Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa

970
503
89
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
54
vậy với HNP, nội quy quy chế về VHCS phải được xây dựng trên cơ sở phù hợp với
chiến lược thị trường, chiến lược phát triển trong hội nhập. HNP nên mời các chuyên
gia, người có chuyên môn giỏi về nghiệp vụ văn phòng lĩnh vực VHCS đến khảo
sát, lập ra quy chế văn hóa công sở và các quy trình nghiệp vụ văn phòng phù hợp với
công ty dựa trên nền tảng bộ quy chuẩn ISO 9001:2008, ứng dụng ISO 14001:2004 và
ISO 50001, 5S Kaizen; Công ty nên bổ sung thêm các nội nội quy quy chế liên quan
đến văn hóa công sở, hiện đại hóa các nghiệp vụ để thể chuẩn hóa các nghiệp vụ
văn phòng y dựng, hoàn thiện các quy định về VHCS như: Quy định về trang
phục, lễ phục, đeo thẻ chức danh CBCNV; quy định về văn hóa ứng xử nơi công sở,
thái độ, tác phong giao tiếp trong đơn vị; quy định về tiếp và giải quyết công việc của
khách đến liên hệ; quy định về kỷ luật, hội họp, hội thảo,...Để xây dựng hệ thống các
VBQPPL về VHCS ở Hanel - Xốp nhựa trước hết cần phải căn cứ vào một số văn bản
pháp luật của các cấp như: Luật cán bộ công chức năm 2009; Quy chế Văn hóa công
sở tại các quan hành chính nhà nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành kèm theo
Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 m 2007; Quyết định số
30/2006/QĐTTg ngày 06 tháng 02 năm 2006 của Chính phủ thực hiện Luật Phòng,
chống tham nhũng,…và cuốn sổ tay doanh nghiệp trong đó có nêu slogan của Công ty,
quy định cụ thể về quyền, lợi ích, nghĩa vụ của toàn bộ CBCNV tại Công ty, sau đó
điều chỉnh theo nhu cầu thực tiễn về VHCS của công ty. Bên cạnh đó, những quy định
mới phải đi kèm với chế tài quy định rõ ràng riêng biệt cụ thể. Những văn bản mới về
Quy chế VHCS phải được xây dựng theo hướng rõ ràng cụ thể, có những chế tài xử lý
vi phạm bằng biện pháp kinh tế; quy định về thưởng, phạt đúng mức đối với những
CBCNV làm tốt và chưa tốt; tiếp tục theo dõi và kiểm tra việc thực hiện Quy chế VHCS;
có văn bản cam kết thực hiện của mỗi phòng, đơn vị trực thuộc; hàng quý có báo cáo tổng
kết, đánh giá về tình hình thực hiện Quy chế này. Các văn bản về VHCS quy định về:
Các nguyên tắc giao tiếp ứng xử phù hợp nơi công sở; ngôn ngữ xưng hô thống nhất
nơi công sở; các chuẩn mực về tác phong, cử chỉ làm việc, trong đó cần xây dựng cụ
thể các hành vi không được m đồng thời khuyến khích những nh vi đúng chuẩn
mực của CBCNV; các quy trình làm việc chuyên nghiệp hiện đại hơn; các hình thức
xử lý vi phạm quy tắc VHCS và có hình thức khen thưởng CBCNV thực hiện tốt Quy
tắc VHCS; các quy trình thực hiện các nghi thức lễ nghi. Ngoài ra, công ty cần cải tiến
quy trình soạn thảo văn bản, thực hiện nguyên tắc pháp chế ban hành văn bản và quản
lý văn bản nhà nước; khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ, hành chính, các
thủ tục hành chính nhằm vừa đảm bảo tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện
cho việc thi hành của quan, đơn giản hoá công việc công văn giấy tờ, cải tiến các
thủ tục hành chính, các tác nghiệp trong hoạt động công sở.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 54 vậy với HNP, nội quy quy chế về VHCS phải được xây dựng trên cơ sở phù hợp với chiến lược thị trường, chiến lược phát triển trong hội nhập. HNP nên mời các chuyên gia, người có chuyên môn giỏi về nghiệp vụ văn phòng và lĩnh vực VHCS đến khảo sát, lập ra quy chế văn hóa công sở và các quy trình nghiệp vụ văn phòng phù hợp với công ty dựa trên nền tảng bộ quy chuẩn ISO 9001:2008, ứng dụng ISO 14001:2004 và ISO 50001, 5S Kaizen; Công ty nên bổ sung thêm các nội nội quy quy chế liên quan đến văn hóa công sở, hiện đại hóa các nghiệp vụ để có thể chuẩn hóa các nghiệp vụ văn phòng và xây dựng, hoàn thiện các quy định về VHCS như: Quy định về trang phục, lễ phục, đeo thẻ chức danh CBCNV; quy định về văn hóa ứng xử nơi công sở, thái độ, tác phong giao tiếp trong đơn vị; quy định về tiếp và giải quyết công việc của khách đến liên hệ; quy định về kỷ luật, hội họp, hội thảo,...Để xây dựng hệ thống các VBQPPL về VHCS ở Hanel - Xốp nhựa trước hết cần phải căn cứ vào một số văn bản pháp luật của các cấp như: Luật cán bộ công chức năm 2009; Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007; Quyết định số 30/2006/QĐTTg ngày 06 tháng 02 năm 2006 của Chính phủ thực hiện Luật Phòng, chống tham nhũng,…và cuốn sổ tay doanh nghiệp trong đó có nêu slogan của Công ty, quy định cụ thể về quyền, lợi ích, nghĩa vụ của toàn bộ CBCNV tại Công ty, sau đó điều chỉnh theo nhu cầu thực tiễn về VHCS của công ty. Bên cạnh đó, những quy định mới phải đi kèm với chế tài quy định rõ ràng riêng biệt cụ thể. Những văn bản mới về Quy chế VHCS phải được xây dựng theo hướng rõ ràng cụ thể, có những chế tài xử lý vi phạm bằng biện pháp kinh tế; quy định về thưởng, phạt đúng mức đối với những CBCNV làm tốt và chưa tốt; tiếp tục theo dõi và kiểm tra việc thực hiện Quy chế VHCS; có văn bản cam kết thực hiện của mỗi phòng, đơn vị trực thuộc; hàng quý có báo cáo tổng kết, đánh giá về tình hình thực hiện Quy chế này. Các văn bản về VHCS quy định về: Các nguyên tắc giao tiếp ứng xử phù hợp nơi công sở; ngôn ngữ xưng hô thống nhất nơi công sở; các chuẩn mực về tác phong, cử chỉ làm việc, trong đó cần xây dựng cụ thể các hành vi không được làm đồng thời khuyến khích những hành vi đúng chuẩn mực của CBCNV; các quy trình làm việc chuyên nghiệp hiện đại hơn; các hình thức xử lý vi phạm quy tắc VHCS và có hình thức khen thưởng CBCNV thực hiện tốt Quy tắc VHCS; các quy trình thực hiện các nghi thức lễ nghi. Ngoài ra, công ty cần cải tiến quy trình soạn thảo văn bản, thực hiện nguyên tắc pháp chế ban hành văn bản và quản lý văn bản nhà nước; khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ, hành chính, các thủ tục hành chính nhằm vừa đảm bảo tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơ quan, đơn giản hoá công việc công văn giấy tờ, cải tiến các thủ tục hành chính, các tác nghiệp trong hoạt động công sở.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
55
3.3. Đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất cảnh quan
Thường thì vào lần đầu tiên, người ta hay đánh giá 1 sự vật hiện tượng nào đó
bằng mắt một cách trực quan, vậy nên bên cạnh yếu tố con người thì cơ sở vật chất là
một yếu tố đầu tiên thể hiện văn hóa công sở của một cơ quan tổ chức. Trang thiết bị
càng hiện đại sẽ khiến cho người ta cảm thấy môi trường công ty chuyên nghiệp.
Yếu tố vật chất cũng có tác động lại với con người, trang thiết bị hiện đại sẽ khiến cho
công việc dễ dàng nhanh gọn hơn, giảm CBCNV khiến các CBCNV có tâm trạng
thoải mái, tạo môi trường công sở tích cực. Nên mặc trang thiết bị sở vật chất
cảnh quan của công ty đã tương đối hoàn chỉnh nhưng vẫn cần quan tâm, sửa sang,
duy trì, cải tiến. Bởi vì trong tình thế cạnh tranh ngày càng trở nên khốc liệt, việc ứng
dụng khoa học, công nghệ hiện đại trong sản xuất kinh doanh thì đây một đòi hỏi
cấp bách đối với HNP. Việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ được tập trung
vào những sản phẩm chủ lực của Công ty, phân tích những mặt yếu của sản phẩm
trong thế so sánh với các sản phẩm cùng loại trên thị trường, từ đó, đề ra các giải pháp
nhằm cải thiên mẫu mã, nâng cao chất lượng, củng cố thương hiệu, tìm kiếm thêm thị
trường cho sản phẩm trong thời kỳ hội nhập. Bên cạnh đó, Công ty cũng thực hiện các
biện pháp tiết kiệm trong chi phí sản xuất, chi phí phát sinh trong kinh doanh là những
nhân tố tác động trực tiếp tới lợi nhuận của Công ty. Cần xác định những tiêu chuẩn về
trang thiết bị điều kiện làm việc cho từng chức danh, bộ phận trong Hanel - Xốp
nhựa để có kế hoạch trang bị cho phù hợp, tránh lãng phí; nâng cao ý thức bảo vệ, giữ
gìn tài sản làm việc tại Hanel - Xốp nhựa. Do vậy, quản tốt chi phí kinh doanh sẽ
góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Song song
kế đó ứng dụng công nghệ sạch ít gây ô nhiễm môi trường cũng là yếu tố không thể
xem nhẹ, vì nó giúp Công ty phát triển bền vững hơn đáp ứng những đòi hỏi bắt buộc
trong giai đoạn mới. Như vậy vừa hiệu quả cho việc sản xuất kinh doanh của HNP,
vừa thổi luồng gió tươi mới vào VHCS của HNP.
Trong trường hợp công ty muốn bộ máy văn phòng tối giản hết mức có thể thì
phải bổ sung vào trong văn phòng các thiết bị văn phòng khả năng từng bước
giới hoá các nghiệp vụ văn phòng như sau:
Trong nghiệp vụ văn thư: Sử dụng máy bóc phong thay tay và bán tự động,
máy đăng công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, y phân loại
công văn. Chuyển giao văn bản: Sử dụng hệ thống băng chuyền hơi nén, băng chuyền
tự động,…
Từng bước tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, wireless…; ứng dụng
một cách hợp lý các tiến bộ về khoa học công nghệ để hiện đại hóa văn phòng và các
nghiệp vụ văn phòng. Ví dụ như sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu. phần mềm
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 55 3.3. Đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất cảnh quan Thường thì vào lần đầu tiên, người ta hay đánh giá 1 sự vật hiện tượng nào đó bằng mắt một cách trực quan, vậy nên bên cạnh yếu tố con người thì cơ sở vật chất là một yếu tố đầu tiên thể hiện văn hóa công sở của một cơ quan tổ chức. Trang thiết bị càng hiện đại sẽ khiến cho người ta cảm thấy môi trường ở công ty chuyên nghiệp. Yếu tố vật chất cũng có tác động lại với con người, trang thiết bị hiện đại sẽ khiến cho công việc dễ dàng nhanh gọn hơn, giảm CBCNV và khiến các CBCNV có tâm trạng thoải mái, tạo môi trường công sở tích cực. Nên mặc dù trang thiết bị cơ sở vật chất cảnh quan của công ty đã tương đối hoàn chỉnh nhưng vẫn cần quan tâm, sửa sang, duy trì, cải tiến. Bởi vì trong tình thế cạnh tranh ngày càng trở nên khốc liệt, việc ứng dụng khoa học, công nghệ hiện đại trong sản xuất kinh doanh thì đây là một đòi hỏi cấp bách đối với HNP. Việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ được tập trung vào những sản phẩm chủ lực của Công ty, phân tích những mặt yếu của sản phẩm trong thế so sánh với các sản phẩm cùng loại trên thị trường, từ đó, đề ra các giải pháp nhằm cải thiên mẫu mã, nâng cao chất lượng, củng cố thương hiệu, tìm kiếm thêm thị trường cho sản phẩm trong thời kỳ hội nhập. Bên cạnh đó, Công ty cũng thực hiện các biện pháp tiết kiệm trong chi phí sản xuất, chi phí phát sinh trong kinh doanh là những nhân tố tác động trực tiếp tới lợi nhuận của Công ty. Cần xác định những tiêu chuẩn về trang thiết bị và điều kiện làm việc cho từng chức danh, bộ phận trong Hanel - Xốp nhựa để có kế hoạch trang bị cho phù hợp, tránh lãng phí; nâng cao ý thức bảo vệ, giữ gìn tài sản làm việc tại Hanel - Xốp nhựa. Do vậy, quản lý tốt chi phí kinh doanh sẽ góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Song song kế đó ứng dụng công nghệ sạch ít gây ô nhiễm môi trường cũng là yếu tố không thể xem nhẹ, vì nó giúp Công ty phát triển bền vững hơn đáp ứng những đòi hỏi bắt buộc trong giai đoạn mới. Như vậy vừa hiệu quả cho việc sản xuất kinh doanh của HNP, vừa thổi luồng gió tươi mới vào VHCS của HNP. Trong trường hợp công ty muốn bộ máy văn phòng tối giản hết mức có thể thì phải bổ sung vào trong văn phòng các thiết bị văn phòng có khả năng từng bước cơ giới hoá các nghiệp vụ văn phòng như sau: Trong nghiệp vụ văn thư: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay và bán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn. Chuyển giao văn bản: Sử dụng hệ thống băng chuyền hơi nén, băng chuyền tự động,… Từng bước tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, wireless…; ứng dụng một cách hợp lý các tiến bộ về khoa học công nghệ để hiện đại hóa văn phòng và các nghiệp vụ văn phòng. Ví dụ như sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu. phần mềm
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
56
hệ thống quản văn bản hồ công việc, phần mềm quản công tác phòng để
hoạt động công tác được triển khai nhanh chóng hơn.
Quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ như: thêm nhân viên lưu trữ, đầu
trang thiết bị cho kho, dụng cụ các phương tiện bảo quản tài liệu để phục vụ một
cách tốt nhất cho hoạt động lưu trữ, khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ. Tích
cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu xây dựng
phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin của lãnh đạo,CBCNV. Bên cạnh việc đầu tư mua
sắm các trang thiết bị, phải chú ý đến yếu tố thẩm mỹ, sắp xếp khoa học các vật dụng
đồ đạc máy móc đúng chỗ, tránh trang trí quá phô trương tại phòng làm việc.
Ngoài việc đầu tư vào khoa học công nghệ, để môi trường cảnh quan cho công
sở xanh – sạch – đẹp, giảm bớt căng thẳng tẻ nhạt, công ty nên bố trí những cây xanh
thể trồng trong nhà trong văn phòng, phủ xanh bàn làm việc, trồng cây ở bên
ngoài, nhất là loại cây leo vừa không chiếm nhiều diện tích vừa có tính thẩm mỹ cao.
Khoa học cũng đã chứng minh cây xanh giúp cho con người giảm áp lực trong công
việc. Và tạo môi trường làm việc thoải mái hơn.
Mặt khác, CBCNV phải luôn ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng,
ngăn nắp bàn làm việc, phòng làm việc, giữ vệ sinh công sở sạch như giữ vệ sinh
chính nhà mình; Không lạm dụng máy tính cơ quan vào những trò tiêu khiển trong giờ
làm việc, vừa ảnh hưởng đến năng suất công việc, vừa tạo thói quen xấu cho bản thân;
Điện thoại nên để ở chế độ rung hoặc im lặng, tránh gây tiếng ồn ảnh hưởng đến đồng
nghiệp và ảnh hưởng đến không khí làm việc yên tĩnh trong phòng.
Có thể nói, nơi làm việc thân thiện, thoải mái là một điều kiện quan trọng góp
phần không nhỏ vào sthành công của Hanel - Xốp nhựa. Cách sắp xếp không gian
làm việc phù hợp, khoa học sẽ giúp cho các cán bộ khơi dậy được những xúc cảm
cũng như trạng thái tinh thần tích cực để bắt tay vào những công việc. Trang thiết bị
hiện đại sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ vì thế công việc thực hiện có hiệu quả cao hơn.
3.4. Công tác tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CBCNV
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy rằng: “Có tài mà không có đức là người vô dụng.
Có đức mà không có tài thì làm việc gì cũng khó”. Trình độ văn hóa của con người gắn
liền với cả năng lực và phẩm chất của họ, VHCS hình thành từ con người, chất lượng
đội ngũ làm việc là yếu tố nòng cốt trong hoàn thiện VHCS nói riêng và các mục tiêu
khác của công ty nói chung. Tuy người xưa có câu nói “giang sơn dễ đổi bản tính khó
dời” nhưng để tồn tại, đạt tới những mục đích mình muốn trong thời buổi thị trường
cạnh tranh gay gắt thì người ta phải xây dựng cho mình những giá trị tinh thần tốt đẹp
để thu hút khách hàng, những giá trị ấy được thể hiện ở tinh thần trách nhiệm gắn
liền với hiệu quả hoạt động, nói phải đi đôi với làm. Nhưng thế còn chưa đủ, với sự lên
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 56 hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, phần mềm quản lý công tác phòng để hoạt động công tác được triển khai nhanh chóng hơn. Quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ như: thêm nhân viên lưu trữ, đầu tư trang thiết bị cho kho, dụng cụ và các phương tiện bảo quản tài liệu để phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động lưu trữ, khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ. Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin của lãnh đạo,CBCNV. Bên cạnh việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị, phải chú ý đến yếu tố thẩm mỹ, sắp xếp khoa học các vật dụng đồ đạc máy móc đúng chỗ, tránh trang trí quá phô trương tại phòng làm việc. Ngoài việc đầu tư vào khoa học công nghệ, để môi trường cảnh quan cho công sở xanh – sạch – đẹp, giảm bớt căng thẳng tẻ nhạt, công ty nên bố trí những cây xanh có thể trồng trong nhà ở trong văn phòng, phủ xanh bàn làm việc, trồng cây ở bên ngoài, nhất là loại cây leo vừa không chiếm nhiều diện tích vừa có tính thẩm mỹ cao. Khoa học cũng đã chứng minh cây xanh giúp cho con người giảm áp lực trong công việc. Và tạo môi trường làm việc thoải mái hơn. Mặt khác, CBCNV phải luôn ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp bàn làm việc, phòng làm việc, giữ vệ sinh công sở sạch như giữ vệ sinh ở chính nhà mình; Không lạm dụng máy tính cơ quan vào những trò tiêu khiển trong giờ làm việc, vừa ảnh hưởng đến năng suất công việc, vừa tạo thói quen xấu cho bản thân; Điện thoại nên để ở chế độ rung hoặc im lặng, tránh gây tiếng ồn ảnh hưởng đến đồng nghiệp và ảnh hưởng đến không khí làm việc yên tĩnh trong phòng. Có thể nói, nơi làm việc thân thiện, thoải mái là một điều kiện quan trọng góp phần không nhỏ vào sự thành công của Hanel - Xốp nhựa. Cách sắp xếp không gian làm việc phù hợp, khoa học sẽ giúp cho các cán bộ khơi dậy được những xúc cảm cũng như trạng thái tinh thần tích cực để bắt tay vào những công việc. Trang thiết bị hiện đại sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ vì thế công việc thực hiện có hiệu quả cao hơn. 3.4. Công tác tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CBCNV Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy rằng: “Có tài mà không có đức là người vô dụng. Có đức mà không có tài thì làm việc gì cũng khó”. Trình độ văn hóa của con người gắn liền với cả năng lực và phẩm chất của họ, VHCS hình thành từ con người, chất lượng đội ngũ làm việc là yếu tố nòng cốt trong hoàn thiện VHCS nói riêng và các mục tiêu khác của công ty nói chung. Tuy người xưa có câu nói “giang sơn dễ đổi bản tính khó dời” nhưng để tồn tại, đạt tới những mục đích mình muốn trong thời buổi thị trường cạnh tranh gay gắt thì người ta phải xây dựng cho mình những giá trị tinh thần tốt đẹp để thu hút khách hàng, những giá trị ấy được thể hiện ở tinh thần trách nhiệm và gắn liền với hiệu quả hoạt động, nói phải đi đôi với làm. Nhưng thế còn chưa đủ, với sự lên
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
57
ngôi của kinh tế tri thức trong bối cảnh thế giới hiện nay, CBCNV trong HNP không
chỉ cần hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn mà còn cần thể hiện cách làm việc chuyên
ngiệp khoa học để thêm màu sắc cho VHCS, góp phần làm đẹp hình ảnh của HNP.
Đối với những CBCNV làm việc trong khối văn phòng có nhiệm vụ tiếp xúc thường
xuyên với nhiều đối tượng trong và ngoài tổ chức, cần có năng lực chuyên môn, trình
độ đào tạo cơ bản, có kiến thức về mọi mặt kinh tế xã hội và phải học tập không ngững
để thích ứng được nhu cầu khắt khe trước xu hướng tất yếu của xã hội.
Vì thế, cần thường xuyên khảo sát nhu cầu của công việc để có thể điều chỉnh
kế hoạch, đáp ứng kịp thời các tiêu chuẩn. Phải tổ chức các kì kiểm tra định kì về năng
lực, sức khỏe, kỹ năng,... của nhân viên, đồng thời chú ý cải tiến công tác. Cụ thể là tổ
chức thi tuyển, kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn đối với từng nhân viên.
Xây dựng bảng tiêu chuẩn mới về các kỹ năng cần thiết của người nhân viên
văn phòng trong công tác hiện đại hóa, đưa ra các tiêu chuẩn về trình độ kỹ năng, tổ
chức tập huấn các cán bộ nhân viên về các kỹ năng tin học, ngoại ngữ, giao tiếp,... để
không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên. Mặt khác, cần
cải tiến nội dung, phương pháp đào tạo nhằm nâng cao thực sự trình độ hiểu biết, trình
độ tay nghề của lao động để làm chủ các trang thiết bị công nghệ. Để những
chương trình đào tạo thực sự phù hợp với nhu cầu và nguyện vọng của lao động trong
công ty thì công ty nên để lao động tự xác định nhu cầu của mình cũng như những
kiến thức, kỹ năng cần được trang bị, sau đó công ty tiến hành khảo sát theo định kỳ 6
tháng/lần rồi mới phân tích tổng hợp lại, xác định nhu cầu chung và lập kế hoạch cho
những chương trình đào tạo thích hợp.
Khi mỗi khóa đào tạo kết thúc, việc xem xét kết quả đạt được sẽ được đánh giá
qua các tiêu chí của khóa đào tạo, phản ánh của học viên, giáo viên người quản
về các khóa đào tạo. Công ty cần tổ chức hội đồng sát hạch, đánh giá với độ ngũ
chuyên gia có đầy đủ về năng lực chuyên môn, y dựng tiêu chuẩn đánh giá, xây
dựng các bài kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với từng nơi làm việc để đánh
giá cụ thể về kết quả thực tế mà CBCNV so với yêu cầu của công ty.
Cần tuyển dụng thêm những CBCNVtrình độ học vấn và chuyên môn cao,
có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay thế những người đến tuổi nghỉ hưu,
nghỉ chế độ hoặc không đủ trình độ, năng lực để đảm nhận công việc được giao.
Ngoài ra, công ty có thể thực hiện việc này ngay từ quá trình tuyển dụng. Ví dụ
như ngoài việc lựa chọn CBCNV đúng chuyên ngành văn phòng thì cần soạn ra bản
mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng, đầy đủ, chính xác. Nội
dung của bản tiêu chuẩn thực hiện công việc gồm các tiêu chí tương ứng với nhiệm vụ
chính tiêu chí chung, thể hiện đầy đủ những khía cạnh cần xác định cụ thể: số
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 57 ngôi của kinh tế tri thức trong bối cảnh thế giới hiện nay, CBCNV trong HNP không chỉ cần hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn mà còn cần thể hiện cách làm việc chuyên ngiệp khoa học để thêm màu sắc cho VHCS, góp phần làm đẹp hình ảnh của HNP. Đối với những CBCNV làm việc trong khối văn phòng có nhiệm vụ tiếp xúc thường xuyên với nhiều đối tượng trong và ngoài tổ chức, cần có năng lực chuyên môn, trình độ đào tạo cơ bản, có kiến thức về mọi mặt kinh tế xã hội và phải học tập không ngững để thích ứng được nhu cầu khắt khe trước xu hướng tất yếu của xã hội. Vì thế, cần thường xuyên khảo sát nhu cầu của công việc để có thể điều chỉnh kế hoạch, đáp ứng kịp thời các tiêu chuẩn. Phải tổ chức các kì kiểm tra định kì về năng lực, sức khỏe, kỹ năng,... của nhân viên, đồng thời chú ý cải tiến công tác. Cụ thể là tổ chức thi tuyển, kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn đối với từng nhân viên. Xây dựng bảng tiêu chuẩn mới về các kỹ năng cần thiết của người nhân viên văn phòng trong công tác hiện đại hóa, đưa ra các tiêu chuẩn về trình độ kỹ năng, tổ chức tập huấn các cán bộ nhân viên về các kỹ năng tin học, ngoại ngữ, giao tiếp,... để không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên. Mặt khác, cần cải tiến nội dung, phương pháp đào tạo nhằm nâng cao thực sự trình độ hiểu biết, trình độ tay nghề của lao động để làm chủ các trang thiết bị và công nghệ. Để có những chương trình đào tạo thực sự phù hợp với nhu cầu và nguyện vọng của lao động trong công ty thì công ty nên để lao động tự xác định nhu cầu của mình cũng như những kiến thức, kỹ năng cần được trang bị, sau đó công ty tiến hành khảo sát theo định kỳ 6 tháng/lần rồi mới phân tích tổng hợp lại, xác định nhu cầu chung và lập kế hoạch cho những chương trình đào tạo thích hợp. Khi mỗi khóa đào tạo kết thúc, việc xem xét kết quả đạt được sẽ được đánh giá qua các tiêu chí của khóa đào tạo, phản ánh của học viên, giáo viên và người quản lý về các khóa đào tạo. Công ty cần tổ chức hội đồng sát hạch, đánh giá với độ ngũ chuyên gia có đầy đủ về năng lực chuyên môn, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá, xây dựng các bài kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với từng nơi làm việc để đánh giá cụ thể về kết quả thực tế mà CBCNV so với yêu cầu của công ty. Cần tuyển dụng thêm những CBCNV có trình độ học vấn và chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay thế những người đến tuổi nghỉ hưu, nghỉ chế độ hoặc không đủ trình độ, năng lực để đảm nhận công việc được giao. Ngoài ra, công ty có thể thực hiện việc này ngay từ quá trình tuyển dụng. Ví dụ như ngoài việc lựa chọn CBCNV đúng chuyên ngành văn phòng thì cần soạn ra bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng, đầy đủ, chính xác. Nội dung của bản tiêu chuẩn thực hiện công việc gồm các tiêu chí tương ứng với nhiệm vụ chính và tiêu chí chung, thể hiện đầy đủ những khía cạnh cần xác định cụ thể: số
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
58
lượng, chất lượng thời hạn hoàn thành công việc. Bản yêu cầu đối với người thực
hiện công việc cần căn cứ nhiệm vụ cần thực hiện trong bản mô tả công việc, bổ sung
thêm yếu tố độ phức tạp của công việc để xác định yêu cầu đối với người thực hiện
công việc tương ứng. HNP nên bổ sung đầy đủ các yêu cầu của công việc đối với
CBCNV thực hiện trên khía cạnh: Chuyên môn chính, chuyên môn phụ/trình độ đào
tạo, kiến thức bổ trợ, kỹ năng, phẩm chất, kinh nghiệm, yêu cầu về thể chất, một số
tiêu chuẩn khác như khả năng đánh máy, kỹ năng tổng hợp, phân tích, làm việc
nhóm,...Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc là cơ sở để tuyển dụng, bố trí
CBCNV phù hợp với khả năng, sở trường để CBCNV thể thực hiện tốt công việc,
tăng tính sáng tạo, thỏa mãn của CBCNV. Đặc biệt là cần trang bị kiến thức cho những
CBCNV vừa được tuyển dụng vào làm việc tại Hanel - Xốp nhựa về các kỹ năng giao
tiếp, ứng xử nơi công sở như: trách nhiệm công chức; quan hệ giữa lãnh đạo và nhân
viên, tác phong nơi công sở; kỹ năng giao tiếp qua điện thoại; nghi thức lễ tân,...
Tóm lại, có nhiều hình thức để nâng cao trình độ, năng lực, kỹ năng cho CBCNV.
Chẳng hạn như: đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên tại các cơ sở đào tạo của Nhà nước;
tập huấn quan, thông qua hội thảo khoa học, trao đổi kinh nghiệm; tạo hội để
CBCNV phát triển năng lực... .
3.5. Tạo động lực cho CBCNV
Tinh thần làm việc của con người có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác,
vì thế ảnh hưởng của nó tới văn hóa công sở là điều tất yếu. Tạo động lực cho CBCNV
khiến cho CBCNV phấn khởi, sản sinh ra nguồn năng lượng tích cực trong công
việc nói riêng cuộc sống nói chung, nguồn năng lượng tích cực y sẽ khiến cho
mọi chuyện diễn ra suôn sẻ tốt đẹp hơn, thúc đẩy mọi việc.Vì thế ngoài việc tuyên
truyền nâng cao về mặt nhận thức thì công ty cần quan tâm đầy đủ đến quyền lợi
ích của chính các CBCNV bằng những cách sau:
- Tài chính luôn phương tiện trực tiếp hữu hiệu trong việc tạo động lực
cho CBCNV. Việc xây dựng lại chính sách tiền lương nhằm khuyến khích, thu hút
thêm CBCNV trình độ thì kết quả thực hiện công việc tốt được lãnh đạo ghi nhận
đánh giá cao thì cũng phải đi kèm với mức thưởng phù hợp, gắn với đánh giá hiệu quả
thực hiện công việc hàng tháng.
- Bổ sung thêm lễ ra mắt cho nhân viên, một lễ ra mắt tốt có thể là một sự kiện
khiến cho một nhân viên sẽ mãi ghi nhớ và gắn bó với công ty.
- Động lực làm việc của CBCNV sẽ không cao nếu như không được bố trí
những công việc đúng khả năng, sở trường và nguyện vọng của họ, đồng thời nó cũng
bị bào mòn theo thời gian nếu thiếu đi sự phong phú, đa dạng mà chỉ lặp đi lặp lại theo
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 58 lượng, chất lượng và thời hạn hoàn thành công việc. Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc cần căn cứ nhiệm vụ cần thực hiện trong bản mô tả công việc, bổ sung thêm yếu tố độ phức tạp của công việc để xác định yêu cầu đối với người thực hiện công việc tương ứng. HNP nên bổ sung đầy đủ các yêu cầu của công việc đối với CBCNV thực hiện trên khía cạnh: Chuyên môn chính, chuyên môn phụ/trình độ đào tạo, kiến thức bổ trợ, kỹ năng, phẩm chất, kinh nghiệm, yêu cầu về thể chất, một số tiêu chuẩn khác như khả năng đánh máy, kỹ năng tổng hợp, phân tích, làm việc nhóm,...Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc là cơ sở để tuyển dụng, bố trí CBCNV phù hợp với khả năng, sở trường để CBCNV có thể thực hiện tốt công việc, tăng tính sáng tạo, thỏa mãn của CBCNV. Đặc biệt là cần trang bị kiến thức cho những CBCNV vừa được tuyển dụng vào làm việc tại Hanel - Xốp nhựa về các kỹ năng giao tiếp, ứng xử nơi công sở như: trách nhiệm công chức; quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, tác phong nơi công sở; kỹ năng giao tiếp qua điện thoại; nghi thức lễ tân,... Tóm lại, có nhiều hình thức để nâng cao trình độ, năng lực, kỹ năng cho CBCNV. Chẳng hạn như: đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên tại các cơ sở đào tạo của Nhà nước; tập huấn ở cơ quan, thông qua hội thảo khoa học, trao đổi kinh nghiệm; tạo cơ hội để CBCNV phát triển năng lực... . 3.5. Tạo động lực cho CBCNV Tinh thần làm việc của con người có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác, vì thế ảnh hưởng của nó tới văn hóa công sở là điều tất yếu. Tạo động lực cho CBCNV là khiến cho CBCNV phấn khởi, sản sinh ra nguồn năng lượng tích cực trong công việc nói riêng và cuộc sống nói chung, nguồn năng lượng tích cực này sẽ khiến cho mọi chuyện diễn ra suôn sẻ tốt đẹp hơn, thúc đẩy mọi việc.Vì thế ngoài việc tuyên truyền nâng cao về mặt nhận thức thì công ty cần quan tâm đầy đủ đến quyền và lợi ích của chính các CBCNV bằng những cách sau: - Tài chính luôn là phương tiện trực tiếp và hữu hiệu trong việc tạo động lực cho CBCNV. Việc xây dựng lại chính sách tiền lương nhằm khuyến khích, thu hút thêm CBCNV có trình độ thì kết quả thực hiện công việc tốt được lãnh đạo ghi nhận đánh giá cao thì cũng phải đi kèm với mức thưởng phù hợp, gắn với đánh giá hiệu quả thực hiện công việc hàng tháng. - Bổ sung thêm lễ ra mắt cho nhân viên, một lễ ra mắt tốt có thể là một sự kiện khiến cho một nhân viên sẽ mãi ghi nhớ và gắn bó với công ty. - Động lực làm việc của CBCNV sẽ không cao nếu như không được bố trí những công việc đúng khả năng, sở trường và nguyện vọng của họ, đồng thời nó cũng bị bào mòn theo thời gian nếu thiếu đi sự phong phú, đa dạng mà chỉ lặp đi lặp lại theo
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
59
thói quen, điều này sẽ có ảnh hưởng tiêu cực tới VHCS. Vì vậy cần phải sắp xếp và b
trí CBCNV hợp lý như sau:
Đánh giá lại lao động về các mặt lao động như: trình độ chuyên môn, năng lực,
tuổi đời… Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lượng.
Xem xét thực tế công việc từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay chưa, nếu chưa
phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầu hoặc
bố trí công việc khác phù hợp hơn.
- Thường xuyên tạo điều kiện cho CBCNV có năng lực phát huy sáng tạo của họ.
- Chuẩn hóa bản tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ cho các chức danh trong
HNP theo từng thời kì. Qua các tiêu chí cụ thể của các vị trí khác nhau, nhân viên sẽ
có phương hướng rèn luyện, phấn đấu, tiến dần lên vị trí mà họ mong muốn mà Lãnh
đạo đã đặt ra với họ.
- Để giữ cho môi trường làm việc hài hòa, lãnh đạo Công ty giữ nguyên tắc khi
đã cam kết với CBCNV trong việc tạo hội thăng tiến như khi sự chênh lệch
không đáng kể giữa các ứng viên thì ưu tiên tuyển dụng nội bộ trước khi tuyển dụng
các ứng viên bên ngoài.
- Việc lãnh đạo thường xuyên hỏi ý kiến CBCNV và xây dựng các chính sách
bảo đảm sự bình đẳng trong việc hưởng thụ các quyền lợi vật chất như các điều kiện
vật chất phục vụ công tác, sự phù hợp giữa quyền lợi trách nhiệm, sự cống hiến,
phân phối công bằng những phúc lợi tập thể… cũng được duy trì sự quan tâm thường
xuyên, vì môi trường xung quanh thường xuyên biến đổi, nhu cầu cũng thay đổi theo.
- Không nên giám sát CBCNV quá chặt chẽ mà để họ có không gian thoải mái
lựa chọn phương pháp làm việc, trình tự thực hiện công việc, Lãnh đạo phòng chỉ cần
cho họ thời gian hoàn thành công việc thôi. Công ty cũng nên khuyến khích
CBCNV tham gia vào quá trình thiết kế lại công việc của chính họ để công việc của họ
hấp dẫn hơn, khiến họ thỏa mãn hơn và tạo điều kiện cho họ nêu lên những suy nghĩ,
mong muốn về chế độ làm việc của mình.
Ngoài ra còn phải tích cực thúc đẩy các hoạt động hợp tác quốc tế để huy động
vốn đầu tư, cập nhật công nghệ tiên tiến, học tập kinh nghiệm quản lý,...để không chỉ
hiện đại hóa doanh nghiệp còn giúp các CBCNV có điều kiện giao lưu với những
nền văn hóa khác để học tập cái hay cái đẹp ở họ, mở mang tầm mắt, làm đẹp cho nền
VHCS của HNP.
3.6. Công tác kiểm tra, đánh giá việc thực hiện
Để tránh việc thực hiện VHCS ở HNP chỉ dừng lại ở hình thức, chạy theo thành
tích, không đi vào thực tiễn như việc hô khẩu hiệu hoặc quy định rồi quên mất thì cần
có công tác kiểm tra, đánh giá nhằm vào VHCS. Công tác này giúp phát hiện kịp thời
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 59 thói quen, điều này sẽ có ảnh hưởng tiêu cực tới VHCS. Vì vậy cần phải sắp xếp và bố trí CBCNV hợp lý như sau: Đánh giá lại lao động về các mặt lao động như: trình độ chuyên môn, năng lực, tuổi đời… Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lượng. Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay chưa, nếu chưa phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầu hoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn. - Thường xuyên tạo điều kiện cho CBCNV có năng lực phát huy sáng tạo của họ. - Chuẩn hóa bản tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ cho các chức danh trong HNP theo từng thời kì. Qua các tiêu chí cụ thể của các vị trí khác nhau, nhân viên sẽ có phương hướng rèn luyện, phấn đấu, tiến dần lên vị trí mà họ mong muốn mà Lãnh đạo đã đặt ra với họ. - Để giữ cho môi trường làm việc hài hòa, lãnh đạo Công ty giữ nguyên tắc khi đã cam kết với CBCNV trong việc tạo cơ hội thăng tiến như khi có sự chênh lệch không đáng kể giữa các ứng viên thì ưu tiên tuyển dụng nội bộ trước khi tuyển dụng các ứng viên bên ngoài. - Việc lãnh đạo thường xuyên hỏi ý kiến CBCNV và xây dựng các chính sách bảo đảm sự bình đẳng trong việc hưởng thụ các quyền lợi vật chất như các điều kiện vật chất phục vụ công tác, sự phù hợp giữa quyền lợi và trách nhiệm, sự cống hiến, phân phối công bằng những phúc lợi tập thể… cũng được duy trì sự quan tâm thường xuyên, vì môi trường xung quanh thường xuyên biến đổi, nhu cầu cũng thay đổi theo. - Không nên giám sát CBCNV quá chặt chẽ mà để họ có không gian thoải mái lựa chọn phương pháp làm việc, trình tự thực hiện công việc, Lãnh đạo phòng chỉ cần cho họ thời gian hoàn thành công việc mà thôi. Công ty cũng nên khuyến khích CBCNV tham gia vào quá trình thiết kế lại công việc của chính họ để công việc của họ hấp dẫn hơn, khiến họ thỏa mãn hơn và tạo điều kiện cho họ nêu lên những suy nghĩ, mong muốn về chế độ làm việc của mình. Ngoài ra còn phải tích cực thúc đẩy các hoạt động hợp tác quốc tế để huy động vốn đầu tư, cập nhật công nghệ tiên tiến, học tập kinh nghiệm quản lý,...để không chỉ hiện đại hóa doanh nghiệp mà còn giúp các CBCNV có điều kiện giao lưu với những nền văn hóa khác để học tập cái hay cái đẹp ở họ, mở mang tầm mắt, làm đẹp cho nền VHCS của HNP. 3.6. Công tác kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Để tránh việc thực hiện VHCS ở HNP chỉ dừng lại ở hình thức, chạy theo thành tích, không đi vào thực tiễn như việc hô khẩu hiệu hoặc quy định rồi quên mất thì cần có công tác kiểm tra, đánh giá nhằm vào VHCS. Công tác này giúp phát hiện kịp thời
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
60
những vi phạm, để đưa ra những biện pháp điều chỉnh cho phợp nhằm xây dựng
văn hóa công sở văn minh, hiện đại… Đồng thời để lãnh đạo giám sát và mỗi cá nhân
tự kiểm tra việc phát triển VHCS. Do vậy, lãnh đạo cần tăng cường chế kiểm tra,
giám sát một cách hợp lý, đồng thời biết quan tâm đến ý kiến của những CBCNV
tham gia vào lĩnh vực phụ trách để những điều chỉnh kịp thời; đảm bảo sự công
bằng, minh bạch, tạo điều kiện để các thành viên được nêu lên quan điểm riêng của
mình, mạnh dạn tố cáo, khiếu nại những hành vi sai trái. Kết quả đánh giá cần được sử
dụng trong các quyết định trả lương, trả thưởng, nâng lương, để cho các CBCNV
hiểu rằng kết quả thực hiện VHCS cũng liên quan tới tiền lương, tiền thưởng và đây là
một tiêu chí để xét nâng bậc lương chính thức (nâng bậc lương trước thời hạn, kéo dài
thời gian giữ bậc), từ đó CBCNV mới thấy được tầm quan trọng của VHCS. Giải pháp
này đề cao vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo công ty trong xây dựng thực hiện
VHCS. Lãnh đạo cần quyết liệt chỉ đạo, kiểm tra ơng mẫu thực hiện quy chế
VHCS; cần thực hiện thường xuyên liên tục để dần hình thành thói quen văn minh,
lịch thiệp; cần có biện pháp tác động để cán bộ phải nêu cao tinh thần trách nhiệm đối
với công việc, tổ chức cần thiết lập cơ chế biểu dương và phê bình kịp thời những cán
bộ chưa tốt nhiệm vụ được phân công, thực hiện tốt và đồng thời cần cương quyết hơn
nữa trong việc chống lại các biểu hiện tiêu cực nơi công sở.
Công ty Hanel - Xốp nhựa đã áp dụng bản quy chế tính điểm thi đua hình
thức bỏ phiếu chấm điểm, việc này làm tăng tính dân chủ công bằng trong kiểm tra
đánh giá, giảm tối đa các mâu thuẫn xung đột trong công việc có tính nhạy cảm này và
gói gọn các yếu tố về VHCS vào quá trình chấm điểm. Nhưng do nhiều yếu tố chấm
điểm và số điểm ảnh hưởng trực tiếp tới mức lương nên dễ xảy ra hiện tượng bỏ qua
cái này để hoàn thành cái kia để tránh mất điểm. Vì thế lãnh đạo Hanel - Xốp nhựa vẫn
cần phải thành lập Tổ kiểm tra riêng về mặt VHCS để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể:
Định kỳ kiểm tra các phòng ban, các CBCNV thực hiện nội dung cam kết, giao ước thi
đua; Thống các kết quả hoạt động của các phòng ban, của CBCNV thực hiện các
nội dung của cam kết và giao ước thi đua; Tổ chức thăm dò ý kiến của các khách đến
liên hệ công tác, giải quyết công việc về mức độ hài lòng của họ khi tiếp xúc, trao đổi
với CBCNV khi thi hành công vụ. Đồng thời, quản lý và xem xét các ý kiến thông qua
Hòm thư góp ý của Hanel - Xốp nhựa; Sau đó, thẩm định trình lãnh đạo Hanel -
Xốp nhựa về những kết quả của công tác kiểm tra, giám sát để hình thức khen
thưởng, tuyên dương đối với các CBCNV có thành tích nổi bật trong việc thực hiện
VHCS, như sáng kiến hay cần phổ biến ra. Ngược lại, những hành vi thiếu văn
hóa, vi phạm chuẩn mực theo quy định sẽ có biện pháp nhắc nhở, góp ý để khắc phục
sửa chữa kịp thời. Cuối cùng, Tổ kiểm tra sẽ tiến hành tổng hợp thông báo công
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 60 những vi phạm, để đưa ra những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp nhằm xây dựng văn hóa công sở văn minh, hiện đại… Đồng thời để lãnh đạo giám sát và mỗi cá nhân tự kiểm tra việc phát triển VHCS. Do vậy, lãnh đạo cần tăng cường cơ chế kiểm tra, giám sát một cách hợp lý, đồng thời biết quan tâm đến ý kiến của những CBCNV có tham gia vào lĩnh vực phụ trách để có những điều chỉnh kịp thời; đảm bảo sự công bằng, minh bạch, tạo điều kiện để các thành viên được nêu lên quan điểm riêng của mình, mạnh dạn tố cáo, khiếu nại những hành vi sai trái. Kết quả đánh giá cần được sử dụng trong các quyết định trả lương, trả thưởng, nâng lương, để cho các CBCNV hiểu rằng kết quả thực hiện VHCS cũng liên quan tới tiền lương, tiền thưởng và đây là một tiêu chí để xét nâng bậc lương chính thức (nâng bậc lương trước thời hạn, kéo dài thời gian giữ bậc), từ đó CBCNV mới thấy được tầm quan trọng của VHCS. Giải pháp này đề cao vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo công ty trong xây dựng và thực hiện VHCS. Lãnh đạo cần quyết liệt chỉ đạo, kiểm tra và gương mẫu thực hiện quy chế VHCS; cần thực hiện thường xuyên liên tục để dần hình thành thói quen văn minh, lịch thiệp; cần có biện pháp tác động để cán bộ phải nêu cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc, tổ chức cần thiết lập cơ chế biểu dương và phê bình kịp thời những cán bộ chưa tốt nhiệm vụ được phân công, thực hiện tốt và đồng thời cần cương quyết hơn nữa trong việc chống lại các biểu hiện tiêu cực nơi công sở. Công ty Hanel - Xốp nhựa đã áp dụng bản quy chế tính điểm thi đua và hình thức bỏ phiếu chấm điểm, việc này làm tăng tính dân chủ công bằng trong kiểm tra đánh giá, giảm tối đa các mâu thuẫn xung đột trong công việc có tính nhạy cảm này và gói gọn các yếu tố về VHCS vào quá trình chấm điểm. Nhưng do nhiều yếu tố chấm điểm và số điểm ảnh hưởng trực tiếp tới mức lương nên dễ xảy ra hiện tượng bỏ qua cái này để hoàn thành cái kia để tránh mất điểm. Vì thế lãnh đạo Hanel - Xốp nhựa vẫn cần phải thành lập Tổ kiểm tra riêng về mặt VHCS để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể: Định kỳ kiểm tra các phòng ban, các CBCNV thực hiện nội dung cam kết, giao ước thi đua; Thống kê các kết quả hoạt động của các phòng ban, của CBCNV thực hiện các nội dung của cam kết và giao ước thi đua; Tổ chức thăm dò ý kiến của các khách đến liên hệ công tác, giải quyết công việc về mức độ hài lòng của họ khi tiếp xúc, trao đổi với CBCNV khi thi hành công vụ. Đồng thời, quản lý và xem xét các ý kiến thông qua Hòm thư góp ý của Hanel - Xốp nhựa; Sau đó, thẩm định và trình lãnh đạo Hanel - Xốp nhựa về những kết quả của công tác kiểm tra, giám sát để có hình thức khen thưởng, tuyên dương đối với các CBCNV có thành tích nổi bật trong việc thực hiện VHCS, như là có sáng kiến hay cần phổ biến ra. Ngược lại, những hành vi thiếu văn hóa, vi phạm chuẩn mực theo quy định sẽ có biện pháp nhắc nhở, góp ý để khắc phục sửa chữa kịp thời. Cuối cùng, Tổ kiểm tra sẽ tiến hành tổng hợp và thông báo công
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
61
khai kết quả kiểm tra, giám sát để các phòng và CBCNV biết nhằm phát huy tích cực,
khắc phục hạn chế, góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả VHCS tại Hanel - Xốp nhựa.
Trên cơ sở đó, đánh giá CBCNV theo từng quý, làm căn cứ cho việc bình xét thi đua
cuối năm, biểu dương, khen thưởng các CBCNV có thành tích. Dựa trên những số liệu
cụ thể, khách quan này, lãnh đạo xác định được những khó khăn, hạn chế trong quá
trình triển khai và tổ chức thực hiện VHCS để đưa ra những thay đổi hợp lý, đồng thời
cũng dự kiến tiêu chí để xây dựng VHCS ở Công ty để đánh giá thi đua và chất lượng
công tác của CBCNV và của Công ty. Khi thành lập Tổ kiểm tra này thì cũng phải ban
hành văn bản chỉ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Tổ kiểm tra, quy định
các chế tài và hình thức khen thưởng đúng mức cụ thể, thích đáng để xử lý trách nhiệm
đối với CBCNV có hành vi vi phạm các quy chuẩn xử sự. Bên cạnh đó cần có các tiêu
chí đánh giá và hình thức khen thưởng, động viên kịp thời đối với các CBCNV thực
hiện tốt. Việc thưởng phạt đúng đắn sẽ là động lực mạnh mẽ để thức đẩy việc thực thi
các quy định về văn hóa công sở tại cơ quan. Bên cạnh đó, vấn đề truyền thông trong
tổ chức, đảm bảo thông tin thông suốt, rõ ràng, thực hiện tốt các biện pháp dân chủ hoá
trong HNP. Nhà quản phải biết chọn lọc, hướng dẫn thông tin đến các thành viên
theo cách thích hợp, tránh tình trạng thiếu công khai, ràng, dẫn đến sự nghi ngờ
hoặc tình trạng nhiễu thông tin. Ngoài ra, để tạo điều kiện cho CBCNV nêu lên quan
điểm hay tố cáo hành vi sai trái thì Tổ kiểm tra hoặc lãnh đạo phải bảo đảm bí mật và
sự an toàn cho người tố giác.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 61 khai kết quả kiểm tra, giám sát để các phòng và CBCNV biết nhằm phát huy tích cực, khắc phục hạn chế, góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả VHCS tại Hanel - Xốp nhựa. Trên cơ sở đó, đánh giá CBCNV theo từng quý, làm căn cứ cho việc bình xét thi đua cuối năm, biểu dương, khen thưởng các CBCNV có thành tích. Dựa trên những số liệu cụ thể, khách quan này, lãnh đạo xác định được những khó khăn, hạn chế trong quá trình triển khai và tổ chức thực hiện VHCS để đưa ra những thay đổi hợp lý, đồng thời cũng dự kiến tiêu chí để xây dựng VHCS ở Công ty để đánh giá thi đua và chất lượng công tác của CBCNV và của Công ty. Khi thành lập Tổ kiểm tra này thì cũng phải ban hành văn bản chỉ rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của Tổ kiểm tra, quy định rõ các chế tài và hình thức khen thưởng đúng mức cụ thể, thích đáng để xử lý trách nhiệm đối với CBCNV có hành vi vi phạm các quy chuẩn xử sự. Bên cạnh đó cần có các tiêu chí đánh giá và hình thức khen thưởng, động viên kịp thời đối với các CBCNV thực hiện tốt. Việc thưởng phạt đúng đắn sẽ là động lực mạnh mẽ để thức đẩy việc thực thi các quy định về văn hóa công sở tại cơ quan. Bên cạnh đó, vấn đề truyền thông trong tổ chức, đảm bảo thông tin thông suốt, rõ ràng, thực hiện tốt các biện pháp dân chủ hoá trong HNP. Nhà quản lý phải biết chọn lọc, hướng dẫn thông tin đến các thành viên theo cách thích hợp, tránh tình trạng thiếu công khai, rõ ràng, dẫn đến sự nghi ngờ hoặc tình trạng nhiễu thông tin. Ngoài ra, để tạo điều kiện cho CBCNV nêu lên quan điểm hay tố cáo hành vi sai trái thì Tổ kiểm tra hoặc lãnh đạo phải bảo đảm bí mật và sự an toàn cho người tố giác.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
62
KẾT LUẬN

Nghị quyết TW (khóa VIII) của Đảng về xây dựng phát triển nền văn hóa
Việt Nam tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc, trong đó có việc xây dựng chủ trương, đạo
đức, lối sống là nội dung căn bản bao trùm VHCS giống như bất cứ loại hình văn hóa
nào khác, bởi vậy sẽ không ngừng góp phần tích cực vào việc giữ gìn bản sắc tốt đẹp
và xây dựng lối sống văn hóa cũng như ý thức của mỗi cá nhân trong môi trường làm
việc nơi công sở. Thực trạng VHCS tại HNP là đóng góp phần đánh giá việc thực hiện
VHCS, tạo thêm nhiều nguồn dữ liệu thực tiễn, sở cho việc hoạch định những
chính sách, giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những hạn chế về VHCS tại HNP... Và
cũng là góp phần thực hiện mục tiêu một nền hành chính trong sạch, minh bạch, vững
mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cầu phát
triển KT-XH trong giai đoạn mới.
Với đề tài “Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa”,
em đã nhận thấy khóa luận về cơ bản đã thực hiện được mục đích trên đề ra trong quá
trình thực hiện: Đi sâu vào nghiên cứu đánh giá, khảo sát thực trạng VHCS của một
doanh nghiệp cổ phần hóa đầu tiên ở Hà Nội có những mặt mạnh cần phát huy: về n
nếp, phong cách làm việc, kinh doanh của CBCNV trong công ty. Với việc đề xuất
một số giải pháp hết sức thiết thực nhằm hoàn thiện xây dựng VHCS cho HNP ngày
càng phát triển hơn được đánh giá một trong những doanh nghiệp cổ phần vốn
đầu tư của Nhà nước và tư nhân, gia nhập vào thị trường với nhiều công ty xuyên quốc
gia có nền văn hóa đa sắc màu những sản phẩm vượt trội trong tình hình hội nhập
kinh tế hiện nay.
Trong khuôn khổ khóa luận tốt nghiệp, trên sở nghiên cứu một doanh
nghiệp là Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, hạn
chế khi nhìn nhận đánh giá. Tuy nhiên, đây chính là hành trang đầu tiên cho em ra
trường bước trên con đường mình hướng tới. Hy vọng ít nhiều khóa luận sẽ làm
những nội dung cơ bản và cốt yếu nhất trong việc khảo sát thực trạng văn hóa công sở
tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa để từ đó, đủ cơ sở để áp dụng trong tương lai gần,
góp phần cho hoạt động của công ty ngày càng phát triển, hiện đại văn minh. Do hạn
chế về thời gian, năng lực tài liệu nên chắc chắn kết quả nghiên cứu này còn
nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự quan tâm đóng góp ý kiến của quý thầy cô
các bạn.
Xin chân thành cám ơn!
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 62 KẾT LUẬN  Nghị quyết TW (khóa VIII) của Đảng về xây dựng và phát triển nền văn hóa Việt Nam tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc, trong đó có việc xây dựng chủ trương, đạo đức, lối sống là nội dung căn bản bao trùm VHCS giống như bất cứ loại hình văn hóa nào khác, bởi vậy sẽ không ngừng góp phần tích cực vào việc giữ gìn bản sắc tốt đẹp và xây dựng lối sống văn hóa cũng như ý thức của mỗi cá nhân trong môi trường làm việc nơi công sở. Thực trạng VHCS tại HNP là đóng góp phần đánh giá việc thực hiện VHCS, tạo thêm nhiều nguồn dữ liệu thực tiễn, là cơ sở cho việc hoạch định những chính sách, giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những hạn chế về VHCS tại HNP... Và cũng là góp phần thực hiện mục tiêu một nền hành chính trong sạch, minh bạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển KT-XH trong giai đoạn mới. Với đề tài “Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa”, em đã nhận thấy khóa luận về cơ bản đã thực hiện được mục đích trên đề ra trong quá trình thực hiện: Đi sâu vào nghiên cứu đánh giá, khảo sát thực trạng VHCS của một doanh nghiệp cổ phần hóa đầu tiên ở Hà Nội có những mặt mạnh cần phát huy: về nề nếp, phong cách làm việc, kinh doanh của CBCNV trong công ty. Với việc đề xuất một số giải pháp hết sức thiết thực nhằm hoàn thiện xây dựng VHCS cho HNP ngày càng phát triển hơn được đánh giá là một trong những doanh nghiệp cổ phần có vốn đầu tư của Nhà nước và tư nhân, gia nhập vào thị trường với nhiều công ty xuyên quốc gia có nền văn hóa đa sắc màu và những sản phẩm vượt trội trong tình hình hội nhập kinh tế hiện nay. Trong khuôn khổ khóa luận tốt nghiệp, trên cơ sở nghiên cứu ở một doanh nghiệp là Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế khi nhìn nhận đánh giá. Tuy nhiên, đây chính là hành trang đầu tiên cho em ra trường bước trên con đường mình hướng tới. Hy vọng ít nhiều khóa luận sẽ làm rõ những nội dung cơ bản và cốt yếu nhất trong việc khảo sát thực trạng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa để từ đó, đủ cơ sở để áp dụng trong tương lai gần, góp phần cho hoạt động của công ty ngày càng phát triển, hiện đại văn minh. Do hạn chế về thời gian, năng lực và tài liệu nên chắc chắn là kết quả nghiên cứu này còn nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự quan tâm đóng góp ý kiến của quý thầy cô và các bạn. Xin chân thành cám ơn!
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
63
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cứu quốc, số ra ngày 25/11/1946, Hà Nội.
2. Nguyễn Duy Bắc, 2016, duy lý luận về văn hóa phát triển của Đảng
Cộng sản Việt Nam thời kỳ đổi mới , http://www.tapchicongsan. org.vn/Home/Tieu-
diem/2011/2262/Tu-duy-ly-luan-ve-van-hoa-va-phat-trien-cua-Dang.aspx.
3. Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ (2014) “Thông số 26/2014/TT-
BKHCN ngày 10 tháng 10 năm 2014 quy định chi tiết thi hành Quyết định số
19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp
dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008
vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước”
4. Nguyễn Thị Kim Chi (2016), Nâng cao hiệu quả Văn hóa công sở tại Viện
Thông tin khoa học Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội.
5. Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa (2014), “Lễ đón nhận Huân Chương Lao
Động Hạng II và Kỷ niệm 20 m Thành lập Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa ,
http://hanelplastics.com.vn/index.php?option=com_content&view=article&id=179:l-
on-nhn-huan-chng-lao- Quyết tâm hoàn thành mục tiêu tiến tới kỷ niệm 20 năm ngày
thành lập Công ty, ng-hng-ii-va-k-nim-20-nm-thanh-lp-cong-ty-c-phn-hanel-xp-
nha&catid=40:tin-tc-ni-b&Itemid=63&lang=en.
6. Đỗ Minh Cương (2001), Văn hóa kinh doanh và triết kinh doanh, Nhà
xuất bản Chính trị quốc gia , Hà Nội.
7. Nguyễn Đăng Dung (2008), Đề tài Khoa học 01X-12/02-2007-2 Văn hóa
công sở ở Hà Nội-thực trạng và giải pháp, trường Đại học Quốc gia Hà Nội.
8. Đảng Cộng sản Việt Nam (2011), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần
thứ XI, Nxb. Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
9. Võ Nguyên Giáp (1998), “Tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng văn hóa Việt
Nam”, NXB Chính trị, Quốc gia Hà Nội.
10. Lê Như Hoa (2007), Quản lý Văn hóa nơi công sở, NXB Lao động, Hà Nội.
11. Học viện công vụ Liên bang Nga, Từ điển tra cứu về Quản lý nhà nước
quản lý địa phương, (1997), NXB Mát-xcơ-va.
12. Học viện Hành chính Quốc gia (2005), Giáo trình Hành chính văn phòng
trong các cơ quan nhà nước, NXB Giáo dục, Hà Nội.
13. Minh Phúc, 2003, Văn hoá công sở và sự tác động của văn hóa công sở đến
chất lượng điều hành, http:/vn.360plus.yahoo.com/minh_phuc2003/article?mid=11
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Báo cứu quốc, số ra ngày 25/11/1946, Hà Nội. 2. Nguyễn Duy Bắc, 2016, Tư duy lý luận về văn hóa và phát triển của Đảng Cộng sản Việt Nam thời kỳ đổi mới , http://www.tapchicongsan. org.vn/Home/Tieu- diem/2011/2262/Tu-duy-ly-luan-ve-van-hoa-va-phat-trien-cua-Dang.aspx. 3. Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ (2014) “Thông tư số 26/2014/TT- BKHCN ngày 10 tháng 10 năm 2014 quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước” 4. Nguyễn Thị Kim Chi (2016), Nâng cao hiệu quả Văn hóa công sở tại Viện Thông tin khoa học – Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 5. Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa (2014), “Lễ đón nhận Huân Chương Lao Động Hạng II và Kỷ niệm 20 Năm Thành lập Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa” , http://hanelplastics.com.vn/index.php?option=com_content&view=article&id=179:l- on-nhn-huan-chng-lao- Quyết tâm hoàn thành mục tiêu tiến tới kỷ niệm 20 năm ngày thành lập Công ty, ng-hng-ii-va-k-nim-20-nm-thanh-lp-cong-ty-c-phn-hanel-xp- nha&catid=40:tin-tc-ni-b&Itemid=63&lang=en. 6. Đỗ Minh Cương (2001), Văn hóa kinh doanh và triết lý kinh doanh, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia , Hà Nội. 7. Nguyễn Đăng Dung (2008), Đề tài Khoa học 01X-12/02-2007-2 Văn hóa công sở ở Hà Nội-thực trạng và giải pháp, trường Đại học Quốc gia Hà Nội. 8. Đảng Cộng sản Việt Nam (2011), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI, Nxb. Chính trị Quốc gia, Hà Nội. 9. Võ Nguyên Giáp (1998), “Tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng văn hóa Việt Nam”, NXB Chính trị, Quốc gia Hà Nội. 10. Lê Như Hoa (2007), Quản lý Văn hóa nơi công sở, NXB Lao động, Hà Nội. 11. Học viện công vụ Liên bang Nga, Từ điển tra cứu về Quản lý nhà nước và quản lý địa phương, (1997), NXB Mát-xcơ-va. 12. Học viện Hành chính Quốc gia (2005), Giáo trình Hành chính văn phòng trong các cơ quan nhà nước, NXB Giáo dục, Hà Nội. 13. Minh Phúc, 2003, Văn hoá công sở và sự tác động của văn hóa công sở đến chất lượng điều hành, http:/vn.360plus.yahoo.com/minh_phuc2003/article?mid=11