Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa

973
503
89
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
44
dù không tránh khỏi những vấp váp nhưng toàn thể HNP luôn đoàn kết và giúp đỡ lẫn
nhau xây dựng một tập thể vững mạnh, hăng say với công việc, đi tới một điển hình
văn hóa công sở văn minh tốt đẹp. Hơn nữa, trong quá trình hoạt động, Công ty cũng
đã xây dựng được một hệ thống quản chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế mà cụ thể
là ứng dụng ISO 9001:2008, ứng dụng ISO 14001:2004 và ISO 50001, cộng thêm 5S
Kaizen, thể hiện sự chuyên nghiệp, xây dựng được uy tín với các bạn hàng, đảm bảo là
nhà cung cấp uy tín trên toàn quốc, tạo điều kiện thuận lợi và nền tảng vững chắc trong
công tác thực hiện VHCS, sẵn sàng đón nhận những thách thức trong thời kỳ hội nhập.
Các phòng ban hầu như đều được tổ chức theo lối văn phòng mở, bộ máy văn
phòng đã ổn định phù hợp, gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả. Văn phòng mặt bằng mở có
nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa
các khâu trong xử lý thông tin của Văn phòng được liên tục; người lãnh đại Văn phòng;
kiểm soát công việc Văn phòng được dễ dàng; giảm kinh phí đầu xây dựng mặt
bằng và trang thiết bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng
khi người lãnh đạo Văn phòng những sáng kiến mới v.v...đã tạo nên môi trường
công sở làm việc tương đối chuyên nghiệp, năng động và linh hoạt, thân thiện mà vẫn
đảm bảo được không gian riêng tư cho mỗi cá nhân. Các quy chế, quy trình, nội quy,...
mà công ty đã ban hành đều thích ứng rất khoa học và thực tiễn. Thủ tục hành chính
được đơn giản hóa, việc giải quyết thủ tục giấy tờ nhanh gọn linh hoạt. Các CBCNV
có ý thức về việc giữ gìn vệ sinh, sắp xếp và tinh thần sẵn sàng, có ý thức tập thể cao,
biết chăm lo về ngoại hình nơi làm việc, đoàn kết cởi mở, thái độ làm việc
chuyên nghiệp đã tạo nên hình ảnh đẹp cho HNP, gây ấn tượng tốt với khách đến, từ
đó tạo tâm nhẹ nhàng thoải mái trong môi trường làm việc. Về các hoạt động phát
triển Đảng cũng được HNP quan tâm và chú ý thường xuyên.
Bởi có tính chất công ty gia đình nên các mối quan hệ nội bộ của HNP chú
trọng sự cân bằng, sự tế nhị, kín đáo và tinh thần đùm bọc nơi công sở. Bởi văn hóa
công sở ở Việt Nam chịu sự ảnh hưởng sâu sắc của văn hóa dân tộc, văn hóa của một
nền nông nghiệp lúa nước hay còn gọi “văn hóa làng”. Nhờ nét văn hóa tế nhị kín
đáo này lãnh đạo HNP tập trung được phần lớn quyền lực vào tay, khiến cho môi
trường công sở của HNP thân thiết, tạo điều kiện để thực hiện các công việc hành
chính văn phòng như bphiếu tín nhiệm, bỏ phiếu bầu,... Bên cạnh môi trường vật
chất đã tương đối hoàn thiện thì một yếu tố nữa cũng rất quan trọng đó không khí
làm việc tại HNP, thể coi đây như một môi trường làm việc “tinh thần” đối với
người lao động. Có thể nói CBCNV của HNP được làm việc trong điều kiện tốt. Bầu
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 44 dù không tránh khỏi những vấp váp nhưng toàn thể HNP luôn đoàn kết và giúp đỡ lẫn nhau xây dựng một tập thể vững mạnh, hăng say với công việc, đi tới một điển hình văn hóa công sở văn minh tốt đẹp. Hơn nữa, trong quá trình hoạt động, Công ty cũng đã xây dựng được một hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế mà cụ thể là ứng dụng ISO 9001:2008, ứng dụng ISO 14001:2004 và ISO 50001, cộng thêm 5S Kaizen, thể hiện sự chuyên nghiệp, xây dựng được uy tín với các bạn hàng, đảm bảo là nhà cung cấp uy tín trên toàn quốc, tạo điều kiện thuận lợi và nền tảng vững chắc trong công tác thực hiện VHCS, sẵn sàng đón nhận những thách thức trong thời kỳ hội nhập. Các phòng ban hầu như đều được tổ chức theo lối văn phòng mở, bộ máy văn phòng đã ổn định phù hợp, gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả. Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của Văn phòng được liên tục; người lãnh đại Văn phòng; kiểm soát công việc Văn phòng được dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lãnh đạo Văn phòng có những sáng kiến mới v.v...đã tạo nên môi trường công sở làm việc tương đối chuyên nghiệp, năng động và linh hoạt, thân thiện mà vẫn đảm bảo được không gian riêng tư cho mỗi cá nhân. Các quy chế, quy trình, nội quy,... mà công ty đã ban hành đều thích ứng rất khoa học và thực tiễn. Thủ tục hành chính được đơn giản hóa, việc giải quyết thủ tục giấy tờ nhanh gọn linh hoạt. Các CBCNV có ý thức về việc giữ gìn vệ sinh, sắp xếp và tinh thần sẵn sàng, có ý thức tập thể cao, biết chăm lo về ngoại hình và nơi làm việc, đoàn kết và cởi mở, thái độ làm việc chuyên nghiệp đã tạo nên hình ảnh đẹp cho HNP, gây ấn tượng tốt với khách đến, từ đó tạo tâm lý nhẹ nhàng thoải mái trong môi trường làm việc. Về các hoạt động phát triển Đảng cũng được HNP quan tâm và chú ý thường xuyên. Bởi có tính chất là công ty gia đình nên các mối quan hệ nội bộ của HNP chú trọng sự cân bằng, sự tế nhị, kín đáo và tinh thần đùm bọc nơi công sở. Bởi văn hóa công sở ở Việt Nam chịu sự ảnh hưởng sâu sắc của văn hóa dân tộc, văn hóa của một nền nông nghiệp lúa nước hay còn gọi là “văn hóa làng”. Nhờ nét văn hóa tế nhị kín đáo này mà lãnh đạo HNP tập trung được phần lớn quyền lực vào tay, khiến cho môi trường công sở của HNP thân thiết, tạo điều kiện để thực hiện các công việc hành chính văn phòng như bỏ phiếu tín nhiệm, bỏ phiếu bầu,... Bên cạnh môi trường vật chất đã tương đối hoàn thiện thì một yếu tố nữa cũng rất quan trọng đó là không khí làm việc tại HNP, có thể coi đây như một môi trường làm việc “tinh thần” đối với người lao động. Có thể nói CBCNV của HNP được làm việc trong điều kiện tốt. Bầu
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
45
không khí làm việc thoải mái, hòa đồng. mọi người luôn chan hòa, giúp đỡ nhau trong
quá trình làm việc. Điều này khằng định kết quả đạt được đã phần nào tạo ra sự khuyến
khích tinh thần làm việc và sự nỗ lực cống hiến của CBCNV của HNP. Đó là chất xúc tác gi
cho văn hóa công sở tại đây giữ vững sự tốt đẹp .
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những thành tựu đạt được nói trên, việc thực hiện VHCS ở HNP vẫn
còn tồn tại những bất cập thiếu thống nhất mang tính tiêu cực như sau:
Một , HNP cũng đang phải đối mặt với tình trạng phản hồi nhiều từ khách
hàng do giao hàng chậm. Tình trạng này diễn ra do một phần ở hệ thống đại lý còn nhỏ
hẹp, nhưng điều này chứng minh rằng cơ sở vật chất trang thiết bị của HNP vẫn chưa
đáp ứng được nhu cầu thực tế. Minh chứng tình trạng thiếu xe để giao hàng cũng
diễn ra thường xuyên, do đó không kịp để đáp ứng nhu cầu ở những vùng khác nhau.
Về cơ sở vật chất thì HNP chưa đủ các trang thiết bị văn phòng hiện đại cần thiết
như: máy hủy hồ sơ, máy in màu, máy ghi âm... Vì đây là những thiết bị chưa phổ biến,
lãnh đạo công ty cảm thấy không cần thiết. Ngoài ra một số máy móc đã như điều
hòa, máy chiếu, đèn, máy in, máy fax,... lại không được bảo dưỡng thường xuyên
nên thường xảy ra tình trạng trục trặc.
Hai là, các CBCNV trong HNP chưa thật sự quan tâm đến bài trí nơi công sở
và vệ sinh nơi công sở. Một số biểu hiện cụ thể rác sinh hoạt còn rải rác ở một số
nơi trong khuôn viên công sở (giấy, bọc nilon,…), dây điện, cáp mạng chưa được cố
định, gây mất mỹ quan và làm giảm sự nghiêm túc nơi công sở. Các thiết bị, sản phẩm
bị lỗi, sản phẩm đang dang dở mang tính chất cồng kềnh thường không được các công
nhân kịp thời dọn dẹp, chủ yếu vẫn do đội bảo vệ báo lại với CBCNV thuộc bộ phận
hành chính văn phòng để xử lý trước khi ban lãnh đạo ra kiểm tra. Nguyên nhân là do
công tác kiểm tra đôn đốc vẫn còn chưa chặt chẽ, phân tán ra nhiều việc, thường kiểm
tra theo thời gian cố định nên nhiều người chỉ chú ý giữ gọn gàng trong thời gian họ đi
kiểm tra là được.
Ba là, hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của CBCNV còn chưa cao. Vẫn còn
một số CBCNV bớt xén thời gian công sở, đi sớm, về muộn, ngủ trưa quá giờ, tranh
thủ thời gian “công” để giải quyết việc riêng tại nơi làm việc hoặc dùng thời gian làm
việc để tán gẫu, buôn chuyện qua điện thoại, buôn bán… gây lãng phí thời gian, ảnh
hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc. Vẫn còn xuất hiện tình trạng giải quyết
công việc không triệt để, thiếu tính nguyên tắc...một phần xuất phát từ tư duy sản xuất
của nền nông nghiệp manh mún, lệ thuộc vào thời tiết của người Việt Nam và tư duy
cảm tính, lối ứng xử trọng tình dễ mâu thuẫn với tính nguyên tắc trong công việc, dẫn
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 45 không khí làm việc thoải mái, hòa đồng. mọi người luôn chan hòa, giúp đỡ nhau trong quá trình làm việc. Điều này khằng định kết quả đạt được đã phần nào tạo ra sự khuyến khích tinh thần làm việc và sự nỗ lực cống hiến của CBCNV của HNP. Đó là chất xúc tác giữ cho văn hóa công sở tại đây giữ vững sự tốt đẹp . 2.3.2. Hạn chế Bên cạnh những thành tựu đạt được nói trên, việc thực hiện VHCS ở HNP vẫn còn tồn tại những bất cập thiếu thống nhất mang tính tiêu cực như sau: Một là, HNP cũng đang phải đối mặt với tình trạng phản hồi nhiều từ khách hàng do giao hàng chậm. Tình trạng này diễn ra do một phần ở hệ thống đại lý còn nhỏ hẹp, nhưng điều này chứng minh rằng cơ sở vật chất trang thiết bị của HNP vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế. Minh chứng là tình trạng thiếu xe để giao hàng cũng diễn ra thường xuyên, do đó không kịp để đáp ứng nhu cầu ở những vùng khác nhau. Về cơ sở vật chất thì HNP chưa có đủ các trang thiết bị văn phòng hiện đại cần thiết như: máy hủy hồ sơ, máy in màu, máy ghi âm... Vì đây là những thiết bị chưa phổ biến, lãnh đạo công ty cảm thấy không cần thiết. Ngoài ra một số máy móc đã cũ như điều hòa, máy chiếu, đèn, máy in, máy fax,... mà lại không được bảo dưỡng thường xuyên nên thường xảy ra tình trạng trục trặc. Hai là, các CBCNV trong HNP chưa thật sự quan tâm đến bài trí nơi công sở và vệ sinh nơi công sở. Một số biểu hiện cụ thể là rác sinh hoạt còn rải rác ở một số nơi trong khuôn viên công sở (giấy, bọc nilon,…), dây điện, cáp mạng chưa được cố định, gây mất mỹ quan và làm giảm sự nghiêm túc nơi công sở. Các thiết bị, sản phẩm bị lỗi, sản phẩm đang dang dở mang tính chất cồng kềnh thường không được các công nhân kịp thời dọn dẹp, chủ yếu vẫn do đội bảo vệ báo lại với CBCNV thuộc bộ phận hành chính văn phòng để xử lý trước khi ban lãnh đạo ra kiểm tra. Nguyên nhân là do công tác kiểm tra đôn đốc vẫn còn chưa chặt chẽ, phân tán ra nhiều việc, thường kiểm tra theo thời gian cố định nên nhiều người chỉ chú ý giữ gọn gàng trong thời gian họ đi kiểm tra là được. Ba là, hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của CBCNV còn chưa cao. Vẫn còn một số CBCNV bớt xén thời gian công sở, đi sớm, về muộn, ngủ trưa quá giờ, tranh thủ thời gian “công” để giải quyết việc riêng tại nơi làm việc hoặc dùng thời gian làm việc để tán gẫu, buôn chuyện qua điện thoại, buôn bán… gây lãng phí thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc. Vẫn còn xuất hiện tình trạng giải quyết công việc không triệt để, thiếu tính nguyên tắc...một phần xuất phát từ tư duy sản xuất của nền nông nghiệp manh mún, lệ thuộc vào thời tiết của người Việt Nam và tư duy cảm tính, lối ứng xử trọng tình dễ mâu thuẫn với tính nguyên tắc trong công việc, dẫn
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
46
tới ảnh hưởng tới hiệu quả công việc... Khó khăn chủ yếu vẫn là do tính tùy tiện của
công nhân, do đó cần sự giám sát và kiểm tra liên tục hàng ngày. Nguyên nhân
thể do toàn thể CBCNV chưa thật sự quan tâm và ban lãnh đạo chưa chỉ đạo thực hiện
các tiêu chí về văn hóa công sở một cách quyết liệt, chưa đánh giá đúng vai trò, tầm
quan trọng của văn hóa công sở đối với hiệu quả công việc và hình ảnh của HNP trong
mắt các thành viên trong HNP với khách hàng. Thường thì ban lãnh đạo hay quan
tâm đến những vấn đề lớn mà chưa tỉ mỉ ở những việc nhỏ như vệ sinh thẩm mỹ, bài
trí bàn ghế, máy tính, dây diện, xả rác... mà quên rằng chính những điều nhỏ bé đó sẽ
cấu thành cái tổng thể chung, làm thay đổi diện mạo công sở, có tác động làm thay đổi
nhận thức của CBCNV và khách hàng.
Bốn là, tại HNP vẫn còn có biểu hiện tiêu cực trong tập thể như thói thực dụng,
ích kỷ, nói xấu người khác, chia rẽ nội bộ,...nên đã gây ra tình trạng mất đoàn kết,
tranh chấp nội bộ, ăn nói tục tĩu, chia bè kết phái.
Năm , vẫn xảy ra tình trạng lãng phí, như trong quá trình thực hiện một số
khóa học, khóa đào tạo của HNP vẫn chưa được đảm bảo chất lượng như mong muốn,
chưa thực sự sát với những thực tế của CBCNV được cử đi học, chỉ do ý muốn chủ
quan của cấp quản lý. Điển hình như buổi học về Slogan trong tháng 3 năm 2017 vừa
qua do chính giám đốc của HNP chủ trì nhưng sau khi buổi học hết thúc thì có nhiều
người còn không nhớ nổi slogan là gì. Mặt khác, việc thỏa mãn nhu cầu được học tập,
nâng cao tay nghề cho CBCNV còn nhiều hạn chế. Nguyên nhân của vấn đề việc
đào tạo tuy đã thực hiện theo đúng nhu cầu của các phòng/ban/nhà máy, những
CBCNV sau đào tạo chủ yếu vẫn làm những công việc nên khó thể giúp
CBCNV phát triển được bản thân và phản ánh hiệu quả sau đào tạo.
Sáu là, các hoạt động phong trào tuy được đánh giá ý nghĩa lớn về mặt
tinh thần, đã được quan tâm nhưng chưa kêu gọi được sự hưởng ứng nhiệt tình của tất
cả mọi người, đôi khi tham gia do bị bắt buộc sợ bị cấp trên đánh giá không nhiệt
tình. Nguyên nhân của vấn đề là do các hoạt động phong trào còn mang tính hình thức,
chưa có nhiều những hoạt động mang tính kết nối giữa các nhân lực với nhau để tạo
nên đồng lòng nhất trí giữa các CBCNV.
Bảy , tuy VHCS của HNP đã bước đầu hình thành nhưng chưa được thể
hiện sâu rộng, slogan của Công ty chưa có, các hoạt động đón tiếp nhân viên mới, ….
chưa rõ ràng vì thế cần phải cải thiện trong thời gian tới. Công ty chưa có slogan, chưa
có quy định quy chế cụ thể về VHCS, chưa có quy định cụ thể chính xác về giao tiếp
ứng xử nên vẫn xảy ra tình trạng hiểu sai, thực hiện sai về VHCS. Chủ yếu là do chính
nhận thức của ban lãnh đạo CBCNV về VHCS còn hồ, chưa thực sự ràng.
Họ chưa thấy được toàn bộ khía cạnh cũng như tác động thực sự của VHCS đối với
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 46 tới ảnh hưởng tới hiệu quả công việc... Khó khăn chủ yếu vẫn là do tính tùy tiện của công nhân, do đó cần có sự giám sát và kiểm tra liên tục hàng ngày. Nguyên nhân có thể do toàn thể CBCNV chưa thật sự quan tâm và ban lãnh đạo chưa chỉ đạo thực hiện các tiêu chí về văn hóa công sở một cách quyết liệt, chưa đánh giá đúng vai trò, tầm quan trọng của văn hóa công sở đối với hiệu quả công việc và hình ảnh của HNP trong mắt các thành viên trong HNP và với khách hàng. Thường thì ban lãnh đạo hay quan tâm đến những vấn đề lớn mà chưa tỉ mỉ ở những việc nhỏ như vệ sinh thẩm mỹ, bài trí bàn ghế, máy tính, dây diện, xả rác... mà quên rằng chính những điều nhỏ bé đó sẽ cấu thành cái tổng thể chung, làm thay đổi diện mạo công sở, có tác động làm thay đổi nhận thức của CBCNV và khách hàng. Bốn là, tại HNP vẫn còn có biểu hiện tiêu cực trong tập thể như thói thực dụng, ích kỷ, nói xấu người khác, chia rẽ nội bộ,...nên đã gây ra tình trạng mất đoàn kết, tranh chấp nội bộ, ăn nói tục tĩu, chia bè kết phái. Năm là, vẫn xảy ra tình trạng lãng phí, như trong quá trình thực hiện một số khóa học, khóa đào tạo của HNP vẫn chưa được đảm bảo chất lượng như mong muốn, chưa thực sự sát với những thực tế của CBCNV được cử đi học, chỉ do ý muốn chủ quan của cấp quản lý. Điển hình như buổi học về Slogan trong tháng 3 năm 2017 vừa qua do chính giám đốc của HNP chủ trì nhưng sau khi buổi học hết thúc thì có nhiều người còn không nhớ nổi slogan là gì. Mặt khác, việc thỏa mãn nhu cầu được học tập, nâng cao tay nghề cho CBCNV còn nhiều hạn chế. Nguyên nhân của vấn đề là việc đào tạo tuy đã thực hiện theo đúng nhu cầu của các phòng/ban/nhà máy, những CBCNV sau đào tạo chủ yếu vẫn làm những công việc cũ nên khó có thể giúp CBCNV phát triển được bản thân và phản ánh hiệu quả sau đào tạo. Sáu là, các hoạt động phong trào tuy được đánh giá là có ý nghĩa lớn về mặt tinh thần, đã được quan tâm nhưng chưa kêu gọi được sự hưởng ứng nhiệt tình của tất cả mọi người, đôi khi tham gia do bị bắt buộc sợ bị cấp trên đánh giá là không nhiệt tình. Nguyên nhân của vấn đề là do các hoạt động phong trào còn mang tính hình thức, chưa có nhiều những hoạt động mang tính kết nối giữa các nhân lực với nhau để tạo nên đồng lòng nhất trí giữa các CBCNV. Bảy là, tuy VHCS của HNP đã có bước đầu hình thành nhưng chưa được thể hiện sâu rộng, slogan của Công ty chưa có, các hoạt động đón tiếp nhân viên mới, …. chưa rõ ràng vì thế cần phải cải thiện trong thời gian tới. Công ty chưa có slogan, chưa có quy định quy chế cụ thể về VHCS, chưa có quy định cụ thể chính xác về giao tiếp ứng xử nên vẫn xảy ra tình trạng hiểu sai, thực hiện sai về VHCS. Chủ yếu là do chính nhận thức của ban lãnh đạo và CBCNV về VHCS còn mơ hồ, chưa thực sự rõ ràng. Họ chưa thấy được toàn bộ khía cạnh cũng như tác động thực sự của VHCS đối với
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
47
các doanh nghiệp nói chung cũng như tác động trực tiếp của công ty cổ phần về sản
xuất kinh doanh nói riêng…Vì lãnh đạo Công ty tuy đã có quan tâm nhưng chưa cụ thể,
chưa chỉ đạo phòng TCHC nghiên cứu đưa ra giải pháp để phát triển VHCS.
Tám , nhiều CBCNV thuộc khối sản xuất muốn luân chuyển công việc.
Việc điều chuyển, luân chuyển tuy đã có thực hiện nhưng chưa được nhiều, thời gian
ngắn, không cho nhân lực bắt kịp với tính chất công việc ở nơi mới, vì thế cần phải
chính sách luân chuyển kịp thời, định kỳ 02 năm lại luân chuyển công việc giữa các bộ
phận tính chất công việc tương tự nhau để đảm bảo sự cân đối hài hòa giữa thực
tiễn công việc hàng ngày (luôn phát sinh tại các nhà y) chính sách chung.
Nguyên nhân của vấn đề Lãnh đạo Công ty chưa nhận thức rõ vấn đề này, mới chỉ
coi hình thức, chưa cho rằng việc được luân chuyển làm đúng công việc đã được
học một hình thức động viên, khuyến khích tăng động lực lao động cho nhân lực,
được áp dụng kiến thức đã học bên cạnh công việc đã làm quen từ trước để thử thách
chính mình trong môi trường mới.
Chín là, việc phân công bố trí việc tại các phòng tuy đã căn cứ vào trình độ của
mỗi CBCNV, tuy nhiên còn một số CBCNV bị bố trí công việc chưa phù hợp với trình
độ được đào tạo, do vậy dễ nảy sinh tâm lý nhàm chán, không phát huy được năng lực,
sở trường của mình gây tình trạng “ỳ” trong công sở, ít sáng tạo trong công việc. Căn
nguyên của vấn đề do các cấp quản nhận thấy những CBCNV này tuy làm việc
trái ngành nhưng thực tế công việc được giao đều hoàn thành nhiệm vụ, việc luân
chuyển công việc có thể ảnh hưởng đến một số CBCNV khác trong các phòng/ban/nhà
máy vì thế tạm thời vẫn làm việc như vậy.
Cách xưng hô của các thành viên trong HNP chưa thể hiện được văn minh ở nơi
công sở. Do HNP một công ty gia đình nên mọi thành viên thói quen xưng
theo tên, tuổi, giới tính để có mối quan hệ thân thiết với nhau. Trình độ chuyên môn về
nghiệp vụ văn phòng ở HNP còn thấp dẫn đến tình trạng thiếu chuyên nghiệp hoặc làm
sai trong một số công tác hành chính văn phòng, làm mất điểm trong mắt một số khách
hàng đối tác. Nguyên nhân từ khâu tuyển chọn CBCNV văn phòng, ban lãnh đạo
của HNP không “nhắm” vào các cá nhân có chuyên môn hành chính văn phòng mà
nhu cầu lựa chọn nhân viên mới là những người tốt nghiệp ngành luật, kinh doanh,
ngoại giao để có thể kiêm nhiệm nhiều công việc liên quan tới lợi nhuận và tình hình
kinh doanh của công ty.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 47 các doanh nghiệp nói chung cũng như tác động trực tiếp của công ty cổ phần về sản xuất kinh doanh nói riêng…Vì lãnh đạo Công ty tuy đã có quan tâm nhưng chưa cụ thể, chưa chỉ đạo phòng TCHC nghiên cứu đưa ra giải pháp để phát triển VHCS. Tám là, có nhiều CBCNV thuộc khối sản xuất muốn luân chuyển công việc. Việc điều chuyển, luân chuyển tuy đã có thực hiện nhưng chưa được nhiều, thời gian ngắn, không cho nhân lực bắt kịp với tính chất công việc ở nơi mới, vì thế cần phải có chính sách luân chuyển kịp thời, định kỳ 02 năm lại luân chuyển công việc giữa các bộ phận có tính chất công việc tương tự nhau để đảm bảo sự cân đối hài hòa giữa thực tiễn công việc hàng ngày (luôn phát sinh tại các nhà máy) và chính sách chung. Nguyên nhân của vấn đề là Lãnh đạo Công ty chưa nhận thức rõ vấn đề này, mới chỉ coi là hình thức, chưa cho rằng việc được luân chuyển làm đúng công việc đã được học là một hình thức động viên, khuyến khích tăng động lực lao động cho nhân lực, được áp dụng kiến thức đã học bên cạnh công việc đã làm quen từ trước để thử thách chính mình trong môi trường mới. Chín là, việc phân công bố trí việc tại các phòng tuy đã căn cứ vào trình độ của mỗi CBCNV, tuy nhiên còn một số CBCNV bị bố trí công việc chưa phù hợp với trình độ được đào tạo, do vậy dễ nảy sinh tâm lý nhàm chán, không phát huy được năng lực, sở trường của mình gây tình trạng “ỳ” trong công sở, ít sáng tạo trong công việc. Căn nguyên của vấn đề là do các cấp quản lý nhận thấy những CBCNV này tuy làm việc trái ngành nhưng thực tế công việc được giao đều hoàn thành nhiệm vụ, việc luân chuyển công việc có thể ảnh hưởng đến một số CBCNV khác trong các phòng/ban/nhà máy vì thế tạm thời vẫn làm việc như vậy. Cách xưng hô của các thành viên trong HNP chưa thể hiện được văn minh ở nơi công sở. Do HNP là một công ty gia đình nên mọi thành viên có thói quen xưng hô theo tên, tuổi, giới tính để có mối quan hệ thân thiết với nhau. Trình độ chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng ở HNP còn thấp dẫn đến tình trạng thiếu chuyên nghiệp hoặc làm sai trong một số công tác hành chính văn phòng, làm mất điểm trong mắt một số khách hàng đối tác. Nguyên nhân là từ khâu tuyển chọn CBCNV văn phòng, ban lãnh đạo của HNP không “nhắm” vào các cá nhân có chuyên môn hành chính văn phòng mà có nhu cầu lựa chọn nhân viên mới là những người tốt nghiệp ngành luật, kinh doanh, ngoại giao để có thể kiêm nhiệm nhiều công việc liên quan tới lợi nhuận và tình hình kinh doanh của công ty.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
48
Tiểu kết chương 2
Tóm lại, VHCS tại HNP trong những năm gần đây đã sự thay đổi cả về giá
trị vật chất vài tinh thần nhờ những cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong
Công ty về công tác thực hiện VHCS ở công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa. Sự thay đổi
đó thể hiện qua việc thực hiện những nội quy quy chế, môi trường cảnh quan đạo
đức, lối sống, tác phong và lề lối làm việc của CBCNV, các kỹ năng giao tiếp ứng xử
nơi công sở, trang phục nơi công sở của CBCNV,...Sự thay đổi đó đã có tác động lớn
đến thành quả kinh doanh. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện VHCS, bên cạnh
những thay đổi tích cực vẫn còn tồn tại những hạn chế làm ảnh hưởng không tốt đến
quá trình phát triển của HNP. Từ đó, cần phải đề xuất ra những giải pháp phù hợp để
cải thiện những gì còn hạn chế và phát huy bản chất tốt đẹp của VHCS trong HNP.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 48 Tiểu kết chương 2 Tóm lại, VHCS tại HNP trong những năm gần đây đã có sự thay đổi cả về giá trị vật chất vài tinh thần nhờ những cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty về công tác thực hiện VHCS ở công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa. Sự thay đổi đó thể hiện rõ qua việc thực hiện những nội quy quy chế, môi trường cảnh quan đạo đức, lối sống, tác phong và lề lối làm việc của CBCNV, các kỹ năng giao tiếp ứng xử nơi công sở, trang phục nơi công sở của CBCNV,...Sự thay đổi đó đã có tác động lớn đến thành quả kinh doanh. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện VHCS, bên cạnh những thay đổi tích cực vẫn còn tồn tại những hạn chế làm ảnh hưởng không tốt đến quá trình phát triển của HNP. Từ đó, cần phải đề xuất ra những giải pháp phù hợp để cải thiện những gì còn hạn chế và phát huy bản chất tốt đẹp của VHCS trong HNP.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
49
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ
Ở CÔNG TY CỔ PHẦN HANEL XỐP NHỰA
3.1. Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ nhân viên về văn hóa công sở
Nhận thức đúng là cơ sở nền tảng vững chắc để tiến tới phát triển văn hóa công
sở theo hướng tích cực. VHCS một vấn đề tính nhạy cảm cần sự tự giác rất
lớn của con người nên nhận thức là yếu tố đề then chốt để mỗi cá nhân trong tổ chức
hiểu được sự cần thiết của VHCS cũng như vai trò, trách nhiệm của chính mình để từ
đó nâng cao hiệu quả thực hiện VHCS. thế, việc nâng cao nhận thức của tập thể
CBCNV của HNP về VHCS là để tăng cường phát huy tính tích cực, tự giác, chủ động
trong quá trình phát triển VHCS. Đó cũng là là tiền đề, là điều kiện rất cần thiết để xây
dựng các chuẩn mực VHCS của các thành viên trong công ty.
Con người - chủ thể và cũng là nhân tố quan trọng nhất hình thành nên VHCS
phải tạo ra môi trường, điều kiện để việc thực hiện VHCS hiệu quả, văn minh
bản sắc riêng. Vậy thì trước hết đội ngũ CBCNV phải ý thức được các hành động,
hành vi của mình để thể đánh giá bản thân tự hoàn thiện, nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp của mình. Khi đã kiên trì thực hiện tốt
những điều kiện trên thì cùng với thời gian, những yếu tố này sẽ ăn sâu vào mỗi người
dần hoàn thiện chính bản thân họ. Bên cạnh đó, cần xác định thống nhất nhận
thức của lãnh đạo cũng như đội ngũ cán bộ tại HNP về VHCS. Lãnh đạo là nhân tố
nòng cốt, người hướng tập thể đi theo mục tiêu chung, tấm gương cho cấp dưới
noi theo. Thuyết phục được lãnh đạo sẽ định hướng được nhận thức về VHCS của
phần lớn các thành viên trong công ty.
Để nhận thức đúng thì cần phải khắc phục quan niệm lệch lạc về sự tách riêng
phạm trù văn hóa với những hoạt động mang tính quyền lực là chấp hành và điều hành.
Sau đó cần phổ biến thông tin về những tác động tích cực của VHCS đối với hoạt động
của Công ty, việc thực hiện VHCS chính một phần của nhiệm vụ chung của mọi
thành viên trong HNP. Việc nâng cao nhận thức tưởng như rất phức tạp triết lý, nhưng
từ bản chất mà nói, VHCS bắt nguồn từ những điều đơn giản quen thuộc như:
Một là, chấp hành đúng pháp luật kỷ cương các quy định của Nhà nước nói
chung và các nội quy, quy chế riêng của Công ty một cách tự giác.
Hai , phải tác phong chuyên nghiệp, khoa học. Đầu tiên của phong cách
chuyên nghiệp là đúng giờ. Đó một cử chỉ đẹp trong VHCS, tiếp đến ngăn nắp,
gọn gàng nơi làm việc. Sau đó là biết nhận trách nhiệm của mình trong công việc
cuộc sống, biết lắng nghe, biết xin lỗi và biết nói lời cảm ơn chân thành. Mặt khác, tác
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 49 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN HANEL XỐP NHỰA 3.1. Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ nhân viên về văn hóa công sở Nhận thức đúng là cơ sở nền tảng vững chắc để tiến tới phát triển văn hóa công sở theo hướng tích cực. VHCS là một vấn đề có tính nhạy cảm và cần sự tự giác rất lớn của con người nên nhận thức là yếu tố đề then chốt để mỗi cá nhân trong tổ chức hiểu được sự cần thiết của VHCS cũng như vai trò, trách nhiệm của chính mình để từ đó nâng cao hiệu quả thực hiện VHCS. Vì thế, việc nâng cao nhận thức của tập thể CBCNV của HNP về VHCS là để tăng cường phát huy tính tích cực, tự giác, chủ động trong quá trình phát triển VHCS. Đó cũng là là tiền đề, là điều kiện rất cần thiết để xây dựng các chuẩn mực VHCS của các thành viên trong công ty. Con người - chủ thể và cũng là nhân tố quan trọng nhất hình thành nên VHCS phải tạo ra môi trường, điều kiện để việc thực hiện VHCS hiệu quả, văn minh và có bản sắc riêng. Vậy thì trước hết đội ngũ CBCNV phải ý thức được các hành động, hành vi của mình để có thể đánh giá bản thân mà tự hoàn thiện, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp của mình. Khi đã kiên trì thực hiện tốt những điều kiện trên thì cùng với thời gian, những yếu tố này sẽ ăn sâu vào mỗi người và dần hoàn thiện chính bản thân họ. Bên cạnh đó, cần xác định và thống nhất nhận thức của lãnh đạo cũng như đội ngũ cán bộ tại HNP về VHCS. Lãnh đạo là nhân tố nòng cốt, là người hướng tập thể đi theo mục tiêu chung, là tấm gương cho cấp dưới noi theo. Thuyết phục được lãnh đạo sẽ định hướng được nhận thức về VHCS của phần lớn các thành viên trong công ty. Để nhận thức đúng thì cần phải khắc phục quan niệm lệch lạc về sự tách riêng phạm trù văn hóa với những hoạt động mang tính quyền lực là chấp hành và điều hành. Sau đó cần phổ biến thông tin về những tác động tích cực của VHCS đối với hoạt động của Công ty, việc thực hiện VHCS chính là một phần của nhiệm vụ chung của mọi thành viên trong HNP. Việc nâng cao nhận thức tưởng như rất phức tạp triết lý, nhưng từ bản chất mà nói, VHCS bắt nguồn từ những điều đơn giản quen thuộc như: Một là, chấp hành đúng pháp luật kỷ cương các quy định của Nhà nước nói chung và các nội quy, quy chế riêng của Công ty một cách tự giác. Hai là, phải có tác phong chuyên nghiệp, khoa học. Đầu tiên của phong cách chuyên nghiệp là đúng giờ. Đó là một cử chỉ đẹp trong VHCS, tiếp đến là ngăn nắp, gọn gàng nơi làm việc. Sau đó là biết nhận trách nhiệm của mình trong công việc và cuộc sống, biết lắng nghe, biết xin lỗi và biết nói lời cảm ơn chân thành. Mặt khác, tác
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
50
phong chuyên nghiệp còn thể hiện trong quá trình làm việc, do đó cần có tinh thần
trách nhiệm cao trong công việc để đạt hiệu quả, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được
giao đúng hạn một kế hoạch thực hiện công việc rõ ràng, tính khả thi cao nhất.
Khi CBCNV tạo cho mình một “tác phong chuyên nghiệp” chính thhiện họ
những người chuyên nghiệp. Hình ảnh đó càng đẹp hơn khi họ thể hiện được tính sáng
tạo trong công việc và có sự hiểu biết rộng, biết cách phối hợp, điều tiết công việc phù
hợp với tiến độ môi trường xung quanh.
Ba , mỗi CBCNV tại Công ty phải luôn có ý thức y dựng bầu không khí
làm việc tích cực thân thiện cởi mở. Đặc biệt lãnh đạo ng ty, phải gương mẫu,
sáng suốt, công bằng minh bạch công khai trong các hoạt động, người đi đầu, tạo
cảm hứng cho các CBCNV. Chính tấm gương đẹp của lãnh đạo sẽ khiến cho nhân viên
noi theo, từ đó dần tạo nên một môi trường hòa đồng, thân thiện có tính đoàn kết cao,
hệ quả là hiệu quả công tác cũng sẽ cao theo. Khi bầu không khí làm việc cởi mở, tin
tưởng lẫn nhau sẽ khơi nguồn được sự sáng tạo của các thành viên và ngược lại, nếu
bầu không khí nặng nề, căng thẳng sẽ là rào cản đối với hoạt động của công sở; Bên
cạnh đó cần chú ý những chi tiết nhỏ như không hút thuốc lá, uống rượu bia nơi công
sở; có ý thức giữ gìn vệ sinh chung, tích cực tham gia vào các hoạt động tập thể của
đơn vị,….những hành động nhỏ nhưng thể hiện tính văn minh lịch sự, chuyên nghiệp,
tạo thiện cảm cho mọi người và góp phần củng cố một môi trường công sở đầy năng
lượng tích cực. Công sở là nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp hàng ngày. Giao tiếp nơi
công sở cũng cần sự chuẩn mực về văn hóa, vậy chúng ta càng phải chú trọng
vào văn hóa ứng xử hàng ngày. Trong văn hóa giao tiếp, ứng xử phải thể hiện được
con người văn hóa; thể hiện cách đối nhân xử thế đúng mực, hòa nhã, tôn trọng,
đoàn kết với đồng nghiệp và lãnh đạo. Trong công việc, khi trả lời điện thoại cần nói
năng mạch lạc, rõ ràng, đủ ý, có ghi chép đầy đủ. Đối với đồng nghiệp phải tôn trọng,
không tạo kéo cánh để tranh chức, tranh quyền; người đi trước phải dẫn dắt người
đi sau, chỉ bảo và giúp họ tiến bộ. Còn đối với khách đến giải quyết công việc thì phải
thân thiện, cởi mở, tôn trọng, lắng nghe ý kiến, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể các quy định
liên quan đến công việc. Khi người ta cẩn trọng trong lời ăn tiếng nói, biết giữ lời hứa,
chia sẻ những thành tích, ý kiến, đóng góp với mọi người thì họ sẽ góp phần tạo nên
một môi trường làm việc vui vẻ, hiệu quả công việc cao, thắt chặt tình đoàn kết với
mọi người.
Bốn , trang phục của CBCNV khi tới HNP phải gọn gàng, sạch sẽ, lịch sự,
phù hợp với công việc và môi trường làm việc; đi đứng nhẹ nhàng, đặc biệt tránh đi
giầy dép tạo ra tiếng ồn quá lớn làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung; đeo
thẻ làm việc theo đúng quy định; không dùng nước hoa mùi quá nồng hoặc mang
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 50 phong chuyên nghiệp còn thể hiện trong quá trình làm việc, do đó cần có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc để đạt hiệu quả, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao đúng hạn và một kế hoạch thực hiện công việc rõ ràng, có tính khả thi cao nhất. Khi CBCNV tạo cho mình một “tác phong chuyên nghiệp” chính là thể hiện họ là những người chuyên nghiệp. Hình ảnh đó càng đẹp hơn khi họ thể hiện được tính sáng tạo trong công việc và có sự hiểu biết rộng, biết cách phối hợp, điều tiết công việc phù hợp với tiến độ môi trường xung quanh. Ba là, mỗi CBCNV tại Công ty phải luôn có ý thức xây dựng bầu không khí làm việc tích cực thân thiện cởi mở. Đặc biệt là lãnh đạo công ty, phải gương mẫu, sáng suốt, công bằng minh bạch công khai trong các hoạt động, là người đi đầu, tạo cảm hứng cho các CBCNV. Chính tấm gương đẹp của lãnh đạo sẽ khiến cho nhân viên noi theo, từ đó dần tạo nên một môi trường hòa đồng, thân thiện có tính đoàn kết cao, hệ quả là hiệu quả công tác cũng sẽ cao theo. Khi bầu không khí làm việc cởi mở, tin tưởng lẫn nhau sẽ khơi nguồn được sự sáng tạo của các thành viên và ngược lại, nếu bầu không khí nặng nề, căng thẳng sẽ là rào cản đối với hoạt động của công sở; Bên cạnh đó cần chú ý những chi tiết nhỏ như không hút thuốc lá, uống rượu bia nơi công sở; có ý thức giữ gìn vệ sinh chung, tích cực tham gia vào các hoạt động tập thể của đơn vị,….những hành động nhỏ nhưng thể hiện tính văn minh lịch sự, chuyên nghiệp, tạo thiện cảm cho mọi người và góp phần củng cố một môi trường công sở đầy năng lượng tích cực. Công sở là nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp hàng ngày. Giao tiếp nơi công sở cũng cần có sự chuẩn mực về văn hóa, vì vậy chúng ta càng phải chú trọng vào văn hóa ứng xử hàng ngày. Trong văn hóa giao tiếp, ứng xử phải thể hiện được con người có văn hóa; thể hiện cách đối nhân xử thế đúng mực, hòa nhã, tôn trọng, đoàn kết với đồng nghiệp và lãnh đạo. Trong công việc, khi trả lời điện thoại cần nói năng mạch lạc, rõ ràng, đủ ý, có ghi chép đầy đủ. Đối với đồng nghiệp phải tôn trọng, không tạo bè kéo cánh để tranh chức, tranh quyền; người đi trước phải dẫn dắt người đi sau, chỉ bảo và giúp họ tiến bộ. Còn đối với khách đến giải quyết công việc thì phải thân thiện, cởi mở, tôn trọng, lắng nghe ý kiến, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể các quy định liên quan đến công việc. Khi người ta cẩn trọng trong lời ăn tiếng nói, biết giữ lời hứa, chia sẻ những thành tích, ý kiến, đóng góp với mọi người thì họ sẽ góp phần tạo nên một môi trường làm việc vui vẻ, hiệu quả công việc cao, thắt chặt tình đoàn kết với mọi người. Bốn là, trang phục của CBCNV khi tới HNP phải gọn gàng, sạch sẽ, lịch sự, phù hợp với công việc và môi trường làm việc; đi đứng nhẹ nhàng, đặc biệt tránh đi giầy dép tạo ra tiếng ồn quá lớn làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung; đeo thẻ làm việc theo đúng quy định; không dùng nước hoa có mùi quá nồng hoặc mang
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
51
đồ có mùi khó chịu khi đến công sở. Bên cạnh vẻ đẹp về tâm hồn thì hình thức cũng
góp phần đáng kể nhằm tôn vinh vẻ đẹp phẩm chất của một con người. con
người làm nên bộ mặt của cơ quan, việc ăn mặc của nhân phần nào thể hiện được
mức độ và phong thái làm việc của đơn vị đó.
Năm là, các CBCNV nên nâng cao ý thức giữ gìn của công hơn nữa như tắt đèn
làm việc trong giờ giải lao, xếp các đồ dùng nhỏ như bát đĩa dao dĩa gọn gàng. Việc
thay đổi nhận thức, suy nghĩ của một số CBCNV về thái độ, hành vi ứng xử từ những
việc nhỏ mới có thể góp phần xây dựng hình ảnh CBCNV, xây dựng văn hóa công sở
văn minh đẹp đẽ. Ở khía cạnh khác, việc khuyến khích hình thành và phát huy văn hóa
nhóm có tác dụng hỗ trợ tích cực cho VHCS (ví dụ: tinh thần đoàn kết, sự thương yêu
đùm bọc lẫn nhau, giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ trong các nhóm…), đồng thời
phát hiện giải quyết kịp thời những giá trị của nhóm mâu thuẫn với VHCS, ảnh hưởng
xấu đến bầu không khí của quan, đơn vị. VHCS còn thể hiện sự tự hào về nơi
mình làm việc, về thương hiệu của công ty, sự cạnh tranh lành mạnh trong hội
thăng tiến; sự độc lập trong công việc.
3.2. Xây dựng giá trị văn hóa mới tuyên truyền phổ biến giáo dục việc
thực hiện văn hóa công sở cho đội ngũ CBCNV
Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa đang quan tâm ngày càng nhiều hơn đến vấn
đề phát triển nhân lực, thực hiện thường xuyên công tác chăm lo con người trong
doanh nghiệp về tất cả các khía cạnh trong cuộc sống của mọi nhân, từ tình trạng
sức khoẻ tới sự tự do về kinh tế và chính trị. Đó cũng là xây dựng văn hoá trong công
sở. HNP đang thực hiện những chiến lược đào tạo, bồi dưỡng trọng dụng nhân tài,
đảm bảo cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp phát huy tốt tính năng động, sáng tạo
trong sản xuất, kinh doanh, tích cực tham gia nhiều ý kiến có chất lượng về giải pháp
nâng cao hiệu quả sản xuất sức cạnh tranh của Công ty. Đồng thời, Công ty cũng
quan tâm giải quyết các vấn đề xã hội trong doanh nghiệp, xử lý thiết thực những vấn
đề được đặt ra trong đời sống của mỗi thành viên trong Công ty, từ việc làm, thu nhập,
đến sinh hoạt của cộng đồng, chỗ làm việc, nhà ở, đến giáo dục con cái, chăm lo hạnh
phúc gia đình và ngăn chặn tên nạn xã hội.
HNP cần xây dựng giá trị văn hóa mới và tuyên truyền sâu về VHCS như: “lấy
khách hàng làm trọng tâm phương hướng hoạt động”, “lấy kết quả làm phương hướng
hoạt động”,...và cần xây dựng slogan về hoạt động VHCS để tạo dấu ấn. Slogan cần
đáp ứng các tiêu chí sau: Ngắn gọn, dễ nhớ, dễ hiểu; Có mục tiêu rõ ràng; Không dùng
từ phản cảm, địa phương; Slogan gợi ý: Hanel Plastic hạnh phúc đi cùng chất
lượng”. Các chính sách, chuẩn mực về VHCS phải được HNP công bố một cách
thường xuyên công khai trên các bản tin, hệ thống mạng hội, thư điện tử. Ban
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 51 đồ có mùi khó chịu khi đến công sở. Bên cạnh vẻ đẹp về tâm hồn thì hình thức cũng góp phần đáng kể nhằm tôn vinh vẻ đẹp và phẩm chất của một con người. Vì con người làm nên bộ mặt của cơ quan, việc ăn mặc của cá nhân phần nào thể hiện được mức độ và phong thái làm việc của đơn vị đó. Năm là, các CBCNV nên nâng cao ý thức giữ gìn của công hơn nữa như tắt đèn làm việc trong giờ giải lao, xếp các đồ dùng nhỏ như bát đĩa dao dĩa gọn gàng. Việc thay đổi nhận thức, suy nghĩ của một số CBCNV về thái độ, hành vi ứng xử từ những việc nhỏ mới có thể góp phần xây dựng hình ảnh CBCNV, xây dựng văn hóa công sở văn minh đẹp đẽ. Ở khía cạnh khác, việc khuyến khích hình thành và phát huy văn hóa nhóm có tác dụng hỗ trợ tích cực cho VHCS (ví dụ: tinh thần đoàn kết, sự thương yêu đùm bọc lẫn nhau, giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ trong các nhóm…), đồng thời phát hiện giải quyết kịp thời những giá trị của nhóm mâu thuẫn với VHCS, ảnh hưởng xấu đến bầu không khí của cơ quan, đơn vị. VHCS còn thể hiện ở sự tự hào về nơi mình làm việc, về thương hiệu của công ty, sự cạnh tranh lành mạnh trong cơ hội thăng tiến; sự độc lập trong công việc. 3.2. Xây dựng giá trị văn hóa mới và tuyên truyền phổ biến giáo dục việc thực hiện văn hóa công sở cho đội ngũ CBCNV Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa đang quan tâm ngày càng nhiều hơn đến vấn đề phát triển nhân lực, thực hiện thường xuyên công tác chăm lo con người trong doanh nghiệp về tất cả các khía cạnh trong cuộc sống của mọi cá nhân, từ tình trạng sức khoẻ tới sự tự do về kinh tế và chính trị. Đó cũng là xây dựng văn hoá trong công sở. HNP đang thực hiện những chiến lược đào tạo, bồi dưỡng và trọng dụng nhân tài, đảm bảo cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp phát huy tốt tính năng động, sáng tạo trong sản xuất, kinh doanh, tích cực tham gia nhiều ý kiến có chất lượng về giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất và sức cạnh tranh của Công ty. Đồng thời, Công ty cũng quan tâm giải quyết các vấn đề xã hội trong doanh nghiệp, xử lý thiết thực những vấn đề được đặt ra trong đời sống của mỗi thành viên trong Công ty, từ việc làm, thu nhập, đến sinh hoạt của cộng đồng, chỗ làm việc, nhà ở, đến giáo dục con cái, chăm lo hạnh phúc gia đình và ngăn chặn tên nạn xã hội. HNP cần xây dựng giá trị văn hóa mới và tuyên truyền sâu về VHCS như: “lấy khách hàng làm trọng tâm phương hướng hoạt động”, “lấy kết quả làm phương hướng hoạt động”,...và cần xây dựng slogan về hoạt động VHCS để tạo dấu ấn. Slogan cần đáp ứng các tiêu chí sau: Ngắn gọn, dễ nhớ, dễ hiểu; Có mục tiêu rõ ràng; Không dùng từ phản cảm, địa phương; Slogan gợi ý: “Hanel Plastic – hạnh phúc đi cùng chất lượng”. Các chính sách, chuẩn mực về VHCS phải được HNP công bố một cách thường xuyên và công khai trên các bản tin, hệ thống mạng xã hội, thư điện tử. Ban
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
52
lãnh đạo cũng cần phải khuyến khích các CBCNV nhớ để các giá trị tập thể, phải tạo
dựng và củng cố niềm tin của CBCNV đối với mình, tạo mối quan hệ đoàn kết và hợp
tác giữa các CBCNV, đoàn kết và hòa đồng với các thành viên của công ty mẹ Hanel.
Bầu không khí văn hóa tốt họ thấy được những điều tốt đẹp đó và cảm thấy tự hào gắn
bó với doanh nghiệp hơn, coi doanh nghiệp như một ngôi nhà thứ hai của mình. Xây
dựng một nền văn hóa lành mạnh, bản sắc riêng, được tinh thần đoàn kết cao,
thực hiện công việc dễ dàng hơn, làm việc với tinh thần hăng say vui vẻ, các thành
viên biết quan tâm tới nhau cả công việc và trong cuộc sống và họ sẽ cố gắng làm việc
tích hơn để đạt mục tiêu của doanh nghiệp mình.
Như đã phân tích ở trên, việc nâng cao nhận thức về VHCS là vấn đề then chốt,
là quá trình không thể diễn ra chỉ trong một sớm một chiều, và quá trình này không thể
thiếu được việc tuyên truyền truyền phổ biến giáo dục việc thực hiện VHCS. Việc đẩy
mạnh tuyên truyền phbiến giáo dục việc thực hiện VHCS góp phần giúp CBCNV
hiểu biết đầy đủ về VHCS, nhận thức sâu sắc vai trò của VHCS, qua đó, tạo sự chuyển
biến mạnh mẽ về nhận thức và hành động trong CBCNV về ý thức tôn trọng và chấp
hành pháp luật, xây dựng VHCS văn minh lịch sự. Lãnh đạo đơn vị, người đứng đầu
Công ty là người đi tiên phong trong việc thực hiện VHCS, quyết định đưa ra các
quy định cụ thể, dễ thực hiện; là yếu tố quyết định để việc thực hiện VHCS đi vào thực
tế, thoát khỏi hình thức theo phong trào và rải rác. Ban lãnh đạo cũng cần phải nhắc
nhở CBCNV nhớ đến các giá trị tập thể, tạo dựng được hình ảnh gương mẫu củng
cố niềm tin của cấp dưới đối với mình, tạo mối quan hệ đoàn kết hợp tác giữa
CBCNV.Trong quá trình đưa VHCS đi vào thực tế, chúng ta cần phải đẩy mạnh công
tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về VHCS để nâng cao nhận thức, sự hiểu biết về
VHCS đối với các CBCNV làm việc tại Hanel - Xốp nhựa. Các chính sách, chuẩn mực
phải được công ty công bố một cách thường xuyên và công khai trên các bản tin, hệ thống
mạng xã hội chính thức của công ty. Những nội dung chủ yếu, thường xuyên của công
tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về VHCS bao gồm: Tuyên truyền về đường lối,
chính sách, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước về văn hóa nói chung và vấn
đề về VHCS nói riêng. Cụ thể là, cần phải tuyên truyền những hiểu biết, những kiến
thức để các CBCNV hiểu hơn về VHCS; những ưu điểm, hạn chế cách khắc
phục những hạn chế để nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện VHCS. Ngoài ra, công tác
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về thực hiện VHCS thì HNP nên gắn kết, khuyến
khích CBCNV “học tập làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” sâu rộng lan
tỏa thiết thực. Nhưng nên hạn chế tối đa việc học tập tìm hiểu một cách chung chung
cần phải cụ thể hóa cách làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh qua những
việc làm cụ thể như giao tiếp, ứng xử, phong thái nhiệt tâm trong xử lý, giải quyết
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 52 lãnh đạo cũng cần phải khuyến khích các CBCNV nhớ để các giá trị tập thể, phải tạo dựng và củng cố niềm tin của CBCNV đối với mình, tạo mối quan hệ đoàn kết và hợp tác giữa các CBCNV, đoàn kết và hòa đồng với các thành viên của công ty mẹ Hanel. Bầu không khí văn hóa tốt họ thấy được những điều tốt đẹp đó và cảm thấy tự hào gắn bó với doanh nghiệp hơn, coi doanh nghiệp như một ngôi nhà thứ hai của mình. Xây dựng một nền văn hóa lành mạnh, có bản sắc riêng, có được tinh thần đoàn kết cao, thực hiện công việc dễ dàng hơn, làm việc với tinh thần hăng say vui vẻ, các thành viên biết quan tâm tới nhau cả công việc và trong cuộc sống và họ sẽ cố gắng làm việc tích hơn để đạt mục tiêu của doanh nghiệp mình. Như đã phân tích ở trên, việc nâng cao nhận thức về VHCS là vấn đề then chốt, là quá trình không thể diễn ra chỉ trong một sớm một chiều, và quá trình này không thể thiếu được việc tuyên truyền truyền phổ biến giáo dục việc thực hiện VHCS. Việc đẩy mạnh tuyên truyền phổ biến giáo dục việc thực hiện VHCS góp phần giúp CBCNV hiểu biết đầy đủ về VHCS, nhận thức sâu sắc vai trò của VHCS, qua đó, tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về nhận thức và hành động trong CBCNV về ý thức tôn trọng và chấp hành pháp luật, xây dựng VHCS văn minh lịch sự. Lãnh đạo đơn vị, người đứng đầu Công ty là người đi tiên phong trong việc thực hiện VHCS, là quyết định đưa ra các quy định cụ thể, dễ thực hiện; là yếu tố quyết định để việc thực hiện VHCS đi vào thực tế, thoát khỏi hình thức theo phong trào và rải rác. Ban lãnh đạo cũng cần phải nhắc nhở CBCNV nhớ đến các giá trị tập thể, tạo dựng được hình ảnh gương mẫu và củng cố niềm tin của cấp dưới đối với mình, tạo mối quan hệ đoàn kết và hợp tác giữa CBCNV.Trong quá trình đưa VHCS đi vào thực tế, chúng ta cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về VHCS để nâng cao nhận thức, sự hiểu biết về VHCS đối với các CBCNV làm việc tại Hanel - Xốp nhựa. Các chính sách, chuẩn mực phải được công ty công bố một cách thường xuyên và công khai trên các bản tin, hệ thống mạng xã hội chính thức của công ty. Những nội dung chủ yếu, thường xuyên của công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về VHCS bao gồm: Tuyên truyền về đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước về văn hóa nói chung và vấn đề về VHCS nói riêng. Cụ thể là, cần phải tuyên truyền những hiểu biết, những kiến thức để các CBCNV hiểu rõ hơn về VHCS; những ưu điểm, hạn chế và cách khắc phục những hạn chế để nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện VHCS. Ngoài ra, công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về thực hiện VHCS thì HNP nên gắn kết, khuyến khích CBCNV “học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” sâu rộng lan tỏa thiết thực. Nhưng nên hạn chế tối đa việc học tập tìm hiểu một cách chung chung mà cần phải cụ thể hóa cách làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh qua những việc làm cụ thể như giao tiếp, ứng xử, phong thái nhiệt tâm trong xử lý, giải quyết
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
53
công việc; thực hiện tốt quy chế dân chủ, công khai minh bạch các thủ tục hành chính.
Trong công tác tuyên truyền, giáo dục về VHCS, những hình thức tuyên truyền
những yếu tố quan trọng tác động trực tiếp đến hiệu quả của công tác này. Tuyên
truyền truyền phổ biến giáo dục việc thực hiện văn hóa công sở nhiều hình thức
khác nhau như thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, các ấn phẩm sách báo,
bản in, khẩu hiệu, biểu ngữ, các cuộc thi, tập huấn, nói chuyện chuyên đề, toạ đàm,
triển khai học tập nghị quyết,tham quan thực tế, các hoạt động tập thể giao lưu văn hóa
nghệ thuật,... đề cập tới khía cạnh văn hoá công sở, kể chuyện về các tấm gương
Người tốt việc tốt. Những ch thức tiếp nhận phong phú, y giúp cho người được
tiếp nhận không bị nhàm chán dễ nhớ, d thực hiện, áp dụng vào thực tế hơn.
Nhưng đáng chú trọng hơn cả hình thức truyền miệng bởi tính chất phổ biến, đơn
giản, dễ dàng nhất với các hình thức khác.
Các thành viên trong Hanel - Xốp nhựa cũng cần tìm hiểu, nâng cao nhận thức
và chia sẻ với nhau những giá trị tốt đẹp của Hanel - Xốp nhựa có như vậy mới tạo ra
môi trường VHCS tích cực, trong môi trường ấy họ sẽ thấy được những điều tốt đẹp
đó và cảm thấy tự hào gắn với Hanel - Xốp nhựa hơn, coi doanh nghiệp như một
ngôi nhà thứ hai của mình. Vì thế, tuyên truyền truyền phổ biến giáo dục việc thực
hiện VHCS tác động tích cực nhưng tính tự giác của mỗi nhân mới là yếu tố
quan trọng nhất để tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về ý thức tu dưỡng, rèn luyện trong
mỗi người dân Việt Nam nói chung và với đội ngũ CBCNV của HNP nói riêng trong
việc phát huy hiệu quả của VHCS.
3.3. Tiếp tục xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản liên quan tới Văn
hóa công sở
Lao động là vốn quý nhất, là yếu tố năng động linh hoạt trong văn hóa công sở,
nhưng phải có biện pháp tốt để quản lý con người trong văn phòng, và cách quản lý cơ
bản tính bền vững thông qua hệ thống văn bản nội quy, quy chế, quy trình. Để
tiếp tục đẩy mạnh việc thực hiện quy chế văn hóa công sở tại HNP, công ty nên xây
dựng quy chế VHCS riêng, phù hợp với đặc điểm, tình hình của HNP. Quy chế phải cụ
thể, có tính khả thi, có tiêu chí và biện pháp đảm bảo thực hiện để mọi người phấn đấu.
Xét trong tình hình hiện nay, phạm vi kinh doanh của HNP nhất định sẽ được
mở rộng hơn do nhu cầu về sản phẩm của HNP trên thị trường ngày ng tăng cao,
việc này vậy đòi hỏi Ban lãnh đạo HNP phải xem xét tính toán lại toàn bộ chiến lược
kinh doanh đi đôi với xây dựng văn hóa công sở để phát triển bền vững trong thời kỳ
hội nhập. Mỗi cơ quan tổ chức sẽ có nền VHCS khác nhau, để HNP xây dựng nên nền
VHCS phù hợp thì đòi hỏi nền VHCS ấy phải có giá trị thực tiễn, phù hợp với mong
muốn của lãnh đạo. Mà trong các công ty kinh doanh, mục đích chủ yếu là lợi nhuân,
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 53 công việc; thực hiện tốt quy chế dân chủ, công khai minh bạch các thủ tục hành chính. Trong công tác tuyên truyền, giáo dục về VHCS, những hình thức tuyên truyền là những yếu tố quan trọng tác động trực tiếp đến hiệu quả của công tác này. Tuyên truyền truyền phổ biến giáo dục việc thực hiện văn hóa công sở có nhiều hình thức khác nhau như thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, các ấn phẩm sách báo, bản in, khẩu hiệu, biểu ngữ, các cuộc thi, tập huấn, nói chuyện chuyên đề, toạ đàm, triển khai học tập nghị quyết,tham quan thực tế, các hoạt động tập thể giao lưu văn hóa nghệ thuật,... đề cập tới khía cạnh văn hoá công sở, kể chuyện về các tấm gương Người tốt việc tốt. Những cách thức tiếp nhận phong phú, này giúp cho người được tiếp nhận không bị nhàm chán và dễ nhớ, dễ thực hiện, áp dụng vào thực tế hơn. Nhưng đáng chú trọng hơn cả là hình thức truyền miệng bởi tính chất phổ biến, đơn giản, dễ dàng nhất với các hình thức khác. Các thành viên trong Hanel - Xốp nhựa cũng cần tìm hiểu, nâng cao nhận thức và chia sẻ với nhau những giá trị tốt đẹp của Hanel - Xốp nhựa có như vậy mới tạo ra môi trường VHCS tích cực, trong môi trường ấy họ sẽ thấy được những điều tốt đẹp đó và cảm thấy tự hào gắn bó với Hanel - Xốp nhựa hơn, coi doanh nghiệp như một ngôi nhà thứ hai của mình. Vì thế, tuyên truyền truyền phổ biến giáo dục việc thực hiện VHCS có tác động tích cực nhưng tính tự giác của mỗi cá nhân mới là yếu tố quan trọng nhất để tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về ý thức tu dưỡng, rèn luyện trong mỗi người dân Việt Nam nói chung và với đội ngũ CBCNV của HNP nói riêng trong việc phát huy hiệu quả của VHCS. 3.3. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản liên quan tới Văn hóa công sở Lao động là vốn quý nhất, là yếu tố năng động linh hoạt trong văn hóa công sở, nhưng phải có biện pháp tốt để quản lý con người trong văn phòng, và cách quản lý cơ bản có tính bền vững là thông qua hệ thống văn bản nội quy, quy chế, quy trình. Để tiếp tục đẩy mạnh việc thực hiện quy chế văn hóa công sở tại HNP, công ty nên xây dựng quy chế VHCS riêng, phù hợp với đặc điểm, tình hình của HNP. Quy chế phải cụ thể, có tính khả thi, có tiêu chí và biện pháp đảm bảo thực hiện để mọi người phấn đấu. Xét trong tình hình hiện nay, phạm vi kinh doanh của HNP nhất định sẽ được mở rộng hơn do nhu cầu về sản phẩm của HNP trên thị trường ngày càng tăng cao, việc này vậy đòi hỏi Ban lãnh đạo HNP phải xem xét tính toán lại toàn bộ chiến lược kinh doanh đi đôi với xây dựng văn hóa công sở để phát triển bền vững trong thời kỳ hội nhập. Mỗi cơ quan tổ chức sẽ có nền VHCS khác nhau, để HNP xây dựng nên nền VHCS phù hợp thì đòi hỏi nền VHCS ấy phải có giá trị thực tiễn, phù hợp với mong muốn của lãnh đạo. Mà trong các công ty kinh doanh, mục đích chủ yếu là lợi nhuân,