Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa

972
503
89
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
34
trong HNP phải đảm bảo những nguyên tắc nhất định nhằm thể hiện tính chuyên
nghiệp của HNP, tức phải được tiến hành theo những nghi thức giao nhất định
mang đậm dấu ấn của công sở HNP.
2.2.6.1. Giao tiếp ứng xử trong các mối quan hệ
* Quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới:
Trong mối quan hệ này, knăng lắng nghe quan trọng nhất bởi trong mối
quan hệ này kỹ năng được sử dụng nhiều nhất. Đây là quá trình trao đổi thông tin, cấp
dưới nhận lệnh truyền đạt từ lãnh đạo. đây, khi giao tiếp với cấp trên, các CBCNV
luôn thể hiện sự tôn trọng, đúng vai vế đối với lãnh đạo của mình, theo đúng quy định
cho cấp trên đưa ra ý kiến không chính xác. HNP, mối quan hệ giữa các công
nhân viên và đội ngũ quản lý khá cởi mở và thân thiện, tuy nhiên sự hòa hợp trong các
phong cách làm việc giữa cấp trên và cấp dưới còn khá nhiều hạn chế.
Khi giao tiếp, lãnh đạo HNP thường thể hiện sự thân thiện và hòa đồng với cấp
dưới, song vẫn thể hiện sự uy nghiêm, quyền lực khi tính chất công việc cần. Lãnh đạo
luôn xử công bằng khách quan, phân chia công việc tương đối hợp lý. Cấp dưới
luôn muốn được làm vị trí thích hợp với năng lực, sở trường nguyện vọng. Các
cấp quản không trực tiếp đánh giá bằng lời mà dựa vào công cụ phi ngôn ngữ - hệ
thống đánh giá thực hiện công việc để cho việc đánh giá tương đối công bằng, Công ty
cũng đã trả lương, trả thưởng theo đúng năng lực hiệu quả làm việc của từng
CBCNV, đảm bảo nguyên tắc trả lương, trả thưởng công khai, minh bạch.
Lãnh đạo HNP là nhà quản lý giỏi, biết CBCNV trong doanh nghiệp của mình
mạnh về mặt nào, yếu về mặt nào để từ đó sử dụng lao động cho hợp lý. Qua khảo sát
đối với CBCNV trong HNP và khách hàng trong việc bố trí sắp xếp các phòng ban làm
việc của HNP phù hợp không thì kết quả cho thấy kết quả từ 100% khách hàng,
người ngoài nhìn vào thì đều cho thấy hợp lý, trả lời “có”, nhưng với những CBCNV
trong HNP thì họ lại có những ý kiến khác nhau như sau:
Các CBCNV khối sản xuất thì 81% trả lời là “có”, 19% trả lời “không”.
Bên cạnh đó có 71% người ý định luân chuyển công việc sang các bộ phận khác,
4% người đang phân vân.
Biểu đồ 2.10. Đánh giá
công việccủa CBCNV
khối sản xuất
81%
19%
Không
Biểu đồ 2.11. Đánh giá nhu
cầu luân chuyển công việc
của CBCNV khối sản xuất
71%
4%
25%
Phân vân Không
Nguồn: Tác giả khảo sát
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 34 trong HNP phải đảm bảo những nguyên tắc nhất định nhằm thể hiện tính chuyên nghiệp của HNP, tức là phải được tiến hành theo những nghi thức xã giao nhất định mang đậm dấu ấn của công sở HNP. 2.2.6.1. Giao tiếp ứng xử trong các mối quan hệ * Quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới: Trong mối quan hệ này, kỹ năng lắng nghe là quan trọng nhất bởi trong mối quan hệ này kỹ năng được sử dụng nhiều nhất. Đây là quá trình trao đổi thông tin, cấp dưới nhận lệnh truyền đạt từ lãnh đạo. Ở đây, khi giao tiếp với cấp trên, các CBCNV luôn thể hiện sự tôn trọng, đúng vai vế đối với lãnh đạo của mình, theo đúng quy định cho dù cấp trên đưa ra ý kiến không chính xác. Ở HNP, mối quan hệ giữa các công nhân viên và đội ngũ quản lý khá cởi mở và thân thiện, tuy nhiên sự hòa hợp trong các phong cách làm việc giữa cấp trên và cấp dưới còn khá nhiều hạn chế. Khi giao tiếp, lãnh đạo HNP thường thể hiện sự thân thiện và hòa đồng với cấp dưới, song vẫn thể hiện sự uy nghiêm, quyền lực khi tính chất công việc cần. Lãnh đạo luôn cư xử công bằng khách quan, phân chia công việc tương đối hợp lý. Cấp dưới luôn muốn được làm ở vị trí thích hợp với năng lực, sở trường và nguyện vọng. Các cấp quản lý không trực tiếp đánh giá bằng lời mà dựa vào công cụ phi ngôn ngữ - hệ thống đánh giá thực hiện công việc để cho việc đánh giá tương đối công bằng, Công ty cũng đã trả lương, trả thưởng theo đúng năng lực và hiệu quả làm việc của từng CBCNV, đảm bảo nguyên tắc trả lương, trả thưởng công khai, minh bạch. Lãnh đạo HNP là nhà quản lý giỏi, biết CBCNV trong doanh nghiệp của mình mạnh về mặt nào, yếu về mặt nào để từ đó sử dụng lao động cho hợp lý. Qua khảo sát đối với CBCNV trong HNP và khách hàng trong việc bố trí sắp xếp các phòng ban làm việc của HNP có phù hợp không thì kết quả cho thấy kết quả từ 100% khách hàng, người ngoài nhìn vào thì đều cho thấy hợp lý, trả lời “có”, nhưng với những CBCNV trong HNP thì họ lại có những ý kiến khác nhau như sau: Các CBCNV khối sản xuất thì có 81% trả lời là “có”, 19% trả lời là “không”. Bên cạnh đó có 71% người có ý định luân chuyển công việc sang các bộ phận khác, 4% người đang phân vân. Biểu đồ 2.10. Đánh giá sự hài lòng trong bố trí công việccủa CBCNV khối sản xuất 81% 19% Có Không Biểu đồ 2.11. Đánh giá nhu cầu luân chuyển công việc của CBCNV khối sản xuất 71% 4% 25% Có Phân vân Không Nguồn: Tác giả khảo sát
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
35
Trong khi đó thì CBCNV khối văn phòng có 100% người trả lời là “có” với
câu hỏi “việc bố trí sắp xếp các phòng ban làm việc của HNP có phù hợp không”
100% không có ý định luân chuyển công việc.
Khi khảo sát CBCNV bằng câu hỏi quan ông/bà, ban lãnh đạo
thường xuyên động viên và khích lệ cấp dưới không?” thì có 90% câu trả lời“thường
xuyên”, 10% “thỉnh thoảng” và 0% cho “không bao giờ.”
Biểu đồ 2.12: Mức độ động viên và khích lệ
cấp dưới của lãnh đạo
90%
10%
Thường xuyên
Thỉnh thoảng
Nguồn: Tác giả khảo sát
Lãnh đạo công ty rất tâm khi đã ban hành Quy chế đối thoại định kỳ tại
nơi làm việc của công ty Hanel Xốp nhựa Quy chế sử dụng hòm thư góp ý công ty
ban hành kèm theo Quyết định số 176/2015/QĐ-HPC (phụ lục 16). Tuy vậy nhưng
thực tế cho thấy, trong quá trình khảo sát khi được hỏi lãnh đạo quan tâm
lắng nghe ý kiến của cấp dưới khôngthì có 45% trả lời ít, 40% trả lời có, 15%
cho rằng lãnh đạo không quan tâm tới ý kiến của cấp dưới. Kết quả này cho thấy tính
dân chủ trong HNP chưa cao.
Biểu đồ 2.13: Mức độ
quan tâm và lắng nghe ý
kiến của lãnh đạo với
cấp dưới
40%
45%
15%
0%
Ít Không
Biểu đồ 2.14: Mức độ chấp
hành quyết định của cấp
trên
92%
8%
Luôn chấp
hành
Tùy thuộc vào
sự đúng đắn
của quyết
đinh
Nguồn: Tác giả khảo sát
Khi được hỏi “Trong công việc, có khi nào ông/bà không chấp hành quyết định
của cấp trên không?” thì có 92% ý kiến trả lời là “có”, 8% ý kiến trả lời là “không” khi
được hỏi nguyên nhân thì do quyết định của cấp trên không hợp lý. Khi trao đổi công
việc với cấp trên, cấp dưới luôn đặt sự trung thực lên hàng đầu, báo cáo sự việc một
cách chi tiết, đầy đủ. Tuy nhiên vẫn xảy ra hiện tượng vượt quyền của nhân viên với
cấp quản lý, nguyên nhân chính là do sự ích kỷ cơ hội của cá nhân và sự tư lợi hay ân
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 35 Trong khi đó thì CBCNV khối văn phòng có 100% người trả lời là “có” với câu hỏi “việc bố trí sắp xếp các phòng ban làm việc của HNP có phù hợp không” và 100% không có ý định luân chuyển công việc. Khi khảo sát CBCNV bằng câu hỏi “Ở cơ quan ông/bà, ban lãnh đạo có thường xuyên động viên và khích lệ cấp dưới không?” thì có 90% câu trả lời là “thường xuyên”, 10% “thỉnh thoảng” và 0% cho “không bao giờ.” Biểu đồ 2.12: Mức độ động viên và khích lệ cấp dưới của lãnh đạo 90% 10% Thường xuyên Thỉnh thoảng Nguồn: Tác giả khảo sát Lãnh đạo công ty rất tâm lý khi đã ký ban hành Quy chế đối thoại định kỳ tại nơi làm việc của công ty Hanel Xốp nhựa và Quy chế sử dụng hòm thư góp ý công ty ban hành kèm theo Quyết định số 176/2015/QĐ-HPC (phụ lục 16). Tuy vậy nhưng thực tế cho thấy, trong quá trình khảo sát khi được hỏi là “lãnh đạo có quan tâm và lắng nghe ý kiến của cấp dưới không” thì có 45% trả lời là ít, 40% trả lời là có, 15% cho rằng lãnh đạo không quan tâm tới ý kiến của cấp dưới. Kết quả này cho thấy tính dân chủ trong HNP chưa cao. Biểu đồ 2.13: Mức độ quan tâm và lắng nghe ý kiến của lãnh đạo với cấp dưới 40% 45% 15% 0% Có Ít Không Biểu đồ 2.14: Mức độ chấp hành quyết định của cấp trên 92% 8% Luôn chấp hành Tùy thuộc vào sự đúng đắn của quyết đinh Nguồn: Tác giả khảo sát Khi được hỏi “Trong công việc, có khi nào ông/bà không chấp hành quyết định của cấp trên không?” thì có 92% ý kiến trả lời là “có”, 8% ý kiến trả lời là “không” khi được hỏi nguyên nhân thì do quyết định của cấp trên không hợp lý. Khi trao đổi công việc với cấp trên, cấp dưới luôn đặt sự trung thực lên hàng đầu, báo cáo sự việc một cách chi tiết, đầy đủ. Tuy nhiên vẫn xảy ra hiện tượng vượt quyền của nhân viên với cấp quản lý, nguyên nhân chính là do sự ích kỷ cơ hội của cá nhân và sự tư lợi hay ân
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
36
oán cá nhân, nguyên nhân khác là do cá nhân cấp quản lý đó có bản tính quá hiền lành,
chưa thể hiện được uy quyền. Qua quan sát thực tế, ở trong những trường hợp xảy ra
sự cố, hỏng hóc các trang thiết bị, công trình gây ra thiệt hại lớn về tài chính, lãnh
đạo HNP bộc lộ sự nóng tính nếu có những công việc chưa kịp hoàn thành hoặc không
vừa ý. Một số ít cán bộ quản lý khi giao tiếp với cấp dưới và đồng nghiệp đôi lúc còn
thiếu nhẹ nhàng, vui vẻ hoặc tỏ ra không thật sự quan tâm, thân thiện.
* Quan hệ đồng nghiệp trong công sở: Các CBCNV của HNP khá hài lòng về
quan hệ ứng xử của đồng nghiệp, đặc biệt là mối quan hệ giữa các nhân viên của HNP.
Tuy nhiên do tính chất cạnh tranh của công việc nên một số phòng ban trong HNP vẫn
chưa phát huy tốt tinh thần tập thể. Việc giao lưu với CBCNV tại các phòng ban khác
nhau còn hạn chế. Bên cạnh đó, đa số CBCNV cho biết họ thường xuyên hỗ trợ, giúp
đỡ đồng nghiệp của mình trong công việc, họ cũng không ngại ngần, giữ ý khi chia sẻ
với các đồng nghiệp khác những chuyện riêng tư về gia đình, con cái, quan hệ xã hội
hay buông ra những câu nói đùa suồng sã. Những yếu tố đó có vai trò quan trọng trong
việc tạo ra bầu không khí làm việc với tinh thần hợp tác, gần gũi, cởi mở nơi công sở,
góp phần thắt chặt và củng cố thêm sự đoàn kết và các giá trị tập thể.
Tuy nhiên, một số CBCNV chưa chú trọng kỹ năng giao tiếp cần thiết với đồng
nghiệp và người đến liên hệ. Trong quan hệ với đồng nghiệp thì còn xảy ra ganh ghét,
nói xấu hạ uy tín của nhau, không tôn trọng nhau , bằng mặt mà không bằng lòng. Vẫn
còn xảy ra tình trạng có CBCNV phê bình đồng nghiệp không đúng nơi, đúng chỗ,
thiếu tế nhị, tạo tâm lý căng thẳng dễ dẫn đến mặc cảm gây hiểu lầm lẫn nhau, hệ
quả tất yếudiễn ra hiện tượng bằng mặt không bằng lòng. Từ đó tạo ra không khí nặng nề
căng thẳng trong công sở, làm ảnh hưởng xấu tới hiệu quả và chất lượng công việc.
Quan hệ giữa CBCNV với khách hàng: Văn hóa giao tiếp với khách hàng
một điều rất quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh của HNP. Lãnh
đạo HNP đầu tài chính phần lớn vào các trang thiết bị sản xuất, ít đầu vào lĩnh
vực maketing như nhiều doanh nghiệp khác, nhưng lãnh đạo rất chú trọng đào tạo kỹ
năng mềm cho CBCNV, và CBCNV được học về kỹ năng giao tiếp ứng xử với khách
hàng do các chuyên gia HNP mời đến. Khách hàng của HNP những doanh
nghiệp sản xuất khác nên chủ yếu họ ở những khu công nghiệp cách xa nhau về địa lý
và phân bố không theo quy tắc. Hiện nay, hoạt động bán hàng của HNP chủ yếu diễn
ra theo phương thức giao hàng tận kho khách hàng. Đây là phương thức phù hợp với
đặc điểm kinh doanh của Công ty do đặc tính sản phẩm mạng lưới khách hàng.
HNP là công ty thực hiện chức năng chính là sản xuất nên mạng lưới bán hàng được tổ
chức theo mô hình hỗn hợp và có 2 kênh phân phối sản phẩm là:
Thứ nhất Công ty điều xe vận chuyển đến kho của khách hàng.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 36 oán cá nhân, nguyên nhân khác là do cá nhân cấp quản lý đó có bản tính quá hiền lành, chưa thể hiện được uy quyền. Qua quan sát thực tế, ở trong những trường hợp xảy ra sự cố, hỏng hóc ở các trang thiết bị, công trình gây ra thiệt hại lớn về tài chính, lãnh đạo HNP bộc lộ sự nóng tính nếu có những công việc chưa kịp hoàn thành hoặc không vừa ý. Một số ít cán bộ quản lý khi giao tiếp với cấp dưới và đồng nghiệp đôi lúc còn thiếu nhẹ nhàng, vui vẻ hoặc tỏ ra không thật sự quan tâm, thân thiện. * Quan hệ đồng nghiệp trong công sở: Các CBCNV của HNP khá hài lòng về quan hệ ứng xử của đồng nghiệp, đặc biệt là mối quan hệ giữa các nhân viên của HNP. Tuy nhiên do tính chất cạnh tranh của công việc nên một số phòng ban trong HNP vẫn chưa phát huy tốt tinh thần tập thể. Việc giao lưu với CBCNV tại các phòng ban khác nhau còn hạn chế. Bên cạnh đó, đa số CBCNV cho biết họ thường xuyên hỗ trợ, giúp đỡ đồng nghiệp của mình trong công việc, họ cũng không ngại ngần, giữ ý khi chia sẻ với các đồng nghiệp khác những chuyện riêng tư về gia đình, con cái, quan hệ xã hội hay buông ra những câu nói đùa suồng sã. Những yếu tố đó có vai trò quan trọng trong việc tạo ra bầu không khí làm việc với tinh thần hợp tác, gần gũi, cởi mở nơi công sở, góp phần thắt chặt và củng cố thêm sự đoàn kết và các giá trị tập thể. Tuy nhiên, một số CBCNV chưa chú trọng kỹ năng giao tiếp cần thiết với đồng nghiệp và người đến liên hệ. Trong quan hệ với đồng nghiệp thì còn xảy ra ganh ghét, nói xấu hạ uy tín của nhau, không tôn trọng nhau , bằng mặt mà không bằng lòng. Vẫn còn xảy ra tình trạng có CBCNV phê bình đồng nghiệp không đúng nơi, đúng chỗ, thiếu tế nhị, tạo tâm lý căng thẳng dễ dẫn đến mặc cảm và gây hiểu lầm lẫn nhau, hệ quả tất yếu là diễn ra hiện tượng bằng mặt không bằng lòng. Từ đó tạo ra không khí nặng nề căng thẳng trong công sở, làm ảnh hưởng xấu tới hiệu quả và chất lượng công việc. Quan hệ giữa CBCNV với khách hàng: Văn hóa giao tiếp với khách hàng là một điều rất quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh của HNP. Lãnh đạo HNP đầu tư tài chính phần lớn vào các trang thiết bị sản xuất, ít đầu tư vào lĩnh vực maketing như nhiều doanh nghiệp khác, nhưng lãnh đạo rất chú trọng đào tạo kỹ năng mềm cho CBCNV, và CBCNV được học về kỹ năng giao tiếp ứng xử với khách hàng do các chuyên gia mà HNP mời đến. Khách hàng của HNP là những doanh nghiệp sản xuất khác nên chủ yếu họ ở những khu công nghiệp cách xa nhau về địa lý và phân bố không theo quy tắc. Hiện nay, hoạt động bán hàng của HNP chủ yếu diễn ra theo phương thức giao hàng tận kho khách hàng. Đây là phương thức phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty do đặc tính sản phẩm và mạng lưới khách hàng. HNP là công ty thực hiện chức năng chính là sản xuất nên mạng lưới bán hàng được tổ chức theo mô hình hỗn hợp và có 2 kênh phân phối sản phẩm là: Thứ nhất Công ty điều xe vận chuyển đến kho của khách hàng.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
37
Thứ hai là thông qua mạng lưới trung gian, đó là các đại lý bán hàng của Công
ty. Kênh phân phối theo hình thức này mang lại lợi thế cho Công ty về mặt địa lý, hoạt
động bán hàng của Công ty chủ yếu diễn ra theo phương thức giao hàng tận kho khách
hàng. Đây là phương thức phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty do đặc tính
sản phẩm mạng lưới khách hàng. Trong quan hệ với khách hàng, ngoài quá trình
mua bán, giới thiệu sản phẩm, hợp tác làm ăn thì thái độ ứng xử và cách nói năng hàng
ngày khi tiếp xúc với khách hàng là một vấn đề tưởng như đơn giản nhưng có vai trò
rất quan trọng. thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng tạo sự tin tưởng của
khách hàng vào HNP. Gần gũi, tôn trọng khách hàng, giúp đỡ, tạo điều kiện để khách
hàng thực hiện theo chính sách, quy định chung của Công ty thái độ ứng xử phổ
biến của CBCNV. Khi hẹn với khách, các CBCNV thường đến đúng giờ, trang
phục gọn gàng, lịch sự chuẩn bị đầy đủ hồ công việc cần giải quyết. Các
CBCNV thường ăn nói nhẹ nhàng, từ tốn, thân thiện, không tỏ ra nóng nảy, tức giận,
rất kiên nhẫn đối với khách hàng.
Qua khảo sát khách hàng của HNP với câu hỏi “Ông/bà có nhận được sự
hướng dẫn nhiệt tình về công việc ông/bà cần liên hệ tại Hanel-Xốp nhựa không?” thì
100% khách hàng chọn là “Có” và đánh giá thái độ của CBCNV trong HNP là “tôn
trọng, lịch sự, cởi mở, thân thiện, lắng nghe”.
2.2.6.2.Trang phục tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa
Trang phục là những sản phẩm mang giá trị văn hóa vật thể được hình thành do
nhu cầu của đời sống con người. Trang phục công sở sản phẩm văn hóa tiêu biểu
mang đậm dấu ấn văn hóa công sở của cơ quan tổ chức đó, ở đây cụ thể là HNP.
Theo kết quả khảo sát, khi được hỏi “Theo ông/bà, cán bộ công nhân viên trong cơ
quan có nên thường xuyên mặc đồng phục không?” thì 100% CBCNV của HNP trả lời
là “có”, qua đó thấy được tất cả các CBCNV của HNP đều nhận thức được sự cần thiết
của trang phục công sở. Quy định về trang phục công sở của HNP như sau: Từ thứ 2
đến thứ 5, mọi cán bộ nhân viên trong công ty (trừ giám đốc) đều phải mặc đồng
phục, thứ 7 và chủ nhật thì các CBCNV khối văn phòng có thể mặc trang phục tự do
nhưng phải đảm bảo tính lịch sự. CBCNV phải đeo thẻ làm việc trong tất cả các ngày
đến cơ quan, đi giầy dép theo đúng quy định của từng bộ phận. Mỗi năm thì CBCNV
của HNP lại được nhận thêm 2 bộ trang phục. Trên trang phục công sở logo của
HNP. Trang phục mùa đông của mọi CBCNV trong công ty là áo khoác màu tím than
nhạt. CBCNV của Phòng tổ chức hành chính, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán,
Phòng Kế hoạch vật trang phục riêng áo sơ mi trắng, chất vải mỏng nhẹ.
CBCNV của Phòng Quản lý kỹ thuật có trang phục riêng là áo kaki xanh đậm và quần
Bảo hộ lao động. CBCNV của Bếp ăn có trang phục riêng là áo đầu bếp màu trắng và
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 37 Thứ hai là thông qua mạng lưới trung gian, đó là các đại lý bán hàng của Công ty. Kênh phân phối theo hình thức này mang lại lợi thế cho Công ty về mặt địa lý, hoạt động bán hàng của Công ty chủ yếu diễn ra theo phương thức giao hàng tận kho khách hàng. Đây là phương thức phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty do đặc tính sản phẩm và mạng lưới khách hàng. Trong quan hệ với khách hàng, ngoài quá trình mua bán, giới thiệu sản phẩm, hợp tác làm ăn thì thái độ ứng xử và cách nói năng hàng ngày khi tiếp xúc với khách hàng là một vấn đề tưởng như đơn giản nhưng có vai trò rất quan trọng. Nó thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng và tạo sự tin tưởng của khách hàng vào HNP. Gần gũi, tôn trọng khách hàng, giúp đỡ, tạo điều kiện để khách hàng thực hiện theo chính sách, quy định chung của Công ty là thái độ ứng xử phổ biến của CBCNV. Khi có hẹn với khách, các CBCNV thường đến đúng giờ, trang phục gọn gàng, lịch sự và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ công việc cần giải quyết. Các CBCNV thường ăn nói nhẹ nhàng, từ tốn, thân thiện, không tỏ ra nóng nảy, tức giận, rất kiên nhẫn đối với khách hàng. Qua khảo sát khách hàng của HNP với câu hỏi “Ông/bà có nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình về công việc ông/bà cần liên hệ tại Hanel-Xốp nhựa không?” thì 100% khách hàng chọn là “Có” và đánh giá thái độ của CBCNV trong HNP là “tôn trọng, lịch sự, cởi mở, thân thiện, lắng nghe”. 2.2.6.2.Trang phục tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa Trang phục là những sản phẩm mang giá trị văn hóa vật thể được hình thành do nhu cầu của đời sống con người. Trang phục công sở là sản phẩm văn hóa tiêu biểu mang đậm dấu ấn văn hóa công sở của cơ quan tổ chức đó, mà ở đây cụ thể là HNP. Theo kết quả khảo sát, khi được hỏi “Theo ông/bà, cán bộ công nhân viên trong cơ quan có nên thường xuyên mặc đồng phục không?” thì 100% CBCNV của HNP trả lời là “có”, qua đó thấy được tất cả các CBCNV của HNP đều nhận thức được sự cần thiết của trang phục công sở. Quy định về trang phục công sở của HNP như sau: Từ thứ 2 đến thứ 5, mọi cán bộ nhân viên trong công ty (trừ giám đốc) đều phải mặc đồng phục, thứ 7 và chủ nhật thì các CBCNV khối văn phòng có thể mặc trang phục tự do nhưng phải đảm bảo tính lịch sự. CBCNV phải đeo thẻ làm việc trong tất cả các ngày đến cơ quan, đi giầy dép theo đúng quy định của từng bộ phận. Mỗi năm thì CBCNV của HNP lại được nhận thêm 2 bộ trang phục. Trên trang phục công sở có logo của HNP. Trang phục mùa đông của mọi CBCNV trong công ty là áo khoác màu tím than nhạt. CBCNV của Phòng tổ chức hành chính, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch vật tư có trang phục riêng là áo sơ mi trắng, chất vải mỏng nhẹ. CBCNV của Phòng Quản lý kỹ thuật có trang phục riêng là áo kaki xanh đậm và quần Bảo hộ lao động. CBCNV của Bếp ăn có trang phục riêng là áo đầu bếp màu trắng và
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
38
tạp dề màu sẫm. Bảo vệ trang phục an ninh riêng cùng với áo sơ mi xanh dương;
CBCNV của các phòng và bộ phận còn lại đồng phục là áo sơ mi xanh dương với
chất vải bền, mát; CBCNV của các nhà máy được thêm quần Bảo hộ lao động, 1 bộ
trang bị bảo hộ lao động màu xanh dương gồm quần áo và mũ cùng khẩu trang. (Xem
ảnh 31, phụ lục 02); Trong các hoạt động thể dục thể thao do HNP hoặc công ty mẹ
Hanel tổ chức, CBCNV tham gia mặc áo phông vàng, quần đùi xanh. (Xem ảnh 32,
phụ lục 02). Lễ phục là trang phục chính thức sử dụng trong các các buổi lễ, cuộc họp
trọng thể: nam mặc comple đeo cravat đi giầy, lễ phục của nữ áo dài truyền
thống, áo dài cách tân hoặc comple nữ. (Xem ảnh 33, phlục 02). Kết quả khảo sát
mức độ hài ng về đồng phục của CBCNV cho thấy, 3 % CBCNV cảm thấy đồng
phục rất bình thường, 97% CBCNV thấy hài lòng vì tính thực dụng cao dù tính thẩm
mỹ của những bộ trang phục này chưa cao.
Biểu đồ 2.16. Khảo sát
mức độ hài lòng về đồng
phục
97%
3%
Hài lòng Bình thường
Biểu đồ 2.17. Khảo sát cảm
giác khi mặc đồng phục
95%
5%
thoải mái tự hào
Nguồn: Tác giả khảo sát
Khi được hỏi về cảm giác khi mặc đồng phục, đại đa số CBCNV của HNP cho
rằng họ cảm thấy thoải mái (95%), thậm chí là tự hào (5%). Không có phiếu nào cho
ý kiến không có cảm giác gì và ý kiến gò bó khó chịu cũng là 0%. Theo quan sát trực
quan và khảo sát, 100% CBCNV thực hiện tốt quy định về trang phục tại HNP, không
hiện tượng ăn mặc lộ liễu gây phản cảm, đa số CBCNV ăn mặc chỉn chu lịch sự,
tạo ra không khí đồng điệu, tác phong công nghiệp hiện đại và nét độc đáo riêng của
văn hóa công sở. Tuy nhiên để thể làm việc thoải mái hơn, nhiều CBCNV văn
phòng đã đi dép lê khi di chuyển trong phòng làm việc, khi đi ra ngoài hoặc có khách
đến thì mới đổi sang giày. Còn CNCNV khối sản xuất thì 100% cá nhân không cho áo
trong quần để tiện hoạt động nhưng nhờ thiết kế áo sơ mi dạng hộp có bo ở dưới thân
áo nên không tạo ra vẻ luộm thuộm. Tuy nhiên vì Lãnh đạo HNP không quá khắt khe
trong quy định về trang phục nên vẫn còn một số phái nam làm việc ở khối sản xuất để
trang phục nhầu xộc xệch và để tóc tai luộm thuộm thiếu tính thẩm mỹ, một số phái nữ
mặc quần rách tuy đẹp nhưng không thực sự phù hợp với môi trương công sở
dùng nước hoa có mùi khá nồng khi tới công sở, tuy nhiên đây chỉ là số ít. Để tìm hiểu
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 38 tạp dề màu sẫm. Bảo vệ có trang phục an ninh riêng cùng với áo sơ mi xanh dương; CBCNV của các phòng và bộ phận còn lại có đồng phục là áo sơ mi xanh dương với chất vải bền, mát; CBCNV của các nhà máy được thêm quần Bảo hộ lao động, 1 bộ trang bị bảo hộ lao động màu xanh dương gồm quần áo và mũ cùng khẩu trang. (Xem ảnh 31, phụ lục 02); Trong các hoạt động thể dục thể thao do HNP hoặc công ty mẹ Hanel tổ chức, CBCNV tham gia mặc áo phông vàng, quần đùi xanh. (Xem ảnh 32, phụ lục 02). Lễ phục là trang phục chính thức sử dụng trong các các buổi lễ, cuộc họp trọng thể: nam mặc comple đeo cravat và đi giầy, lễ phục của nữ là áo dài truyền thống, áo dài cách tân hoặc comple nữ. (Xem ảnh 33, phụ lục 02). Kết quả khảo sát mức độ hài lòng về đồng phục của CBCNV cho thấy, 3 % CBCNV cảm thấy đồng phục rất bình thường, 97% CBCNV thấy hài lòng vì tính thực dụng cao dù tính thẩm mỹ của những bộ trang phục này chưa cao. Biểu đồ 2.16. Khảo sát mức độ hài lòng về đồng phục 97% 3% Hài lòng Bình thường Biểu đồ 2.17. Khảo sát cảm giác khi mặc đồng phục 95% 5% thoải mái tự hào Nguồn: Tác giả khảo sát Khi được hỏi về cảm giác khi mặc đồng phục, đại đa số CBCNV của HNP cho rằng họ cảm thấy thoải mái (95%), thậm chí là tự hào (5%). Không có phiếu nào cho ý kiến không có cảm giác gì và ý kiến gò bó khó chịu cũng là 0%. Theo quan sát trực quan và khảo sát, 100% CBCNV thực hiện tốt quy định về trang phục tại HNP, không có hiện tượng ăn mặc lộ liễu gây phản cảm, đa số CBCNV ăn mặc chỉn chu lịch sự, tạo ra không khí đồng điệu, tác phong công nghiệp hiện đại và nét độc đáo riêng của văn hóa công sở. Tuy nhiên để có thể làm việc thoải mái hơn, nhiều CBCNV văn phòng đã đi dép lê khi di chuyển trong phòng làm việc, khi đi ra ngoài hoặc có khách đến thì mới đổi sang giày. Còn CNCNV khối sản xuất thì 100% cá nhân không cho áo trong quần để tiện hoạt động nhưng nhờ thiết kế áo sơ mi dạng hộp có bo ở dưới thân áo nên không tạo ra vẻ luộm thuộm. Tuy nhiên vì Lãnh đạo HNP không quá khắt khe trong quy định về trang phục nên vẫn còn một số phái nam làm việc ở khối sản xuất để trang phục nhầu xộc xệch và để tóc tai luộm thuộm thiếu tính thẩm mỹ, một số phái nữ mặc quần bò rách tuy đẹp nhưng không thực sự phù hợp với môi trương công sở và dùng nước hoa có mùi khá nồng khi tới công sở, tuy nhiên đây chỉ là số ít. Để tìm hiểu
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
39
thêm về vấn đề y, em đã khảo sát thêm ý kiến khách hàng cảm thấy cách ăn
mặc của CBCNV của HNP lịch sự không thì 100% khách hàng trả lời là “có”.
2.2.6.3. Nghi thức nơi công sở:
Nghi thức nơi công sở là một bộ phận quan trọng cấu thành nên VHCS. Đó
những vấn đề có liên quan đến trang phục, thái độ ứng xử (đi đứng, điệu bộ, cử chỉ, lời
nói…) của CBCNV. Tuy HNP chưa ban hành quy chế cụ thể về VHCS nhưng về lĩnh
vực k năng mềm như giao tiếp, khả năng làm việc nhóm thì HNP tiến hành mời
chuyên gia về lĩnh vực cần đào tạo trực tiếp đến giảng dạy. Nghi thức nơi công sở biểu
hiện rõ nét ở một số vấn đề sau:
- Danh thiếp: Trao tặng danh thiếp cho nhau cũng một nghệ thuật giao tiếp
phi ngôn ngữ, một nét văn hoá đời thường, hành động cũng thể thể tác phong
chuyên nghiệp của các CBCNV. HNP, ban lãnh đạo các CBCNV khối Văn
phòng sử dụng danh thiếp. (Xem ảnh 34, phụ lục 02)
- Quà tặng: Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa ký hợp đồng với công ty dịch vụ
quà tặng nên các CBCNV Phòng Tổ chức-hành chính tiết kiệm được thời gian chuẩn
bị quà tặng. Quà tặng vào các dịp lễ tiết, quà do HNP đưa tặng các đối tượng ngoài
công ty phần lớn rượu vang, được để cẩn thận trong túi giấy kiểu dáng thanh lịch.
Các CBCNV luôn biếu quà tết cho lãnh đạo. Ban lãnh đạo HNP quan tâm tới các
CBCNV, vào những ngày sinh nhật, các cá nhân sẽ được nhận “lì xì”, nếu cá nhân đó
là CBCNV khối văn phòng, các thành viên của Khối văn phòng sẽ tổ chức sinh nhật
cho nhân đó. Vào sinh nhật của ban lãnh đạo công ty các cá nhân cấp trưởng
phòng, phó phòng, các CBCNV khác trong các phòng sẽ góp tiền mua chung quà tặng
và thống nhất ý kiến sẽ tặng quà gì, chọn ra người đi mua quà, khi mua quà về phải có
hóa đơn đỏ.
- Nghi thức chào hỏi với các khách hàng đối tác nước ngoài: nghi thức chào hỏi
chủ yếu là bắt tay, hơi cúi người xuống chào, các đối tác khách hàng chủ yếu của
HNP là người quốc gia Nhật Bản và Hàn Quốc.
Ngôn ngữ công cụ thể hiện văn hoá giao tiếp trong công sở quan trọng nhất
cũng là thành tựu đại nhất của nền văn minh nhân loại. Đó cũng “cơ chế tín
hiệu” của văn hoá giao tiếp mà phụ thuộc vào đó con người kiến tạo những lời nói để
thực hiện các mục tiêu giao tiếp. Lời nói nơi công sở cần đảm bảo tính trang trọng vì
nó đại diện cho biểu tượng văn hoá của doanh nghiệp đó. Qua phỏng vấn và quan sát
trực quan cho thấy, các CBCNV của HNP xưng hô theo giới tính, tuổi tác, tên gọi chứ
không xưng theo chức vụ hay ngôn ngữ xưng hô hành chính, kể cả khi thi hành
công việc. Ngôn ngữ công sở còn thể hiện qua hình thức Giao tiếp qua điện thoại. Đây
là hình thức giao tiếp phổ biến, đây là hình thức giao tiếp nhanh tiện lợi nhất hiện
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 39 thêm về vấn đề này, em đã khảo sát thêm ý kiến khách hàng là có cảm thấy cách ăn mặc của CBCNV của HNP lịch sự không thì 100% khách hàng trả lời là “có”. 2.2.6.3. Nghi thức nơi công sở: Nghi thức nơi công sở là một bộ phận quan trọng cấu thành nên VHCS. Đó là những vấn đề có liên quan đến trang phục, thái độ ứng xử (đi đứng, điệu bộ, cử chỉ, lời nói…) của CBCNV. Tuy HNP chưa ban hành quy chế cụ thể về VHCS nhưng về lĩnh vực kỹ năng mềm như giao tiếp, khả năng làm việc nhóm thì HNP tiến hành mời chuyên gia về lĩnh vực cần đào tạo trực tiếp đến giảng dạy. Nghi thức nơi công sở biểu hiện rõ nét ở một số vấn đề sau: - Danh thiếp: Trao tặng danh thiếp cho nhau cũng là một nghệ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ, một nét văn hoá đời thường, hành động nà cũng thể thể tác phong chuyên nghiệp của các CBCNV. Ở HNP, ban lãnh đạo và các CBCNV khối Văn phòng sử dụng danh thiếp. (Xem ảnh 34, phụ lục 02) - Quà tặng: Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa ký hợp đồng với công ty dịch vụ quà tặng nên các CBCNV Phòng Tổ chức-hành chính tiết kiệm được thời gian chuẩn bị quà tặng. Quà tặng vào các dịp lễ tiết, quà do HNP đưa tặng các đối tượng ngoài công ty phần lớn là rượu vang, được để cẩn thận trong túi giấy kiểu dáng thanh lịch. Các CBCNV luôn biếu quà tết cho lãnh đạo. Ban lãnh đạo HNP quan tâm tới các CBCNV, vào những ngày sinh nhật, các cá nhân sẽ được nhận “lì xì”, nếu cá nhân đó là CBCNV khối văn phòng, các thành viên của Khối văn phòng sẽ tổ chức sinh nhật cho cá nhân đó. Vào sinh nhật của ban lãnh đạo công ty và các cá nhân cấp trưởng phòng, phó phòng, các CBCNV khác trong các phòng sẽ góp tiền mua chung quà tặng và thống nhất ý kiến sẽ tặng quà gì, chọn ra người đi mua quà, khi mua quà về phải có hóa đơn đỏ. - Nghi thức chào hỏi với các khách hàng đối tác nước ngoài: nghi thức chào hỏi chủ yếu là bắt tay, hơi cúi người xuống chào, vì các đối tác khách hàng chủ yếu của HNP là người quốc gia Nhật Bản và Hàn Quốc. Ngôn ngữ là công cụ thể hiện văn hoá giao tiếp trong công sở quan trọng nhất và cũng là thành tựu vĩ đại nhất của nền văn minh nhân loại. Đó cũng là “cơ chế tín hiệu” của văn hoá giao tiếp mà phụ thuộc vào đó con người kiến tạo những lời nói để thực hiện các mục tiêu giao tiếp. Lời nói nơi công sở cần đảm bảo tính trang trọng vì nó đại diện cho biểu tượng văn hoá của doanh nghiệp đó. Qua phỏng vấn và quan sát trực quan cho thấy, các CBCNV của HNP xưng hô theo giới tính, tuổi tác, tên gọi chứ không xưng hô theo chức vụ hay ngôn ngữ xưng hô hành chính, kể cả khi thi hành công việc. Ngôn ngữ công sở còn thể hiện qua hình thức Giao tiếp qua điện thoại. Đây là hình thức giao tiếp phổ biến, đây là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi nhất hiện
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
40
nay. Những vấn đề như bảo hiểm, xử rác thải, dịch vụ, lắp đặt, cung cấp quà, t
chức tiệc... mà Phòng Tổ chức Hành chính cần quan tâm thì công ty đã hợp đồng
với những công ty chuyên môn khác để giảm thiểu khối lượng công việc của Phòng Tổ
chức Hành chính, tập trung nâng cao chất lượng của những hoạt động khác. Nên khi
cần thì các CBCNV phòng Tổ chức hành chính chỉ cần gọi điện lên kế hoạch hoặc gọi
người đến được.Nhân viên lễ tân là người trực tiếp giao tiếp qua điện thoại bằng
cách thường xưng tên, quan, đơn vị nơi mình công tác, sau đó trao đổi ngắn gọn,
tập trung vào nội dung công việc mà họ đang quan tâm, giọng nói nhẹ nhàng, nhỏ nhẹ
đủ để người giao tiếp nghe rõ không làm ảnh hưởng đến mọi người xung quanh
mình và không bao giờ cắt ngang câu nói của người gọi hay tranh cãi trên điện thoại.
Trong các cuộc hội họp, tiếp khách, CBCNV thường để điện thoại ở chế độ rung, khi
cần nghe điện thoại sẽ lặng lẽ ra khỏi phòng .
HNP mạng điện thoại nội bộ riêng, nhìn chung việc giao tiếp ứng xử qua
điện thoại trong nội bộ cũng như bên ngoài với khách hàng của HNP rất văn minh và
chuyên nghiệp. Nhân viên HNP được trang bị những kỹ năng mềm khi giao tiếp qua
điện thoại, biết cách giải quyết trước những tình huống căng thẳng bằng ch mềm
mỏng và xoa dịu làm hài lòng khách hàng/ Đối tác. Qua khảo sát, CBCNV của HNP
vẫn thỉnh thoảng sử dụng điện thoại công ty vào mục đích cá nhân. Điện thoại bàn
trong HNP màn hình được cài đặt các mã số tắt cho các cuộc gọi như sau: Dãy
số 127: Cuộc gọi từ Phòng Giám đốc; Dãy số 102: Cuộc gọi từ Phòng Phó giám đốc;
Dãy số 11*: Cuộc gọi từ các phòng ban khác; Dãy số 0**: Cuộc gọi từ bên ngoài công
ty. Người xưa câu “lời chào cao hơn mâm cỗ”, lời chào trong điện thoại thì sao?
Trong HNP, khi nhận được cuộc gọi có số 0** thì nhân viên lễ tân sẽ chào ngắn gọn là
“alô, văn phòng Hanel Xốp nhựa xin nghe”, còn khi nhận được các cuộc gọi nội bộ thì
chỉ chào bằng câu cửa miệng “alô ạ” để người gọi có thể trực tiếp vào chủ đề.
Các hoạt động tập thểHNP có đóng góp quan trọng trong đời sống tinh thần
của CBCNV, góp phần làm đẹp thêm VHCS của HNP. Ban lãnh đạo của HNP, tổ
chức công đoàn HNP đã tổ chức đa dạng các hoạt động như các giải thi đấu thể thao,
hội diễn văn nghệ, các cuộc ngoại, các hoạt động đi tập huấn,… để tạo động lực
làm việc, nâng cao năng suất lao động cho các CBCNV. Cụ thể là cho các CBCNV có
thời gian thư giãn sau những ngày làm việc căng thẳng, tạo tâm lý hứng khởi với công
việc, giao lưu, học hỏi được những kinh nghiệm, kiến thức từ đồng nghiệp, tạo sự gắn
bó, đoàn kết hơn trong tổ chức. Hàng năm, lãnh đạo Hanel, tổ chức công đoàn thường
tổ chức các cuộc đi thăm quan, kết hợp với việc tập huấn, giao lưu giữa khối văn
phòng và khối sản xuất, thi đấu các môn thể thao như : bóng đá, bóng bàn, bơi lội… và
hội diễn văn nghệ quần chúng với mức chi phí không nhỏ. (phụ lục 13)
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 40 nay. Những vấn đề như bảo hiểm, xử lý rác thải, dịch vụ, lắp đặt, cung cấp quà, tổ chức tiệc... mà Phòng Tổ chức Hành chính cần quan tâm thì công ty đã ký hợp đồng với những công ty chuyên môn khác để giảm thiểu khối lượng công việc của Phòng Tổ chức Hành chính, tập trung nâng cao chất lượng của những hoạt động khác. Nên khi cần thì các CBCNV phòng Tổ chức hành chính chỉ cần gọi điện lên kế hoạch hoặc gọi người đến là được.Nhân viên lễ tân là người trực tiếp giao tiếp qua điện thoại bằng cách thường xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi mình công tác, sau đó trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc mà họ đang quan tâm, giọng nói nhẹ nhàng, nhỏ nhẹ đủ để người giao tiếp nghe rõ và không làm ảnh hưởng đến mọi người xung quanh mình và không bao giờ cắt ngang câu nói của người gọi hay tranh cãi trên điện thoại. Trong các cuộc hội họp, tiếp khách, CBCNV thường để điện thoại ở chế độ rung, khi cần nghe điện thoại sẽ lặng lẽ ra khỏi phòng . HNP có mạng điện thoại nội bộ riêng, nhìn chung việc giao tiếp ứng xử qua điện thoại trong nội bộ cũng như bên ngoài với khách hàng của HNP rất văn minh và chuyên nghiệp. Nhân viên HNP được trang bị những kỹ năng mềm khi giao tiếp qua điện thoại, biết cách giải quyết trước những tình huống căng thẳng bằng cách mềm mỏng và xoa dịu làm hài lòng khách hàng/ Đối tác. Qua khảo sát, CBCNV của HNP vẫn thỉnh thoảng sử dụng điện thoại công ty vào mục đích cá nhân. Điện thoại bàn trong HNP có màn hình và được cài đặt các mã số tắt cho các cuộc gọi như sau: Dãy số 127: Cuộc gọi từ Phòng Giám đốc; Dãy số 102: Cuộc gọi từ Phòng Phó giám đốc; Dãy số 11*: Cuộc gọi từ các phòng ban khác; Dãy số 0**: Cuộc gọi từ bên ngoài công ty. Người xưa có câu “lời chào cao hơn mâm cỗ”, lời chào trong điện thoại thì sao? Trong HNP, khi nhận được cuộc gọi có số 0** thì nhân viên lễ tân sẽ chào ngắn gọn là “alô, văn phòng Hanel Xốp nhựa xin nghe”, còn khi nhận được các cuộc gọi nội bộ thì chỉ chào bằng câu cửa miệng “alô ạ” để người gọi có thể trực tiếp vào chủ đề. Các hoạt động tập thể ở HNP có đóng góp quan trọng trong đời sống tinh thần của CBCNV, góp phần làm đẹp thêm VHCS của HNP. Ban lãnh đạo của HNP, tổ chức công đoàn HNP đã tổ chức đa dạng các hoạt động như các giải thi đấu thể thao, hội diễn văn nghệ, các cuộc dã ngoại, các hoạt động đi tập huấn,… để tạo động lực làm việc, nâng cao năng suất lao động cho các CBCNV. Cụ thể là cho các CBCNV có thời gian thư giãn sau những ngày làm việc căng thẳng, tạo tâm lý hứng khởi với công việc, giao lưu, học hỏi được những kinh nghiệm, kiến thức từ đồng nghiệp, tạo sự gắn bó, đoàn kết hơn trong tổ chức. Hàng năm, lãnh đạo Hanel, tổ chức công đoàn thường tổ chức các cuộc đi thăm quan, kết hợp với việc tập huấn, giao lưu giữa khối văn phòng và khối sản xuất, thi đấu các môn thể thao như : bóng đá, bóng bàn, bơi lội… và hội diễn văn nghệ quần chúng với mức chi phí không nhỏ. (phụ lục 13)
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
41
Hàng năm lãnh đạo Hanel, tổ chức công đoàn thường tổ chức các cuộc đi thăm
quan, kết hợp với việc tập huấn, giao lưu giữa Văn phòng và các nhà máy, thi đấu các
môn thể thao như : bóng đá, bóng bàn, bơi lội… và hội diễn văn nghệ quần chúng.
Thời gian diễn ra các hoạt động này thường vào tháng 5, tháng 6. Khi được hỏi “công
ty có thường xuyên tổ chức các hoạt động phong trào văn nghệ, thể thao cho cán bộ
công nhân viên không?” thì có 41% CBCNV cho rằng có thường xuyên, trong đó thì
100% CBCNV khối văn phòng trả lời “có”, trong khi chỉ 25% CBCNV khối sản
xuất trả lời là “có” những người trả lời là “có” thuộc cấp quản lý, hoặc nhân viên hành
chính trong khối sản xuất, 75% công nhân trong khối sản xuất trả lời là “không”.
Nguồn: Tác giả khảo sát
Mặt khác, theo kết quả điều tra khảo sát đã có tới 100% người lao động trả lời
các phong trào này ý nghĩa lớn về tinh thần, cho thấy các CBCNV của HNP đánh
giá cao các hoạt động phong trào như bóng đá, bóng bàn, cầu lông… do HNP tổ chức
và những hoạt động này thực sự có ý nghĩa thiết thực trong việc khuyến khích họ lao
động hăng say. HNP thường phát động những đợt thi đua riêng trong mỗi đợt đều
có tiền thưởng để làm động lực cho CBCNV như “lao động xuất sắc tháng cao điểm”,
“tập thể tiên tiến của năm”, “danh hiệu thi đua của năm”,...Kết quả của các cuộc thi
đua được xét trên thành tích trong công việc sự bình chọn của tập thể. Cách thức
bình chọn là bỏ phiếu vào hòm phiếu. Việc kiểm phiếu sẽ do phòng Tổ chức hành
chính đảm nhận. Những đợt thi đua này thường được tổ chức cuối năm (tính theo
Âm lịch). Trước những dịp nghỉ Tết tất niên, Ban lãnh đạo còn tổ chức tiệc ăn tất niên
cho CBCNV khối văn phòng. Còn lễ tổng kết hoạt động kinh doanh cuối năm, lễ tất
niên cuối năm tổ chức quy mô lớn cho toàn bộ CBCNV của HNP tham gia, bên cạnh
đó là các hoạt động tập thể như văn nghệ, hài kịch, trò chơi, múa hát tự phát bốc
thăm trúng thưởng vào cuối chương trình. Việc tổ chức bài trí tổ chức tiệc sẽ do
công ty chuyên môn về tổ chức lễ tiệc do HNP đã hợp đồng, văn nghệ do các
CBCNV của HNP trình diễn, các quà tặng bốc thăm trúng thưởng thường là các đồ gia
dụng như nồi đa năng, ti vi,...Đầu năm thì HNP sẽ tổ chức tiệc chào mừng năm mới và
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 41 Hàng năm lãnh đạo Hanel, tổ chức công đoàn thường tổ chức các cuộc đi thăm quan, kết hợp với việc tập huấn, giao lưu giữa Văn phòng và các nhà máy, thi đấu các môn thể thao như : bóng đá, bóng bàn, bơi lội… và hội diễn văn nghệ quần chúng. Thời gian diễn ra các hoạt động này thường vào tháng 5, tháng 6. Khi được hỏi “công ty có thường xuyên tổ chức các hoạt động phong trào văn nghệ, thể thao cho cán bộ công nhân viên không?” thì có 41% CBCNV cho rằng có thường xuyên, trong đó thì 100% CBCNV khối văn phòng trả lời “có”, trong khi chỉ có 25% CBCNV khối sản xuất trả lời là “có” những người trả lời là “có” thuộc cấp quản lý, hoặc nhân viên hành chính trong khối sản xuất, 75% công nhân trong khối sản xuất trả lời là “không”. Nguồn: Tác giả khảo sát Mặt khác, theo kết quả điều tra khảo sát đã có tới 100% người lao động trả lời các phong trào này có ý nghĩa lớn về tinh thần, cho thấy các CBCNV của HNP đánh giá cao các hoạt động phong trào như bóng đá, bóng bàn, cầu lông… do HNP tổ chức và những hoạt động này thực sự có ý nghĩa thiết thực trong việc khuyến khích họ lao động hăng say. HNP thường phát động những đợt thi đua riêng và trong mỗi đợt đều có tiền thưởng để làm động lực cho CBCNV như “lao động xuất sắc tháng cao điểm”, “tập thể tiên tiến của năm”, “danh hiệu thi đua của năm”,...Kết quả của các cuộc thi đua được xét trên thành tích trong công việc và sự bình chọn của tập thể. Cách thức bình chọn là bỏ phiếu vào hòm phiếu. Việc kiểm phiếu sẽ do phòng Tổ chức hành chính đảm nhận. Những đợt thi đua này thường được tổ chức ở cuối năm (tính theo Âm lịch). Trước những dịp nghỉ Tết tất niên, Ban lãnh đạo còn tổ chức tiệc ăn tất niên cho CBCNV khối văn phòng. Còn lễ tổng kết hoạt động kinh doanh cuối năm, lễ tất niên cuối năm tổ chức quy mô lớn cho toàn bộ CBCNV của HNP tham gia, bên cạnh đó là các hoạt động tập thể như văn nghệ, hài kịch, trò chơi, múa hát tự phát và bốc thăm trúng thưởng vào cuối chương trình. Việc tổ chức bài trí và tổ chức tiệc sẽ do công ty chuyên môn về tổ chức lễ tiệc do HNP đã ký hợp đồng, văn nghệ là do các CBCNV của HNP trình diễn, các quà tặng bốc thăm trúng thưởng thường là các đồ gia dụng như nồi đa năng, ti vi,...Đầu năm thì HNP sẽ tổ chức tiệc chào mừng năm mới và
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
42
các CBCNV sẽ được nhận lì xì bằng cách bốc thăm.Công ty còn tổ chức các tiệc ngọt
đơn giản vào các ngày như Ngày phụ nữ Việt Nam, Ngày phụ nữ quốc tế, sinh nhật
giám đốc,...Đặc biệt, vì là công ty sản xuất kinh doanh nên Ban lãnh đạo HNP rất quan
tâm tới việc cúng bái các ngày lễ như nhiều lãnh đạo của các công ty kinh doanh khác,
sắm sửa đủ các vàng mã, hoa quả xôi để làm cỗ, mời các thầy đến vào một số
ngày lễ. Việc này không thể hiện được tính văn minh của VHCS, nhưng lại là hoạt
động gắn kết nhiều thành viên lại với nhau, nhất các CBCNV khối văn phòng.
trong văn hóa người Việt, các dịp tụ tập ăn uống luôn làm tăng tiến tình cảm với nhau,
vậy thì ở HNP, sau khi làm lễ xong thì các CBCNV văn phòng được phá cỗ, làm tiệc
nhẹ trong giờ giải lao cũng khiến cho tình cảm con người gần gũi với nhau hơn.
Không chỉ quan tâm đến các CBCNV trong công ty, lãnh đạo và công đoàn
HNP còn quan tâm tới con em của các CBCNV bằng cách tổ chức lễ khuyến học
(Xem ảnh 35, phụ lục 02 ). Trong những năm qua, phong trào khuyến học của Công ty
cổ phần Hanel Xốp nhựa luôn được quan tâm và trở thành nét văn hóa công sở đẹp đẽ.
Giám đốc công ty trực tiếp trao quà cho các cháu, đồng thời động viên các cháu rèn
luyện đạo đức, học tập không ngừng để tiếp tục đạt kết quả cao trong các năm học tiếp
theo. Công đoàn của HNP sẽ đưa các cháu đi liên hoan giao lưu, xem phim, học hỏi và
kết bạn với nhau. HNP cũng khuyến khích CBCNV tham gia các chương trình, ngày lễ
do công ty mẹ Hanel tổ chức để gắn kết các thành viên như “lễ tổng kết công tác năm
2015 - trong chương trình Gia đình Hanel chào Xuân”, các giải đấu thể thao, chương
trình hiến máu nhân đạo,...Vào tháng 6 hàng năm, HNP tổ chức 1 chuyến đi nghỉ mát
cho toàn bộ CBCNV và chi trả 100% chi phí tổ chức các dịp nghỉ lễ, đi chơi xuân
bao gồm: phòng nghr, ăn uống, phương tiện đi lại. Những CBCNV nào không tham
gia những dịp nghỉ mát, đi chơi xa do công ty tổ chức thì công ty sẽ xét xem CBCNV
đó có ngày nghỉ vượt quy định, nếu cá nhân đó chưa nghỉ vượt quy định thì sẽ được bù
lại 100% chi phí cho suất đi chơi của người đó. Trong các chuyến đi công tác, ngoài
công việc chính và các dịp triển lãm, lãnh đạo HNP tạo cơ hội cho các CBCNV được
đi chơi, tham quan. Những chuyến đi này đã tạo ra cơ hội vui chơi, thư giãn đầy ý
nghĩa cho tập thể CBNV trong HNP ty sau những tháng ngày tập trung lao động. Vừa
là dịp kết nối những đồng nghiệp với nhau, tạo nên sự đoàn kết trong tập thể Công ty
và là sự khích lệ lớn lao dành những cố gắng hết mình để tạo nhiều kỷ niệm đáng nhớ.
Và khi nói về tập thể HNP thì người ta rất hay bắt gặp cụm từ “Gia đình Hanel”, điều
đó cho thấy sự thành công rực rỡ của công ty trong việc xây dựng tập thể thành một
khối gắn kết chặt chẽ.
Hội họp là hoạt động quan trọng và thường xuyên cho HNP, hội họp cũng góp
phần thể hiện môi trường làm việc của HNP. HNP thường tổ chức rất nhiều cuộc họp
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 42 các CBCNV sẽ được nhận lì xì bằng cách bốc thăm.Công ty còn tổ chức các tiệc ngọt đơn giản vào các ngày như Ngày phụ nữ Việt Nam, Ngày phụ nữ quốc tế, sinh nhật giám đốc,...Đặc biệt, vì là công ty sản xuất kinh doanh nên Ban lãnh đạo HNP rất quan tâm tới việc cúng bái các ngày lễ như nhiều lãnh đạo của các công ty kinh doanh khác, sắm sửa đủ các vàng mã, hoa quả xôi gà để làm cỗ, mời các thầy sư đến vào một số ngày lễ. Việc này không thể hiện được tính văn minh của VHCS, nhưng lại là hoạt động gắn kết nhiều thành viên lại với nhau, nhất là các CBCNV khối văn phòng. Vì trong văn hóa người Việt, các dịp tụ tập ăn uống luôn làm tăng tiến tình cảm với nhau, vậy thì ở HNP, sau khi làm lễ xong thì các CBCNV văn phòng được phá cỗ, làm tiệc nhẹ trong giờ giải lao cũng khiến cho tình cảm con người gần gũi với nhau hơn. Không chỉ quan tâm đến các CBCNV trong công ty, lãnh đạo và công đoàn HNP còn quan tâm tới con em của các CBCNV bằng cách tổ chức lễ khuyến học (Xem ảnh 35, phụ lục 02 ). Trong những năm qua, phong trào khuyến học của Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa luôn được quan tâm và trở thành nét văn hóa công sở đẹp đẽ. Giám đốc công ty trực tiếp trao quà cho các cháu, đồng thời động viên các cháu rèn luyện đạo đức, học tập không ngừng để tiếp tục đạt kết quả cao trong các năm học tiếp theo. Công đoàn của HNP sẽ đưa các cháu đi liên hoan giao lưu, xem phim, học hỏi và kết bạn với nhau. HNP cũng khuyến khích CBCNV tham gia các chương trình, ngày lễ do công ty mẹ Hanel tổ chức để gắn kết các thành viên như “lễ tổng kết công tác năm 2015 - trong chương trình Gia đình Hanel chào Xuân”, các giải đấu thể thao, chương trình hiến máu nhân đạo,...Vào tháng 6 hàng năm, HNP tổ chức 1 chuyến đi nghỉ mát cho toàn bộ CBCNV và chi trả 100% chi phí và tổ chức các dịp nghỉ lễ, đi chơi xuân bao gồm: phòng nghr, ăn uống, phương tiện đi lại. Những CBCNV nào không tham gia những dịp nghỉ mát, đi chơi xa do công ty tổ chức thì công ty sẽ xét xem CBCNV đó có ngày nghỉ vượt quy định, nếu cá nhân đó chưa nghỉ vượt quy định thì sẽ được bù lại 100% chi phí cho suất đi chơi của người đó. Trong các chuyến đi công tác, ngoài công việc chính và các dịp triển lãm, lãnh đạo HNP tạo cơ hội cho các CBCNV được đi chơi, tham quan. Những chuyến đi này đã tạo ra cơ hội vui chơi, thư giãn đầy ý nghĩa cho tập thể CBNV trong HNP ty sau những tháng ngày tập trung lao động. Vừa là dịp kết nối những đồng nghiệp với nhau, tạo nên sự đoàn kết trong tập thể Công ty và là sự khích lệ lớn lao dành những cố gắng hết mình để tạo nhiều kỷ niệm đáng nhớ. Và khi nói về tập thể HNP thì người ta rất hay bắt gặp cụm từ “Gia đình Hanel”, điều đó cho thấy sự thành công rực rỡ của công ty trong việc xây dựng tập thể thành một khối gắn kết chặt chẽ. Hội họp là hoạt động quan trọng và thường xuyên cho HNP, hội họp cũng góp phần thể hiện môi trường làm việc của HNP. HNP thường tổ chức rất nhiều cuộc họp
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D
43
với những mục đích khác nhau. Họp giữa các thành viên trong tổ chức như: Họp giao
ban hàng tháng, họp kinh doanh, họp hội thảo, họp đánh giá cuối tháng cuối năm,..
Họp giữa các cổ đông; Họp với đối tác nước ngoài về hợp tác và đào tạo chuyên sâu.
Thường thì công ty hay diễn ra các cuộc họp ngắn, ngẫu nhiên, mang tính tức thời,
linh hoạt, do chỉ có 1 phòng họp Phòng Tchức Hành chính và 1 bàn họp trong
phòng giám đốc nên các cuộc họp diễn ra thường sát nhau, nếu làm theo quy trình
chuẩn hiện nay thì sẽ không kịp vì thế nên công ty cũng chưa ban hành văn bản hướng
dẫn về quy trình của nghiệp vụ này mà để CBCNV văn phòng có thể thay đổi linh hoạt
rút ngắn các bước không cần thiết, ví dụ như gửi tài liệu qua email chứ không in hẳn ra
từng bản. Các cuộc họp ngắn này không cần ghi biên bản. Nhân viên văn phòng chỉ
cần sắp xếp lịch họp, thông báo cho các bên liên quan về thời gian nội dung cuộc
họp rồi dọn dẹp, bố trí trà nước thiết bị trong phòng họp, sau khi tan họp thì lại dọn
dẹp phòng họp. Khi làm việc với các đối tác nước ngoài thì các cuộc họp thường diễn
ra với thời gian dài nên hay có giờ giải lao, trong giờ giải lao thì ban lãnh đạo hoặc các
CBCNV khác sẽ dẫn khách đi tham quan công ty. HNP hiện mới chỉ có 2 phòng họp
chính, một phòng nằm trong phạm vi Phòng Tổ chức hành chính, phòng khác nằm ở
phòng làm việc của giám đốc, vì thế thời gian của các cuộc họp luôn được quản lý chặt
chẽ và xếp lịch rõ ràng. Các cuộc họp có mục đích rõ ràng, bố trí hợp lý tiết kiệm.
2.3. Đánh giá thực trạng về văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa
2.3.1.Những thành tựu
Việc thực hiện VHCS của HNP ngày càng hiệu quả thể hiện trong việc thương
hiệu của HNP ngày càng được biết đến nhiều hơn trong những năm qua. n nữa,
doanh thu của Công ty cũng tăng với mức khá cao, thể hiện một bộ máy sản xuất kinh
doanh hiệu quả phát triển. Việc tổ chức mạng lưới bán hàng của Công ty cũng rất
hợp lý, mỗi nhân viên bán hàng quản từ 2 đến 3 khách hàng nên công việc của họ
được hoàn thành tương đối tốt, kịp thời phản ánh về nhu cầu của khách hàng cho Công
ty và từ đó có những biện pháp điều chỉnh và quản lý sao cho có hiệu quả nhất. Kèm
theo mức doanh thu hàng năm tăng trưởng tương đối ổn định, thực hiện VHCS sẽ dễ
dàng hơn khi điều kiện kinh tế của công ty thuận lợi, sự thuận lợi lại càng tạo động lực
đổi mới theo hướng tốt.
Quá trình hình thành và phát triển của HNP cũng là một sự ghi nhận cho những
cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong HNP. Hơn nữa, khẳng định sự
hợp lý trong hệ thống giá trị cốt lõi, các quy chế quy định chính sách, bố trí sắp xếp
công việc môi trường cảnh quan, văn hóa giao tiếp ứng xử, công tác lễ tiết.v.v... Mặc
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 43 với những mục đích khác nhau. Họp giữa các thành viên trong tổ chức như: Họp giao ban hàng tháng, họp kinh doanh, họp hội thảo, họp đánh giá cuối tháng cuối năm,.. Họp giữa các cổ đông; Họp với đối tác nước ngoài về hợp tác và đào tạo chuyên sâu. Thường thì công ty hay diễn ra các cuộc họp ngắn, ngẫu nhiên, mang tính tức thời, linh hoạt, do chỉ có 1 phòng họp ở Phòng Tổ chức Hành chính và 1 bàn họp trong phòng giám đốc nên các cuộc họp diễn ra thường sát nhau, nếu làm theo quy trình chuẩn hiện nay thì sẽ không kịp vì thế nên công ty cũng chưa ban hành văn bản hướng dẫn về quy trình của nghiệp vụ này mà để CBCNV văn phòng có thể thay đổi linh hoạt rút ngắn các bước không cần thiết, ví dụ như gửi tài liệu qua email chứ không in hẳn ra từng bản. Các cuộc họp ngắn này không cần ghi biên bản. Nhân viên văn phòng chỉ cần sắp xếp lịch họp, thông báo cho các bên liên quan về thời gian và nội dung cuộc họp rồi dọn dẹp, bố trí trà nước thiết bị trong phòng họp, sau khi tan họp thì lại dọn dẹp phòng họp. Khi làm việc với các đối tác nước ngoài thì các cuộc họp thường diễn ra với thời gian dài nên hay có giờ giải lao, trong giờ giải lao thì ban lãnh đạo hoặc các CBCNV khác sẽ dẫn khách đi tham quan công ty. HNP hiện mới chỉ có 2 phòng họp chính, một phòng nằm trong phạm vi Phòng Tổ chức hành chính, phòng khác nằm ở phòng làm việc của giám đốc, vì thế thời gian của các cuộc họp luôn được quản lý chặt chẽ và xếp lịch rõ ràng. Các cuộc họp có mục đích rõ ràng, bố trí hợp lý tiết kiệm. 2.3. Đánh giá thực trạng về văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa 2.3.1.Những thành tựu Việc thực hiện VHCS của HNP ngày càng hiệu quả thể hiện trong việc thương hiệu của HNP ngày càng được biết đến nhiều hơn trong những năm qua. Hơn nữa, doanh thu của Công ty cũng tăng với mức khá cao, thể hiện một bộ máy sản xuất kinh doanh hiệu quả và phát triển. Việc tổ chức mạng lưới bán hàng của Công ty cũng rất hợp lý, mỗi nhân viên bán hàng quản lý từ 2 đến 3 khách hàng nên công việc của họ được hoàn thành tương đối tốt, kịp thời phản ánh về nhu cầu của khách hàng cho Công ty và từ đó có những biện pháp điều chỉnh và quản lý sao cho có hiệu quả nhất. Kèm theo mức doanh thu hàng năm tăng trưởng tương đối ổn định, thực hiện VHCS sẽ dễ dàng hơn khi điều kiện kinh tế của công ty thuận lợi, sự thuận lợi lại càng tạo động lực đổi mới theo hướng tốt. Quá trình hình thành và phát triển của HNP cũng là một sự ghi nhận cho những cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong HNP. Hơn nữa, nó khẳng định sự hợp lý trong hệ thống giá trị cốt lõi, các quy chế quy định chính sách, bố trí sắp xếp công việc môi trường cảnh quan, văn hóa giao tiếp ứng xử, công tác lễ tiết.v.v... Mặc