Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ
10,134
581
104
30
hợp về chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc và tổng hợp
tình
hình thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác, quy chế làm việc của
cơ
quan, đơn vị trực thuộc Bộ; chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các cuộc họp và dự
thảo các
Thông báo kết luận của cuộc họp Lãnh đạo Bộ.
- Phòng Hành chính - Tổ chức đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ
KH&CN theo quy định của pháp luật; tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ về công
tác hành chính, công tác văn thư và công tác bảo vệ cơ quan; giúp Chánh Văn
phòng
thực hiện công tác tổ chức cán bộ trong nội bộ Văn phòng Bộ.
Như vậy, các Trưởng phòng thuộc Văn phòng Bộ được giao quyền quyết định
đến các công việc thuộc nhiệm vụ và cán bộ, công chức của đơn vị, ví dụ: Trưởng
phòng Hành chính – Tổng hợp được thừa lệnh Chánh Văn phòng Bộ ký một số văn
bản thuộc thẩm quyền: giấy đi công tác, giấy tờ giao dịch với các cơ quan bên
ngoài.
Trưởng các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ
về việc thực hiện nhiệm vụ và cáo báo việc thực hiện nhiệm vụ của mình định kỳ
nhưng Chánh Văn phòng Bộ là người chịu trách nhiệm chung trước Bộ trưởng về toàn
bộ hoạt động của văn phòng do các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ chỉ là các đơn vị
giúp
việc, tham mưu và được Chánh Văn phòng Bộ giao quyền trong một số nhiệm vụ nhất
định. Đối với ủy quyền, Chánh Văn phòng Bộ luôn đảm bảo các yêu cầu:
- Ủy quyền bằng văn bản: văn bản ủy quyền phải rõ ràng, mạch lạc về quyền,
phương tiện cho người được ủy quyền để hoàn thành nhiệm vụ (Phụ lục số 07).
- Ấn định thời hạn ủy quyền cụ thể;
- Người được ủy quyền không được phép ủy quyền lại cho người khác;
- Phân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm, đồng thời phát huy vai trò,
tính chủ động của các nhân được ủy quyền trong quản lý.
- Nội dung ủy quyền cần phải xác định rõ: Chánh Văn phòng Bộ chỉ được ủy
quyền công việc, nhiệm vụ trong phạm vi quyền hạn của mình và phải xác định rõ
nội
dung ủy quyền trước khi tiến hành ủy quyền và ủy quyền thông báo công khai trong
Văn phòng Bộ; người được ủy quyền cần được đào tạo.
Chẳng hạn như, trong thời gian Chánh Văn phòng Bộ - Nguyễn Thế Duy đi
công tác tại Ấn Độ trong 02 tuần tại tháng 1/2016 thì Chánh Văn phòng đã ủy
quyền
cho ông Đoàn Hồng Quân – Phó Chánh Văn phòng Bộ trong thời hạn 02 tuần từ
31
3/1/2016 đến ngày 11/1/2016 bằng Giấy ủy quyền.
2.3.3. Quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác VT, LT cho cơ quan
Có thể thấy rằng công tác văn thư, lưu trữ đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong hoạt động quản lý, điều hành của Bộ, giúp Lãnh đạo Bộ có những căn cứ để
đưa
ra quyết định quản lý chính xác, kịp thời. Hiện nay, tại các cơ quan cấp Bộ,
công tác
này được quản lý bởi văn phòng của mỗi cơ quan đó chính vì vậy chịu trách nhiệm
là
lãnh đạo văn phòng. Như vậy, muốn làm tốt công tác văn thư, lưu trữ thì Lãnh đạo
Văn phòng phải quản lý, điều hành công tác này một cách khoa học, thống nhất.
Chánh Văn phòng Bộ KH&CN là người trực tiếp giúp Bộ trưởng thực hiện các nhiệm
vụ chung của Văn phòng, trong đó có hoạt động quản lý, điều hành và thực hiện
công
tác VT, LT cho cơ quan. Tại Bộ KH&CN, Lãnh đạo Văn phòng Bộ quản lý, điều hành
và tổ chức thực hiện công tác VT, LT qua các nội dung sau:
2.3.3.1. Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức bộ máy được hiểu là việc thiết lập ra phòng hoặc bộ phận làm công tác
nhất định. Căn cứ vào các văn bản quy định, khối lượng công việc, Chánh Văn
phòng
tham mưu cho Lãnh đạo Bộ trong việc thiết lập ra Phòng Hành chính – Tổ chức và
Phòng Lưu trữ để đảm bảo việc thực hiện công tác VT, LT, trong đó:
Phòng Hành chính – Tổ chức
Phòng Hành chính – Tổ chức là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ KH&CN, có
chức năng đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và Công nghệ
theo quy định của pháp luật; tham mưu cho Chánh Văn phòng về công tác hành
chính,
công tác văn thư và công tác bảo vệ cơ quan; giúp Chánh Văn phòng thực hiện công
tác tổ chức cán bộ trong nội bộ Văn phòng Bộ.
Phòng Hành chính – Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ trong việc quản lý công tác văn thư thuộc
chức năng của Chánh Văn phòng. Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng, góp ý các văn
bản có liên quan đến quản lý công tác văn thư, hành chính, bảo vệ và các quy
định nội
bộ về trật tự an ninh trong khu vực trụ sở Bộ.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ và Văn
phòng Bộ.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu trong thời gian
32
chưa nộp vào lưu trữ hiện hành;
- Quản lý sổ đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp Giấy giới thiệu, Giấy đi
đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Bảo quản, sử dụng con dấu ướt, dấu nổi của Bộ, con dấu của Văn phòng Bộ và
các loại con dấu khác như dấu tên, dấu chức vụ,…
Hiện nay, hệ thống văn thư của Bộ KH&CN bao gồm: Văn thư chuyên trách
của Bộ, Văn thư chuyên trách của các đơn vị trực thuộc Bộ, Văn thư kiêm nhiệm
của
các đơn vị trực thuộc Bộ. Trong đó, ngoài Trưởng phòng chịu trách nhiệm chung
thì
Văn thư chuyên trách của Bộ do 05 cán bộ đảm nhiệm (Phụ lục số 08). Có thể thấy
cán bộ làm công tác văn thư tại Bộ đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương
đối
cao. Mỗi cán bộ được phân chia một trách nhiệm riêng biệt, ví dụ: chuyên viên
Hoàng
Thu Hằng, Hoàng Thị Thương chịu trách nhiệm về quản lý văn bản đi, đóng dấu,
nhập
dữ liệu phần mềm, Cán sự Phan Thị Kim Hoa và chuyên viên Lê Thị Oánh chuyên
trách về tiếp nhận văn bản đến và nhập vào phần mềm quản lý văn bản.
Phòng Lưu trữ
Phòng Lưu trữ thực hiện tham mưu cho Chánh; Văn phòng Bộ các công việc sau:
- Xây dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn về chế độ, quy định về công tác lưu
trữ để Chánh Văn phòng Bộ ký ban hành hoặc trình Bộ trưởng ký ban hành;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hằng năm (bao gồm kế hoạch công tác;
kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ; ứng dụng và nghiên cứu khoa học và công
nghệ vào quy trình nghiệp vụ lưu trữ; kế hoạch mua sắm trang thiết bị, cải tạo,
nâng
cấp kho tài liệu,…) trình Lãnh đạo Bộ duyệt để tổ chức thực hiện.
- Quy hoạch tổ chức mạng lưới văn thư, lưu trữ của Bộ và hằng năm tổ chức bồi
dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức.
- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu đối với các đơn vị
trực
thuộc Bộ. Phối hợp với Phòng Hành chính – Tổ chức kiểm tra công tác văn thư.
- Giúp Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn
thư, lưu trữ và tài liệu của Bộ với cơ quan quản lý Nhà nước;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ
33
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ.
Phòng Lưu trữ bao gồm 4 cán bộ trong đó có 01 cán bộ có trình độ thạc sĩ và 03
cán bộ có trình độ cử nhân đại học (Phụ lục số 08).
2.3.3.2. Tổ chức thực hiện các văn bản quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ và
xây
dựng các văn bản của cơ quan về văn thư, lưu trữ
Công tác VT, LT đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan và liên
quan tới hoạt động của tất cả các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Công tác này
cũng là
hoạt động phức tạp, bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau và liên quan tới
nhiều
đơn vị, cá nhân, nhiều vấn đề trong hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy, để quản
lý
thống nhất và hiệu quả trong công tác VT, LT ngoài việc phổ biến cho các đơn vị
cá
nhân thực hiện theo các văn bản quy định của Nhà nước về công tác VT, LT, Lãnh
đạo
Văn phòng Bộ sẽ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc ban hành văn bản của
mình quy định về công tác VT, LT dựa trên các quy định của nhà nước.
Hoạt động quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ được Chánh Văn phòng
Bộ hiện luôn luôn cập nhật những thông tin, văn bản mới của Nhà nước quy định về
công tác này từ đó Chánh Văn phòng Bộ lập kế hoạch tập huấn, phổ biến, tuyên
truyền
rộng rãi đến các đơn vị trong cơ quan, ví dụ: năm 2016, Chánh Văn phòng Bộ chỉ
đạo
việc tổ chức “Lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ” trên cơ sở quy định mới
nhất
của pháp luật về VT, LT cho hơn 70 Lãnh đạo Văn phòng, cán bộ trực tiếp làm công
tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ tại thành phố Móng Cái, tỉnh Quảng
Ninh.
2.3.3.4. Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác VT, LT
Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác VT
Trong giai đoạn hiện nay, công tác văn thư ngày càng thể hiện vai trò quan
trọng của mình đối với hoạt động chung của cơ quan. Ứng dụng CNTT sẽ giúp Lãnh
đạo Văn phòng Bộ quản lý, điều hành công tác này một cách chặt chẽ, khoa học và
đáp ứng nhanh chóng, chính xác những yêu cầu về thông tin trong quá trình quản
lý
của Lãnh đạo Bộ. Mặt khác, hằng năm văn thư Bộ KH&CN ban hành rất nhiều văn
bản và nhận được các văn bản từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân với khối lượng rất
lớn.
Số lượng văn bản đến và văn bản đi do Bộ ban hành nhìn chung ổn định, tăng nhẹ
qua
các năm. Tuy nhiên trong năm 2017, số văn bản này lại tăng hơn hẳn do các sự
kiện
diễn ra như: khởi nghiệp quốc gia, sự cố Fomusa Hà Tĩnh,… (Xem tại biểu đồ
2.1.).
34
Biểu đồ 2.1. Số lượng văn bản đi/đến giai đoạn 2011-2016 Bộ KH&CN
Nhận thấy tầm quan trọng và cần thiết của công tác văn thư đối với hoạt động
của cơ quan nên Văn phòng Bộ KH&CN kết hợp cùng Trung tâm tin học của đưa
phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để quản lý công việc.
Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc là hệ thống được xây dựng phục
vụ việc quản lý hồ sơ tài liệu, quản lý công việc, quy trình công việc, trao đổi
thông tin
và hỗ trợ điều hành tác nghiệp trực tuyến trên mạng máy tính. Phần mềm quản lý
văn
bản và hồ sơ công việc được xây dựng trên công nghệ phát triển ứng dụng Web hay
còn gọi là mô hình công nghệ ba lớp. Hệ thống dễ dàng triển khai trên nhiều mô
hình
tùy thuộc vào các tổ chức khác nhau từ các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức quy mô
vừa
và nhỏ đến các tổng công ty, các bộ, ngành với quy trình nghiệp vụ phức tạp,
phân tán
trên nhiều khu vực địa lý khác nhau phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc
hỗ
trợ tổ chức nâng cao khả năng quản lý công việc, tăng tốc độ luân chuyển văn
bản, tăng
khả năng chia sẻ thông tin và giảm thiểu các chi phí giấy tờ. Bên cạnh đó, phần
mềm
này còn cho phép cán bộ quản trị hệ thống có khả năng nâng cấp cấu hình hệ
thống,
chỉnh sửa luồng công việc điện tử để phù hợp với các yêu cầu thực tế của tổ
chức.
Tại Bộ KH&CN nghiệp vụ quản lý văn bản đi và văn bản đến được tuân theo
quy trình nhất định (Phụ lục số 10) nhưng hiện do chưa có bất kỳ văn bản nào quy
đinh về việc ứng dụng công nghệ thông tin thay cho phương pháp truyền thống do
vậy
Bộ vẫn lập các sổ đăng ký văn bản đi/đến. Sau khi đăng ký mới cập nhật thông tin
văn
bản vào cơ sở dữ liệu trong phần mềm. Phần mềm này được ứng dụng trên nghiệp vụ
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
Năm
2011
Năm
2012
Năm
2013
Năm
2014
Năm
2015
Năm
2016
7428
7471
8435
8459
8228
9637
10399
10264
10394
10061
10084
12805
Văn bản đi
Văn bản đến
35
quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến. Một số hình ảnh về các giao diện của
phần
mềm này (Phụ lục số 11).
Hình 2.1. Trang chủ phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Ngoài việc cho phép nhập các trường để đăng ký văn bản thì phần mềm này còn
cho phép lọc văn bản từ cơ bản đến nâng cao với các tiêu chí lọc: loại văn bản,
cơ quan
ban hành, số văn bản giúp cán bộ, công chức nói chung, Lãnh đạo Văn phòng Bộ nói
riêng dễ dàng tìm kiếm, tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động tác nghiệp,
quản lý.
Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ
Bộ KH&CN đã nghiên cứu và ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ: xác định
giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý, thống kê, bảo
quản và khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bộ ứng dụng phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE: là phần mềm
quản lý về công tác lưu trữ cho phép cập nhật thông tin về hồ sơ, kho lưu trữ,
phục vụ
việc tra cứu cho các cá nhân.
NeoARCHIVE được xây dựng với mục tiêu quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử theo
quy trình lưu trữ hiện nay của các cơ quan hành chính Nhà nước. Các tài liệu cần
đưa
về kho bảo quản sẽ được tổ chức, sắp xếp theo mô hình cây phân cấp (kho, kệ,
hộp,
chuyên đề, hồ sơ...), cán bộ văn thư có thể nhập mới các văn bản, tài liệu vào
hệ thống
hoặc đồng bộ để lấy trực tiếp tài liệu số hóa từ các ứng dụng được tích hợp
triển khai,
sau đó lập hồ sơ theo nguyên tắc lưu trữ tại đơn vị.
- Ứng dụng CNTT trong công tác xác định giá trị tài liệu
Qua khảo sát thực tế tại Phòng Lưu trữ – Bộ Khoa học và Công nghệ thì tác giả
nhận thấy rằng trong công tác xác định giá trị tài liệu tin học được ứng dụng ở
một số
36
nội dung sau: việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành một năm một lần khi
các đơn
vị nộp tài liệu vào lưu trữ. Trong các nội dung công việc xác định giá trị tài
liệu thì tin
học được ứng dụng để xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy định xác định giá trị
tài
liệu. Công việc này được thao tác trên máy vi tính trong phần mềm Microsoft Word
khi đó các văn bản được soạn thảo căn cứ theo quy định của pháp luật về xác định
giá
trị tài liệu và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Lưu trữ.
- Trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Phòng Lưu trữ đã lập hồ sơ thu thập khoảng 9000 hồ sơ tương ứng với hơn 100
mét tài liệu được thu thập từ các nguồn khác nhau.
Ngay từ công tác này Bộ ứng dụng phần mềm quản lý công tác Lưu trữ
NeoARCHIVE. Phần mềm này cho phép cán bộ lưu trữ nhập thêm các tài liệu cũng
như việc chỉnh sửa tài liệu đã hình thành trước thông qua thanh công cụ “Sửa dữ
liệu”
và “Nhập dữ liệu” của phần mềm này.
Hình 2.2. Giao diện ứng dụng NeoARCHIVE trong thu thập tài liệu lưu trữ
- Trong việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Theo báo cáo công tác năm 2016 của Văn phòng Bộ, năm 2016 chỉnh lý 133
mét tài liệu của các Vụ chuyên ngành, 15 mét tài liệu tài chính kế toán để đưa
vào
phục vụ khai thác, sử dụng.
Thẻ chỉnh lý tài liệu của phần mềm cho phép cán bộ lưu trữ chỉnh sửa các thẻ
tài liệu với các trường như: số thẻ, cặp số, khối, tiêu đề, số tờ, thời gian,
giá trị và ghi
chú. Đồng thời, thẻ này cho chúng ta biết: thẻ gốc cần chỉnh lý, thẻ đã chỉnh
lý, chỉnh
sửa thẻ đã chỉnh lý, sửa thẻ cần chỉnh lý. (Phụ lục số 12)
- Ứng dụng CNTT trong thống kê tài liệu lưu trữ
Bộ Khoa học và Công nghệ áp dụng cả công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ và trên
mạng VPNet và Internet của Bộ do Văn phòng quản lý.
- Ứng dụng CNTT trong xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Theo kết quả khảo sát thực tế, phòng Lưu trữ – Bộ KH&CN có ứng dụng
CNTT trong việc xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu như việc cài đặt phần mềm
37
quản lý văn bản, thẻ tra tìm tài liệu.
Đây là một công cụ tra tìm với giao diện dễ sử dụng đầu tiên sẽ chọn danh sách
điều kiện tức là người tra cứu muốn tra cứu tài liệu theo đặc điểm gì của tài
liệu thì sẽ
lựa chọn danh sách đó: tiêu đề tài liệu, tác giả tài liệu,… và chọn điều kiện
lựa chọn
trong tìm kiếm (Phụ lục số 11).
- Trong bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong bảo quản tài liệu lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ đã bảo quản được
nhiều tài liệu trong các hộp, cặp tài liệu. Kho lưu trữ được trang bị máy hút
ẩm, quạt
thông gió, máy hút bụi, hệ thống phòng và chữa cháy,…
- Trong tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Phông Lưu trữ Bộ KH&CN rất phong phú, đa dạng về thành phần hồ sơ, tài liệu
lưu trữ. Để khai thác và sử dụng tài liệu cán bộ, công chức thuộc Bộ sẽ trực
tiếp xuống
khai thác, sử dụng. Chính nhờ việc áp dụng CNTT nên công việc tra cứu thuận lợi,
khoa học đáp ứng được nhu cầu khai thác ngày càng cao của cán bộ, công chức Bộ:
năm 2011 Phòng Lưu trữ đã phục vụ 800 lượt khai thác, sử dụng tài liệu, năm 2016
tăng lên 1278 lượt khai thác, sử dụng. Như vậy, so với năm 2011, số lượt khai
thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ Bộ KH&CN năm 2016 tăng 1,6 lần. (Xem tại biểu đồ 2.2.)
Biểu đồ 2.2. Số lượt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ KH&CN giai đoạn 2011
- 2016
(Đơn vị tính: lượt)
2.3.4. Quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong văn phòng Bộ
Theo Điều 4 Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN ban
hành kèm theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ
trưởng Bộ KH&CN (Phụ lục số 03), thì Văn phòng Bộ được tổ chức và làm việc theo
chế độ Thủ trưởng kết hợp với bàn bạc tập thể. Lãnh đạo Văn phòng có 01 Chánh
Văn
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
2011 2012 2013 2014 2015 2016
800
900
1490
1070
1200
1278
38
phòng và giúp việc Chánh Văn phòng có 03 Phó Chánh Văn phòng và 09 phòng ban
trực thuộc (Phụ lục 04). Lãnh đạo Văn phòng dựa vào tổ chức bộ máy để phân công
nhiệm vụ, giao quyền, ủy quyền cũng như theo dõi, kiểm tra đánh giá thực hiện
công
việc của các đơn vị để đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình.
Nhân sự của Văn phòng Bộ căn cứ vào văn bản quy định của Nhà nước, của Bộ
và khối lượng, độ phức tạp của công việc vì thế cán bộ, công chức Văn phòng Bộ
được
định biên là 96 cán bộ công chức (50 cán bộ thuộc biên chế và 46 cán bộ hợp
đồng),
làm việc trong 08 Phòng, 02 Ban trực thuộc (tính đến 15/12/2016)
9
.
Bảng 2.1. Số lượng cán bộ, công chức tại các Phòng, Ban thuộc Văn phòng Bộ giai
đoạn 2011 – 2016 (Đơn vị: người)
STT Phòng, ban
Năm
2011
Năm
2012
Năm
2013
Năm
2014
Năm
2015
Năm
2016
1 Lãnh đạo Văn phòng 4 4 4 4 4 5
2 Phòng Tổng hợp 7 7 7 7 6 6
3 Phòng Hành chính – Tổ chức 16 16 16 16 16 16
4 Phòng Lưu trữ 4 4 4 4 4 4
5 Phòng Tài vụ 5 5 5 5 5 5
6 Phòng Quản trị - Y tế 16 16 16 16 15 14
7 Phòng Lễ Tân 6 7 7 7 8 9
8 Phòng Quản lý xe 16 16 16 16 14 15
9 Phòng Quản lý đầu tư xây dựng 7 7 7 8 8 7
10 Ban Quản lý Trụ sở 2 (Chưa thành lập) 9 9 9
11 Ban Quản lý Trụ sở Bộ (Chưa thành lập) 3 2 6
Như vậy, có thể thấy số lượng cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ ít có sự
biến động trong giai đoạn này. Năm 2016, Lãnh đạo Văn phòng Bộ có sự thay đổi
khi
Tiếp nhận Thư ký Lãnh đạo Bộ từ Vụ Tổ chức cán bộ làm Phó Chánh Văn phòng Bộ.
Trong tổng số 96 cán bộ, công chức thuộc văn phòng có 12 chuyên viên chính và 35
chuyên viên và tương đương (tính đến 15/12/2016).
9
Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác năm 2016 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2017 của
Văn phòng Bộ KH&CN
39
- Về trình độ chuyên môn:
Bảng 2.2. Trình độ chuyên môn cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ KH&CN
STT Trình độ Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
1 Tiến sĩ 01 1,04
2 Thạc sĩ 13 13,54
3 Cử nhân 43 44,79
4 Khác 39 40,63
Biểu đồ 2.3. Tỷ lệ trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ
Như vậy, có thể thấy nhân sự thuộc Văn phòng Bộ có trình độ khá cao tỷ lệ cán
bộ, công chức từ trình độ cử nhân trở lên đạt 59,37%,. Trong đó, tỷ lệ cán bộ,
công chức
có trình độ tiến sĩ, thạc sĩ chủ yếu là Lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo các đơn vị
trực
thuộc Văn phòng. Cán bộ, công chức này đa số được đào tạo đúng chuyên ngành với
công việc, nhiệm vụ đang đảm nhiệm.
2.3.5. Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ
quan
Trong hoạt động của cơ quan đơn vị việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các
hội nghị, cuộc họp có vai trò rất quan trọng. Bộ KH&CN là cơ quan quản lý Nhà
nước
về khoa học, công nghệ trong phạm vi cả nước nên ngoài việc tổ chức các cuộc họp
cơ
quan, đơn vị thì việc tổ chức diễn ra thường xuyên với nhiều hình thức và quy mô
khác nhau, thành phần tham dự có cả trong nước và quốc tế. Chính vì vậy, Văn
phòng
Bộ nói chung, Chánh Văn phòng Bộ cần quản lý, điều hành tốt đảm bảo tính khoa
học
và hợp lý cho công tác này.
1,04%
13,54%
44,79%
40,63%
Tiến sỹ
Thạc sỹ
Cử nhân
Trình độ khác