Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HANEL XỐP NHỰA Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TS.GVCC. VŨ THỊ KIM XUYẾN Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ BÍCH NGỌC Mã số sinh viên : 1305QTVD042 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13D HÀ NỘI - 2017

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 1 LỜI CẢM ƠN  Trước hết, cho phép em bày tỏ lòng biết ơn chân thành với các thầy cô của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt kiến thức và chỉ bảo tận tình cho những sinh viên của trường, trong đó có em. Đặc biệt, đối với TS. GVCC Vũ Thị Kim Xuyến đã hướng dẫn giúp đỡ em tận tình trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành bản khóa luận tốt nghiệp này. Xin được gửi lời cám ơn chân thành tới các cán bộ công nhân viên tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa đã tạo điều kiện thuận lợi cho em nghiên cứu, tìm kiếm và sử dụng tài liệu trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành bản khóa luận này, em đã gặp khá nhiều khó khăn do trình độ còn hạn chế và chưa đủ kinh nghiệm trong thực tế nên không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì thế, em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô trong trường cũng như các bạn đọc. Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp em nhận ra hạn chế và qua đó em có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Bích Ngọc

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D LỜI CAM ĐOAN Em tên là Nguyễn Thị Bích Ngọc, em thực hiện chọn đề tài: “Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị văn phòng. . Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em trong thời gian qua. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Bích Ngọc

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ĐHNVHN Trường đại học Nội Vụ Hà Nội HNP Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa CBCNV Cán bộ công nhân viên

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Biểu đồ 2.1: Đánh giá mức độ ghi nhớ nội quy quy định quy chế của CBCNV Biểu đồ 2.2: Cảm giác môi trường cảnh quan của HNP đem lại cho khách hàng Biểu đồ 2.3: Mức độ hài lòng của CBCNV về điều kiện cơ sở vật chất, không gian, địa điểm làm việc Biểu đồ 2.4: Hiện tượng mất đoàn kết trong nội bộ Biểu đồ 2.5. Khảo sát đánh giá lòng trung thành của CBCNV Biểu đồ 2.6: Khảo sát đánh giá sự tự nguyện tại HNP Biểu đồ 2.7. Khảo sát đánh giá sự nỗ lực trong thực hiện công việc Biểu đồ 2.8. Khảo sát đánh giá tính sáng tạo trong thực hiện công việc Biểu đồ 2.9: Mức độ hài lòng của khách hàng về thái độ, cách thức làm việc của CBCNV Biểu đồ 2.10. Đánh giá sự hài lòng trong bố trí công việccủa CBCNV khối sản xuất Biểu đồ 2.11. Đánh giá nhu cầu luân chuyển công việc của CBCNV khối sản xuất Biểu đồ 2.12: Mức độ động viên và khích lệ cấp dưới của lãnh đạo Biểu đồ 2.13: Mức độ quan tâm và lắng nghe ý kiến của lãnh đạo với cấp dưới Biểu đồ 2.14: Mức độ chấp hành quyết định của cấp trên Biểu đồ 2.15: Mức độ hài lòng của khách hàng về thái độ, cách thức làm việc của CBCNV Biểu đồ 2.16. Khảo sát mức độ hài lòng về đồng phục Biểu đồ 2.17. Khảo sát cảm giác khi mặc đồng phục Biểu đồ 2.18: Đánh giá chung về việc tổ chức các hoạt động phong trào Biểu đồ 2.19: Đánh giá của CBCNV khối sản xuất về việc tổ chức các hoạt động phong trào Bảng 2.1: Nội dung Phiếu khảo sát Bảng 2.2: Đối tượng trả lời phiếu khảo sát Bảng 2.3. Bảng chi tiêu cho các hoạt động phong trào tại HNP Sơ đồ 1:Cơ cấu tổ chức HNP Sơ đồ 2:Mô hình mạng lưới bán hàng của Công ty cổ phần Hanel - Xốp nhựa Sơ đồ 3: Hệ thống kênh phân phối của Công ty cổ phần Hanel - Xốp nhựa

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................................ 2 3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................. 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................................. 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................ 5 6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................................... 5 7. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................................... 5 8. Cấu trúc của đề tài .................................................................................................... 5 NỘI DUNG ..................................................................................................................... 6 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ .................................... 6 1.1. Một số quan niệm ................................................................................................... 6 1.1.1. Quan niệm về văn hóa .......................................................................................... 6 1.1.2. Quan niệm về công sở .......................................................................................... 9 1.1.3. Quan niệm về văn hóa công sở .......................................................................... 11 1.2. Vai trò của văn hóa công sở ................................................................................. 13 1.2.1. Văn hóa công sở góp phần nâng cao ý thức con người. .................................. 13 1.2.2. Văn hóa công sở góp phần vào thực hiện mục tiêu chung .............................. 14 1.2.3. Văn hóa công sở góp phần vào sự ổn định trong hoạt động của tổ chức .............. 14 1.2.4. Văn hóa công sở góp phần tạo nên bản sắc riêng cho hoạt động của tổ chức ........... 15 Tiểu kết chương 1: ....................................................................................................... 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY ................. 16 CỔ PHẦN HANEL – XỐP NHỰA ............................................................................ 16 2.1.Khái quát về Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa ................................................. 16 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa .............. 16 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Hanel Xốp nhựa . 17 2.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ......................................... 18 2.2. Thực trạng VHCS tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa ................................. 19

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 2.2.1. Thiết kế Phiếu khảo sát và thu thập dữ liệu ...................................................... 19 2.2.2. Hệ thống giá trị cốt lõi của Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa ........................ 19 2.2.3. Nội quy, quy chế làm việc của Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa ................... 21 2.2.4. Môi trường cảnh quan ....................................................................................... 25 2.2.5. Đạo đức, lối sống, tác phong và lề lối làm việc của đội ngũ CBCNV .............. 30 2.2.5.1 Đạo đức, lối sống ............................................................................................... 30 2.2.5.2. Tác phong làm việc .......................................................................................... 32 2.2.6. Kỹ năng giao tiếp ứng xử của đội ngũ CBCNV ................................................ 33 2.2.6.1. Giao tiếp ứng xử trong các mối quan hệ .......................................................... 34 2.2.6.2.Trang phục tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa ............................................. 37 2.2.6.3. Nghi thức nơi công sở: ..................................................................................... 39 2.3. Đánh giá thực trạng về văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa ......... 43 2.3.1.Những thành tựu ................................................................................................. 43 2.3.2. Hạn chế ............................................................................................................... 45 Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................ 48 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VĂN HÓA CÔNG SỞ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN HANEL XỐP NHỰA ................................................. 49 3.1. Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ nhân viên về văn hóa công sở .................... 49 3.2. Xây dựng giá trị văn hóa mới và tuyên truyền phổ biến giáo dục việc thực hiện văn hóa công sở cho đội ngũ CBCNV ............................................................... 51 3.3. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản liên quan tới Văn hóa công sở . 53 3.3. Đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất cảnh quan ................................................ 55 3.4. Công tác tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CBCNV ..................................... 56 3.5. Tạo động lực cho CBCNV ................................................................................... 58 3.6. Công tác kiểm tra, đánh giá việc thực hiện ........................................................ 59 KẾT LUẬN .................................................................................................................. 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 63 PHỤ LỤC

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 1 LỜI MỞ ĐẦU  1. Lý do chọn đề tài Trong thời kỳ hội nhập và toàn cầu hóa hiện nay, nền kinh tế Việt Nam cũng đã và đang từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Sự cạnh tranh đang diễn ra trên tất cả các lĩnh vực và ngày càng trở nên gay gắt, đòi hỏi sự thích nghi và phát triển linh hoạt kịp thời của các cơ quan tổ chức. Trong tình cảnh đó, văn hóa công sở (VHCS) ngày càng thể hiện được vai trò của mình đối với sự phát triển của các công sở, cơ quan hành chính nhà nước và các doanh nghiệp. Không có một quốc gia nào, cơ quan tổ chức nào có thể trường tồn khi không có bản sắc văn hóa riêng, và khi các luồng văn hóa nước ngoài đang xâm lẫn trong bối cảnh hiện nay, việc đẩy mạnh thực hiện văn hoá công sở là “cú huých” quan trọng và cần thiết để tạo lợi thế cạnh tranh, cơ hội phát triển cho các cơ quan doanh nghiệp. VHCS ra đời với sứ mệnh gắn liền với văn minh phát triển, tạo nên bản sắc, đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu chung của các cơ quan tổ chức, là tổng hòa các giá trị hữu hình và vô hình được các thành viên trong các cơ quan tổ chức bảo tồn, duy trì và phát huy từ quá khứ đến hiện tại, là thành quả trí tuệ sáng tạo của con người, từ đó tạo nên bản sắc của cơ quan tổ chức. Văn hóa công sở là một đề tài được quan tâm và bàn luận nhiều trong thời gian qua với nhiều góc độ khác nhau. Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta có thể bắt gặp nhiều vấn đề liên quan tới VHCS từ những câu chuyện, thái độ, hành vi ứng xử, hình ảnh, ấn tượng .v.v... ở rất nhiều nơi. Bên cạnh những hoạt động chuyên môn thì hoạt động VHCS ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp làm việc và hoạt động hiệu quả của đơn vị, đặc biệt đến vị thế của cơ quan đó trong quá trình hội nhập. Để thành công trong hội nhập thì VHCS không thể đứng ngoài thị trường. Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa (HNP) là một trong những công ty cổ phần hóa đầu tiên ở Hà Nội. Với thế mạnh là thiết bị hiện đại, công nghệ cao, lao động lành nghề, hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO, bề dày hoạt động suốt 24 năm qua và ngày càng có những bước phát triển vững chắc. Bởi vậy, công ty rất chú trọng đến việc thực hiện VHCS để thực thi nhiệm vụ chiến lược trong sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện VHCS, bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn còn tồn tại những hạn chế, bất cập chưa thống nhất, cần phải có sự nhìn nhận khách quan. Do đó em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Hanel Xốp nhựa” để làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị văn phòng.

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 2 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Văn hóa công sở là vấn đề, đề tài được nhiều nhà nghiên cứu và các em quan tâm. Nhà nước đã ban hành các bộ luật và các văn bản quy phạm pháp luật liên qua đến việc thực hiện văn hóa công sở. Tiêu biểu là Quyết định số 129/2007/QĐ-TTG của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Bản quy chế kèm theo gồm: 03 chương, 16 điều quy định chi tiết các nội dung, phạm vi, đối tượng điều chỉnh và các nguyên tắc thực hiện; Quyết định số 1665/QĐ-UBND TP Hà Nội của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy tắc ứng xử nơi công cộng trên địa bàn thành phố Hà Nội, quy tắc gồm 4 chương, 14 điều áp dụng cho các tổ chức cá nhân làm việc, sinh sống, tham quan, học tập tại hà Nội, định hướng những việc nên làm và không nên làm tại những điểm công cộng. Bên cạnh đó còn có nhiều tác phẩm, công trình nghiên cứu khác về văn hóa công sở như sau: - Võ Bá Đức (2012), Cẩm nang văn hóa ứng xử và giao tiếp công sở, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin, Hà Nội. Sách gồm 8 chương với nội dung là: Tìm hiểu về văn hóa; Những nội dung cơ bản về văn hóa công sở; Văn hóa doanh nghiệp; Doanh nhân và văn hóa doanh nhân; Văn hóa ứng xử học đường và văn hóa ứng xử bệnh viện; Quy trình tổ chức các sự kiện: Hướng dẫn chi tiết về quy trình tổ chức các loại sự kiện và những lễ tiết, nghi thức đón tiếp, phục vụ khách; Những kỹ năng giao tiếp và những phép ứng xử cơ bản: Hướng dẫn rất rõ ràng và sinh động những kỹ năng giao tiếp và những nguyên tắc ứng xử hiện đại, giúp chúng ta có thể tự rèn luyện để tự hoàn thiện nhân cách của mình; Kỹ năng và phương pháp soạn thảo văn bản. - Nguyễn Văn Thâm (2001), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội. Sách đề cập tới những vấn đề chung về tổ chức hoạt động của các công sở hành chính; vai trò của văn phòng, của kỹ thuật và kỹ năng hành chính, điều kiện làm việc và thiết bị trong điều hành công sở; Một số vấn đề về kỹ năng lãnh đạo và quản lý trong công sở hành chính và đưa ra kiến nghị một số biện pháp để đổi mới kỹ thuật hành chính, nâng cao kỹ năng trong điều hành hoạt động của các công sở nước ta hiện nay và một số vấn đề liên quan đến lãnh đạo, quản lý công sở trong tương lai. - Thu Uyên (2006), Nghệ thuật giao tiếp và ứng xử nơi công sở, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin, Hà Nội. Cuốn sách trình bày về: Tầm quan trọng và cách tiến hành của việc giao tiếp; Đi xin việc phải ứng xử như thế nào để được tuyển dụng; Nghệ thuật giao tiếp nơi công sở; Quan hệ giao tiếp giữa cấp trên - cấp dưới - đồng sự, bạn đọc có thể tìm được cách thức giao tiếp, ứng xử và cách ăn mặc trong ngày đầu đi xin

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Nguyễn Thị Bích Ngọc Lớp: ĐH QTVP K13D 3 việc để tạo được thiện cảm với nhà tuyển dụng, đặc biệt để thắt chặt hơn mối quan hệ giữa đồng nghiệp, tạo tình cảm tốt đẹp lâu dài. - Lê Như Hoa (2014), Quản lý văn hoá nơi công sở, Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội. Cuốn sách trình bày những vấn đề lí luận về quản lí văn hoá nơi công sở; nội dung chủ yếu về quản lí văn hoá nơi công sở và phương hướng, giải pháp tăng cường quản lí văn hoá nơi công sở. - Tân Tân, Thu Hằng, Nguyễn Đông (2005), Văn hóa công sở, Nhà xuất bản Phụ nữ, Hà Nội. Nội dung đề cập đến: Gồm cách ứng xử văn hoá nơi công sở: cách ăn mặc, trang điểm... đến các mối quan hệ với cấp trên, với đồng nghiệp và bí quyết để thành công trong sự nghiệp. - Nguyễn Hoàng Lê (2011), Phong cách làm việc chuyên nghiệp của sếp và nhân viên: Ứng xử văn phòng, Nhà xuất bản Phụ nữ, Hà Nội. Sách có nội dung: Những kĩ năng và cách làm việc chuyên nghiệp của nhân viên và của lãnh đạo và cách ứng xử với đồng nghiệp nơi công sở để thành công trong cuộc sống. Và có nhiều bài báo mạng, bài viết của các em chuyên môn đề cập đến vấn đề văn hóa công sở như: “Đôi điều suy nghĩ về việc thực hiện Quy chế văn hóa công sở”(2009) của Trương Thị Hiền trên Báo điện tử Đắc Lắc; “Văn hóa công sở đôi điều suy ngẫm “(2012) của Mai Hồng trên Báo Hải quan Quảng Bình; “Luận bàn về văn hóa công sở” (2011) của Trần Mai Ước trêm Tạp chí Đại học Sài Gòn số 7, “Những nhân tố ảnh hưởng đến văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính nhà nước” (2016) của ThS. Nguyễn Huyền Hạnh trên Tạp chí Tổ chức Nhà nước, “Lạm bàn về văn hoá công sở” (2013) của Hà Đăng Khoa trên Trang thông tin điện tử huyện Ngọc Hồi.v.v... Đã có nhiều tài liệu, nhiều đề tài nghiên cứu khoa học có giá trị làm nền tảng vấn đề văn hóa công sở như: - Luận án tiến sĩ của Lê Thị Trúc Anh về đề tài “Văn hóa giao tiếp trong công sở hành chính (trường hợp TP.HCM từ năm 1986 đến nay)”(2012). Luận án này đã góp phần đánh giá thực trạng về văn hóa giao tiếp trong công sở hành chính (nhấn mạnh về hoạt động tiếp dân), tạo thêm nguồn dữ liệu thực tiễn làm cơ sở cho việc hoạch định những chính sách, giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những hạn chế trong công sở hành chính của Việt Nam nói chung, TP.HCM nói riêng. - Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Ngân về đề tài “Văn hóa công sở ở Quận Tây Hồ hiện nay” (2010). Đề tài chỉ cho chúng ta biết thêm về văn hóa công sở ở Quận Tây Hồ vào năm 2010 và một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong hoạt động văn hóa công sở ở Quận Tây Hồ.