Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế rủi ro hoạt động tại Công ty TNHH Happy Cook
4,406
396
134
28
Công ty bán hàng theo catalogue, có phòng trưng bày sản phẩm tại nhà máy
và tại các trung tâm phân phối cho khách hàng muốn xem hàng mẫu trước khi đặt
hàng. Hàng hóa bán ra được giao cho khách hàng theo địa chỉ mà khách hàng yêu
cầu.
Một số sản phẩm tiêu biểu của công ty như : Nồi , chảo, ấm nước, xửng hấp
bằng inox, nhôm hay hợp kim cao cấp, Nồi cơm điện, nồi áp suất, Các dụng cụ nhà
bếp như: sạn nhựa, vỉ nướng, muỗng, nĩa , hộp bảo quản thức ăn BIOZON…
2.1.3 Những thuận lợi, khó khăn
Thuận lợi
Công ty TNHH Happy Cook là một trong những nhà sản xuất và kinh doanh
dụng cụ đồ dùng nhà bếp cao cấp bằng inox, nhôm, hợp kim hàng đầu của Việt
Nam. Sản phẩm của công ty với thương hiệu Happy Cook đã có mặt trên khắp cả
nước và trên thị trường quốc tế. Sản phẩm với mẫu mã đa dạng, chất lượng cao,
giá
cả hợp lý đã và đang được người tiêu dùng Việt Nam cũng như các nước trên thế
giới tín nhiệm, đánh giá cao.
Nhờ ưu thế về chất lượng sản phẩm, cũng như sự đa dạng về mẫu mã, kích
cỡ, và chủng loại sản phẩm mà thị phần nội địa cũng như thị phần xuất khẩu mỗi
năm tăng trên 30%.
Với tiêu chí đem lại sự thỏa mãn cao nhất cho khách hàng và sản xuất cái
khách hàng cần với chất lượng sản phẩm tối ưu, đội ngũ cán bộ kỹ thuật không
ngừng học hỏi, tìm hiểu ý thích của người tiêu dùng để nâng cao chất lượng, đổi
mới và cải tiến mẫu mã sản phẩm ngày càng phong phú để đáp ứng nhu cầu khách
hàng.
Khó khăn
Thị trường nghành nghề sản xuất kinh doanh đồ dùng nhà bếp đối với người
tiêu dùng vẫn đang là thị trường cạnh tranh khốc liệt. Sản phẩm của công ty luôn
phải cạnh tranh gay gắt với các sản phẩm cùng loại của các doanh nghiệp khác như
29
Supor và Sunhouse…, đặc biệt là hàng Trung Quốc nhập khẩu tràn lan vào Việt
Nam.
Trong sản xuất vẫn chưa tránh khỏi những sản phẩm hỏng, lãng phí nguyên
liệu. Giá cả thị trường luôn biến động làm cho việc định giá bán gặp nhiều khó
khăn.
Hiện nay với nguồn vốn hạn hẹp, làm cho công ty gặp khó khăn cho việc duy
trì, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp,
nhất là
vấn đề trong thanh toán cho nhà cung cấp còn bị chậm trễ, dẫn đến việc cung cấp
nguyên vật liệu không đúng theo kế hoạch của các nhà cung cấp.
2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Happy Cook
2.2.1 Môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Happy Cook
2.2.1.1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý kinh doanh của Công ty mong muốn trở thành nhà sản xuất và xuất
khẩu dụng cụ nhà bếp cao cấp góp phần tạo nên những bữa ăn ngon an toàn sức
khỏe cho các gia đình Việt nam cũng như các gia đình khác trên thế giới. Chính
vì
vậy Công ty đã định hướng xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
Iso 9001 : 2008. Ban lãnh đạo Công ty cam kết ban hành chính sách chất lượng áp
dụng trong Công ty, Thiết lập các mục tiêu chính sách chất lượng trong năm.
Qua khảo sát cho thấy, Công ty thường xuyên thay đổi vị trí làm việc ở
những vị trí quản lý quan trọng, Người quản lý mới chưa kịp nắp bắt quy trình
làm
việc, tạo nên sự khác biệt về cách thức quản lý và điều hành. Thay đổi hình ảnh
logo Happy Cook , thay đổi nhân sự, thay đổi bao bì sản phẩm, thay đổi mẫu mã,
kiểu dáng sản phẩm…để nhằm đánh dấu sự thay đổi mang đến diện mạo mới, hình
ảnh mới cho Công ty.
Nhà quản lý dám chấp nhận các dự án kinh doanh có độ rủi ro cao. Chấp
nhận đầu tư làm khuôn mới, đặt dư số lượng lớn nắp kiếng ( xem phụ lục 11 ),
quai,
núm các loại (xem phụ lục 10 ) để sản xuất đơn đặt hàng riêng cho một khách
hàng.
30
Công ty không có văn bản công bố chính thức về các vấn đề liên quan đạo
đức nghề nghiệp như gian lận, làm sai lệch số liệu … Vì vậy những biện pháp xử
lý
vi phạm thường theo cảm tính và chưa có biện pháp hữu hiệu để hạn chế hoặc loại
bỏ những sức ép, cơ hội để nhân viên vi phạm nên tình trạng sại phạm, trộm cắp,
vi
phạm nội quy công ty vẫn xảy ra thường xuyên.
2.2.1.2 Ban giám đốc
Qua kết quả khảo sát thực trạng tại Công ty cho thấy các nhà quản lý tại
Công ty TNHH Happy Cook đa số là các chuyên gia hàn quốc đôi khi gặp nhiều
khó khăn về ngôn ngữ giao tiếp đối với người lao động.
Ban giám đốc Công ty TNHH Happy Cook tổ chức cuộc họp định kỳ vào
mỗi thứ tư hàng tuần nhằm xem xét, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh của đơn vị. Ngoài ra, các buổi họp bất thường cũng sẽ được tổ chức tùy
theo
yêu cầu cấp bách về biến động của sản xuất, hay theo kiến nghị từ các phòng ban
nhằm giải quyết kịp thời các vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty. Thành
phần tham dự bao gồm Ban giám đốc, các chuyên gia người hàn quốc, đại diện các
phòng ban.
Nội dung cuộc họp các Phòng ban báo cáo công việc đã thực hiện nêu ra
những khó khăn tồn tại và đề xuất phương hướng hoạt động. Ban lãnh đạo tiếp thu
và thảo luận với các phòng ban trên cơ sở các báo cáo và đề xuất, để đưa ra ý
kiến
chỉ đạo phù hợp.
2.2.1.3 Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Công ty TNHH Happy Cook là nhà sản xuất kinh doanh các dụng cụ nhà bếp
cao cấp. Công ty rất quan tâm đến tính chính trực và các giá trị đạo đức bởi lẽ
sản
phẩm của Công ty như là bạn đồng hành của những người nội trợ góp phần tạo nên
những món ăn ngon, đảm bảo sức khỏe cho người tiêu dùng.
Đi cùng với hoạt động kinh doanh của mình, Happy Cook luôn lấy sứ mệnh
vì cộng đồng làm kim chỉ nam, với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào sự
31
phát triển của Việt Nam trong tương lai chính vì thế Công ty quyết định thành
lập
quỷ học bổng HAPPY COOK, hàng năm cứ mỗi độ tháng chín công ty TNHH
Happy Cook kết hợp với hội nhà báo Việt Nam tổ chức buổi lễ trao học bổng cho
các em tân sinh viên nghèo vượt khó. Tuy phần thưởng mà Công ty dành cho các
em không nhiều nhằm giúp đỡ các em trang trải phần nào học phí. Nhưng chính sự
quan tâm giúp đỡ của Công ty đã mang đến cho các em nguồn động viên tinh thần
lớn lao để các em có động lực phấn đấu học tốt. Dưới đây là hình ảnh của buổi lễ
trao học bổng “ Happy Cook”
Thông qua “Chương trình học bổng vượt khó”, trong những năm gần đây,
Công ty Happy Cook đã trao 1000 suất học bổng trị giá khoảng 2 tỷ đồng cho các
học sinh, sinh viên nghèo của tỉnh Đồng Nai và khu vực miền Đông Nam Bộ.
Hưởng ứng kêu gọi cán bộ công nhân viên đóng góp cho các phong trào cứu
trợ đồng bào bị thiên tai lũ lụt.
Công đoàn công ty cũng rất quan tâm bảo vệ lợi ích và chăm lo đời sống
của người lao động qua việc thăm hỏi đoàn viên ốm đau, cưới hỏi, tang gia. Hàng
32
tháng tổ chức tặng quà sinh nhật cho đoàn viên. Tặng quà tết vào cuối năm và hổ
trợ cho một vài đoàn viên có hoàn cảnh gia đình khó khăn vé tàu về quê thăm gia
đình. Ngoài ra hàng năm vào dịp nghỉ hè tổ chức cho đoàn viên đưa gia đình đi
nghỉ
mát để giao lưu thắt chặt tình đoàn kết.
Những quy định về tính chính trực và các giá trị đạo đức được Công ty xây
dựng thành văn bản nội quy của Công ty. Tuy nhiên văn bản này lại không được
công bố rộng rãi đến tất cả người lao động trọng công ty.
2.2.1.4 Chính sách nhân sự
Tổng số lao động hiện có tại Công ty là 494 công nhân viên. Trong đó lao
động gián tiếp 64 người, trực tiếp sản xuất là 430 người ( không bao gồm các
chuyên gia Hàn Quốc). Thời gian làm việc hàng ngày từ 7h sáng đến 17h, nghỉ giữa
ca là 30 phút. Làm việc 05 ngày/ tuần từ thứ hai đến thứ sáu.
Trình độ lao động Đại học, Cao Đẳng: 20 người
Công nhân kỹ thuật, trung cấp nghề (kể cả công nhân được đào tạo tại Công
ty): 68 người.
Công ty tính lương theo thời gian, việc tính lương cho người lao động hoàn
toàn dựa vào bảng chấm công và thẻ chấm công. Việc khen thưởng vào cuối năm và
nâng lương hàng năm theo chính sách của Công ty theo quy chế cào bằng người làm
lâu năm cũng như người mới vào không tính thâm niên công tác và điều chỉnh
lương theo quy định của Nhà nước.
Khi có nhu cầu tuyển dụng Công ty trực tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn không
qua trung tâm giới thiệu dịch vụ việc làm. Hình thức tuyển dụng phỏng vấn trực
tiếp, kiểm tra hồ sơ bằng cấp không qua hình thức thi tuyển hay kiểm tra tay
nghề.
Qua khảo sát thực tế nhận thấy các vị trí công việc hiện tại và cách thức
tuyển dụng nhân viên của Công hiện nay chưa đảm bảo được “ Đúng người ”, “
Đúng việc ” đa số các vị trí tuyển dụng tại Công ty thường là người quen, người
thân giới thiệu vào làm ở nhiều vị trí quan trọng trọng Công ty. Ví dụ điển hình
là
33
nhân viên xuất nhập khẩu được tuyển dụng do mối quan hệ quen biết không phù
hợp với trình độ chuyên môn. Như vậy phải mất thời gian đào tạo, công việc không
đảm bảo tiến độ và ảnh hưởng đến chức năng kiểm soát và nguy cơ bao che những
gian lận và sai sót có thể xảy ra.
Công ty không thường xuyên tổ chức những chương trình đào tạo, hay cử
nhân viên tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ
của nhân viên. Không xây dựng chính sách thi đua, khen thưởng cho cá nhân, bộ
phận có thành tích tốt, cũng như không có chính sách đãi ngộ giữ chân đối với
những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm ở lại làm việc
lâu dài cho Công ty.
Ở một số vị trí nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc nên không có điều
kiện chuyên môn hóa cao, dễ dàng xảy ra nhiều rủi ro sai phạm, gian lận. Và cách
thức phân công công việc như vậy phi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Những trường hợp vi phạm nội quy công ty chỉ bị khiển trách nhắc nhở viết
kiểm điểm rồi để đó chứ không có biện pháp xử lý cụ thể nên tình trạng sại phạm,
trộm cắp, vi phạm nội quy công ty vẫn xảy ra thường xuyên.
2.2.1.5 Cơ cấu tổ chức
Qua sơ đồ tổ chức bộ máy bộ máy quản lý của Công ty TNHH Happy Cook
(xem trang 34) cho thấy Công ty áp dụng kiểu cơ cấu tổ chức theo mô hình trực
tuyến – Chức năng. Trong cơ cấu trên Tổng giám đốc phụ trách chung, Phó tổng
giám đốc là người được ủy quyền của Tổng giám đốc quản lý tất cả các hoạt động
của Công ty. Ba giám đốc, mỗi người phụ trách một lĩnh vực tương ứng.
34
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Happy Cook
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty gọn nhẹ,đơn giản, các phòng ban không
nhiều nhưng được bố trí tương đối hợp lý để có thể giảm được chi phí quản lý.
Tổng Giám Đốc
Phòng nhân sự
Giám đốc sản xuất
Phòng kế toán
Giám đốc kinh
doanh
Phòng điều
phối
Giám đốc hành
chính
Phòng XNK
Phòng vật tư
BP
Sữa chữa
BP.QL
Chấtlượng
Phòng QL
sản xuất
BPĐánh
bóng
Phòng kỹ thuật
BP Hàn
CaoTần
Phòng
Marketing
BP.Chảo, nồi
không dính
BP.Hàn
quai, đóng
gói
Phó Tổng Giám Đốc
Phòng bảo
hành
BP.
Ép thuỷ lực
Phòng Bảo vệ
Phòng Y tế
35
2.2.2 Thiết lập mục tiêu tại Công ty TNHH Happy Cook
Công ty TNHH Happy Cook là nhà sản xuất và xuất khẩu dụng cụ nấu ăn
cao cấp bằng Inox, nhôm chống dính hàng đầu tại Việt Nam. Với thương hiệu
Happy Cook, sản phẩm của Công ty đã được người tiêu dùng Việt Nam và các nước
trên thế giới tín nhiệm trong nhiều năm qua được bình chọn hàng Việt nam chất
lượng cao.
Thị trường hiện nay canh tranh rất khốc liệt, do đó Công ty đang gặp rất
nhiều khó khăn từ những đối thủ cạnh tranh cùng ngành như Supor mạnh về giá,
Sunhous mạnh về sản phẩm đa dạng và tình trạng hàng Trung Quốc nhập khẩu tràn
lan.
Trên cơ sở phân tích bảng tổng hợp năng suất sản phẩm và phân tích tỷ số lợi
nhuận trên doanh thu để Công ty thiết lập mục tiêu hoạt động.
Bảng 2.1 : Bảng tổng hợp năng suất sản phẩm inox và sản phẩm nhôm
5
Đánh giá kết quả :
5
Nguồn Phòng quản lý sản xuất
36
- Bình quân tháng sản xuất : 96.802 SP inox và 82.553 SP nhôm
- Chỉ tiêu kế hoạch năm 2010 : 1.503.000 SP inox và 1.065.000 SP nhôm
- Căn cứ vào bảng tổng hợp năng suất sản phẩm inox năm 2012, năng suất
toàn năm đạt : 1.161.618 sản phẩm inox, tương đượng 77.29% theo kế hoạch. Năng
suất không đạt chỉ tiêu theo kế hoạch đề ra chủ yếu do những nguyên nhân sau :
Tình trạng trả sản phẩm về cho công đoạn trước làm lại do chưa đạt yêu cầu còn
nhiều, Máy móc trang thiết bị qua thời gian sử dụng lâu năm cũ kỹ, lạc hậu hay
bị
hỏng hóc lám gián đoạn sản xuất. Thái độ làm việc của một số công nhân chưa tốt.
- Căn cứ vào bảng tổng hợp năng suất sản phẩm nhôm năm 2012, năng suất
toàn năm đạt : 990.636 sản phẩm, tương đương 93% theo kế hoạch. Nguyên nhân
chính do sản lượng sản phẩm nhôm hiện tại phụ thuộc vào máy phun cát. Có tất cả
3 máy phun cát, nhưng hàng ngày chỉ hoạt động 2 máy vì thiếu nhân công và máy
phun cát thương xuyên bi hư.
Phân tích một số chỉ tiêu tài chính giai đoạn 2008 – 2012
6
6
Nguồn Phòng kế toán
Chỉ tiêu ĐVT 2008 2009 2010 2011 2012
Doanh thu Tỷ đồng 148.06 207.68 244.66 327.81 339.44
Lợi nhuận Tỷ đồng 7.14 1.24 0.96 1.72 1.89
Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu % 4.83% 0.60% 0.39% 0.52% 0.56%
-
50
100
150
200
250
300
350
Doanh thu
Lợi nhuận
2008
2009
2010
2011
2012
37
Qua bảng phân tích trên cho thấy tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu hiện nay rất
thấp giảm dần qua các năm. Kinh doanh không hiệu quả do bán hàng chạy theo
doanh số không quan tâm đến giá thành, bán dưới giá vốn.
Dựa vào chính sách chất lượng, Công ty thiết lập các mục tiêu cho năm nay
làm thế nào để tăng năng suất , nâng cao chất lượng sản phẩm, và giảm chi phí
sản
xuất.
2.2.3 Nhận dạng các sự kiện tại Công ty TNHH Happy Cook
Qua khảo sát cho thấy, dựa trên các mục tiêu đã được thiết lập, Công ty đã tổ
chức buổi hội thảo thành phần tham dự bao gồm Ban lãnh đạo, toàn bộ các nhân
viên quản lý, và tất cả các trưởng bộ phận của các bộ phận sản xuất với mục đích
xem xét, đánh giá toàn bộ quy trình sản xuất tìm ra những hạn chế tồn tại từ đó
đề
xuất giải pháp khắc phục nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên các cuộc hội
thảo như vậy diễn ra không thường xuyên. Và một số đề xuất, kiến nghị trong buổi
hội thảo chưa được thực thi sau hội thảo.
2.2.4 Đánh giá rủi ro tại Công ty TNHH Happy Cook
Thực trang cho thấy việc phân tích đánh giá rủi ro tại Công ty TNHH Happy
Cook không được thực hiện một cách thường xuyên và được thưc hiện như một quy
trình hoạt động cần thiết tại đơn vị. Việc phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng
đến
mục tiêu chưa được thực hiện tốt và triệt để.
2.2.5 Phản ứng với rủi ro tại Công ty TNHH Happy Cook
Việc nhận dạng các sự kiện và đánh giá các rủi ro tại Công ty Happy Cook
chưa được chú trọng thực hiện nên kéo theo việc đối phó với rủi ro cũng chưa
được
thực hiện tốt. Tuy Ban lãnh đạo cũng nhận thức được tầm quan trọng của việc này
nhưng việc cân nhắc giữa lợi ích và chi phí hay thay đổi chiến lược kinh doanh
cũng là một trong những nguyên nhân gây ra hạn chế này.