Luận văn Thạc sĩ Quản trị nhân lực: Tạo động lực lao động tại Trường Trung cấp nghề Hà Tĩnh

92 - Có các biện pháp thích hợp để loại bỏ các lỗi có thể mắc phải trong quá trình đánh giá. 3.2.5. Hoàn thiện công tác phân tích công việc làm cơ sở phân công lao động hợp lý Phân tích công việc là một trong những công cụ đắc lực giúp cho nhà trường có được những hướng giải quyết đúng đắn trong nhiều vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc…, giúp nhà trường có thể phân công lao động hiệu quả trong tổ chức, nâng cao năng suất lao động, xây dựng thang bảng lương, mức lương của mỗi lao động phụ thuộc vào mức độ đóng góp và thực hiện công việc của họ. Thông qua phân tích công việc, nhà trường sẽ có những cơ sở để đánh giá mức độ phức tạp của công việc, xem xét công việc này yêu cầu, đòi hỏi NLĐ như thế nào, có những kỹ năng gì…, giúp cho nhà trường có thể phân công lao động một cách chính xác và tiết kiệm nguồn lực, đánh giá chính xác những cống hiến của NLĐ cho nhà trường. Bên cạnh đó, NLĐ sẽ hiểu rõ hơn về công việc, có động lực làm việc cao hơn, tránh xảy ra tình trạng nhân viên đùn đẩy trách nhiệm: “đây không phải là việc của tôi”. Phân tích công việc bao gồm: xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. v Hoàn thiện công tác phân tích công việc Nội dung và trình tự khi thực hiện phân tích công việc như sau: - Xác định công việc cần phân tích và mục đích của việc phân tích, từ đó xác định phương pháp thu thập thông tin và chọn đối tượng tham gia. • Mục đích phân tích công việc: làm cơ sở để phân công lao động.

93 • Phạm vi phân tích công việc: để có thể phân công lao động trong nhà trường hiệu quả, cần phải phân tích công việc cho tất cả các chức danh công việc của nhà trường. • Xác định phương pháp thu thập thông tin: Tùy thuộc vào tính chất công việc, khả năng tài chính của nhà trường và mỗi phương pháp thu thập thông tin đều có những ưu nhược điểm riêng. Cần xem xét lựa chọn xem phương pháp nào là hiệu quả nhất. Có thể sử dụng một số các phương pháp để thu thập thông tin như: sử dụng bảng hỏi, quan sát – trao đổi, phỏng vấn… - Chuẩn bị nội dung và các phương pháp thu thập thông tin: Các thông tin cần thu thập cho việc phân tích công việc bao gồm 14 vấn đề sau: • Thông tin chung về vị trí công việc • Giám sát và chịu sự giám sát • Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp • Sử dụng ngôn ngữ • Sử dụng thị giác và các giác quan khác • Các quyết định quản lý • Các giao tiếp nội bộ với bên ngoài • Các cuộc họp tham dự, làm chủ tọa hoặc khởi xướng • Các hoạt động thể chất • Sử dụng thiết bị, máy móc và dụng cụ • Các điều kiện môi trường • Các đặc tính khác của công việc Trong mỗi vấn đề trên cần xây dựng các câu hỏi cụ thể hoặc vạch ra các nội dung cụ thể để tìm hiểu. Bên cạnh đó, cần chuẩn bị các phương tiện

94 để thu thập thông tin: Bảng hỏi, phiếu phỏng vấn, các phương tiện lưu trữ về âm thanh, hình ảnh cần thiết. - Tiến hành phương pháp thu thập thông tin theo phương pháp đã định. - Xử lý thông tin thu thập được, xác minh lại tính chính xác của nó. - Xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các kết quả về công việc phải chính xác và phải được tất cả những người có liên quan hiểu rõ. Để đảm bảo chất lượng của các bản kết quả phân tích thực hiện công việc và thống nhất trong nhà trường cần tuân theo quy trình sau: (1) Trước hết viết bản thảo (2) Lấy ý kiến của người lao động và những lãnh đạo bộ phận có liên quan (3) Sửa lại bản thảo trên cơ sở các ý kiến đó (4) Tổ chức thảo luận với những chuyên gia và lãnh đạo cấp cao để tiếp tục hoàn thiện (5) Hoàn thiện, lấy chữ ký phê chuẩn của lãnh đạo để ban hành, gửi cho các bộ phận có liên quan và phòng Hành chính – Tổng hợp để lưu trữ. v Tiến hành phân tích công việc mẫu đối với chức danh “Nhân viên kế toán” - Mục đích phân tích công việc: Tổ chức phân công lao động và bố trí công việc hợp lý trong phòng Kế hoạch – tài chính. - Phương pháp thu thập thông tin: Vì công việc mang tính linh hoạt thấp, độ di chuyển ít, thường cố định, có thể quan sát được đầy đủ quá trình thực hiện công việc nên việc thu thập thông tin theo phương pháp “quan sát – trao đổi” sẽ hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, để khắc phục tình trạng do chưa có nhiều kinh nghiệm quan sát và không hiểu biết nhiều về công việc

95 gây thiếu sót thông tin và không quan sát được hết công việc, cần phải có một bước phỏng vấn lại để kiểm tra và bổ sung thông tin. Chính vì vậy, lựa chọn phương pháp thu thập thông tin thông qua phương pháp “quan sát – trao đổi” kết hợp với phỏng vấn. - Tiến hành thu thập thông tin: • Người quan sát: Chị Nguyễn Thị Quý – Nhân viên kế toán có 3 năm kinh nghiệm. • Người phỏng vấn: Chị Nguyễn Thị Quý • Người kiểm tra thông tin: Anh Nguyễn Trọng Đức – Trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính. • Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn bao gồm: (1) Tên chức danh công việc của anh/chị là gì? (2) Ai là người chịu trách nhiệm giám sát anh/chị? (3) Nhiệm vụ chính của anh/chị là gì? (4) Anh/chị hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần việc khó nhất trong công việc? (5) Tiêu thức nào được sử dụng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của anh/chị? (6) Anh/chị thường hay làm việc trong điều kiện môi trường như thế nào? (7) Những rủi ro nào có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc? (8) Các máy móc, dụng cụ nào thường được sử dụng trong công việc? Công dụng, tính năng, tác dụng, cách thức vận hành? (9) Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng hay bằng cấp chuyên môn nào cần phải có để anh/chị có thể thực hiện tốt công việc? (10) Trong công việc, anh/chị thường phải làm việc với những ai? Những bộ phận nào?

96 (11) Anh/chị có quyền hạn như thế nào trong việc thực hiện công việc? (12) Công việc của anh chị có những yêu cầu trách nhiệm, quyền hạn nào về tài chính, nhân sự hoặc những giá trị khác? - Xử lý thông tin thu thập được và tiến hành xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. - Áp d ụng kết quả phân tích vào thực tiễn: Phát huy hiệu quả của phân tích công việc trên thực tế mang ý nghĩa rất lớn đối với nhà trường và cần sự hợp tác của tất cả các thành viên. Như phân tích ở trên, hoạt động PTCV được áp dụng trên thực tế tại nhà trường tiến hành với hiệu quả thấp. Chúng ta cần có những cách thức sử dụng để phát huy hiệu quả của PTCV như: • Phổ biến cho trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính nắm được nội dung phân tích công việc, giao đúng người đúng việc, làm tốt phần đánh giá chính xác tình hình thực hiện công việc của nhân viên. • Phổ biến nội dung bản phân tích công việc cho nhân viên Kế toán, giúp họ nắm được nội dung công việc cần làm, và có thái độ hợp tác tích cực trong quá trình thực hiện bảng phân tích. • Theo dõi tình hình thực hiện b ản phân tích công việc nhằm xem xét bản phân tích đã phù hợp với tình hình thực hiện công việc tại nhà trường hay không, cần có những sửa đổi bổ sung kịp thời cho phù hợp. • Việc tuyển dụng, đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên nên lấy các tiêu chí trong bản phân tích công việc làm cơ sở, căn cứ để có một cái nhìn đầy đủ và chính xác về tuyển dụng c ũng như đánh giá. • Tổ chức phân công lao động và bố trí công việc dựa trên kết quả phân tích công việc. • Xây dựng lại các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc, đánh giá chính xác mức độ đóng góp và hiệu quả làm việc của NLĐ.

97 • Căn cứ vào phân tích công việc và các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc để xây dựng thang bảng lương, chia lương cho NLĐ công bằng, khoa học và có cơ sơ. v Tổ chức phân công lao động hợp lý Sau khi phân tích công việc, nhà trường cần tổ chức phân công lao động trên cơ sở các kết quả của phân tích công việc: Bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Có được các cơ sở dữ liệu chính xác, khoa học và hệ thống như vậy, công tác phân công lao động cũng sẽ chính xác, đảm bảo sử dụng lao động hợp lý, tiết kiệm sức lao động cũng như nguồn lực, nâng cao khả năng làm việc và tạo sự hứng thú, động lực làm việc lâu dài cho NLĐ. Cụ thể như sau: - Phân công lao động theo trình độ của NLĐ và yêu cầu của công việc: Dựa trên bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc (kết hợp trong bản mô tả công việc), có thể dễ dàng so sánh NLĐ theo trình độ của họ và yêu cầu của công việc từ đó phân công lao động hợp lý. C ụ thể như: Chức danh “Nhân viên kế toán” đòi hỏi trình độ lao động là cao đẳng trở lên, chuyên ngành kế toán, công việc tương đối phức tạp, cần sự tỉ mỉ, cẩn thận nên cần phân công hoặc tuyển dụng những NLĐ có năng lực kế toán, có khả năng tổng hợp, nắm vững chế độ kế toán, biết tổng hợp và phân tích báo cáo, sử dụng máy tính thành thạo... - Phân công lao động theo kinh nghiệm và sở trường của NLĐ: Người lao động có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo nghề, xuất khẩu lao động có kỹ năng thuyết phục và giao tiếp khéo léo sẽ được phân công các công việc như tuyển sinh học nghề, tư vấn xuất khẩu lao động giúp họ phát huy hết những kinh nghiệm và năng lực mình có, qua đó tạo ra động lực làm việc hăng say cho họ.

98 3.2.6. Một số giải pháp khác 3.2.6.1. Tăng cường sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường Ban lãnh đạo nhà trường cần tiếp tục thực hiện mạnh mẽ các công tác quan tâm đến sức khỏe, đời sống, gia đình của NLĐ qua nhiều hình thức: thông qua các chương trình phúc lợi trong tổ chức và cùng tham gia với NLĐ trong các hoạt động tinh thần. Tổ chức thăm hỏi, trực tiếp đến động viên NLĐ trong nhiều trường hợp như nhân viên kết hôn, các trường hợp hiếu hỉ, thiên tai hỏa hoạn… Nâng cao thể lực và sức khỏe của NLĐ qua các hoạt động thể dục thể thao: bóng đá, bóng chuyền…, các phong trào thi đua tạo sân chơi và giải trí cho nhân viên. Tổ chức tiệc liên hoan, tặng thưởng cho con cái của NLĐ trong nhà trường: tiệc trung thu, mùng 1/6… Khi NLĐ được quan tâm trong tất cả các khía cạnh và lĩnh vực của cuộc sống như vậy, họ sẽ cảm thấy bản thân được tôn trọng, được nhà trường phát triển và có cơ hội để hoàn thiện bản thân. Theo tháp nhu cầu của Maslow, nhu cầu tự hoàn thiện là nhu cầu cao nhất trong thứ bậc các nhu cầu của con người. Vì vậy, khi được thỏa mãn, nhân viên sẽ có động lực lao động vô cùng lớn, hăng say làm việc và tăng năng suất lao động, đóng góp cho sự phát triển của nhà trường. Thường xuyên có những cuộc điều tra, khảo sát, thăm dò ý kiến người lao động về các chính sách của nhà trường nói chung và tạo động lực nói riêng. Mục đích của những cuộc điều tra khảo sát là để kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện, tính hiệu quả và mức độ phù hợp của các chính sách với điều kiện hiện tại. Nhu cầu của NLĐ luôn luôn biến đổi theo thời gian đòi hỏi các nhà quản lý của nhà trường luôn phải nắm bắt kịp thời để có thể đưa ra những chính sách sửa đổi, bổ sung một cách hợp lý, phát huy hết hiệu quả của tạo động lực cho NLĐ. Bên cạnh đó, các cuộc điều tra, khảo sát còn là kênh tương tác gián tiếp giữa NLĐ và lãnh đạo nhà trường, vừa giúp NLĐ có thể bày tỏ nguyện vọng, nói lên tiếng nói của mình vừa giúp cho ban lãnh đạo

99 nhà trường có thể nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của NLĐ một cách nhanh chóng nhất và chính xác nhất. Qua đó, gắn chặt thêm mối quan hệ người lao động – người sử dụng lao động, xây dựng quan hệ lao động tốt đẹp. 3.2.6.2. Tạo lập một bản sắc văn hóa tổ chức riêng của nhà trường Bản chất của văn hóa tổ chức là xác định và lựa chọn một hệ thống các giá trị sẽ được sử dụng làm “thước đo” mọi hành vi, hoạt động của mọi thành viên trong tổ chức và những nguyên tắc cơ bản làm triết lý hành động. Để tạo lập được một bản sắc văn hóa tổ chức riêng cần thiết lập những phương pháp ra quyết định mang phong cách riêng của nhà trường. Nhà trường phải xây dựng được một phong cách làm việc chuyên nghiệp, vừa hiện đại, vừa trẻ trung và phải phù hợp với môi trường cạnh tranh. Phải nâng cao khả năng sáng tạo và đổi mới, bao gồm việc chủ động thay đổi và liên tục cải tiến hoặc áp dụng các phương pháp để thực hiện công việc, phản ứng nhanh chóng với đối thủ cạnh tranh và loại trừ những cản trở đối với sự đổi mới. Nhà trường cần xây dựng được đội ngũ LĐ giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết, tinh thần trách nhiệm cao, luôn luôn học hỏi những cái mới có sự chọn lọc. Xây dựng văn hóa tổ chức là một quá trình lâu dài, mỗi tổ chức có những cách thức riêng nhằm tạo nên một nền văn hóa với nh ững nét đặc thù độc đáo. Tuy vậy, dù là nền văn hóa của tổ chức, doanh nghiệp nào đi nữa thì cũng cần hai đặc điểm sau: Đậm đà bản sắc dân tộc (để đảm bảo tính bền vững), có khả năng thích nghi và hội nhập với môi trường cạnh tranh hiện nay (để đảm bảo tính linh hoạt). Nhà trường cần tiến hành công tác đào tạo nhằm nâng cao nhận thức về văn hóa tổ chức cho toàn cán bộ công nhân viên, đây là một việc làm hết sức quan trọng, nó có tính chất quyết định đến sự thành bại trong việc xây dựng văn hóa tổ chức của nhà trường.