Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG *********** KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ ANH THƯ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG *********** KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ ANH THƯ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo ThS. Nguyễn Mạnh Cường, tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ”. Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới: Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết để nghiên cứu và hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới ThS. Nguyễn Mạnh Cường - Giảng viên hướng dẫn đã tận tình hướng dẫn, quan tâm và cho tôi những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích trong lĩnh vực quản lý, điều hành công tác văn phòng để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình một cách hoàn thiện nhất. Tôi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, ThS. Nguyễn Phú Thành – Chánh Văn phòng Đảng – Đoàn thể đã ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ tôi nhiệt tình trong quá trình điều tra, khảo sát, thu thập dữ liệu có liên quan đến đề tài. Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã luôn quan tâm, giúp đỡ, cổ vũ, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thiện khóa luận này. Mặc dù tôi đã có nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện khóa luận này một cách hoàn thiện nhất song khóa luận này vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Chính vì vậy, kính mong quý thầy cô, các nhà khoa học góp ý để khóa luận tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Thị Anh Thư

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này./. Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Thị Anh Thư

BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ 1 Bộ KH&CN Bộ Khoa học và Công nghệ 2 CNTT Công nghệ thông tin 3 LTH &QTVP Lưu trữ học và Quản trị văn phòng 4 NXB Nhà xuất bản 5 Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 6 VT, LT Văn thư, lưu trữ

MỤC MỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT MỤC MỤC DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH DANH MỤC BIỂU ĐỒ DANH MỤC SƠ ĐỒ A. PHẦN MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................. 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................................. 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................ 5 5.1. Đối tượng nghiên cứu ............................................................................................. 5 5.2. Phạm vi nghiên cứu................................................................................................. 5 6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................................... 6 7. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................................... 6 8. Kết cấu của đề tài ...................................................................................................... 7 B. PHẦN NỘI DUNG .................................................................................................... 8 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ........................................................................................................................... 8 1.1. Một số khái niệm liên quan.................................................................................... 8 1.1.1. Khái niệm và chức năng của văn phòng .................................................................... 8 1.1.2. Khái niệm công tác văn phòng ................................................................................... 9 1.1.3. Khái niệm quản lý, điều hành công tác văn phòng ................................................. 10 1.2. Ý nghĩa, tầm quan trọng của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng đối với hoạt động của cơ quan cấp Bộ ........................................................... 11 1.3. Nội dung quản lý, điều hành công tác văn phòng ............................................. 12 1.3.1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác ............................ 13 1.3.2. Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền .............................................. 14 1.3.3. Quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan .. 15 1.3.4. Quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong văn phòng .................. 17 1.3.5. Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan .............................................................................................................................................. 18 1.3.6. Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan .................. 18 1.3.7. Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan .................... 19 1.4. Cơ sở pháp lý của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng ............ 20 Tiểu kết chương 1 ........................................................................................................ 21 2.1. Khái quát chung về Bộ Khoa học và Công nghệ ............................................... 22 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ. ..................... 22

2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ Khoa học và Công nghệ. ...................................... 22 2.2. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ................. 22 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ...................... 22 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ................................. 23 2.3. Tình hình quản lý, điều hành hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ ........................................................................ 24 2.3.1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác ............................ 24 2.3.2. Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền .............................................. 29 2.3.3. Quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác VT, LT cho cơ quan ............... 31 2.3.4. Quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong văn phòng Bộ ............ 37 2.3.5. Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan .............................................................................................................................................. 39 2.3.6. Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan .................. 44 2.3.7. Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan .................... 45 2.4. Nhận xét chung về hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ .............................................................................................. 48 2.4.1. Ưu điểm ..................................................................................................................... 48 2.4.2. Hạn chế ...................................................................................................................... 53 2.4.3. Nguyên nhân của hạn chế ......................................................................................... 56 Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................ 57 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ....................................................................................................................................... 58 3.1. Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo cơ quan, Lãnh đạo Văn phòng về tầm quan trọng của công tác văn phòng, quản lý, điều hành công tác văn phòng ....... 58 3.2. Đổi mới phong cách quản lý, điều hành công tác văn phòng ........................... 58 3.3. Giải pháp về tổ chức bộ máy, nhân sự ................................................................ 60 3.4. Giải pháp về thể chế ............................................................................................. 61 3.5. Giải về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành công tác văn phòng ...................................................................................................... 61 3.6. Giải pháp về đầu tài chính, tư cơ sở vật chất ..................................................... 63 Tiểu kết chương 3 ........................................................................................................ 65 C. KẾT LUẬN.............................................................................................................. 66 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................. 68 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1. Số lượng cán bộ, công chức tại các Phòng, Ban thuộc Văn phòng Bộ giai đoạn 2011 – 2016 .......................................................................................................... 38 Bảng 2.2. Trình độ chuyên môn cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ KH&CN .... 39

DANH MỤC HÌNH Hình 2.1. Trang chủ phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc ........................... 35 Hình 2.2. Giao diện ứng dụng NeoARCHIVE trong thu thập tài liệu lưu trữ .............. 36

DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1. Số lượng văn bản đi/đến giai đoạn 2011-2016 Bộ KH&CN .................... 34 Biểu đồ 2.2. Số lượt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ KH&CN giai đoạn 2011 - 2016 ....................................................................................................................................... 37 Biểu đồ 2.3. Tỷ lệ trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ . 39