà đầu tư Bằng văn bản Từng giai đoạn Phản hồi từ ban quản lý Tiếp xúc trực tiếp Nhóm dự án Thường xuyên Nguồn thông tin bên Phương tiện thông Thường xuyên

ngòai tin Quy định pháp luật trong xây dựng Văn bản pháp luật Giai đoạn báo cáo của các thành viên quản trị miệng, thư,văn bản Định kỳ Đầu ra ( output ) Đảm bảo chất lượng thông tin đầu ra phải chính xác, đáng tin cậy, cập nhật và nhất quán Thông báo cho những bên liên quan về tiến độ và những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Cung cấp thông tin tới công chúng một cách khách quan qua nhiều kênh khác nhau. 6.2 Phân phối thông tin Đầu vào( Inputs): Cuối mỗi ngày phải có báo cáo về công việc thực thi trong ngày. Mỗi ngày làm việc phải có biên bản bàn giao cho ngày tiếp theo. Ban quản lý chỉ đạo tiến độ thi công và phân công phân bổ công việc cho từng thời kì và từng quản lý bộ phận.  Công cụ và kĩ thuật( tools and techniques ) Kịp thời điều chỉnh thi công khi có những thông tin khác với dự kiến ban đầu. Liên lạc giữa các bộ phận liên tục thông qua bộ đàm, điện thoại, trực tiếp, văn bản. Đầu ra( outputs): Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin. 6.3 Báo cáo tình hình hoạt động Đầu vào:

BẢNG XÁC ĐỊNH CÁC LUỒNG THÔNG TIN STT Công việc Phương thức tiếp cận truyền tin 1 Tiếp nhận chỉ thị, điều chỉnh từ ban điều hành. Thông qua trao đổi trực tiếp của các bên liên quan và thông qua các cuộc họp thường kì. 2 Tiếp nhận yêu cầu từ phía các nhà thầu. Qua gặp gỡ trực tiếp hoặc thông qua văn bản, trao đổi 3 Tiếp nhận các phản hồi và các phát sinh trong quá trình thi công. Tiếp xúc thường xuyên với các bộ phận. 4 Liên tục cập nhật những quy định và những thay đổi trong các luật định về xây dựng. Có 1 luật sư tư vấn riêng chịu trách nhiệm về các quy định luật pháp liên quan đến quá trình xây dựng. 5 Thu thập bảng kê giá vật liệu, trang thiết bị, máy móc thi công và các văn bản hướng dẫn liên quan của bộ xây dựng. Tiến hành khảo sát định kì, tham khảo và cập nhật thông tin từ nhiều nguồn. 6 Tổng hợp, phân tích, truyền tin và lưu trữ. Thông qua bộ phận lưu trữ thông tin của công ty. Đầu ra: Báo cáo thường xuyên trong ngày những sự cố phát sinh trong quá trình thi công. Báo cáo tiến độ thi công theo tuần, theo tháng Báo cáo những công việc cụ thể sẽ thực hiện tiếp theo.