Luận văn Thạc sĩ Quản trị nhân lực: Tạo động lực lao động tại Trường Trung cấp nghề Hà Tĩnh
6,298
839
122
92
- Có các biện pháp thích hợp để loại bỏ các lỗi có thể mắc phải trong quá
trình đánh giá.
3.2.5. Hoàn thiện công tác phân tích công việc làm cơ sở phân công lao
động hợp lý
Phân tích công việc là một trong những công cụ đắc lực giúp cho nhà
trường có được những hướng giải quyết đúng đắn trong nhiều vấn đề liên
quan đến quản trị nhân sự: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện
công việc…, giúp nhà trường có thể phân công lao động hiệu quả trong tổ
chức, nâng cao năng suất lao động, xây dựng thang bảng lương, mức lương
của mỗi lao động phụ thuộc vào mức độ đóng góp và thực hiện công việc của
họ.
Thông qua phân tích công việc, nhà trường sẽ có những cơ sở để đánh
giá mức độ phức tạp của công việc, xem xét công việc này yêu cầu, đòi hỏi
NLĐ như thế nào, có những kỹ năng gì…, giúp cho nhà trường có thể phân
công lao động một cách chính xác và tiết kiệm nguồn lực, đánh giá chính xác
những cống hiến của NLĐ cho nhà trường. Bên cạnh đó, NLĐ sẽ hiểu rõ hơn
về công việc, có động lực làm việc cao hơn, tránh xảy ra tình trạng nhân viên
đùn đẩy trách nhiệm: “đây không phải là việc của tôi”. Phân tích công việc
bao gồm: xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc.
v Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Nội dung và trình tự khi thực hiện phân tích công việc như sau:
- Xác định công việc cần phân tích và mục đích của việc phân tích, từ đó
xác định phương pháp thu thập thông tin và chọn đối tượng tham gia.
• Mục đích phân tích công việc: làm cơ sở để phân công lao động.
93
• Phạm vi phân tích công việc: để có thể phân công lao động trong nhà
trường hiệu quả, cần phải phân tích công việc cho tất cả các chức danh công
việc của nhà trường.
• Xác định phương pháp thu thập thông tin: Tùy thuộc vào tính chất công
việc, khả năng tài chính của nhà trường và mỗi phương pháp thu thập thông
tin đều có những ưu nhược điểm riêng. Cần xem xét lựa chọn xem phương
pháp nào là hiệu quả nhất. Có thể sử dụng một số các phương pháp để thu
thập thông tin như: sử dụng bảng hỏi, quan sát – trao đổi, phỏng vấn…
- Chuẩn bị nội dung và các phương pháp thu thập thông tin:
Các thông tin cần thu thập cho việc phân tích công việc bao gồm 14
vấn đề sau:
• Thông tin chung về vị trí công việc
• Giám sát và chịu sự giám sát
• Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp
• Sử dụng ngôn ngữ
• Sử dụng thị giác và các giác quan khác
• Các quyết định quản lý
• Các giao tiếp nội bộ với bên ngoài
• Các cuộc họp tham dự, làm chủ tọa hoặc khởi xướng
• Các hoạt động thể chất
• Sử dụng thiết bị, máy móc và dụng cụ
• Các điều kiện môi trường
• Các đặc tính khác của công việc
Trong mỗi vấn đề trên cần xây dựng các câu hỏi cụ thể hoặc vạch ra
các nội dung cụ thể để tìm hiểu. Bên cạnh đó, cần chuẩn bị các phương tiện
94
để thu thập thông tin: Bảng hỏi, phiếu phỏng vấn, các phương tiện lưu trữ về
âm thanh, hình ảnh cần thiết.
- Tiến hành phương pháp thu thập thông tin theo phương pháp đã định.
- Xử lý thông tin thu thập được, xác minh lại tính chính xác của nó.
- Xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện
công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Các kết quả về công việc phải chính xác và phải được tất cả những
người có liên quan hiểu rõ. Để đảm bảo chất lượng của các bản kết quả phân
tích thực hiện công việc và thống nhất trong nhà trường cần tuân theo quy
trình sau:
(1) Trước hết viết bản thảo
(2) Lấy ý kiến của người lao động và những lãnh đạo bộ phận có liên
quan
(3) Sửa lại bản thảo trên cơ sở các ý kiến đó
(4) Tổ chức thảo luận với những chuyên gia và lãnh đạo cấp cao để tiếp
tục hoàn thiện
(5) Hoàn thiện, lấy chữ ký phê chuẩn của lãnh đạo để ban hành, gửi cho
các bộ phận có liên quan và phòng Hành chính – Tổng hợp để lưu trữ.
v Tiến hành phân tích công việc mẫu đối với chức danh “Nhân viên kế
toán”
- Mục đích phân tích công việc: Tổ chức phân công lao động và bố trí
công việc hợp lý trong phòng Kế hoạch – tài chính.
- Phương pháp thu thập thông tin: Vì công việc mang tính linh hoạt thấp,
độ di chuyển ít, thường cố định, có thể quan sát được đầy đủ quá trình thực
hiện công việc nên việc thu thập thông tin theo phương pháp “quan sát – trao
đổi” sẽ hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, để khắc phục tình trạng do
chưa có nhiều kinh nghiệm quan sát và không hiểu biết nhiều về công việc
95
gây thiếu sót thông tin và không quan sát được hết công việc, cần phải có một
bước phỏng vấn lại để kiểm tra và bổ sung thông tin. Chính vì vậy, lựa chọn
phương pháp thu thập thông tin thông qua phương pháp “quan sát – trao đổi”
kết hợp với phỏng vấn.
- Tiến hành thu thập thông tin:
• Người quan sát: Chị Nguyễn Thị Quý – Nhân viên kế toán có 3 năm
kinh nghiệm.
• Người phỏng vấn: Chị Nguyễn Thị Quý
• Người kiểm tra thông tin: Anh Nguyễn Trọng Đức – Trưởng phòng Kế
hoạch – Tài chính.
• Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn bao gồm:
(1) Tên chức danh công việc của anh/chị là gì?
(2) Ai là người chịu trách nhiệm giám sát anh/chị?
(3) Nhiệm vụ chính của anh/chị là gì?
(4) Anh/chị hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần việc
khó nhất trong công việc?
(5) Tiêu thức nào được sử dụng để đánh giá kết quả thực hiện công việc
của anh/chị?
(6) Anh/chị thường hay làm việc trong điều kiện môi trường như thế
nào?
(7) Những rủi ro nào có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc?
(8) Các máy móc, dụng cụ nào thường được sử dụng trong công việc?
Công dụng, tính năng, tác dụng, cách thức vận hành?
(9) Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng hay bằng cấp chuyên
môn nào cần phải có để anh/chị có thể thực hiện tốt công việc?
(10) Trong công việc, anh/chị thường phải làm việc với những ai? Những
bộ phận nào?
96
(11) Anh/chị có quyền hạn như thế nào trong việc thực hiện công việc?
(12) Công việc của anh chị có những yêu cầu trách nhiệm, quyền hạn
nào về tài chính, nhân sự hoặc những giá trị khác?
- Xử lý thông tin thu thập được và tiến hành xây dựng bản mô tả công
việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
- Áp d ụng kết quả phân tích vào thực tiễn:
Phát huy hiệu quả của phân tích công việc trên thực tế mang ý nghĩa rất
lớn đối với nhà trường và cần sự hợp tác của tất cả các thành viên. Như phân
tích ở trên, hoạt động PTCV được áp dụng trên thực tế tại nhà trường tiến
hành với hiệu quả thấp. Chúng ta cần có những cách thức sử dụng để phát huy
hiệu quả của PTCV như:
• Phổ biến cho trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính nắm được nội dung
phân tích công việc, giao đúng người đúng việc, làm tốt phần đánh giá chính
xác tình hình thực hiện công việc của nhân viên.
• Phổ biến nội dung bản phân tích công việc cho nhân viên Kế toán, giúp
họ nắm được nội dung công việc cần làm, và có thái độ hợp tác tích cực trong
quá trình thực hiện bảng phân tích.
• Theo dõi tình hình thực hiện b ản phân tích công việc nhằm xem xét bản
phân tích đã phù hợp với tình hình thực hiện công việc tại nhà trường hay
không, cần có những sửa đổi bổ sung kịp thời cho phù hợp.
• Việc tuyển dụng, đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên
nên lấy các tiêu chí trong bản phân tích công việc làm cơ sở, căn cứ để có một
cái nhìn đầy đủ và chính xác về tuyển dụng c ũng như đánh giá.
• Tổ chức phân công lao động và bố trí công việc dựa trên kết quả phân
tích công việc.
• Xây dựng lại các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc, đánh giá chính
xác mức độ đóng góp và hiệu quả làm việc của NLĐ.
97
• Căn cứ vào phân tích công việc và các tiêu chí đánh giá thực hiện công
việc để xây dựng thang bảng lương, chia lương cho NLĐ công bằng, khoa
học và có cơ sơ.
v Tổ chức phân công lao động hợp lý
Sau khi phân tích công việc, nhà trường cần tổ chức phân công lao
động trên cơ sở các kết quả của phân tích công việc: Bản mô tả công việc, bản
tiêu chuẩn thực hiện công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công
việc. Có được các cơ sở dữ liệu chính xác, khoa học và hệ thống như vậy,
công tác phân công lao động cũng sẽ chính xác, đảm bảo sử dụng lao động
hợp lý, tiết kiệm sức lao động cũng như nguồn lực, nâng cao khả năng làm
việc và tạo sự hứng thú, động lực làm việc lâu dài cho NLĐ. Cụ thể như sau:
- Phân công lao động theo trình độ của NLĐ và yêu cầu của công việc:
Dựa trên bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc (kết hợp trong bản
mô tả công việc), có thể dễ dàng so sánh NLĐ theo trình độ của họ và yêu cầu
của công việc từ đó phân công lao động hợp lý. C ụ thể như:
Chức danh “Nhân viên kế toán” đòi hỏi trình độ lao động là cao đẳng
trở lên, chuyên ngành kế toán, công việc tương đối phức tạp, cần sự tỉ mỉ,
cẩn thận nên cần phân công hoặc tuyển dụng những NLĐ có năng lực kế toán,
có khả năng tổng hợp, nắm vững chế độ kế toán, biết tổng hợp và phân tích
báo cáo, sử dụng máy tính thành thạo...
- Phân công lao động theo kinh nghiệm và sở trường của NLĐ: Người
lao động có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo nghề, xuất khẩu lao
động có kỹ năng thuyết phục và giao tiếp khéo léo sẽ được phân công các
công việc như tuyển sinh học nghề, tư vấn xuất khẩu lao động giúp họ phát
huy hết những kinh nghiệm và năng lực mình có, qua đó tạo ra động lực làm
việc hăng say cho họ.
98
3.2.6. Một số giải pháp khác
3.2.6.1. Tăng cường sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường
Ban lãnh đạo nhà trường cần tiếp tục thực hiện mạnh mẽ các công tác
quan tâm đến sức khỏe, đời sống, gia đình của NLĐ qua nhiều hình thức:
thông qua các chương trình phúc lợi trong tổ chức và cùng tham gia với NLĐ
trong các hoạt động tinh thần. Tổ chức thăm hỏi, trực tiếp đến động viên NLĐ
trong nhiều trường hợp như nhân viên kết hôn, các trường hợp hiếu hỉ, thiên
tai hỏa hoạn… Nâng cao thể lực và sức khỏe của NLĐ qua các hoạt động thể
dục thể thao: bóng đá, bóng chuyền…, các phong trào thi đua tạo sân chơi và
giải trí cho nhân viên. Tổ chức tiệc liên hoan, tặng thưởng cho con cái của
NLĐ trong nhà trường: tiệc trung thu, mùng 1/6… Khi NLĐ được quan tâm
trong tất cả các khía cạnh và lĩnh vực của cuộc sống như vậy, họ sẽ cảm thấy
bản thân được tôn trọng, được nhà trường phát triển và có cơ hội để hoàn
thiện bản thân. Theo tháp nhu cầu của Maslow, nhu cầu tự hoàn thiện là nhu
cầu cao nhất trong thứ bậc các nhu cầu của con người. Vì vậy, khi được thỏa
mãn, nhân viên sẽ có động lực lao động vô cùng lớn, hăng say làm việc và
tăng năng suất lao động, đóng góp cho sự phát triển của nhà trường.
Thường xuyên có những cuộc điều tra, khảo sát, thăm dò ý kiến người
lao động về các chính sách của nhà trường nói chung và tạo động lực nói
riêng. Mục đích của những cuộc điều tra khảo sát là để kiểm tra, giám sát tình
hình thực hiện, tính hiệu quả và mức độ phù hợp của các chính sách với điều
kiện hiện tại. Nhu cầu của NLĐ luôn luôn biến đổi theo thời gian đòi hỏi các
nhà quản lý của nhà trường luôn phải nắm bắt kịp thời để có thể đưa ra những
chính sách sửa đổi, bổ sung một cách hợp lý, phát huy hết hiệu quả của tạo
động lực cho NLĐ. Bên cạnh đó, các cuộc điều tra, khảo sát còn là kênh
tương tác gián tiếp giữa NLĐ và lãnh đạo nhà trường, vừa giúp NLĐ có thể
bày tỏ nguyện vọng, nói lên tiếng nói của mình vừa giúp cho ban lãnh đạo
99
nhà trường có thể nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của NLĐ một cách
nhanh chóng nhất và chính xác nhất. Qua đó, gắn chặt thêm mối quan hệ
người lao động – người sử dụng lao động, xây dựng quan hệ lao động tốt đẹp.
3.2.6.2. Tạo lập một bản sắc văn hóa tổ chức riêng của nhà trường
Bản chất của văn hóa tổ chức là xác định và lựa chọn một hệ thống các giá
trị sẽ được sử dụng làm “thước đo” mọi hành vi, hoạt động của mọi thành viên
trong tổ chức và những nguyên tắc cơ bản làm triết lý hành động. Để tạo lập được
một bản sắc văn hóa tổ chức riêng cần thiết lập những phương pháp ra quyết định
mang phong cách riêng của nhà trường. Nhà trường phải xây dựng được một
phong cách làm việc chuyên nghiệp, vừa hiện đại, vừa trẻ trung và phải phù hợp
với môi trường cạnh tranh. Phải nâng cao khả năng sáng tạo và đổi mới, bao gồm
việc chủ động thay đổi và liên tục cải tiến hoặc áp dụng các phương pháp để thực
hiện công việc, phản ứng nhanh chóng với đối thủ cạnh tranh và loại trừ những
cản trở đối với sự đổi mới. Nhà trường cần xây dựng được đội ngũ LĐ giàu kinh
nghiệm, nhiệt huyết, tinh thần trách nhiệm cao, luôn luôn học hỏi những cái mới
có sự chọn lọc.
Xây dựng văn hóa tổ chức là một quá trình lâu dài, mỗi tổ chức có những
cách thức riêng nhằm tạo nên một nền văn hóa với nh ững nét đặc thù độc đáo.
Tuy vậy, dù là nền văn hóa của tổ chức, doanh nghiệp nào đi nữa thì cũng cần hai
đặc điểm sau: Đậm đà bản sắc dân tộc (để đảm bảo tính bền vững), có khả năng
thích nghi và hội nhập với môi trường cạnh tranh hiện nay (để đảm bảo tính linh
hoạt). Nhà trường cần tiến hành công tác đào tạo nhằm nâng cao nhận thức về văn
hóa tổ chức cho toàn cán bộ công nhân viên, đây là một việc làm hết sức quan
trọng, nó có tính chất quyết định đến sự thành bại trong việc xây dựng văn hóa
tổ
chức của nhà trường.
100
KẾT LUẬN
Tạo động lực không những có vai trò quan trọng trong thu hút và giữ
gìn những người lao động giỏi của Trường Trung cấp nghề Hà Tĩnh mà còn
giúp cho nhà trường khuyến khích động viên nhân viên nỗ lực, say mê làm
việc và nâng cao năng suất lao động, giúp nhà trường đạt được các mục tiêu
đề ra. Để thực hịên tốt hoạt động tạo động lực một cách có hiệu quả, nhà
trường không chỉ sử dụng đồng bộ các giải pháp mà còn phải biết kết hợp
nhiều biện giải pháp khác nhau, không chỉ khuyến khích về mặt vật chất mà
còn phải quan tâm đến khuyến khích tinh thần cho cán bộ nhân viên.
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu thực tế tại Trường Trung cấp
nghề Hà Tĩnh đã cho thấy: Tạo động lực lao động tại nhà trường đã có một số
thành tựu nhất định như tiền thưởng, phúc lợi, môi trường làm việc....Đây là
những điểm mà nhà trường cần tích cực phát huy thường xuyên trong thời
gian tới. Tuy nhiên vẫn còn nhiều vấn đề cần giải quyết như vấn đề lương
thưởng, đánh giá thực hiện công việc, phân tích công việc và phân công công
việc hợp lý....
Thông qua tìm hiểu và phân tích các vấn đề về hoạt động tạo động lực
tại nhà trường, đề tài đã đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động
này, góp phần phát triển hoạt động tạo động lực tại nhà trường được tốt hơn
như việc tăng cường tính hợp lý của tiền lương, phân phối tiền lương, tiền
thưởng, phân tích công việc rõ ràng, bố trí công việc hợp lý, sử dụng nhân lực
sau đào tạo....
Tạo động lực lao động là một công việc phức tạp, khó khăn đòi họi sự
kiên trì, bền bỉ và sự thống nhất, quyết tâm của NLĐ cũng như các cấp quản
lý trong nhà trường. Từ việc đề xuất giải pháp tạo động lực tại nhà trường, tác
giả hy vọng có thể góp phần nhỏ vào việc tạo động lực lao động tại Trường
Trung cấp nghề Hà Tĩnh.
101
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt
1. Nguyễn Vân Điềm & Nguyễn Ngọc Quân (2003), Quản trị nhân lực,
Giáo trình, NXB Thống kê, Hà Nội.
2. Lê Thanh Hà (2009), Quản trị nhân lực I, II, Giáo trình, NXB Lao động
- Xã hội, Hà Nội.
3. Đoàn Thị Thu Hà & Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2002), Khoa học Quản lý
II, Giáo trình, NXB Khoa học kỹ thuật Hà Nội.
4. Kết quả khảo sát tạo động lực lao động tại Trường Trung cấp nghề Hà
Tĩnh tháng 04 năm 2015.
5. Vương Minh Kiệt (2005), Giữ chân nhân viên bằng cách nào, NXB Lao
động – Xã hội, Hà Nội.
6. Quy chế thi đua khen thưởng (2015), Trường Trung cấp nghề Hà Tĩnh.
7. Quy chế tiền lương (2015), Trường Trung cấp nghề Hà Tĩnh.
8. Nguyễn Tiệp & Lê Thanh Hà (2010), Tiền lương tiền công, Giáo trình,
NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội.
9. Trường Trung cấp nghề Hà Tĩnh, Báo cáo thống kê lao động (2012,
2013, 2014).
10. Lương Văn Úc (2011), Tâm lý học lao động, Giáo trình, NXB Đại học
Kinh tế quốc dân.
11. Lương Văn Úc & Phạm Thúy Hương (2003), Xã hội học lao động, Giáo
trình, NXB Đại học Kinh tế quốc dân.
12. Văn bản, báo cáo và một số tài liệu thực tế tại Trường Trung cấp nghề
Hà Tĩnh.