Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế rủi ro hoạt động tại Công ty TNHH Happy Cook

88 (4) Quy định cách sắp xếp, bảo quản kho thành phẩm Sản phẩm, hàng hóa phải được sắp xếp trên pallet, theo từng khu vực riêng cho từng chủng loại, quy định chiều cao tối đa có thể chất sản phẩm, hàng hóa dễ vỡ phải có nhãn cảnh báo trên bao bì và được bốc xếp nhẹ nhàng, cẩn thận. (5) Cung cấp đầy đủ phương tiện bảo quản hàng hóa tốt Kho chứa hàng thông thoáng , phương tiên vận chuyển, xe nâng hàng để hỗ trợ cho việc bốc dở, sắp xếp hàng 3.2.6.4 Giải pháp kiểm soát hoạt động kế toán (1) Hạn chế việc kiêm nhiệm, phân chia trách nhiệm trong môi trường tin học Khác với việc kiểm soát ghi chép thủ công, khi làm việc trong môi trường tin học thường xảy ra vấn đề kiêm nhiệm, do chương trình được thiết kế để ghi nhân nhiều nghiệp vụ dễ gây ra các hành vi gian lận. Vì vậy, việc phân chia trách nhiệm trong môi trường tin học là cần thiết, nhằm ngăn chặn việc xâm nhập trái phép, bằng cách quy định rõ chức năng và quyền hạn của mỗi cá nhân, cấp mật khẩu cho phép truy cập dữ liệu trong phạm vi chức năng , quyền hạn của mình. (2) Cần phải lập chứng từ ngay khi nghiệp vụ xảy ra Việc lập chứng từ ngay khi nghiệp vụ xảy ra giúp hạn chế được việc sai xót, bỏ quên, thất lạc chứng từ và phát hiện sớm những sai phạm để có biện pháp xử lý kịp thời. (3) Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ đảm bảo thông tin đáng tin cậy Phải đảm bảo rằng các nghiệp vụ xảy ra là có thật, bằng cách kiểm tra đối chiều với các chứng từ khác nhau từ các bộ phận liên quan với nhau trong quy trình. (4) Kiểm soát tốt việc luân chuyển chứng từ

89 Chứng từ luân chuyển giữa các bộ phận liên quan phải khoa học, hợp lý, nhanh chóng, và kịp thời, bàn giao chứng từ phải ký xác nhận người giao, người nhận, ngày giao, nhận rõ ràng để tránh thất lạc chứng từ, đùn đẩy trách nhiệm Ví dụ : Như trường hợp bộ phận mua hàng chuyển cho bộ phận kế toán chậm dẫn đến thanh toán chậm cho nhà cung cấp, cập nhật nghiệp vụ mua hàng chậm trễ. (5) Phân chia công việc kế toán hợp tránh kiêm nhiệm nhiều việc Kiêm nhiệm nhiều việc sẽ dể xảy ra nhầm lẫn, sai xót nên chuyển bớt công việc của kế toán vật tư cho một kế toán khác, sẽ giảm bớt công việc để kế toán tổng hợp có thời gian để kiểm tra, giám sát công việc tập hợp chi phí và tính giá thành tốt hơn. (6) Định kỳ tính giá thành vào cuối tháng để cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị Việc chọn kỳ tính giá thành là cuối tháng, sẽ thúc đẩy việc quản lý chi phí , để lập các báo cáo quản trị, cung cấp thông tin khác kịp thời cho các nhà quản trị để có cơ sở ra các quyết định chính xác hơn. 3.2.7 Giải pháp về thông tin và truyền thông (7) Xây dựng kênh thông tin và truyền thông tin hữu hiệu Thông tin được thu thập phải được cập nhập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác và đúng đối tượng. Thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới,từ cấp dưới lên cấp trên và thông tin qua lại giữa các bộ phận, thông tin bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị, phải lựa chọn cách thức thu thập và truyền thông tin phù hợp đảm bảo thông tin chính xác, trung thực và đáng tin cậy. (8) Phổ biến cho tất cả các công nhân viên nắm rỏ mục tiêu, kế hoạch, chính sách chất lượng của Công ty

90 Với việc thấu hiểu mục tiêu, kế hoạch, chính sách chất lượng mọi người sẽ đoàn kết có mục đích phấn đấu, có trách nhiệm cố gắng hoàn thành mục tiêu chung của đơn vị hơn (9) Thỉnh thoảng tổ chức cuộc họp nhanh toàn công ty Thông qua cuộc họp mọi người sẽ nắm được tình hình hoạt động của công ty, những thuận lợi, khó khăn qua đó kêu gọi, nhắc nhở mọi người duy trì tốt các hoạt động, và khắc phục những cái chưa được. (10) Xây dựng hòm thư góp ý giữ bí mật thông tin người góp ý Việc xây dựng họp thư góp ý có thể ghi nhận ý kiến đóng góp tích cực, tố giác những sai phạm từ toàn thể người lao động qua đó nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình và có biện pháp xử lý . (11) Xây dựng hướng dẫn công việc cho các quy trình trong hệ thống Thông qua hướng dẫn này các cá nhân, phòng ban có thể nắm rõ quy trình hoạt động, cách thức luân chuyển chứng từ tăng hiệu quả cho công việc (12) Thu thập và truyền thông tin từ bên ngoài cho các cấp quản lý kịp thời Thông tin từ các đối thủ cạnh tranh, những khách hàng tiềm năng, hay xu hướng, thị hiếu của người tiêu dùng được cập nhật đúng lúc và kịp thời để các nhà quản lý có cơ sở ra các quyết định. 3.2.8 Giải pháp về giám sát (1) Tăng cường việc kiếm tra, giám sát Ngoài việc các nhân viên, các bộ phận thực hiện kiểm tra, giám sát lẫn nhau trong quy trình hoạt động, các nhà quản lý cũng phải thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện hàng ngày trong phạm vị mình quản lý thông qua các báo cáo . Đánh giá sự hữu hiệu, sự phù hợp của các chu trình hiện tại, qua đó vừa có thể giám sát được công việc của nhân viên, vừa có thể phát hiện được những gian lận và sai

91 sót trong quy trình thực hiện để có biện pháp khắc phục kịp thời và quy trách nhiệm cụ thể cho từ cá nhân hay bộ phận đó. (2) Thực hiện các cuộc kiểm tra đột xuất đối với cá nhân, bộ phận bất kỳ Kiểm tra đột xuất có thể phát hiện nhanh các gian lận và sai xót, và làm cho nhân viên không ứng phó kịp thời che giấu sai phạm và hạn chế được sai (3) Thực hiện các cuộc kiểm tra đối chếu chứng từ nhập, xuất, thu chi Thường xuyên thực hiện các cuộc kiểm tra đối chiếu chứng từ sẽ hạn chế được các sai sót, gian lận và có biện pháp xử lý kịp thời (4) Nhà quản lý giám sát bằng cách kiểm tra số liệu kế hoạch và thực tế Từ định mức nguyên vật liệu được tính dự trù theo kế hoạch nhà quản lý sẽ có cơ sở kiểm tra đối chiếu giữa định mức và số lượng thực tế lượng nguyên vật liệu sử dụng cho đơn hàng đó chênh lệch thế nào để có sự điều chỉnh phù hợp với thực tế nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động và chức năng giám sát với các đơn hàng sau. 3.3 Kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị đối với Ban lãnh đạo Công ty Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, Công ty phải đối mới theo sự phát triển của thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh để tồn tại và phát triển. Muốn vậy, Ban lãnh đạo Công ty phải xây dựng tốt hệ thống kiểm soát nội bộ kết hợp quản trị rủi ro doanh nghiệp. Xây dựng chính sách quản trị rủi ro doanh nghiệp, Thắc chặt hệ thố ý điều hành để tăng hiệu hoạt động, nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Xây dựng cơ chế giám sát qua lại giữa các phòng ban chức năng. Duy trì việc thực hiện thường xuyên các hồ sơ thủ tục của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008.

92 Việc xác định hiệu quả hiệu quả kinh doanh nên hạch toán riêng, tách biệt giữa nhà máy sản xuất và bộ phận kinh doanh. Để xác định bộ phận nào hoạt động hiệu quả, bộ phận nào hoạt động chưa hiệu quả, nguyên nhân vì sao để có biện pháp khắc phục phù hợp và kịp thời. Chất lượng sản phẩm phải được đưa lên ưu tiên hàng đầu để luôn đảm bảo thương hiệu Happycook. Đưa ra mục tiêu cụ thể để tăng năng suất của người lao động nhưng cũng phải luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm. 3.3.2 Kiến nghị đối với các phòng ban trong Công ty Hoạt động hữu hiệu ở mỗi phòng ban góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho Công ty. Các phòng ban phải tự xây dựng cơ chế giám sát chặt chẽ trong quy trình làm việc của mình, ngoài ra phải có sự trao đổi thông tin qua lại giữa các bộ phận có liên quan kịp thời và chính xác. Phòng kế toán cần phải hoàn thiện thông tin kế toán đầy đủ chính xác, đáng tin cậy, nhanh chóng và kịp thời. Ngoài các báo cáo phục vụ cho báo cáo tài chính, nên lập các báo cáo quản trị , trên cơ sở BCTC đã được lập kế toán nên tiến hành chỉ số trên báo cáo tài chính để nhà quản trị có thế nắm bắt tình hình hoạt động của Công ty ra những quyết định đúng đắn và kịp thời. Phòng xuất nhập khẩu nên cung cấp thông tin chính xác hàng nhập và hàng xuất đến các phòng khác có liên quan như phòng quản lý sản xuất, phòng kế toán để có thể chủ động trong kế hoạch sản xuất và thanh toán. Phòng kinh doanh nên tìm hiểu nghiên cứu thị trường để phát triển sản phẩm mới tạo lợi thế canh tranh cho doanh nghiệp, bên cạnh những khách hàng tìm năng, tìm thêm khách hàng mới để có chiến lược, kế hoạch phát triển lâu dài. Phòng bảo vệ và y tế tăng cường kiểm tra giám sát, bảo vệ tài sản cho công ty và chăm sóc tốt sức khỏe cho người lao động.

93 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Trên cơ sở đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Happy Cook ở chương 2, Chương 3 tác giả đã đưa ra một số giải pháp khắc phục những hạn chế, yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ. Những yếu kém, hạn chế còn tồn tại trong đơn vi không phải lúc nào cũng đều có thể giải quyết một cách triệt để nhằm hạn chế rủi ro được. Việc khắc phục để hoàn thiện là điều rất cần thiết , và ngăn ngừa những hành vi gian lận và sai sót. Tuy nhiên, phải cân nhắc đến lợi ích và chi phí, cân nhắc mức thiệt hại do những sai pham gây ra so với chi phí bỏ ra để thiết kế các thủ tục kiểm soát. Các giải pháp đưa ra được tác giả dựa theo 8 yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB theo COSO năm 2004 theo hướng quan trị rủi ro doanh nghiệp. Với mong muốn giúp đơn vị phần nào khắc phục, hạn chế rủi ro và hoàn thiện để hệ thống kiểm soát nội bộ nâng cao tính hiệu quả cho công tác kiểm soát và hiệu quả hoạt động.

94 KẾT LUẬN CHUNG Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ không thể thực hiện trong một thời gian ngắn là được, hoặc xây dựng tốt rồi là xong. Do sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trường, kéo theo môi trường kinh doanh thay đổi, dẫn đến sự thay đổi của các loại rủi ro. Vì vậy hệ thống KSNB của các doanh nghiệp Việt nam nói chung và của Công ty TNHH Happy Cook nói riêng luôn luôn tồn tại những nguy cơ đe dọa đối với các hoạt động của doanh nghiệp là điều không tránh khỏi. Vì vậy hệ thống KSNB của doanh nghiệp luôn cần phải được hoàn thiện cho phù hợp với sự phát triển, phù hợp với môi trường mới. Muốn vậy, các nhà quản lý phải thường xuyên xem xét những thay đổi ảnh hưởng đến hệ thống, đánh giá, kiểm soát lại các quy trình thủ tuc trong hệ thống quản lý để biết được các chính sách, các thủ tục kiểm soát được thực hiện như thế nào và kết quả ra sao và có phương hướng điều chỉnh cho phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt dộng cho doanh nghiệp Luận văn gồm 3 chương dựa trên cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ tiếp cận theo hướng quản trị rủi ro . Vận dụng vào nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Happy Cook nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát và hạn chế rủi ro. Với các giải pháp và kiến nghị đưa ra hy vọng sẽ giúp Ban lãnh đạo Công ty có thêm các biện pháp quản lý tốt hơn để Công ty hoạt động hiệu quả và phát triển.

95 TÀI LIỆU THAM KHẢO * Tiếng Việt 1. Bộ Môn Kiểm Toán, Khoa Kế toán – Kiểm Toán, Trường Đại Học Kinh Tế TP. HCM (2012), Kiểm Soát Nội Bộ, 2 nd ed. Nhà xuất bản Đông Phương, TP. HCM. 2. Dương Đình Ngọc, Hệ thống kiểm soát nội bộ - Chìa khóa vàng của quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Nội san của Công ty TNHH kiểm toán Apec. 3. Dương Hữu Hạnh, 2009. Quản trị rủi ro xí nghiệp trong nền kinh tế toàn cầu nguyên tắc và thực hành. Nhà xuất bản Tài chính. 4. Đinh Thụy Ngân Trang, 2007. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Nuplex Resin Việt Nam. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. 5. Hồ Thị Thanh Ngọc, 2010. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại Trường cao đẳng Xây dựng số 2. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. 6. Lê Thị Như Vân. Hoàn thiện một số quy trình kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. 7. Mai Xuân Thủy, 2012. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viễn thông Bình Dương. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. 8. Nguyễn Ngọc Hậu, 2010. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Du lịch – Thương mại Kiên giang. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. 9. Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2012. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM

96 10. Nguyễn Thị Ngọc Hương, 2010. Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ trong hệ thống kiểm soát nội bộ cho các Công ty dệt may trên địa bàn TP.HCM. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. 11. Nguyễn Văn Minh, Quản trị rủi ro doanh nghiệp trong thời kỳ khủng hoảng.[Online] Availabe at: http://tinnhanhchungkhoan.vn/GL/N/CHIFHC/quan-tri-rui-ro-doanh-nghiep- trong-thoi-ky-khung-hoang.html 12. Phạm Hồng Thái, 2011. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của ngành Y tế Tỉnh Long An. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. 13. Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh, 2011. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt nam. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. 14. Phạm Quỳnh Như Sương, 2010. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam theo hướng đối phó rủi ro hoạt động. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. 15. Tạp chí kế toán , 2012. Sự cân đối giữa lợi ích và chi phí trong kiểm soát nội bộ. [Online] Availabe at : http://www.misa.com.vn/tabid/91/newsid/4859/Su- can-doi-giua-loi-ich-va-chi-phi-trong-kiem-soat-noi-bo.aspx 16. Tạp chí nhà quản lý, 2011. Nhận diện một số rủi ro của doanh nghiệp và giải pháp khắc phục. [Online] Availabe at : http://vietmos.com/Tintuc/Quanly/tabid/73/CategoryID/1/News/27/Default.a spx 17. Trần Công Chính,2007. Phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp Việt nam trên cơ sở quản trị rủi ro doanh nghiệp. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM.

97 18. Trần Quế Anh, 2010. Hoàn thiện và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Thành phố Cần Thơ. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. 19. Vũ Phan Bảo Uyên, 2011. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng Công ty cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Việt nam. Luận văn thạc sỹ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. * Tiếng Anh 1. Committee of sponsoring organizations of the treadway commission, 1992. Internal Control – Intergated Framework. [Online] Available at : [Online] Available at : http://www.snai.edu/cn/service/library/book/0-Framework- final.pdf 2. Committee of sponsoring organizations of the treadway commission, 2004. Enterprise Risk Management – Intergated Framework. [Online] Available at : http://business.illinois.edu/~s-darcy/papers/erm.pdf. 3. Management. Comptroller of the Currency. Administrator of National Banks. Internal Control.Comptroller’s Handbook, 2001.[Online] Available at : http://www.occ.gov/publications/publications-by-type/comptrollers- handbook/intcntrl.pdf.. Risk Management and Internal Control in the EU Discussion paper.[Online] Available at : http://www.primo- europe.eu/files/2009/02/riskmanagementandinternalcontrol.pdf. 4. Manuel A. Tipgos. Why Management Fraud is Unstoppable. The CPA Journal[Online] Available at : http://www.nysscpa.org/cpajournal/2002/1202/features/f123402.htm