Luận văn Thạc sĩ Luật Hiến Pháp và Luật Hành Chính: Thực hiện pháp luật về chứng thực - Từ thực tiễn thị xã Ba Đồn, tỉnh Quảng Bình
7,603
867
116
35
trường hợp chứng thực chữ ký thông thường chỉ có một quy định khác là
người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa sẽ phải có một số trách nhiệm, cụ
thể như sau:
Công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra
giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, giấy tờ mà
người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào không có nội dung thuộc trường hợp cấm
và tại thời điểm chứng thực nhận thức và làm chủ được hành vi của mình thì
đề nghị người yêu cầu chứng thực ký trước vào giấy tờ cần chứng thực và
chuyển giấy tờ cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Việc ghi lời chứng, ký và đóng dấu vào văn bản chứng thực được thực
hiện như trường hợp chứng thực chữ ký thông thường.
Những trường hợp không được chứng thực chữ ký: Nghị định
23/2015/NĐ-CP ngoài việc quy định cụ thể hơn các trường hợp không được
chứng thực bản sao từ bản chính, đã bổ sung quy định về những trường hợp
không được chứng thực chữ ký. Do đó, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực
không được thực hiện chứng thực chữ ký trong các trường hợp sau đây:
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không
nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân
dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung nội
dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh,
chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt
Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức, vi phạm bí mật
đời tư cá nhân.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp
chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với việc ủy quyền không có thù
36
lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan
đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Về chứng thực chữ ký người dịch
Khoản 1, khoản 2 Điều 27 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định khá cụ
thể tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch như sau:
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
- Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch
hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.
Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử
nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định nêu trên thì phải thông
thạo ngôn ngữ cần dịch. Đây là quy định mang tính mở, nhằm đáp ứng các
yêu cầu về dịch thuật đối với các ngôn ngữ như Lào, Campuchia...ở gần khu
vực biên giới.
Để tạo điều kiện cho người dịch là cộng tác viên dịch thuật của các
Phòng Tư pháp, tránh việc mỗi lần có yêu cầu người dịch lại phải đến Phòng
Tư pháp để yêu cầu chứng thực chữ ký, Điều 29 của Nghị định đã quy định
người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký mẫu tại
Phòng Tư pháp. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp Văn bản đề
nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký 03 (ba) chữ ký mẫu trong Văn bản đề
nghị đăng ký chữ ký mẫu trước mặt Trưởng Phòng Tư pháp.
Để nâng cao trách nhiệm của người dịch, qua đó nâng cao chất lượng
bản dịch, Điều 30 Nghị định quy định: người dịch phải hoàn toàn chịu trách
nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính
xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản không
được dịch để chứng thực chữ ký người dịch.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ
ký của người dịch trong bản dịch.
37
Điều 31 của Nghị định có quy định khác nhau đối với yêu cầu chứng
thực chữ ký người dịch của cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp,
người tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và người dịch là
viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự, cụ thể như sau:
- Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp yêu cầu chứng thực
chữ ký của mình phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.
Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu
chữ ký của họ trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực;
trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu
người dịch đến ký trước mặt mình. Như vậy, trong trường hợp này, người
dịch không phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực mà có thể ký trước
vào bản dịch và có thể ủy quyền cho người khác đi chứng thực chữ ký thay
cho mình.
- Đối với người dịch không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng
Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu
chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân
hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
+ Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực bằng cử
nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc bằng tốt
nghiệp đại học trở lên tại nước ngoài đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch;
trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không
có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn
ngữ cần dịch.
+ Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.
38
Người dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực (trừ trường
hợp cơ quan thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông).
- Thủ tục chứng thực được quy định như sau:
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, tùy
theo từng trường hợp, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, giấy tờ, văn bản
được dịch không thuộc các trường hợp không được dịch thì thực hiện chứng
thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng
thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời
chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải
đóng dấu giáp lai.
- Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự
đồng thời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên
chức ngoại giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác
nội dung giấy tờ, văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
Để có cơ sở pháp lý cho người dịch và người thực hiện chứng thực từ
chối dịch hoặc từ chối chứng thực chữ ký người dịch, Nghị định đã bổ sung
quy định mới tại Điều 32 về những loại giấy tờ, văn bản không được dịch để
chứng thực chữ ký người dịch, bao gồm các loại giấy tờ, văn bản sau:
- Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không
hợp lệ.
- Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.
39
- Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyển
hoặc giấy tờ, văn bản không đóng dấu mật nhưng cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền không cho phép dịch.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên
truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá
nhân, tổ chức; vi phạm bí mật đời tư cá nhân.
- Giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc
chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật
trước khi yêu cầu dịch để chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp được
miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
hoặc nguyên tắc có đi, có lại.
Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực chữ ký phải được bảo đảm
ngay trong ngày Phòng Tư pháp tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc
tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa
thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Về chứng thực hợp đồng, giao dịch
Điều 34 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã quy định rất cụ thể trách nhiệm
của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực. Theo đó, người
yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp
pháp của hợp đồng, giao dịch. Người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách
nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi
dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng,
giao dịch.
Tuy nhiên, trong trường hợp người thực hiện chứng thực phát hiện ra
nội dụng của hợp đồng, giao dịch trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền,
kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc
40
lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ
chức, vi phạm bí mật đời tư cá nhân thì có quyền từ chối chứng thực.
Do Nghị định này hướng tới mục tiêu đưa hoạt động chứng thực hợp
đồng, giao dịch về đúng với bản chất của hoạt động chứng thực (mang tính
hình thức. Do đó, tại Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ quy định chung
một trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch khá đơn giản, người thực
hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu
chứng thực, nếu hồ sơ có đủ các giấy tờ theo quy định, người yêu cầu chứng
thực có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật, các bên tự
nguyện giao kết hợp đồng thì thực hiện chứng thực. Cụ thể như sau:
Thứ nhất: Khoản 1 Điều 36 quy định người yêu cầu chứng thực nộp 01
(một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:
+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch (người thực hiện chứng thực không có
trách nhiệm soạn thảo hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu chứng thực);
+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng
của người yêu cầu chứng thực;
+ Bản sao giấy tờ liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy
định phải có, như giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc
bản sao giấy tờ thay thế đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử
dụng, trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.
Bản sao giấy tờ nêu trên được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.
Thứ hai: Sau khi tiếp nhận hồ sơ của người yêu cầu chứng thực, người
thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ
sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch
hoàn toàn tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình
thì thực hiện chứng thực (khoản 2 Điều 36).
41
Thứ ba: Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người
thực hiện chứng thực. Tuy nhiên, đối với trường hợp người có thẩm quyền
giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký
mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người
thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký
mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng
khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó đến ký trước mặt mình. Trong
trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu
người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được
thì phải có hai người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành
vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng,
giao dịch (khoản 3)
Thứ tư: Sau khi hoàn tất các thủ tục, người thực hiện chứng thực ghi lời
chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng
thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang
phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người
thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối
cùng của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai)
tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai (khoản 4).
Lưu ý: Trong trường hợp một trong các bên tham gia hợp đồng, giao
dịch không thông thạo tiếng Việt thì phải có phiên dịch, người phiên dịch có
trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội
dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng
với tư cách là người phiên dịch.
Điều 37 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thời hạn chứng thực
hợp đồng, giao dịch là không quá hai ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ
42
yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên, thời hạn này cũng có thể kéo dài hơn theo
thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Theo quy định tại Điều 38 thì việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng,
giao dịch đã được chứng thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn
bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ
hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao
dịch đó. Tuy nhiên, để bảo đảm thuận tiện cho người yêu cầu chứng thực thì
trong trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di
chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào;
cơ quan, tổ chức đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần
hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứng thực
trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn
bộ di chúc để ghi chú vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
đã được chứng thực được thực hiện theo quy định về chứng thực hợp đồng,
giao dịch quy định tại Chương này.
Sửa sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực (Điều 39)
Cơ quan thực hiện chứng thực chỉ thực hiện việc sửa lỗi sai sót trong
ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo thỏa
thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm
ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Khi sửa lỗi sai sót, người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần
sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp
đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng
năm sửa.
Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực (Điều 40)
43
Cơ quan thực hiện chứng thực đang lưu trữ hợp đồng, giao dịch có
trách nhiệm cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã
được chứng thực theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch,
người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Để có căn cứ cấp
bản sao từ bản gốc hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, người yêu cầu
cấp bản sao phải xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá
trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra.
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng, giao dịch được thực
hiện tương tự như việc chứng thực bản sao từ bản chính.
1.3. Yếu tố tác động đến thực hiện pháp luật về chứng thực
Việc bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực phụ thuộc vào nhiều
yếu tố, điều kiện khác nhau, bao gồm cả những điều kiện chủ quan và điều
kiện khách quan đến quy phạm pháp luật trực tiếp điều chỉnh và môi trường
tác động của nó. Để pháp luật về chứng thực trở thành công cụ điều chỉnh có
hiệu quả, thì những yếu tố về chính trị, kinh tế, xã hội và yếu tố pháp luật
phải
bảo đảm tính chất đồng bộ và minh bạch.
1.3.1. Yếu tố về pháp luật
Đây là yếu tố quyết định quan trọng nhất tác động đến thực hiện pháp
luật về chứng thực. Pháp luật cụ thể, chi tiết là cơ sở để các chủ thể tham gia
quan hệ chứng thực thực hiện và là cơ sở pháp lý để các chủ thể có thẩm
quyền áp dụng pháp luật chứng thực khi cần thiết. Hệ thống văn bản pháp luật
về chứng thực hoàn thiện thống nhất sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực
hiện pháp luật trong chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký,
chứng thực các hợp đồng, giao dịch dân sự có hiệu quả, chính xác hơn. Với
các quy định đầy đủ cụ thể trong các quy phạm pháp luật và các văn bản có
liên quan hướng dẫn thi hành là những yếu tố bảo đảm rất quan trọng để các
44
chủ thể biết và thực hiện, đồng thời tránh được sự tùy tiện trong quá trình
thực hiện pháp luật về chứng thực.
Hiện nay, các quy định của pháp luật về chứng thực không chỉ được
quy định trong các văn bản dưới luật như Nghị định 23/2015/NĐ-CP mà còn
được quy định trong rất nhiều các văn bản luật khác: Bộ luật Dân sự, Luật Đất
đai, Luật Nhà ở, Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Công chứng... Một số văn
bản hướng dẫn trình tự, thủ tục còn chưa đồng bộ, gây chồng chéo, gây khó
khăn cho người có thẩm quyền, trách nhiệm chứng thực. Dẫn đến tác động
không nhỏ đến việc thực hiện pháp luật về chứng thực. Ngoài ra, các văn bản
quy phạm pháp luật liên quan đến chứng thực có những thay đổi nhất định
qua từng thời kỳ, nên việc thực hiện pháp luật về chứng thực không ổn định,
các quy trình, thủ tục, hồ sơ thay đổi, gây khó khăn cho các chủ thể có thẩm
quyền, trách nhiệm thực hiện hoạt động chứng thực, ảnh hưởng đến quyền và
lợi ích hợp pháp của các bên liên quan. Ngoài ra, sự phối hợp thực hiện các
quy định của pháp luật của các cơ quan có liên quan không thống nhất làm
ảnh hưởng đến việc chứng thực của người dân.
1.3.2. Yếu tố về chính trị
Chính trị là toàn bộ yếu tố tạo nên đời sống chính trị của xã hội ở từng
giai đoạn lịch sử nhất định, bao gồm môi trường chính trị, hệ thống chuẩn
mực chính trị, chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và quá trình tổ
chức thực hiện chúng.
Môi trường chính trị của đất nước ta trong những năm qua luôn ổn định,
phát triển bền vững chính là điều kiện thuận lợi đối với hoạt động thực hiện
pháp luật nói chung và thực hiện pháp luật về chứng thực nói riêng. Đã củng
cố ý thức và niềm tin chính trị của cán bộ, đảng viên và quần chúng nhân dân
đối với sự lãnh đạo của Đảng, gia tăng lập trường chính trị, tư tưởng của các
cá nhân có thẩm quyền áp dụng pháp luật; nâng cao nhận thức, ý thức pháp