Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng Công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Trị

51 Hình 2.2. Quy trình cung cấp dịch vụ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN bằng hồ sơ giấy. Trong mô hình trên thể hiện việc đăng ký tham gia phải trải qua 7 bƣớc bắt buộc phải có hồ sơ chứng từ bằng giấy. Thời gian phản hồi cho đơn vị sử dụng lao động là từ 10 đến 20 ngày làm việc. Trong quá trình thực hiện việc thiếu hoặc sai giấy tờ đơn vị sử dụng lao động không có thông tin, chỉ đến khi đơn vị sử dụng lao động đến bộ phận “một cửa” của BHXH nhận kết quả thì mới có thông tin. Điều này dẫn đến đơn vị sử dụng lao động phải đến cơ quan BHXH hơn 2 lần (01 lần nộp hồ sơ; 01 lần nhận hồ sơ). Nếu hồ sơ sai sót hoặc thiếu thì phải tiếp tục chỉnh sửa và nộp trực tiếp bằng hồ sơ giấy.

52 2.3.2. Quy trình tiếp nhận TTHC qua dịch vụ Bưu chính * Đơn vị sử dụng lao động Tổ chức, cá nhân kê khai đầy đủ thành phần hồ sơ, biểu mẫu theo quy định đối với từng lĩnh vực TTHC của cơ quan BHXH. * Bƣu chính Nhân viên bƣu chính tiếp nhận hồ sơ tại đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ theo quy định của TTHC sau đó chuyển hồ sơ về bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của cơ quan BHXH đồng thời thu hộ phí (nếu có). * Tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH Viên chức bộ phận một cửa thực hiện tiếp nhận hồ sơ từ nhân viên bƣu chính và thực hiện các bƣớc tƣơng tự nhận hồ sơ giấy từ đơn vị. * Trả kết quả Viên chức bộ phận tiếp nhận hồ sơ bàn giao hồ sơ cho nhân viên bƣu chính để trả cho tổ chức, cá nhân. Đối với hồ sơ chƣa đủ điều kiện hoặc không đủ điều kiện, hoặc quá hạn giải quyết thực hiện theo quy định tƣơng tự nhận hồ sơ giấy từ đơn vị. 2.3.3. Quy trình tiếp nhận TTHC qua giao dịch điện tử * Đơn vị sử dụng lao động Kê khai thông tin của đơn vị; nhập thông tin của ngƣời lao động từ các tờ khai tham gia hoặc thay đổi thông tin, các giấy tờ chứng minh của ngƣời lao động; lập danh sách ngƣời tham gia BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN (mẫu số D02-TS), Bảng kê thông tin (mẫu số D01-TS) vào phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-V AN;

53 Ký số điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN. Nhận thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử (mẫu số 02/TB-GDĐT); thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả (mẫu số 03/TB- GDĐT) tại địa chỉ thƣ điện tử đã đăng ký của đơn vị. Nhận kết quả giải quyết TTHC do Bƣu chính chuyển đến * Cơ quan BHXH - Phòng/Tổ Quản lý thu: + Truy cập hệ thống quản lý thông tin để tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị gửi đến, kết xuất tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS); tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu số TK3-TS); danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN (mẫu số D02-TS); danh sách ngƣời tham gia BHXH tự nguyện (mẫu số D05-TS); Danh sách ngƣời chỉ tham gia BHYT (mẫu số D03-TS) chuyển sang phần mềm nghiệp vụ để kiểm tra, đối chiếu thông tin, đối chiếu với cơ sở dữ liệu trong Hệ thống quản lý thông tin. Trƣờng hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. + Gửi thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả (mẫu số 03/TB-GDĐT) đến địa chỉ thƣ điện tử đã đăng ký của đơn vị. + Cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý thông tin, ký điện tử vào các bản tổng hợp danh sách mẫu số D02a-TS, mẫu số D03a-TS, mẫu số D05a-TS và chuyển hồ sơ kèm theo đến Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ. + Hàng tháng: gửi thông báo điện tử kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng trƣớc theo mẫu số C12-TS đến tài khoản giao dịch của đơn vị.

54 - Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ: + Truy cập hồ sơ BHXH điện tử trong Hệ thống quản lý thông tin, kết xuất hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT theo quy định do Phòng/Tổ quản lý thu chuyển đến; kết xuất hồ sơ cấp lại, đổi sổ BHXH, thẻ BHYT của các trƣờng hợp mất, rách, hỏng sổ BHXH, thẻ BHYT do đơn vị chuyển đến. + Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với dữ liệu của đơn vị, ngƣời tham gia BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN trong hệ thống quản lý thông tin: + Trƣờng hợp hồ sơ đúng, đủ thì gửi hồ sơ và danh sách cấp sổ BHXH (mẫu số D09a-TS); danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu số D10a-TS) đến lãnh đạo BHXH tỉnh/huyện phê duyệt. + Các trƣờng hợp hồ sơ chƣa đúng, chƣa đủ thì ghi rõ lý do và chuyển lại Phòng/Tổ Quản lý thu. - Thực hiện in sổ BHXH, thẻ BHYT đối những trƣờng hợp đúng, đủ đã đƣợc lãnh đạo BHXH tỉnh/ huyện phê duyệt. - Chuyển sổ BHXH, thẻ BHYT đến bộ phận một cửa để trả đơn vị, ngƣời lao động hoặc chuyển sổ BHXH đến Phòng Chế độ BHXH/Tổ thực hiện chính sách BHXH để giải quyết hƣởng chế độ BHXH cho ngƣời lao động.

55 Hình 2.3. Quy trình tiếp nhận TTHC qua giao dịch điện tử Qua quy trình trên ta thấy sau khi đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ điện tử, các tệp tin điện tử đƣợc nộp qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN . Hồ sơ điện tử đƣợc chuyển đến phần mềm tiếp nhận hồ. Cán bộ giải quyết truy cập vào phần mềm để kiểm tra tình trạng hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì thực hiện nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm quản lý thu, rồi chuyển sang bộ phận cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, tiếp tục kết quả đƣợc chuyển đến bộ phận “một cửa” để chuyển cho bƣu điện trả kết quả đến đơn vị sử dụng lao động. Thời gian xử lý, luân chuyển hồ sơ vẫn đƣợc tính bằng ngày làm việc, hồ sơ phải qua nhiều bộ phận, công tác kiểm tra, nhập dữ liệu hồ sơ tốn khá nhiều thời gian của cán bộ BHXH.

56 2.3.4. Dịch vụ công trực tuyến ngành BHXH Các dịch vụ công trực tuyến của ngành BHXH đã giúp các đơn vị tham gia BHXH chủ động thời gian nộp hồ sơ (có thể nộp hồ sơ 24/24 kể cả ngày lễ, ngày nghỉ). Danh mục dịch vụ công trực tuyến mức độ cao (mức độ 3,4) ngành Bảo hiểm xã hội đã triển khai tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam tại địa chỉ https://baohiemxahoi.gov.vn. Bảng 2.3. TTHC dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 của cơ quan BHXH STT TÊN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Mức độ dịch vụ công trực tuyến Mức độ 3 Mức độ 4 A Lĩnh vực Thu BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp 1. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN x 2. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. x 3. Ngƣời lao động có thời hạn ở nƣớc ngoài tự đăng ký đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc x 4. Đăng ký, đăng ký lại, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện x 5. Tham gia bảo hiểm y tế đối với ngƣời chỉ tham gia bảo hiểm y tế x 6. Hoàn trả tiền đã đóng đối với ngƣời tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện, ngƣời tham gia bảo hiểm y tế theo hộ gia đình, ngƣời tham gia bảo hiểm y tế đƣợc ngân sách Nhà nƣớc hỗ trợ một phần mức đóng x

57 B Lĩnh vực cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế 1. Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế x C Lĩnh vực chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội 1. Truy lĩnh lƣơng hƣu, hƣởng tiếp trợ cấp BHXH trong các trƣờng hợp: Hết hạn hƣởng, không còn tên trên Danh sách chi trả tháng này nhƣng còn số tiền của các tháng trƣớc chƣa nhận; ngƣời hƣởng hoặc ngƣời lĩnh thay 6 tháng liên tục không nhận tiền, cơ quan BHXH đã tạm dừng in danh sách chi trả; truy lĩnh chế độ BHXH một lần của những năm trƣớc x 2. Ngƣời hƣởng lĩnh chế độ BHXH hàng tháng bằng tiền mặt chuyển sang lĩnh bằng tài khoản cá nhân và ngƣợc lại, hoặc thay đổi tài khoản cá nhân, hoặc thay đổi nơi nhận trong địa bàn tỉnh x D Lĩnh vực thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội 1. Giải quyết hƣởng chế độ ốm đau x 2. Giải quyết hƣởng chế độ thai sản x 3. Giải quyết hƣởng trợ cấp dƣỡng sức, phục hồi sức khỏe sau ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp x 4. Giải quyết hƣởng bảo hiểm xã hội một lần x 5. Giải quyết hƣởng trợ cấp một lần đối với ngƣời đang hƣởng lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng ra nƣớc ngoài để định cƣ x 6. Giải quyết hƣởng chế độ tử tuất x

58 7. Giải quyết hƣởng tiếp lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng đối với ngƣời chấp hành xong hình phạt tù, ngƣời xuất cảnh trái phép trở về nƣớc định cƣ hợp pháp, ngƣời đƣợc Tòa án hủy quyết định tuyên bố mất tích x 8. Giải quyết di chuyển đối với ngƣời đang hƣởng lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng và ngƣời chờ hƣởng lƣơng hƣu, trợ cấp hàng tháng từ tỉnh này đến tỉnh khác x 9. Giải quyết điều chỉnh thông tin về nhân thân đối với ngƣời đang hƣởng lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng; điều chỉnh, hủy quyết định, chấm dứt hƣởng BHXH x 10. Giải quyết hƣởng trợ cấp hàng tháng theo Quyết định số 91/2000/QĐ-TTg , Quyết định số 613/QĐ-TTg x 11. Giải quyết hƣởng trợ cấp đối với nhà giáo đã nghỉ hƣu chƣa đƣợc hƣởng chế độ phụ cấp thâm niên trong lƣơng hƣu theo Quyết định số 52/2013/QĐ- TTg x E Lĩnh vực thực hiện chính sách bảo hiểm y tế 1. Ký hợp đồng khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế x 2. Thanh toán chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế với cơ sở khám chữa bệnh bảo hiểm y tế x Theo báo cáo về tình hình cải cách TTHC của cơ quan BHXH thì trong năm 2015 tổng số TTHC là 115 thủ tục (tính cả những thủ tục kép đƣợc thực hiện đồng thời ở cấp tỉnh và cấp huyện) cơ quan BHXH đã thực hiện việc rà soát để cắt giảm hồ sơ, thủ tục, quy trình thực hiện của tất cả các lĩnh vực

59 nghiệp vụ, đến năm 2016 còn 33 thủ tục và đến nay còn 28 thủ tục. Qua bảng công bố các dịch vụ công trực tuyến mức độ cao của ngành BHXH ta có thể thấy dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 có 7 thủ tục, mức độ 3 có 15 thủ tục, dƣới mức độ 3 còn 6 thủ tục. Do đó ngành BHXH cần tiếp tục rà soát, ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC để tăng số lƣợng dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dân, doanh nghiệp giao dịch với cơ quan BHXH hoàn toàn trên môi trƣợng mạng. 2.3.5. Tình hình giải quyết TTHC và quản lý đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN trên địa bàn tỉnh Quảng Trị Hình 2.4. Biểu đồ tiếp nhận hồ sơ TTHC qua các năm tại tỉnh Quảng Trị Qua số liệu và biểu đồ tình hình tiếp nhận hồ sơ TTHC tại BHXH tỉnh Quảng Trị từ năm 2016-2018, có thể thấy số lƣợng hồ sơ ngƣời dân, doanh nghiệp nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ “một cửa” của cơ quan

60 BHXH giảm dần qua các năm. Ngƣời dân có xu hƣớng nộp hồ sơ qua dịch vụ Bƣu chính công ích và đặc biệt là việc nộp hồ sơ qua giao dịch điện tử khá thuận lợi đƣợc ngƣời dân, doanh nghiệp ƣu tiên lựa chọn. Thực hiện việc nộp hồ sơ TTHC qua giao dịch điện tử sẽ rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, mang lại hiệu quả cao. Ngƣời dân, doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động không phải thực hiện kê khai hồ sơ BHXH bằng giấy nhƣ trƣớc đây, mà sẽ thực hiện các thao tác trên máy tính của đơn vị, ký số hồ sơ gửi cho cơ quan BHXH thông quan mạng internet. Giúp các đơn vị tham gia BHXH chủ động thời gian nộp hồ sơ (có thể nộp hồ sơ 24/24 kể cả ngày lễ, ngày nghỉ); giúp các cá nhân, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đi lại, thời gian chờ đợi, chuyển phát, in ấn. Cơ quan BHXH căn cứ trên hồ sơ điện tử đã đƣợc ký số để giải quyết và trả kết quả về tận đơn vị thông qua dịch vụ bƣu điện, chi phí chuyển phát hồ sơ trả kết quả do cơ quan BHXH chi trả. * Số lƣợng các tổ chức, doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN trên địa bàn tỉnh (phụ lục số 2). * Số ngƣời tham gia BHXH, BHYT, BHTN (phụ lục số 3) * Số ngƣời thụ hƣởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN (phụ lục số 4) * Tổng số thu, chi BHXH, BHYT, BHTN (phụ lục số 5) Qua các bảng số liệu thu thập từ cơ quan BHXH tỉnh Quảng Trị ta có thể thấy rằng, trong những năm qua tốc độ phát triển của ngành BHXH tăng nhanh, năm sau cao hơn năm trƣớc về số lƣợng đơn vị sử dụng lao động đăng ký; số ngƣời tham gia; số ngƣời thụ hƣởng các chính sách; số thu, chi BHXH, BHYT, BHTN. Tuy nhiên, số biên chế cán bộ công chức, viên chức, ngƣời lao động thuộc hệ thống BHXH tỉnh Quảng Trị không tăng, mà còn giảm theo yêu cầu tinh giản biên chế của Chính phủ.