Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện phương thức tín dụng chứng từ trong hoạt động thanh toán quốc tế tại chi nhánh 11 thành phố Hồ Chí Minh - Vietinbank

26 Với thế mạnh là chi nhánh của một trong các NHTM Nhà nước lớn nhất trong hệ thống ngân hàng Việt Nam, có mạng lưới kinh doanh rộng khắp, sản phẩm dịch vụ ngân hàng đa dạng và chất lượng cao, hệ thống máy tính và truyền thông hiện đại, công nghệ xử lý thông tin ngân hàng tiên tiến, có uy tín đối với khách hàng trong nước và quốc tế và là thành viên của SWIFT, nên CN 11 TPHCM - Vietinbank đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng về các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán XNK hàng hoá cho khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn và hiệu quả. Năm 2008, với tình hình kim ngạch nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ của Việt Nam đạt 1,383 ngàn tỷ đồng, tăng 30% so với năm 2007, và kim ngạch xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ tăng 31% so với năm 2007, đạt 1,157 ngàn tỷ đồng, cho thấy nhu cầu về thanh toán XNK của Việt Nam rất lớn. Cùng việc triển khai ứng dụng internet banking vào thanh toán biên mậu với các quốc gia chung đường biên giới nói chung, mà cụ thể là Trung Quốc, quốc gia có kim ngạch xuất khẩu trong năm 2008 sang Việt Nam là 15.4 tỷ USD, đã góp phần thúc đẩy doanh thu thanh toán XNK đã tăng 35% so với năm 2007, đạt tổng số tiền 420 triệu đồng. Sang năm 2009, thông qua việc hoàn thiện quy trình tập trung tất cả các giao dịch thanh toán quốc tế của CN 11 TPHCM – Vietinbank về xử lý tại SGD theo mô hình mới, nhằm đẩy nhanh tốc độ xử lý hồ sơ chứng từ thanh toán XNK, hạn chế tình trạng quá tải, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đã tạo điều kiện thuận lợi hỗ trợ hoạt động thanh toán XNK tại CN 11 TPHCM – Vietinbank tiếp tục duy trì đà tăng trưởng với tỷ lệ tăng 50% so với năm 2008, và đạt 630 triệu đồng. Trong năm 2010, Vietinbank phối hợp với tổ chức SWIFT nâng cấp hệ thống kỹ thuật phục vụ hoạt động thanh toán quốc tế và tài trợ thương mại, xây dựng các sản phẩm mới như bao thanh toán, hỗ trợ nhập khẩu theo chương trình GSM-102 (GSM- 102: Chương trình bảo lãnh tín dụng xuất khẩu của Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ) đồng thời mở rộng hợp tác với các tổ chức, đặc biệt là các định chế tài chính để phát triển sản phẩm và khai thác vốn ngoại tệ, đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thanh

27 toán XNK tại CN 11 TPHCM – Vietinbank có bước tăng trưởng mạnh mẽ với tỷ lệ tăng 103% so với năm 2009, và đạt 1,280 triệu đồng. Đến năm 2011, với mục tiêu cải thiện cán cân thanh toán, kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, và đảm bảo an sinh xã hội được Chính phủ và Quốc hội đề ra. Cùng với ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới đã gây không ít khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong nước, và cụ thể là mức tăng trưởng GDP của Việt Nam trong năm 2011 chỉ đạt 5.9%, giảm 1% so với năm 2010. Với tình hình trên đã tác động không nhỏ đến tốc độ tăng trưởng của hoạt động thanh toán XNK tại CN 11 TPHCM – Vietinbank, cho nên doanh thu thanh toán XNK chỉ đạt 1,950 triệu đồng, tăng 52% so với năm 2010. Tóm lại, hoạt động thanh toán XNK tại CN 11 TPHCM – Vietinbank các năm từ 2007 – 2011, mặc dù chịu sự cạnh tranh gay gắt từ phía các ngân hàng thương mại trên thị trường, cũng như tình hình kinh tế gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên với những nổ lực của mình cùng với những ưu thế từ hệ thống Vietinbank, CN 11 TPHCM – Vietinbank luôn giữ đà tăng trưởng mạnh mẽ trong hoạt động thanh toán XNK. 2.3. Thực trạng hoạt động thanh toán XNK bằng phương thức TDCT tại Chi nhánh 11 TPHCM – NH TMCP Công thương Việt Nam. 2.3.1. Những quy định chung trong hoạt động thanh toán XNK bằng phương thức TDCT tại Chi nhánh 11 TPHCM - NH TMCP Công thương Việt Nam. 2.3.1.1. Cơ sở pháp lý điều hành hoạt động thanh toán XNK bằng phương thức TDCT. − Luật các công cụ chuyển nhượng số 49/2005/QH11 của Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam về việc điều chỉnh các quan hệ công cụ chuyển nhượng trong việc phát hành, chấp nhận, bảo lãnh, chuyển nhượng, cầm cố, nhờ thu, thanh toán, truy đòi, khởi kiện. − Quyết định số 207/QĐ-NH7 ngày 01/07/1997 của Thống đốc NHNNVN về viêc ban hành quy chế mở TDCT nhập hàng trả chậm.

28 − Quyết định số 711/2001/QĐ-NHNN ngày 25/05/2001 của Thống đốc NHNNVN ban hành Quy chế mở TDCT nhập hàng trả chậm của NHNN. − Quyết định số 1233/2001/QĐ-NHNN ngày 26/09/2001 của Thống đốc NHNNVN về việc sửa đổi điều 15 Quy chế mở TDCT nhập hàng trả chậm ban hành kèm theo Quyết định số 711/2001/QĐ-NHNN ngày 25/05/2001. − Quyết định số 1096/2004/QĐ-NHNN ngày 06/09/2004 của Thống đốc NHNNVN ban hành quy chế hoạt động bao thanh toán của các tổ chức tín dụng. − Quyết định số 44/2006/QĐ-NHNN ngày 05/09/2006 của Thống đốc NHNNVN ban hành Quy định về thủ tục nhờ thu hối phiếu qua người thu hộ. − Công văn số 2971/CV-NHCT9 ngày 08/06/2010 của Chủ tịch hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam về việc cho vay nhập khẩu hàng hóa. − Công văn số 3092/CV-NHCT35 ngày 08/06/2010 của Chủ tịch hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam về việc nhận đảm bảo bằng bộ chứng từ chiết khấu. − Công văn số 328/CV-HĐQT-NHCT35 ngày 06/07/2010 của Chủ tịch hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam về việc chương trình cho vay xuất khẩu năm 2010. 2.3.1.2. Quy trình thanh toán XNK bằng phương thức TDCT tại Chi nhánh 11 TPHCM – NH TMCP Công thương Việt Nam.

29 Hình 2.2: Quy trình nghiệp vụ TDCT tại CN 11 TPHCM – Vietinbank Bước Chi nhánh Sở giao dịch Các bộ phậ n liên quan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. S W I F T Tiếp nhận hồ sơ xin phát hành TDCT & sửa đổi TDCT Phê duyệt, cấp hạn mức phát hành TDCT & s ử a đ ổ i TDCT Tiếp nhận hồ sơ phát hành TDCT & s ử a đ ổ i TDCT Đăng ký và phát hành TDCT & s ử a đ ổ i TDCT Nhận chứng từ từ ngân hàng thương lư ợ ng Kiểm tra chứng từ Từ chối bộ ch ứ ng t ừ Nhận bộ chứng từ, kết quả kiểm tra chứng từ và thông báo cho KH Chờ ý kiến khách hàng Giao chứng từ cho KH Chuyển trả c.từ khi có chỉ thị của Sở giao dịch In báo nợ/ hóa đơn V.A.T Lưu hồ sơ Thanh toán bộ chứng từ Ghi nợ tài khoản khách hàng Lưu hồ sơ Các phòng KH-TSC phê duyệt hoặc trình BLD/HDTD phê duyệt việc phát hành TDCT vượ t mức UQPH của ch i Bộ chứng từ có sai sót Bộ chứng từ hoàn hảo Trình Ban lãnh đạo với hồ sơ vượt ủy quyền phán quyết

30 − Quy trình thanh toán nhập khẩu bằng phương thức TDCT tại Chi nhánh 11 TPHCM – NH TMCP Công thương Việt Nam. + Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Chi nhánh chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ TDCT, thẩm định và cấp hạn mức TDCT. Trong phạm vi được ủy quyền, giám đốc chi nhánh có quyền quyết định việc phát hành TDCT và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về tính trung thực, hợp pháp, hợp lệ của việc phát hành TDCT, và phải đảm bảo nguồn vốn thanh toán cho TDCT mà chi nhánh đã phát hành. Cán bộ nhận hồ sơ phải ký nhận và ghi rõ ngày giờ giao nhận hồ sơ với khách hàng. Hồ sơ TDCT bao gồm: ∗ Giấy đề nghị mở TDCT. ∗ Cam kết thanh toán (trường hợp khách hàng thanh toán bằng nguồn vốn của khách hàng). ∗ Cam kết vay vốn (trường hợp khách hàng thanh toán bằng nguồn vốn vay ngân hàng). ∗ Hợp đồng nhập khẩu hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương. ∗ Giấy phép nhập khẩu của Bộ thương mại (nếu mặt hàng nhập khẩu nằm trong danh mục nhập khẩu theo giấy phép của Bộ thương mại). ∗ Cam kết bảo lãnh thanh toán của tổ chức tín dụng/tài chính khác (trường hợp mở TDCT thanh toán bằng vốn vay tổ chức tín dụng/tài chính khác). ∗ Dự án hoặc phương án và các tài liệu liên quan khác. + Chuyển hồ sơ, chứng từ về Sở giao dịch: Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định và kiểm tra hồ sơ đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ, hoàn tất việc cấp và phê duyệt hạn mức tín dụng cho việc phát hành hoặc sửa đổi TDCT, chi nhánh chuyển hồ sơ về trung tâm thanh toán SGD để thực hiện việc phát hành hoặc sửa đổi TDCT (chi nhánh không trực tiếp thực hiên việc phát hành TDCT trên mạng). Việc chuyển chứng từ được thực hiện qua hệ thống Scan & Image. Hồ sơ, chứng từ chuyển về SGD bao gồm:

31 ∗ Giấy đề nghị mở TDCT (trường hợp ký quỹ 100%); giấy đề nghị mở TDCT kiêm giấy cam kết vay vốn (trường hợp khách hàng vay vốn để thanh toán); giấy đề nghị mở TDCT kiêm giấy cam kết thanh toán (trường hợp khách hàng thanh toán bằng nguồn vốn của khách hàng, ký quỹ dưới 100%) ∗ Hợp đồng vay vốn (trường hợp vay vốn) ∗ Giấy đề nghị mua ngoại tệ (nếu có) ∗ Hợp đồng ngoại thương ∗ Lệnh chi/ủy nhiệm chi (nếu có) ∗ Đề nghị phát hành/sửa đổi TDCT do giám đốc chi nhánh hoặc phó giám đốc chi nhánh được quyền ký. + In chứng từ và điện SWIFT: Sở giao dịch thực hiện phát hành hoặc sửa đổi TDCT trên mạng và chuyển nội dung TDCT đã phát hành về chi nhánh, chi nhánh in chứng từ (TDCT, giấy báo nợ, hóa đơn VAT) để giao cho khách hàng, lưu hồ sơ TDCT, và lưu chứng từ kế toán. + Nhận chứng từ, chấp nhận thanh toán hoặc từ chối thanh toán: Bộ chứng từ nhập khẩu xuất trình theo TDCT được ngân hàng thương lượng gởi về trung tâm thanh toán SGD. Tại đây bộ chứng từ sẽ được kiểm tra và thông báo kết quả kiểm tra, sau đó được gởi về chi nhánh trong vòng 1 ngày làm việc. Chi nhánh thực hiện thông báo ngay cho khách hàng về tình trạng bộ chứng từ, kết quả kiểm tra bộ chứng từ trong vòng 1 ngày làm việc. Trường hợp khách hàng có ý kiến khác về kết quả kiểm tra bộ chứng từ, chi nhánh phải liên hệ ngay cho trung tâm thanh toán SGD trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày trung tâm thanh toán gửi kết quả kiểm tra chứng từ cho chi nhánh. + Trường hợp bộ chứng từ hoàn hảo: Chi nhánh yêu cầu khách hàng nộp tiền để thanh toán, sau đó ký hậu vận đơn giao bộ chứng từ cho khách hàng đi nhận hàng. Với khách hàng vay vốn thì phải yêu cầu khách hàng ký nhận nợ vay trước khi

32 ký hậu vận đơn. Trước khi giao bộ chứng từ cho khách hàng, chi nhánh phải photo hoặc scan một số chứng từ để lưu trữ hồ sơ. + Trường hợp chứng từ có sai sót: Chi nhánh sẽ in từ chối thanh toán (điện từ chối thanh toán MT 734 được tạo bởi SGD gửi cho ngân hàng thương lượng và cho chi nhánh), phiếu kiểm tra chứng từ. Chi nhánh gửi phiếu kiểm tra chứng từ cho khách hàng và đề nghị khách hàng có ý kiến bằng văn bản về việc xử lý chứng từ. ∗ Nếu khách hàng chấp nhận thanh toán, chi nhánh phải scan giấy chấp nhận thanh toán của khách hàng về SGD, đồng thời làm tất cả các thủ tục cần thiết và giao bộ chứng từ để khách hàng đi nhận hàng như trong trường hợp bộ chứng từ không có sai sót. ∗ Nếu khách hàng từ chối nhận hàng và đề nghị chuyển trả lại bộ chứng từ thì chi nhánh phải thông báo cho bộ phận thanh toán XNK tại SGD và chỉ trả lại bộ chứng từ khi nhận được yêu cầu của trung tâm thanh toán và tài trợ thương mại. + Thanh toán TDCT: Việc thanh toán TDCT nhập khẩu được thực hiện tại trung tâm thanh toán và tài trợ thương mại. Khi đến hạn thanh toán, tại đây sẽ thực hiện thanh toán và gửi chứng từ báo nợ và điện SWIFT thanh toán cho chi nhánh. Chi nhánh sẽ in các chứng từ báo nợ và điện SWIFT giao cho khách hàng và lưu trữ. ∗ Trường hợp khách hàng vay vốn, chi nhánh phải thực hiện việc giải ngân trong cùng ngày trung tâm thanh toán và tài trợ thương mại thanh toán bộ chứng từ. ∗ Trường hợp khách hàng dùng nguồn vốn của khách hàng nhưng khi thanh toán khách hàng không có tiền, ngân hàng phải trả thay thì bộ phận thanh toán XNK của chi nhánh sẽ thông báo cho bộ phận tín dụng biết để yêu cầu khách hàng ký nhận nợ vay bắt buộc. Chi nhánh phải chịu trách nhiệm đôn đốc khách hàng nộp tiền để trả nợ. + Ký hậu vận đơn/bảo lãnh nhận hành/giao chứng từ cho khách hàng: Khi khách hàng yêu cầu chi nhánh ký hậu vận đơn/phát hành bảo lãnh nhận hàng/phát hành

33 giấy ủy quyền nhận hàng hoạc giao chứng từ cho khách hàng, khách hàng phải nộp giấy đề nghị cho bộ phận thanh toán XNK (trường hợp ký quỹ đủ 100% giá trị TDCT) hoặc phòng khách hàng (trường hợp ký quỹ dười 100% trị giá TDCT). Bộ phận thanh toán XNK và phòng khách hàng có trách nhiệm lập tờ trình Giám đốc chi nhánh hoặc Phó giám đốc chi nhánh phê duyêt ngay trên giấy đề nghị của khách hàng. ∗ Trường hợp chi nhánh đã nhận được chứng từ: Chi nhánh chỉ ký hậu vận đơn (trường hợp vận đơn lập theo lệnh của chi nhánh) hoặc ủy quyền cho khách hàng đi nhận hàng (trường hợp vận đơn giao hàng đích danh chỉ chi nhánh là người nhận hàng) và giao bộ chứng từ cho khách hàng đi nhận hàng sau khi khách hàng đã làm đầy đủ thủ tục nộp tiền thanh toán hoặc ký nhận nợ (trong trường hợp vay vốn ngân hàng hoặc chưa nộp đủ tiền để thanh toán bộ chứng từ). ∗ Trường hợp chi nhánh chưa nhận được bộ chứng từ: Đối với TDCT trả ngay, khách hàng phải nộp đầy đủ khoản tiền tương đương với giá trị lô hàng hoặc ký giấy nhận nợ. Đối với TDCT trả chậm, bộ phận thanh toán XNK chỉ ký hậu vận đơn hoặc phát hành bảo lãnh nhận hàng khi nhận được giấy đề nghị ký hậu vận đơn hoặc ủy quyền nhận hàng hoặc phát hành bảo lãnh nhận hàng kiêm giấy chấp nhận thanh toán và cam kết thanh toán vào ngày đáo hạn của khách hàng đã được phòng khách hàng ký đồng ý và Giám đốc chi nhánh phê duyệt. ∗ Bảo lãnh nhận hàng sẽ được SGD phát hành sau khi nhận được bản fax giấy đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách hàng từ chi nhánh. ∗ Trường hợp phát hành bảo lãnh nhận hàng khi chưa có vận đơn, khi nhận được bộ chứng từ, chi nhánh chỉ trao bản gốc vận đơn cho khách hàng với điều kiện khách hàng phải làm cam kết bằng văn bản về việc trả lại bản gốc thư bảo lãnh nhận hàng và bồi thường những thiệt hại cho ngân hàng phát sinh từ việc ngân hàng trao bản gốc vận đơn cho khách hàng. + Lưu giữ chứng từ: Chứng từ sẽ được chi nhánh lưu giữ lại toàn bộ (hồ sơ TDCT và cả chứng từ kế toán). Các chứng từ kế toán sẽ được lưu trữ theo ngày, các

34 thanh toán viên phải đối chiếu các chứng từ gốc với báo cáo TF và thông báo cho kiểm soát viên nếu có sai sót để xử lí. Hồ sơ TDCT lưu trữ gồm: ∗ Hồ sơ mở TDCT/sửa đổi TDCT của khách hàng ∗ Giấy đề nghị mở TDCT, giấy đề nghị sửa đổi TDCT (nếu có) ∗ Cam kết thanh toán hoặc cam kết sử dụng vốn vay ∗ Tờ trình mở/sửa đổi TDCT đã được phê duyệt ∗ Hợp đồng kinh tế, hợp đồng ủy thác (nếu có) ∗ Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu có) ∗ Bản original của TDCT và các sửa đổi của TDCT (nếu có) ∗ Các bức điện giao dịch có liên quan ∗ Bản copy các chứng từ xuất trình, kèm hóa đơn chuyển phát nhanh ∗ Bản original thông báo chứng từ đến kiêm phiếu kiểm tra chứng từ ∗ Hối phiếu đính kèm copy bản original điện thanh toán TDCT − Quy trình thanh toán xuất khẩu bằng phương thức TDCT tại Chi nhánh 11 TPHCM – NH TMCP Công thương Việt Nam. + Thông báo TDCT xuất: Bộ phận thanh toán XNK tại chi nhánh thực hiện in điện TDCT xuất khẩu (MT700) trong hệ thống TF cùng với thông báo TDCT xuất khẩu giao cho khách hàng và lưu chứng từ. + Kiểm tra và gửi bộ chứng từ hàng xuất khẩu: ∗ Bộ phận thanh toán XNK thực hiện kiểm tra bộ chứng từ nhận được cùng với TDCT gốc từ khách hàng với các điều khoản quy định trên TDCT xuất khẩu. Đồng thời, lập bảng kê giao nhận chứng từ hàng hóa xuất khẩu. ∗ Bộ phận thanh toán XNK gửi toàn bộ chứng từ hàng xuất khẩu cùng với bản gốc TDCT xuất khẩu và bảng kê giao nhận chứng từ tới Văn phòng đại diện khu vực phía Nam – SGD của Vietinbank. ∗ Bộ phận thanh toán XNK của Văn phòng đại diện thực hiện kiểm tra lại toàn bộ chứng từ hàng xuất khẩu với TDCT.

35 ∗ Nếu bộ chứng từ phù hợp với các điều kiện, điều khoản của TDCT: Văn phòng đại diện thực hiện gửi bộ chứng từ đến ngân hàng phát hành TDCT. ∗ Nếu bộ chứng từ không phù hợp với điều kiện, điều khoản TDCT: Văn phòng đại diện gửi thông báo đến chi nhánh yêu cầu khách hàng chỉnh sửa bộ chứng từ trong vòng 3 ngày. Nếu khách hàng không chỉnh sửa hoặc không hồi đáp trong thời gian yêu cầu, chi nhánh yêu cầu khách hàng ký trên văn bản chịu trách nhiệm đối với các sai sót và ủy quyền cho Văn phòng đại diện gửi bộ chứng từ có sai sót đến ngân hàng phát hành. + Thanh toán hàng xuất khẩu: Khi nhận được điện chuyển tiền từ ngân hàng nước ngoài, SGD hạch toán vào tài khoản của khách hàng. Chi nhánh thực hiện truy cập vào chương trình TF và in các giấy báo có, báo nợ cùng với phiếu thu dịch vụ kiêm hóa đơn gửi cho khách hàng và lưu hồ sơ. + Chiết khấu chứng từ hàng xuất khẩu: ∗ Sau khi chi nhánh kiểm tra bộ chứng từ hàng xuất khẩu với TDCT xuất khẩu, bộ phận thanh toán XNK lập bảng kê giao nhận chứng từ hàng xuất khẩu kiêm yêu cầu chiết khấu với tỷ lệ chiết khấu được giám đốc chi nhánh phê duyệt, gửi Văn phòng đại diện phía Nam – SGD Vietinbank. ∗ Văn phòng đại diện thực hiện hạch toán vào tài khoản của khách hàng đồng thời theo dõi khoản thanh toán từ TDCT xuất khẩu để thu hồi khoản tiền đã chiết khấu cho khách hàng. ∗ Bộ phận thanh toán XNK in chứng từ trong hệ thống TF giao cho khách hàng và lưu hồ sơ. 2.3.1.3. Những nội dung chính của TDCT. − Số hiệu của TDCT Tạo thuận tiện trong việc trao đổi thông tin giữa các bên có liên quan trong quá trình giao dịch thanh toán và ghi vào các chứng từ liên quan trong bộ chứng từ thanh toán.