Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng Công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Trị

81 Hình 3.3. Đề xuất mô hình tiếp nhận hồ sơ giao dịch điện tử * Đơn vị sử dụng lao động - Nhận thông tin, dữ liệu quá trình tham gia của ngƣời lao động thuộc đơn vị mình từ cơ sở dữ liệu đang quản lý từ cơ quan BHXH, chỉ kê khai thông tin ngƣời lao động tham gia lần đầu. - Khi có phát sinh giao dịch với cơ quan BHXH vào phần mềm kê khai giao dịch điện tử (phần mềm của cơ quan BHXH cung cấp, hoặc phần mềm của tổ chức I-VAN) lập hồ sơ theo quy định, ký số gửi cho cơ quan BHXH. - Nhận thông báo tự động xác nhận việc nộp hồ sơ điện tử thành công hoặc không thành công cần bổ sung. - Nhận kết quả giải quyết TTHC của cơ quan BHXH do Bƣu chính chuyển đến.

82 * Cơ quan BHXH - Bộ phận nghiệp vụ: Truy cập vào phần mềm giao dịch điện tử để nhận biết có hồ sơ đơn vị sử dụng lao động gửi đến. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, dữ liệu. Đồng bộ tự động vào hệ thống phần mềm nghiệp vụ để giải quyết. Trƣờng hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn vị (thực hiện trên phần mềm giao dịch điện tử gửi đến phần mềm của đơn vị hoặc thƣ điện tử của đơn vị đã đăng ký) để hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. - Chuyển kết quả đã giải quyết đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ để trả đơn vị: Mô hình này cung cấp phản hồi ngay lập tức cho đơn vị sử dụng lao động. Thông tin, dữ liệu của ngƣời lao động đƣợc cập nhật tự động, thời gian xử lý nhanh. Đơn vị sử dụng lao động chứ không phải là cơ quan BHXH có trách nhiệm giải trình về sự chính xác của dữ liệu. Hình thức này sẽ tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian và công sức cho đơn vị sử dụng lao động khi không phải lập thêm hồ sơ giấy, cũng nhƣ nhập thông tin, dữ liệu của ngƣời lao động. - Thông tin về đóng phí của đơn vị sử dụng lao động đƣợc tổng hợp theo một mẫu biểu điện tử và có thể đƣợc truyền bằng cách tải về cơ sở dữ liệu của đơn vị và sau đó cán bộ BHXH sẽ tải vào hệ thống cơ sở dữ liệu BHXH. Việc báo cáo nhƣ thế này sẽ tiết kiệm đƣợc công sức của cán bộ nhân viên BHXH bởi không phải nhập dữ liệu vào hệ thống một cách thủ công, khả năng sai sót trong quá trình nhập liệu đƣợc giảm thiểu và khả năng nhân viên có thể thay đổi thông tin quá trình tham gia đóng BHXH của ngƣời đƣợc bảo hiểm là rất hạn chế. * Để áp dụng đƣợc theo mô hình trên ngành BHXH cần triển khai: - Đồng nhất mã số đơn vị sử dụng lao động của cơ quan BHXH cấp với mã số thuế do cơ quan Thuế cấp. Tổng cục Thuế có đầy đủ hồ sơ của tất cả các đơn vị sử dụng lao động đã đăng ký và cũng nhận đƣợc thông báo khi có doanh nghiệp mới đăng ký,

83 các doanh nghiệp đóng cửa hoặc bị phá sản, mã số thuế của từng đơn vị trong cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế là số nhận diện duy nhất của đơn vị đó. Hiện tại các đơn vị sử dụng lao động đăng ký riêng với cơ quan BHXH và mã số nhận dạng của đơn vị sử dụng lao động mà BHXH cấp đang sử dụng không phải là mã số duy nhất. Thay vì yêu cầu các đơn vị sử dụng lao động đăng ký riêng với mình, cách làm hiệu quả hơn là cơ quan BHXH là nhận thông tin đăng ký từ cơ quan Thuế hàng tháng và sử dụng mã số thuế làm là mã số nhận diện của đơn vị sử dụng lao động đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN. * Trao đổi thông tin hai chiều với Cục Thuế Trao đổi dữ liệu hiệu quả hơn với cơ quan Thuế có lợi cho ngành BHXH. Cách làm này cho phép cơ quan BHXH xác minh nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp nhƣ thay đổi và đóng cửa một doanh nghiệp. Hàng năm, cơ quan BHXH cũng có thể thẩm tra đƣợc liệu đơn vị sử dụng lao động đang chi trả cho tất cả nhân viên và phần đóng bảo hiểm của đơn vị sử dụng lao động có căn cứ vào đúng mức lƣơng hay không. Tƣơng tự cơ quan Thuế cũng có thể sử dụng cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH để kiểm tra xem doanh nghiệp kê khai thuế thu nhập cá nhân của ngƣời lao động có đúng với việc trích các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN hay không, giúp cho việc đảm bảo quyền lợi cho ngƣời lao động và đóng thuế của doanh nghiệp. * Giải pháp nâng cấp hệ thống phần mềm thông tin giám định BHYT Trong tổ chức thực hiện chính sách BHYT, công tác giám định có một vị trí rất quan trọng, kết quả giám định là căn cứ pháp lý để cơ quan BHXH thực hiện việc thanh quyết toán chi phí khám, chữa bệnh BHYT với các cơ sở khám chữa bệnh, đồng thời là cơ sở để đánh giá chất lƣợng cung cấp dịch vụ y tế, bảo vệ quyền lợi của ngƣời bệnh. Thông qua công tác giám định, cơ

84 quan BHXH sẽ phát hiện và ngăn ngừa các biểu hiện lạm dụng hoặc trục lợi quỹ BHYT; đảm bảo việc thanh quyết toán chi phí KCB BHYT đúng theo các chế độ tài chính hiện hành; đảm bảo quyền lợi của ngƣời có thẻ BHYT. Cơ quan BHXH ban hành chuẩn liên thông và đặc tả dữ liệu của hệ thống thông tin giám định bảo hiểm y tế. Hƣớng dẫn các cơ sở khám chữa bệnh cách thức liên thông dữ liệu đã đƣợc chuẩn hoá để gửi đến hệ thống thông tin giám định của cơ quan BHXH. * Hệ thống thông tin giám định bảo hiểm y tế bao gồm: - Hệ thống tiếp nhận yêu cầu thanh toán chi phí khám bệnh chữa bệnh BHYT - Hệ thống phần mềm giám định BHYT - Hệ thống danh mục dùng chung theo quy định của Bộ y tế bao gồm danh mục thuốc, danh mục dịch vụ kỹ thuật, danh mục vật tƣ y tế, danh mục mã bệnh. Hình 3.4. Mô hình tổ chức hệ thống thông tin giám định BHYT * Hệ thống thông tin giám định BHYT cung cấp 3 hình thức tiếp nhận hồ sơ:

85 - Kết nối Web Service thông qua cổng tiếp nhận: Hình thức này hỗ trợ gửi hồ sơ khám chữa bệnh, hồ sơ giám định danh mục, gửi báo cáo tháng, kiểm tra thông tin thẻ BHYT, kiểm tra lịch sử khám chữa bệnh, tiếp nhận giấy chuyển tuyến từ cơ sở khám chữa bệnh khác. - Đồng bộ dữ liệu từ phần mềm của cơ sở khám chữa bệnh: Hình thức này hỗ trợ đồng bộ hồ sơ khám chữa bệnh lên hệ thống qua một công cụ đồng bộ dữ liệu. - Nhập hồ sơ trực tiếp trên cổng tiếp nhận: Hình thức này cho phép hỗ trợ nhập thông tin hồ sơ khám chữa bệnh. Ngoài ra, hệ thống liên thông dữ liệu còn cung cấp công cụ kiểm tra thông tin thẻ BHYT và tra cứu lịch sử KCB phục vụ quản lý thông tuyến KCB, kiểm tra giấy chuyển tuyến giữa các cơ sở KCB. Với việc ứng dụng Hệ thống thông tin giám định điện tử công việc của các giám định viên cơ quan BHXH sẽ đƣợc thực hiện nhƣ sau: - 100% hồ sơ đề nghị thanh toán đều đƣợc hệ thống kiểm tra thay vì trƣớc đây chỉ thực hiện giám định trực tiếp theo tỉ lệ. - Hệ thống tự động giám định danh mục thuốc, vật tƣ y tế, dịch vụ kỹ thuật tại từng cơ sở khám, chữa bệnh hàng tháng, phát hiện, từ chối thanh toán các đề nghị thanh toán sai quy định hoặc cảnh báo các vấn đề cần xem xét lại. Các nội dung này trƣớc đây phải thực hiện giám định thủ công. - Phát hiện, cảnh báo và định hƣớng các vấn đề cần giám định trực tiếp tại cơ sở khám, chữa bệnh. - Khi phát hiện các sai sót qua giám định trực tiếp, sẽ đƣợc xây dựng thành quy tắc giám định để áp dụng đối với tất cả cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trên địa bàn. 3.3.6. Giải pháp cấp Sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử

86 * Đối với thẻ BHYT điện tử Hiện nay cơ quan BHXH chƣa có biện pháp ngăn ngừa gian lận thẻ BHYT ngoài việc in một số vân chống giả lên phôi thẻ và kiểm soát phôi thẻ nhƣ kiểm soát tiền. Một khi hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về BHXH đã hoàn thiện, thẻ BHYT có in ảnh sẽ không còn có giá trị nữa. Có nhiều phƣơng thức hiệu quả để chứng minh nhận dạng cá nhân - mã mật khẩu, câu hỏi bảo mật mà không đòi hỏi phải tốn kém chi phí phát hành lại thẻ BHYT theo một định kỳ nhất định. Một chiến lƣợc dài hạn trong thời gian tới là cung cấp việc truy cập trực tuyến vào hệ thống cơ sở dữ liệu thông qua thẻ gắn chip điện tử. Đây sẽ là một bƣớc thay đổi lớn có liên quan đến việc sử dụng thẻ, công nghệ đọc thẻ và quản lý hệ thống. Hiện nay cơ quan BHXH phải cấp lại thẻ BHYT mỗi khi đối tƣợng thay đổi nơi cƣ trú hay nơi làm việc, thay đổi thông tin cá nhân... gây tốn kém chi phí cho mỗi lần in cấp thẻ và tốn nhiều công sức của cán bộ BHXH, cũng nhƣ ngƣời dân. Khi cơ quan BHXH đã có một hệ thống cơ sở dữ liệu cấp quốc gia và có thể truy cập trực tuyến trên toàn quốc, sẽ không cần thiết phải có phần mã quy định BHYT trong mã số BHXH. Các cơ sở y tế sẽ có thể truy cập trực tuyến và có thể xác định đƣợc liệu đối tƣợng có đủ điều kiện hƣởng BHYT hay không. * Sổ BHXH điện tử Sổ BHXH hiện nay không phải là một cách phù hợp để cung cấp thông tin về quá trình tham gia BHXH. Sổ BHXH hiện chỉ là một tờ bìa cứng với các tờ rời đính kèm. Đây là cơ sở để tính toán mức hƣởng BHXH.

87 Hiện nay vấn đề chính là do không có khả năng trao đổi dữ liệu giữa cơ quan BHXH nơi ngƣời lao động chuyển đi và nơi chuyển đến sẽ phải nhập dữ liệu thủ công tất cả quá trình tham gia BHXH trƣớc đó của ngƣời lao động. Để thực hiện đƣợc cấp sổ BHXH điện tử đòi hỏi cơ quan BHXH phải thực hiện cập nhật dữ liệu quá trình tham gia BHXH của ngƣời lao động đầy đủ, chính xác, cơ sở dữ liệu tập trung thống nhất ở cơ quan Trung ƣơng. Khi ngƣời lao động chuyển công tác, hay di chuyển địa bàn chỉ cần khai báo với cơ quan BHXH nơi đến biết mã số BHXH thì toàn bộ dữ liệu quá trình tham gia BHXH của ngƣời lao động sẽ đƣợc kéo về. * Đề xuất áp dụng mã định danh cá nhân để cấp sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử: Mỗi công dân tham gia BHXH, BHYT đƣợc cấp một số định danh và thống nhất với số định danh công dân do Nhà nƣớc quy định để phục vụ và quản lý quá trình thu, giải quyết chế độ chính sách, chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN một cách chính xác và thuận tiện. Đối với thẻ BHYT điện tử khi đã có cơ sở dữ liệu cấp quốc gia về BHXH, BHYT, trên thẻ sẽ không nhất thiết phải in ảnh của đối tƣợng, không cần ghi hạn thẻ...mà chỉ cần thông tin cơ bản về nhân thân đối tƣợng, mọi thứ còn lại cơ quan quản lý có thể tra cứu qua phần mềm nối mạng. Lúc này thẻ BHYT (có thể là thẻ bằng nhựa hoặc thẻ giấy) chỉ lƣu số định danh BHXH và thông tin cơ bản để định danh đối tƣợng. Đối với sổ BHXH điện tử khi có cơ sở dữ liệu, không cần thiết phải sử dụng sổ BHXH. Các phƣơng thức điện tử có thể đƣợc sử dụng nhiều hơn để cung cấp cho đối tƣợng tham gia biết chi tiết lịch sử quá trình tham gia BHXH. Hàng năm cơ quan BHXH không phải in tờ rời sổ BHXH để phát đến từng ngƣời lao động. Ngƣời lao động chỉ cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử của cơ quan BHXH, sử dụng mã số BHXH của mình để tra cứu quá

88 trình tham gia. 3.3.7. Giải pháp phần cứng, hạ tầng CNTT - Hệ thống mạng diện rộng (WAN): Cơ quan BHXH cần xây dựng hệ thống mạng diện rộng một cách đồng bộ. Kết nối từ Trung ƣơng đến tỉnh, từ tỉnh đến huyện. Hệ thống mạng diện rộng phải đảm bảo kết nối liên tục, thông suốt và bảo mật cho các hoạt động nghiệp vụ và quản lý trên môi trƣờng mạng. Hệ thống mạng diện rộng đáp ứng đủ băng thông kết nối các chuẩn dữ liệu bằng văn bản (text), bằng hình ảnh, bằng file dữ liệu. Hệ thống phải sẵn sàng cho việc triển khai các phần mềm nghiệp vụ của ngành BHXH và các dịch vụ nhƣ Mail server, Webserver, hội nghị truyền hình trực tuyến, đạo tạo trực tuyến… - Hệ thống mạng nội bộ (LAN): Cần xây dựng hệ thống mạng nội bộ đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về truyền dữ liệu cho tất cả BHXH các tỉnh, huyện từ Trung ƣơng đến địa phƣơng. Hệ thống mạng nội bộ thiết kế cần tuân theo các nguyên tắc sau: - Về kiến trúc hệ thống mở: + Sử dụng các thiết bị và tiêu chuẩn tiên tiến, hiện đại phù hợp với xu hƣớng phát triển hiện nay của công nghệ viễn thông. + Có khả năng mở rộng, nâng cấp dễ dàng khi hệ thống có nhu cầu mở rộng. + Thuận tiện trong việc giao tiếp, kết nối các hệ thống khác. + Đảm bảo tuân thủ các chuẩn về công nghệ cũng nhƣ các chuẩn về thiết bị ngoại vi sử dụng trong hệ thống. - Về hiệu năng: + Hệ thống có hiệu năng cao, đảm bảo cung cấp cho ngƣời sử dụng các tính năng phù hợp, thuận tiện.

89 + Hiệu năng của hệ thống đƣợc tính toán phù hợp với định hƣớng và tốc độ phát triển của CNTT Việt Nam và thế giới. + Hệ thống phải đảm bảo hiệu năng khi ghép nối với các hệ thống thông tin khác. - Khả năng quản trị: + Đảm bảo khả năng quản trị mạng dễ dàng, cho phép các bộ phận quản lý có thể thao tác quản trị một cách tập trung cho toàn bộ hệ thống nhƣ: theo dõi các hoạt động của mạng, các thiết bị, ngƣời dùng…. Cũng nhƣ thực hiện các thao tác xác lập cấu hình, cập nhật, nâng cấp. + Đảm bảo khả năng quản trị tập trung, thuận tiện và hỗ trợ tốt cho công tác quản lý điều hành của bộ phận chuyên trách. - Tính mềm dẻo: Hệ thống phải đƣợc thiết kế sao cho có thể dễ dàng thay đổi kiến trúc, vị trí đặt máy của mạng. Cho phép thay đổi đƣợc các phần cứng, phần mềm, ứng dụng trung tâm. - Hệ thống phần cứng, thiết bị CNTT: + Đảm bảo cho máy tính cá nhân của cán bộ, công chức, viên chức có cấu hình đủ mạnh, có kết nối mạng Internet tốc độ cao để xử lý dữ liệu đƣợc nhanh chóng. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức đƣợc cấp chữ ký số để xác thực trên mạng máy tính. + Ngoài máy tính kết nối mạng Internet, các đơn vị phải trang bị các thiết bị CNTT liên quan nhƣ máy quét, máy in tốc đô cao, máy photocopy… để số hoá thông tin giấy tờ cần thiết liên quan vào mạng máy tính phục vụ cho việc chuyển xử lý thông tin trên mạng. - Công tác đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin Bên cạnh những lợi ích to lớn mà hệ thống ứng dụng CNTT đem lại, cơ quan BHXH cũng cần nhận thức đƣợc các thách thức và nguy cơ về mất an

90 toàn, an ninh thông tin khi thực hiện TTHC qua mạng. Để việc ứng dụng CNTT trong ngành BHXH có hiệu quả, đảm bảo cho sự phát triển bền vững. Cơ quan BHXH phải xác định việc triển khai các ứng dụng CNTT phải đi đôi với bảo đảm an toàn, an ninh thông tin chú trọng công tác đảm bảo an toàn thông tin trên cả 4 yếu tố: nhận thức, nguồn nhân lực, quy trình và trang thiết bị. Cần dự báo và xây dựng các phƣơng án ứng cứu sự cố tấn công trên môi trƣờng mạng vào hệ thống dữ liệu ngành BHXH và chủ động đối phó kịp thời với các nguy cơ về an toàn, an ninh thông tin. Xây dựng lộ trình triển khai và thực hiện đồng bộ các biện pháp đảm bảo bảo mật và an toàn thông tin. Ngoài ra để hoạt động này phát huy hiệu quả, thì cần có thêm sự phối hợp của các đơn vị quản lý an toàn, an ninh thông tin của Bộ Thông tin và Truyền thông. 3.3.8. Giải pháp đào tạo, phát triển nguồn nhân lực Xây dựng giải pháp để thu hút nguồn và giữ chân nguồn nhân lực CNTT phục vụ hoạt động cải cách TTHC của cơ quan BHXH. Tăng cƣờng thu hút nguồn nhân lực CNTT trình độ cao dƣới nhiều hình thức khác nhau. Khuyến khích giao, đặt hàng triển khai các ứng dụng CNTT phục vụ cải cách TTHC cho đội ngũ chuyên viên CNTT. Tăng cƣờng các chế độ đãi ngộ cho nguồn nhân lực CNTT. Tiếp tục nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực ứng dụng CNTT của ngành kết hợp với thuê dịch vụ quản lý vận hành hệ thống, thiết bị CNTT. Tổ chức đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ chuyên trách CNTT để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ về công tác an toàn, an ninh thông tin. 3.3.9. Giải pháp tuyên truyền nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng CNTT