Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng Công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Trị

41 mua sắm, sửa chữa do các đơn vị trực thuộc đề xuất hàng năm. Khi có nhu cầu phát sinh trang cấp các thiết bị CNTT, các đơn vị trực thuộc phải làm tờ trình, hồ sơ thủ tục gửi BHXH Việt Nam và chờ BHXH Việt Nam thẩm định, duyệt, mua sắm bổ sung do đó mất rất nhiều thời gian, gây khó khăn cho đơn vị. Với yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật CNTT ngày càng cao, nhu cầu tự mua sắm bổ sung, sửa chữa các thiết bị hƣ hỏng, cấu hình yếu, tốc độ chậm là cấp thiết. Do vậy, BHXH Việt Nam cần nghiên cứu phân cấp, phân bổ kinh phí đầu tƣ ứng dụng CNTT cho các đơn vị trực thuộc một cách hợp lý để các đơn vị có thể chủ động trong việc triển khai ứng dụng CNTT có hiệu quả. 2.2.3. Về nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động ứng dụng CNTT BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 298/QĐ-BHXH ngày 25/02/2016 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành quy chế chi tiêu nội bộ và trích lập các quỹ đối với các đơn vị thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, trong đó có quy định về chi bồi dƣỡng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ, quản lý, đến nay đã có nhiều địa phƣơng triển khai thực hiện theo quy định mới, tạo động lực cho công chức, viên chức đƣợc giao nhiệm vụ liên quan đến CNTT. Cơ cấu và tổ chức hoạt động của hệ thống CNTT theo đánh giá cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu nghiệp vụ, tuy nhiên trong tƣơng lai, khi các hệ thống đƣợc chuyển đổi lên mô hình tập trung cần phải có sự chuyển đổi về cơ cấu tổ chức và bố trí nhân sự do quá trình tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ và ứng dụng CNTT. Bảo hiểm xã hội Việt Nam cũng đang có định hƣớng chỉ tập trung nhân lực cho việc quản lý hoạt động ứng dụng CNTT của ngành, hầu hết nhân sự vận hành, đảm bảo hệ thống sẽ đƣợc thuê dịch vụ CNTT theo Quyết định 80/QĐ-TTg về thí điểm thuê dịch vụ CNTT. Hiện nay hoạt động ứng dụng CNTT vào giải quyết TTHC tại BHXH tỉnh Quảng Trị có một số thuận lợi nhất định. Tại BHXH tỉnh có phòng

42 CNTT với 04 viên chức, tại 09/09 BHXH các huyện, thị xã, thành phố có bố trí 01 viên chức chuyên trách về CNTT. Mỗi cán bộ đều có máy tính để phục vụ công tác. Tại tất cả các đơn vị đều có mạng máy tính nội bộ, kết nối mạng Internet tốc độ cao. 100% cán bộ công chức, viên chức tại cơ quan BHXH tỉnh Quảng Trị sử dụng thành thạo máy tính, các phần mềm nghiệp vụ để phục vụ cho giải quyết công việc hàng ngày. Bảng 2.2. Số cán bộ có trình độ CNTT từ trung cấp trở lên tại BHXH tỉnh Quảng Trị Đơn vị tính: người Năm Cao học Đại học Cao đẳng Trung cấp 2016 02 17 01 04 2017 02 19 01 05 2018 02 19 01 05 “Nguồn: BHXH tỉnh Quảng Trị - Phòng CNTT” Hệ thống CNTT của ngành BHXH là rất lớn, với số lƣợng cán bộ CNTT nhƣ trên là chƣa đủ để đảm bảo vận hành cho hoạt động liên tục của các hệ thống CNTT. Vì vậy, việc thuê thêm chuyên gia, đơn vị ngoài ngành BHXH có năng lực và kinh nghiệm để hỗ trợ vận hành các hệ thống ứng dụng CNTT là rất cần thiết. Cơ quan BHXH chƣa xây dựng đƣợc khung năng lực cán bộ chuyên trách về CNTT áp dụng vào cơ chế tuyển dụng để lựa chọn nhân sự phù hợp. Việc triển khai đào tạo, tập huấn chuyên sâu về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu, an ninh mạng máy tính, an ninh dữ liệu cho cán bộ CNTT chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Việc bồi dƣỡng kiến thức sử dụng mạng máy tính, khai thác các phần mềm nghiệp vụ, cập nhật, bổ sung kỹ năng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng cho cán bộ nghiệp vụ cũng chƣa đƣợc tiến hành một cách thƣờng xuyên, liên tục.

43 2.2.4. Về hạ tầng thiết bị CNTT Theo báo cáo ứng dụng CNTT của ngành BHXH năm 2017 thì ở tất cả các đơn vị trực thuộc BHXH Viẹt Nam đều đã có hệ thống mạng nội bộ (LAN). BHXH Việt Nam đã lắp đạt mạng truyền dữ liệu diẹn rộng (WAN) ở tất cả 63 tỉnh thành và ho󰈓n 700 huyẹn để thực hiện kết nối từ Trung ƣơng đến tỉnh, từ tỉnh đến huyện. Hệ thống mạng WAN ngành đã đảm bảo kết nối liên tục, thông suốt và bảo mật cho các hoạt động nghiệp vụ và quản lý trên môi trƣờng mạng. 100% cán bộ, công chức, viên chức có máy tính đƣợc kết nối vào mạng để sử dụng trong công việc. Trong những năm qua, hạ tầng thiết bị CNTT tại BHXH tỉnh Quảng Trị đã có những đầu tƣ nâng cấp đáng kể, cơ bản đáp ứng nhu cầu trang thiết bị CNTT phục vụ cho công việc chuyên môn của các cán bộ công chức, viên chức. Tỷ lệ bình quân máy tính/ số cán bộ đạt 100%. Hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), hệ thống máy chủ (server) đƣợc trang bị khá đầy đủ. Tại Văn phòng BHXH tỉnh và 09 BHXH các huyện đƣợc trang bị hệ thống mạng LAN, WAN cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc, đã xây dựng đƣờng truyền dữ liệu kết nối trực tiếp từ Huyện -Tỉnh - Trung ƣơng. Số mạng LAN tại tỉnh: 10; Số mạng WAN: 10; số mạng có kết nối Internet: 10 BHXH Việt Nam đã trang bị cho tỉnh hệ thống máy chủ để quản lý các phần mềm và cài đặt cơ sở dữ liệu và quản trị mạng máy tính. Số máy chủ tại tỉnh là: 13 máy chủ (server). BHXH Việt Nam đã trang bị cho tỉnh các thiết bị CNTT chuyên dụng nhƣ thiết bị chuyển mạch (switch), thiết bị định tuyến (router), thiết bị tƣờng lửa (firewall) và các thiết bị CNTT khác phục vụ cho việc quản trị mạng máy tính đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu của ngành. Hệ thống máy vi tính cá nhân, máy in, máy photocopy đã đƣợc BHXH Việt Nam trang bị khá đầy đủ. Cụ thể tại tỉnh có: 292 máy vi tính; 198 máy in; 21 máy photocopy.“Nguồn : BHXH tỉnh Quảng Trị - Phòng CNTT”

44 Mặc dù hạ tầng thiết bị CNTT đã đƣợc cơ quan BHXH quan tâm đầu tƣ khá đầy đủ. Tuy nhiên, với tốc độ phát triển ngày càng cao, cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH rất lớn, dữ liệu phần lớn đƣợc tập trung ở trung tâm dữ liệu ngƣời dùng tại các đơn vị trên toàn quốc kết nối đến để khai thác, cập nhật dữ liệu. Với các thiết bị CNTT trang bị từ lâu, một số có cấu hình thấp, tốc độ đƣờng truyền nhƣ hiện tại thì vẫn chƣa đáp ứng đƣợc so với yêu cầu thực tế. 2.2.5. Hệ thống các phần phần mềm ứng dụng Tại cơ quan BHXH tỉnh Quảng Trị đã triển khai các phần mềm ứng dụng CNTT sau: * Phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành BHXH tỉnh Quảng Trị đã triển khai, sử dụng hệ thống quản lý văn bản điều hành, 100% cán bộ công chức, viên chức đã ứng dụng CNTT trong công tác quản lý điều hành, xử lý văn bản thông qua hệ thống quản lý văn bản điều hành (gửi, nhận văn bản điện tử; phân công, xử lý công việc qua mạng). Hệ thống quản lý văn bản điều hành đã kết nối liên thông với các đơn vị trực thuộc và các đơn vị bên ngoài nhƣ kết nối với UBND tỉnh, các sở, ban ngành cấp tỉnh để gửi và nhận văn bản điện tử. Danh sách các văn bản đƣợc xử lý, trao đổi qua môi trƣờng mạng bao gồm: TT Loại văn bản 1 Các văn bản do BHXH tỉnh ban hành 2 Giấy mời họp 3 Tài liệu phục vụ cuộc họp 4 Văn bản để biết, để báo cáo 5 Thông báo chung của cơ quan 6 Các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc 7 Các hoạt động nội bộ khác (thông báo giao ban; thông báo kết luận cuộc họp; dự thảo văn bản).

45 Tại BHXH tỉnh cũng đã triển khai hệ thống thƣ điện tử trong toàn Ngành. Tổng số công chức, viên chức đƣợc cấp hòm thƣ điện tử chính thức: 250 hộp thƣ địa chỉ email tỷ lệ đạt 100%. Có thể khẳng định, việc ứng dụng và phát triển CNTT trong quản lý văn bản điều hành đã tạo sự chuyển biến đáng kể về phƣơng pháp làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức; thúc đẩy cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, tăng cƣờng năng lực phục vụ ngƣời dân, doanh nghiệp. Thông qua việc sử dụng văn bản điện tử, theo tính toán có thể tiết kiệm kinh phí hàng trăm triệu đồng/năm cho việc in ấn tài liệu phục vụ cuộc họp, in ấn, chuyển phát giấy mời họp và giảm 50% thời gian xử lý khi văn bản đƣợc luân chuyển qua môi trƣờng mạng. * Hệ thống giao dịch BHXH điện tử (phần mềm TNHS) Hệ thống giao dịch điện tử đƣợc triển khai tập trung tại Trung ƣơng cho phép ngƣời dân, đơn vị sử dụng lao động thực hiện các giao dịch BHXH, BHYT, BHTN với cơ quan BHXH thông qua môi trƣờng mạng. Đồng thời cho phép BHXH tỉnh quản lý, theo dõi trực tuyến công tác tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính về lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN, đảm bảo việc thực hiện thủ tục hành chính tại BHXH tỉnh, BHXH các huyện, thị xã, thành phố đƣợc công khai minh bạch, chuyên nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tham gia, thụ hƣởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN. * Hệ thống thông tin giám định BHYT Tại tỉnh Quảng Trị tính đến 31/12/2018 có 167 cơ sở khám chữa bệnh bảo hiểm y tế (KCB BHYT) kết nối liên thông và chuyển dữ liệu đề nghị thanh toán chi phí KCB BHYT hàng ngày đến cơ quan BHXH.

46 Hệ thống thông tin giám định BHYT góp phần bảo đảm quyền lợi cho ngƣời dân đƣợc chăm sóc sức khỏe tốt hơn, qua đó tạo niềm tin để ngƣời dân yên tâm và tích cực tham gia BHYT. Hệ thống thông tin giám định BHYT đƣợc vận hành đồng bộ sẽ mang lại ích lợi không nhỏ cho cả 3 bên. Ngƣời dân KCB BHYT đƣợc giảm thiểu TTHC, rút ngắn thời gian khi đi KCB. Cùng với việc Bộ Y tế sẽ cập nhật kết quả xét nghiệm theo từng hồ sơ lên Cổng dữ liệu, bệnh nhân chuyển tuyến sẽ không bị các chỉ định trùng lặp trong các xét nghiệm, chỉ định cận lâm sàng đã thực hiện. Cơ sở KCB có thể khai thác bệnh sử khám, chữa bệnh, kết quả xét nghiệm của bệnh nhân để có các chỉ định hợp lý, đồng thời quản lý và ngăn ngừa đƣợc tình trạng trục lợi quỹ KCB BHYT, giảm bớt thời gian tổng hợp, lập các báo cáo theo quy định. Dữ liệu cấp thẻ BHYT của cơ quan BHXH đƣợc cập nhật trực tuyến đến cơ sở KCB. Về phía cơ quan BHXH, hệ thống thông tin giám định BHYT là công cụ hiệu quả trong quản lý quỹ KCB BHYT. Theo dõi đƣợc tình hình sử dụng quỹ tại từng địa phƣơng, từng cơ sở KCB từng giờ, từng ngày, phát hiện kịp thời các sai sót, chi phí bất thƣờng để kịp thời chấn chỉnh các sai phạm, giảm sức ép lên công tác giám định BHYT trong bối cảnh khối lƣợng công việc ngày càng lớn. Cơ quan BHXH cũng quản lý đƣợc việc thanh toán BHYT, những chi phí trùng lặp, sai giá, các chi phí ngoài quy định sẽ đƣợc phát hiện và xử lý kịp thời tránh đƣợc tình trạng lạm dụng quỹ BHYT. Việc triển khai hệ thống giám định BHYT còn giúp cho công tác quản lý quỹ BHYT đảm bảo công khai và minh bạch, khắc phục tình trạng một số bệnh nhân, ngƣời nhà bệnh nhân lợi dụng việc thông tuyến để trục lợi từ thẻ BHYT, khám bệnh nhiều nơi trong cùng một thời điểm. * Hệ thống cấp số định danh và quản lý BHYT hộ gia đình.

47 Ngành BHXH đã xây dựng đƣợc cơ sở dữ liệu của hơn 95 triệu ngƣời với 30 triệu hộ gia đình, của hơn 10 trƣờng dữ liệu cơ bản. Đây là cơ sở để ngành hoàn thiện cơ sở dữ liệu quốc gia về BHXH theo Quyết định 714/QĐ- TTg của Thủ tƣớng Chính phủ, góp phần tiến tới cấp sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử. Hệ thống đã quản lý, đồng bộ thông tin và cấp mã số BHXH duy nhất cho khoảng 80 triệu ngƣời đang tham gia và thụ hƣởng các chính sách BHXH, BHYT, BHTN. Việc cấp mã số bảo hiểm xã hội nhằm ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lý, cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lƣợng phục vụ ngƣời tham gia, thụ hƣởng chính sách. Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2007 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, BHXH Việt Nam cấp mã số BHXH. Mỗi ngƣời dân khi tham gia BHXH, BHYT sẽ đƣợc cấp một mã số BHXH duy nhất theo suốt cuộc đời. Đây là mã số định danh duy nhất ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT nhằm quản lý xuyên suốt quá trình tham gia đóng, hƣởng chế độ BHXH, BHYT. Thông qua mã số BHXH, ngƣời tham gia có thể tự kiểm tra thông tin quá trình tham gia đóng, hƣởng chế độ BHXH, BHYT của mình. Với đơn vị sử dụng lao động cũng sẽ thuận tiện trong quá trình tham gia và giải quyết các chế độ: giảm thời gian kê khai, giảm thủ tục hành chính, theo đó là giảm các chi phí liên quan. Ngƣời lao động, ngƣời dân khi có phát sinh giao dịch với cơ quan BHXH chỉ cần cung cấp mã số BHXH đã đƣợc cấp, mà không cần phải kê khai, nộp các hồ sơ thủ tục nhƣ trƣớc đây (trƣớc đây ngƣời dân phải kê khai các hồ sơ, biểu mẫu theo quy định, cung cấp chứng minh thƣ nhân dân, hộ khẩu, ... thì nay không phải kê khai, cung cấp cho cơ quan BHXH). * Hệ thống các phần mềm nghiệp vụ của ngành BHXH Các phần mềm nghiệp vụ đang đƣợc triển khai bao gồm:

48 + Phần mềm Quản lý nhân sự + Phần mềm Quản lý tài chính - kế toán + Phần mềm Quản lý thanh tra, kiểm tra về BHXH + Phần mềm quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN + Phần mềm quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT + Phần mềm xét duyệt các chế độ BHXH + Phần mềm quản lý BHYT hộ gia đình, cấp mã số định danh BHXH + Hệ thống phần mềm giám định BHYT, Cổng tiếp nhận dữ liệu BHYT + Phần mềm tiếp nhận hồ sơ Các phần mềm tập trung dữ liệu tại Trung ƣơng để quản lý các mảng nghiệp vụ quan trọng gồm: Thu, sổ thẻ, quản lý tài chính, quản lý các đối tƣợng hƣởng BHXH. Tiến tới xây dựng hệ thống phần mềm tổng thể, thống nhất, đáp ứng hầu hết các yêu cầu nghiệp vụ khác của ngành. 2.3. Quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC 2.3.1. Quy trình tiếp nhận TTHC trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ * Đơn vị sử dụng lao động Tổ chức, cá nhân kê khai đầy đủ thành phần hồ sơ, biểu mẫu theo quy định đối với từng lĩnh vực TTHC của cơ quan BHXH. * Tiếp nhận hồ sơ Viên chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ: - Trƣờng hợp hồ sơ hợp lệ, nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ, lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 01 ban hành kèm theo Quyết định số 999/QĐ-BHXH; - Trƣờng hợp hồ sơ chƣa hợp lệ thì hƣớng dẫn cá nhân, tổ chức theo mẫu số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 999/QĐ-BHXH;

49 - Trƣờng hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hƣớng dẫn cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền. * Chuyển hồ sơ Viên chức tiếp nhận chuyển hồ sơ kèm theo mẫu số 01, 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo ban hành kèm theo Quyết định số 999/QĐ-BHXH cho phòng nghiệp vụ hoặc tổ nghiệp vụ (sau đây gọi chung là Bộ phận nghiệp vụ) giải quyết. Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH tỉnh, sau khi BHXH huyện tiếp nhận phải chuyển kịp thời về Phòng nghiệp vụ giải quyết kèm theo mẫu số 03 ban hành kèm theo Quyết định số 999/QĐ-BHXH đồng thời gửi phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính 01 bản để theo dõi, tổng hợp. * Quy trình giải quyết Trƣờng hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: viên chức đƣợc giao nhiệm vụ thẩm định, trình lãnh đạo có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả. Trƣờng hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: + Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: thực hiện theo quy định Điểm c.1 khoản này. + Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chƣa hoặc không đủ điều kiện giải quyết: viên chức báo cáo lãnh đạo BHXH tỉnh hoặc lãnh đạo BHXH huyện, trả lại hồ sơ cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả kèm theo thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do cần bổ sung hoặc không giải quyết. Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Bộ phận nghiệp vụ phải thông báo ngay cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, đồng thời gửi văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả lần sau. * Trả kết quả

50 Viên chức tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả nhập vào phần mềm quản lý hồ sơ và thực hiện nhƣ sau: - Các hồ sơ đã giải quyết xong + Đối với hồ sơ của cá nhân: trả kết quả theo hình thức đăng ký trên giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. + Đối với hồ sơ của tổ chức: trả kết quả qua dịch vụ bƣu chính. - Đối với hồ sơ chƣa đủ điều kiện giải quyết: thông tin kịp thời cho cá nhân, tổ chức theo yêu cầu bổ sung hồ sơ của bộ phận nghiệp vụ giải quyết hồ sơ và gửi văn bản xin lỗi (nếu do lỗi của viên chức khi tiếp nhận hồ sơ). - Đối với hồ sơ không giải quyết: liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo nêu rõ lý do không giải quyết. - Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của bộ phận nghiệp vụ. - Trƣờng hợp cá nhân chƣa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ đƣợc lƣu giữ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Việc chuyển kết quả giải quyết từ bộ phận nghiệp vụ cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đƣợc theo dõi qua danh sách bàn giao hồ sơ đã giải quyết thủ tục hành chính mẫu số 04 tại phụ lục ban hành kèm theo ban hành kèm theo Quyết định số 999/QĐ-BHXH đồng thời gửi cho phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính 01 bản để theo dõi, thống kê, tổng hợp (nếu hồ sơ chuyển từ bộ phận nghiệp vụ của BHXH tỉnh về BHXH huyện).