Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Giải pháp hoàn thiện văn hóa tổ chức tại Công ty COSCO SHIPPING Lines (Việt Nam)

5,739
829
144
73
Để thc hin gii pháp, ban lãnh đạo cn s quyết tâm cao người
truyn la, nhit huyết cho toàn th nhân viên.
3.2.3. Nhóm gii pháp v các quan nim nn tảng cơ bản
3.2.3.1. Chun hóa quy trình làm vic và phi hp gia các phòng ban
Quy trình làm việc chưa ràng là một trong nhng nguyên nhân dẫn đến s
phi hợp chưa tốt tình trạng đùn đẩy trách nhim gia các phòng ban. Mt s
quy trình cơ bản đã được thiết lập nhưng ch yếu là được cp qun lý ph biến ngn
gn qua email. Quy trình ca phòng ban nào s được ph biến ni b trong phòng
ban đó, vì thế chưa thấy được s tương tác giữa các phòng và nhân viên cũng chưa
nhn biết được công vic ca mình s ảnh hưởng thế o đến công vic ca các
phòng ban khác. Do đó, ch58.16% nhân viên nhn thấy được tinh thần đồng đội
phi hp nhp nhàng gia các phòng ban. Theo kết qu tho lun với Ban Giám đốc,
nâng cao s phi hp gia các phòng ban là vấn đề ưu tiên số 1 cn phi gii quyết.
Chun hóa quy trình làm vic phi hp gia các phòng ban s th hin
trách nhim rõ ràng ca từng phòng ban cũng như công việc c th ca mi phòng
ban gì. Công vic sau s ảnh hưởng đến công việc trước như thế nào vic
tương tác giữa các phòng ban s được thc hiện như thế nào. Điều này cũng giúp
cho việc đánh giá KPI của từng phòng ban được chính xác hơn, hạn chế tình trng
đùn đẩy trách nhim khi có sai sót.
T tháng 11/2017, Ban Giám đốc ch đạo các cp qun thc hin tng
soát quy trình làm vic hin ti ca từng phòng ban, điều chnh nếu cn thiết và cp
nht tài liu quy trình làm vic ca tng phòng. Da trên quy trình làm vic ca
từng phòng, Ban Giám đốc t chc cuc hp với các lãnh đạo phòng để cùng thng
nht quy trình phi hp gia các phòng ban mt cách ràng, trách nhim tng
khâu như thế nào. Thi gian thc hin trong khong hai tháng.
Sau khi các quy trình đã được chun hóa, phòng Hành chính Nhân s s chu
trách nhim tng hp, xây dng thành mt b tài liu chung v quy trình làm vic
73 Để thực hiện giải pháp, ban lãnh đạo cần có sự quyết tâm cao và là người truyền lửa, nhiệt huyết cho toàn thể nhân viên. 3.2.3. Nhóm giải pháp về các quan niệm nền tảng cơ bản 3.2.3.1. Chuẩn hóa quy trình làm việc và phối hợp giữa các phòng ban Quy trình làm việc chưa rõ ràng là một trong những nguyên nhân dẫn đến sự phối hợp chưa tốt và tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các phòng ban. Một số quy trình cơ bản đã được thiết lập nhưng chủ yếu là được cấp quản lý phổ biến ngắn gọn qua email. Quy trình của phòng ban nào sẽ được phổ biến nội bộ trong phòng ban đó, vì thế chưa thấy được sự tương tác giữa các phòng và nhân viên cũng chưa nhận biết được công việc của mình sẽ ảnh hưởng thế nào đến công việc của các phòng ban khác. Do đó, chỉ có 58.16% nhân viên nhận thấy được tinh thần đồng đội phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Theo kết quả thảo luận với Ban Giám đốc, nâng cao sự phối hợp giữa các phòng ban là vấn đề ưu tiên số 1 cần phải giải quyết. Chuẩn hóa quy trình làm việc và phối hợp giữa các phòng ban sẽ thể hiện trách nhiệm rõ ràng của từng phòng ban cũng như công việc cụ thể của mỗi phòng ban là gì. Công việc sau sẽ ảnh hưởng đến công việc trước như thế nào và việc tương tác giữa các phòng ban sẽ được thực hiện như thế nào. Điều này cũng giúp cho việc đánh giá KPI của từng phòng ban được chính xác hơn, hạn chế tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có sai sót. Từ tháng 11/2017, Ban Giám đốc chỉ đạo các cấp quản lý thực hiện tổng rà soát quy trình làm việc hiện tại của từng phòng ban, điều chỉnh nếu cần thiết và cập nhật tài liệu quy trình làm việc của từng phòng. Dựa trên quy trình làm việc của từng phòng, Ban Giám đốc tổ chức cuộc họp với các lãnh đạo phòng để cùng thống nhất quy trình phối hợp giữa các phòng ban một cách rõ ràng, trách nhiệm từng khâu như thế nào. Thời gian thực hiện trong khoảng hai tháng. Sau khi các quy trình đã được chuẩn hóa, phòng Hành chính Nhân sự sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp, xây dựng thành một bộ tài liệu chung về quy trình làm việc
74
gia các phòng ban và cp nhật vào thư mục lưu giữ nhng thông báo tài liu
chung ca Công ty để tt c nhân viên có th truy cp khi cn thiết.
Tiếp đến, t chc khóa tp hun, ph biến quy trình m việc đến toàn th
nhân viên giải đáp các vướng mc của nhân viên, đảm bo nhân viên hiu
nm chu trình công việc, đảm bo tính thng nht xuyên sut cho quá trình
tương tác giữa các phòng ban. Sau đợt tp hun, mi nhân viên phi hoàn thành mt
bài kim tra trc nghim nhằm đánh giá mức độ nm bt ni dung quy trình làm
vic. H thng câu hi kim tra s được phòng GMD xây dng da trên ni dung
quy trình làm việc và được Ban Giám đốc phê duyt, mi nhân viên phải đạt ít nht
là 80/100 điểm mới được xem là hoàn thành khóa tp hun. Thi gian d kiến hoàn
thành là tháng 3/2018.
Quy trình làm việc thường xuyên được thay đổi cho phù hp vi yêu cu ca
công ty m và s thay đổi ca th trưng thc tế. Khi s thay đổi là cn thiết thì phi
được cp nht nhanh chóng vào tài liệu và thông báo đến toàn th nhân viên biết và
thc hin. Việc thay đổi cũng phải đảm bo quy trình sau tốt hơn, tinh gọn hơn quy
trình trưc. Vic chun hóa quy trình cần được hoàn thin dn và duy trì lâu dài.
3.2.3.2. Nâng cao mi quan h gia các phòng ban
T chc hp mặt định k vào sáng th hai tuần đầu tiên ca tháng cho toàn
th nhân viên
Hoạt động này s góp phn tạo nên nét văn hoá thân thiện, hòa đồng, nâng cao
mi quan h tốt đẹp gia các thành viên, thu hp s khác bit v địa vbảo đảm
quyn cá nhân đồng thời đảm bảo các thông tin chung được truyền đạt đầy đủ đến
tt c các nhân viên. Ni dung ca bui hp mặt định k bao gm:
- Chào đón các thành viên mới, gii thiu nhân viên mi vi tt c mọi người.
- Ban lãnh đạo tng kết lược các thành tích trong tháng, mục tiêu đã đạt
được thế nào, song song đó cũng nhấn mạnh đến s mnh, tm nhìn, triết hot
động ca Công ty.
74 giữa các phòng ban và cập nhật vào thư mục lưu giữ những thông báo và tài liệu chung của Công ty để tất cả nhân viên có thể truy cập khi cần thiết. Tiếp đến, tổ chức khóa tập huấn, phổ biến quy trình làm việc đến toàn thể nhân viên và giải đáp các vướng mắc của nhân viên, đảm bảo nhân viên hiểu và nắm rõ chu trình công việc, đảm bảo tính thống nhất và xuyên suốt cho quá trình tương tác giữa các phòng ban. Sau đợt tập huấn, mỗi nhân viên phải hoàn thành một bài kiểm tra trắc nghiệm nhằm đánh giá mức độ nắm bắt nội dung quy trình làm việc. Hệ thống câu hỏi kiểm tra sẽ được phòng GMD xây dựng dựa trên nội dung quy trình làm việc và được Ban Giám đốc phê duyệt, mỗi nhân viên phải đạt ít nhất là 80/100 điểm mới được xem là hoàn thành khóa tập huấn. Thời gian dự kiến hoàn thành là tháng 3/2018. Quy trình làm việc thường xuyên được thay đổi cho phù hợp với yêu cầu của công ty mẹ và sự thay đổi của thị trường thực tế. Khi sự thay đổi là cần thiết thì phải được cập nhật nhanh chóng vào tài liệu và thông báo đến toàn thể nhân viên biết và thực hiện. Việc thay đổi cũng phải đảm bảo quy trình sau tốt hơn, tinh gọn hơn quy trình trước. Việc chuẩn hóa quy trình cần được hoàn thiện dần và duy trì lâu dài. 3.2.3.2. Nâng cao mối quan hệ giữa các phòng ban Tổ chức họp mặt định kỳ vào sáng thứ hai tuần đầu tiên của tháng cho toàn thể nhân viên Hoạt động này sẽ góp phần tạo nên nét văn hoá thân thiện, hòa đồng, nâng cao mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên, thu hẹp sự khác biệt về địa vị và bảo đảm quyền cá nhân đồng thời đảm bảo các thông tin chung được truyền đạt đầy đủ đến tất cả các nhân viên. Nội dung của buổi họp mặt định kỳ bao gồm: - Chào đón các thành viên mới, giới thiệu nhân viên mới với tất cả mọi người. - Ban lãnh đạo tổng kết sơ lược các thành tích trong tháng, mục tiêu đã đạt được thế nào, song song đó cũng nhấn mạnh đến sứ mệnh, tầm nhìn, triết lý hoạt động của Công ty.
75
- Tuyên dương các thành viên thành tích nổi bt, sáng kiến hu ích trong
tháng.
- Thông báo nhng vấn đề mi và giải đáp thắc mc ca nhân viên.
- Nhc nh những trường hp vi phm k lut giúp mọi người rút kinh nghim
và nâng cao tinh thn t giác.
- T chc sinh nht cho các thành viên có sinh nht trong tháng. Hin nay các
phòng ban đu t t chc sinh nht chung hàng tháng cho nhân viên thuc phòng
mình. Đây là mt hoạt động ý nghĩa nhưng chỉ mi áp dng phm vi phòng
ban, chưa có tính tương tác cấp Công ty. Nếu được t chc cho toàn th nhân viên
trong Công ty thì mọi người càng gn kết với nhau hơn. Mỗi nhân viên được chúc
mng s được tng hoa quà. Hình thc tng quà có th thay đổi theo năm như
tng tin mt, voucher mua hàng, hin vt giá tr như vali (phong cách giống
nhau để c Công ty có th s dng cho các chuyến du lch chung). Chi phí quà tng
sinh nht cho nhân viên ước tính là 1,000,000 đồng/ người và chi phí cho ba tic
sinh nht bao gm bánh kem, các món mn là t 8,000,000 12,000,000 đồng. Tùy
theo ngân sách nhà bếp s lên thực đơn cho phù hợp. Bui hp mặt đầu tiên
được tiến hành vào tháng 12 năm 2017 và cần được duy trì đều đặn.
T chc các s kin chào mng các ngày l lớn trong năm
T chc các s kiện như “Quý ông vào bếp” mừng ngày 8/3 hay 20/10, cuc
thi “Gương mặt Karaoke trin vọng” mừng tt niên, cuc thi thiết kế thip trang trí
cây thông Noel, tt c các thiết kế s được dùng để trang trí dp Noel, cuc thi cm
hoa mừng năm mới v.v… Kinh phí d kiến hằng năm khoảng 50 triu đồng.
T chc câu lc b th thao
Qua vic kho sát, thăm dò ý kiến mong mun ca nhân viên Công ty, tác gi
nhận được ý kiến ca phần đông nhân viên mong muốn to câu lc b cu lông
và tennis để nhân viên vừa có cơ hội rèn luyn sc khe, va có thời gian giao lưu,
tăng tính đoàn kết gia các phòng ban.
75 - Tuyên dương các thành viên có thành tích nổi bật, sáng kiến hữu ích trong tháng. - Thông báo những vấn đề mới và giải đáp thắc mắc của nhân viên. - Nhắc nhở những trường hợp vi phạm kỷ luật giúp mọi người rút kinh nghiệm và nâng cao tinh thần tự giác. - Tổ chức sinh nhật cho các thành viên có sinh nhật trong tháng. Hiện nay các phòng ban đều tự tổ chức sinh nhật chung hàng tháng cho nhân viên thuộc phòng mình. Đây là một hoạt động có ý nghĩa nhưng chỉ mới áp dụng ở phạm vi phòng ban, chưa có tính tương tác cấp Công ty. Nếu được tổ chức cho toàn thể nhân viên trong Công ty thì mọi người càng gắn kết với nhau hơn. Mỗi nhân viên được chúc mừng sẽ được tặng hoa và quà. Hình thức tặng quà có thể thay đổi theo năm như tặng tiền mặt, voucher mua hàng, hiện vật có giá trị như vali (phong cách giống nhau để cả Công ty có thể sử dụng cho các chuyến du lịch chung). Chi phí quà tặng sinh nhật cho nhân viên ước tính là 1,000,000 đồng/ người và chi phí cho bữa tiệc sinh nhật bao gồm bánh kem, các món mặn là từ 8,000,000 – 12,000,000 đồng. Tùy theo ngân sách mà nhà bếp sẽ lên thực đơn cho phù hợp. Buổi họp mặt đầu tiên được tiến hành vào tháng 12 năm 2017 và cần được duy trì đều đặn. Tổ chức các sự kiện chào mừng các ngày lễ lớn trong năm Tổ chức các sự kiện như “Quý ông vào bếp” mừng ngày 8/3 hay 20/10, cuộc thi “Gương mặt Karaoke triển vọng” mừng tất niên, cuộc thi thiết kế thiệp trang trí cây thông Noel, tất cả các thiết kế sẽ được dùng để trang trí dịp Noel, cuộc thi cắm hoa mừng năm mới v.v… Kinh phí dự kiến hằng năm khoảng 50 triệu đồng. Tổ chức câu lạc bộ thể thao Qua việc khảo sát, thăm dò ý kiến mong muốn của nhân viên Công ty, tác giả nhận được ý kiến của phần đông nhân viên là mong muốn tạo câu lạc bộ cầu lông và tennis để nhân viên vừa có cơ hội rèn luyện sức khỏe, vừa có thời gian giao lưu, tăng tính đoàn kết giữa các phòng ban.
76
Ni dung: Thành lp câu lc b cu lông và tennis cho nhân viên. Đồng thi
mỗi năm tổ chc mt gii đu ni b và mt gii đấu giao lưu giữa các công ty cùng
ngành. Các buổi chơi cầu lông tennis đưc t chc vào chiu th 7 (t 15:00
18:00) và sáng ch nht hàng tun (t 8:00 11:00). Địa điểm thuê sân tp đề xut
là: Sân cu lông Cung Văn hóa Lao động gn Công ty (Cung Văn hóa Lao Động,
đường Nguyn Th Minh Khai, qun 1), hoc sân cầu lông trưng Nguyn Th Minh
Khai (s 26 đường Ngô Thi Nhim, qun 3) và cm 3 sân tennis Vân Đồn, đường
Khánh Hi, qun 4. Chi phí thuê sân tập ước tính là 4,800,000 đồng/tháng. Chi phí
t chc giải đấu bao gồm phí thuê sân đấu, băng rôn, cúp, phần thưởng các chi
phí phát sinh dao động t 15,000,000 đến 25,000,000 đồng tùy thuc vào s ng
nhân viên tham gia. Sau khi trao gii, Công ty s t chc mt bui liên hoan ti nhà
hàng cho các thành viên tham gia giải đấu và các thành viên đến c vũ. Hoạt động
này góp phần tăng tính đoàn kết gia mọi người trong Công ty và s được tiến hành
t tháng 12 năm 2017.
Bng 3.3: Ước tính chi phí thuê sân tp hàng tháng
Stt
Sn phm
Chi phí ưc tính
1
Thuê sân cu lông
960,000 đồng
2
Thuê sân tennis
3,840,000 đồng
Tng cng
4,800,000 đồng
Ngun: Tng hp t tham kho báo giá tháng 9 ca sân tp
T chc các chuyến team building, du lch hằng năm
Trước đây, mỗi năm Công ty s t chc mt chuyến ngh dưỡng 2 ngày 1 đêm
ti khu bit th Sealink Phan Thiết cho tt c nhân viên. Mọi người s di chuyn
theo đội hình xe hơi cá nhân của các thành viên Công ty. Điều này giúp cho nhng
nhân viên t các phòng ban khác nhau dp trò chuyn, làm quen hiu nhau
hơn. Tuy nhiên từ sau khi sát nhập vào đầu năm 2016 thì hoạt động này b gián
đoạn. Theo kết qu kho sát, phần đông nhân viên đu mong mun có mt chuyến
du lịch thư giãn kết hp các hoạt động vui chơi gắn kết giữa các nhân viên định k
76 Nội dung: Thành lập câu lạc bộ cầu lông và tennis cho nhân viên. Đồng thời mỗi năm tổ chức một giải đấu nội bộ và một giải đấu giao lưu giữa các công ty cùng ngành. Các buổi chơi cầu lông và tennis được tổ chức vào chiều thứ 7 (từ 15:00 – 18:00) và sáng chủ nhật hàng tuần (từ 8:00 – 11:00). Địa điểm thuê sân tập đề xuất là: Sân cầu lông Cung Văn hóa Lao động gần Công ty (Cung Văn hóa Lao Động, đường Nguyễn Thị Minh Khai, quận 1), hoặc sân cầu lông trường Nguyễn Thị Minh Khai (số 26 đường Ngô Thời Nhiệm, quận 3) và cụm 3 sân tennis Vân Đồn, đường Khánh Hội, quận 4. Chi phí thuê sân tập ước tính là 4,800,000 đồng/tháng. Chi phí tổ chức giải đấu bao gồm phí thuê sân đấu, băng rôn, cúp, phần thưởng và các chi phí phát sinh dao động từ 15,000,000 đến 25,000,000 đồng tùy thuộc vào số lượng nhân viên tham gia. Sau khi trao giải, Công ty sẽ tổ chức một buổi liên hoan tại nhà hàng cho các thành viên tham gia giải đấu và các thành viên đến cổ vũ. Hoạt động này góp phần tăng tính đoàn kết giữa mọi người trong Công ty và sẽ được tiến hành từ tháng 12 năm 2017. Bảng 3.3: Ước tính chi phí thuê sân tập hàng tháng Stt Sản phẩm Chi phí ước tính 1 Thuê sân cầu lông 960,000 đồng 2 Thuê sân tennis 3,840,000 đồng Tổng cộng 4,800,000 đồng Nguồn: Tổng hợp từ tham khảo báo giá tháng 9 của sân tập Tổ chức các chuyến team building, du lịch hằng năm Trước đây, mỗi năm Công ty sẽ tổ chức một chuyến nghỉ dưỡng 2 ngày 1 đêm tại khu biệt thự Sealink ở Phan Thiết cho tất cả nhân viên. Mọi người sẽ di chuyển theo đội hình xe hơi cá nhân của các thành viên Công ty. Điều này giúp cho những nhân viên từ các phòng ban khác nhau có dịp trò chuyện, làm quen và hiểu nhau hơn. Tuy nhiên từ sau khi sát nhập vào đầu năm 2016 thì hoạt động này bị gián đoạn. Theo kết quả khảo sát, phần đông nhân viên đều mong muốn có một chuyến du lịch thư giãn kết hợp các hoạt động vui chơi gắn kết giữa các nhân viên định kỳ
77
hàng năm. Vì vậy, Ban Gm đốc ghi nhận và đang xem xét phân b ngân sách cho
đề xut tiếp tc t chc hoạt động du lịch cho nhân viên hàng năm. Ngân sách cho
hoạt động du lịch được xét duyt da trên li nhun kinh doanh của năm trước. Sau
khi có quyết định v ngân sách, phòng Hành chính Nhân s s xem xét, la chn
điểm đến, thời gian đi đối tác t chc du lch phù hp và lp thành mt bn kế
hoch vi hai đến ba phương án để ban lãnh đạo phê duyt. Vi các chuyến đi dài
ngày, để bảo đảm nhân s cho hoạt động Công ty không b gián đon, Công ty s
chia nhân viên thành ba nhóm ln, mỗi nhóm đi chơi cách nhau một tun. Nhng
chuyến du lch cần đảm bo chất lượng, kết hp cùng các hoạt động vận động, trò
chơi tập thể, đêm Gala với các tiết mc biu diễn văn nghệ y nhà lá vườn. Chính
nhng hoạt động này là thời điểm để nhân viên thư giãn sau những tháng ngày làm
việc căng thẳng, tái tạo năng lượng và dịp để giao lưu, gắn vi nhau, nhân
viên được thoi mái th hin cm xúc, làm tăng tính đoàn kết ni b. Đây cũng
th động lc giúp nhân viên c gng thc hin các mục tiêu đã đề ra vì biết rng
khi Công ty có li nhuận tăng trưởng thì nhân viên s được tham gia nhng chuyến
du lch thú v. Thi gian d kiến bt đu thc hin là t năm 2018.
Điu chnh cách thức khen thưởng, động viên nhân viên
Cách thức khen thưởng, động viên minh bch và có hiu qu s giúp nhân viên
cm nhận được s cng hiến ca mình được công nhn và trân trọng, đồng thi kích
thích kh năng sáng tạo ca nhân viên vn dng vào quá trình công tác hng
ngày. Hin nay, ch có 67.35% nhân viên cho rng hiu qu làm việc được đánh giá
công bng và hợp lý. Để góp phần gia tăng sự gn bó ca nhân viên, gii pháp thay
đổi cách thc khen thưởng, động viên c th th được vn dng t cuối năm
2017 như sau:
- Đối vi các nhân viên có nhng sáng kiến, đổi mi trong công vic, giúp quy
trình làm vic tinh gn, nhanh chóng, tiết kim đưc thi gian và công sc, ban lãnh
đạo cần có hành động kp thời động viên nhân viên, cho nhân viên thấy được đóng
góp ca mình có li ích thế nào cho Công ty và được lãnh đạo ghi nhn ra sao. Mi
77 hàng năm. Vì vậy, Ban Giám đốc ghi nhận và đang xem xét phân bổ ngân sách cho đề xuất tiếp tục tổ chức hoạt động du lịch cho nhân viên hàng năm. Ngân sách cho hoạt động du lịch được xét duyệt dựa trên lợi nhuận kinh doanh của năm trước. Sau khi có quyết định về ngân sách, phòng Hành chính Nhân sự sẽ xem xét, lựa chọn điểm đến, thời gian đi và đối tác tổ chức du lịch phù hợp và lập thành một bản kế hoạch với hai đến ba phương án để ban lãnh đạo phê duyệt. Với các chuyến đi dài ngày, để bảo đảm nhân sự cho hoạt động Công ty không bị gián đoạn, Công ty sẽ chia nhân viên thành ba nhóm lớn, mỗi nhóm đi chơi cách nhau một tuần. Những chuyến du lịch cần đảm bảo chất lượng, kết hợp cùng các hoạt động vận động, trò chơi tập thể, đêm Gala với các tiết mục biểu diễn văn nghệ cây nhà lá vườn. Chính những hoạt động này là thời điểm để nhân viên thư giãn sau những tháng ngày làm việc căng thẳng, tái tạo năng lượng và là dịp để giao lưu, gắn bó với nhau, nhân viên được thoải mái thể hiện cảm xúc, làm tăng tính đoàn kết nội bộ. Đây cũng có thể là động lực giúp nhân viên cố gắng thực hiện các mục tiêu đã đề ra vì biết rằng khi Công ty có lợi nhuận tăng trưởng thì nhân viên sẽ được tham gia những chuyến du lịch thú vị. Thời gian dự kiến bắt đầu thực hiện là từ năm 2018. Điểu chỉnh cách thức khen thưởng, động viên nhân viên Cách thức khen thưởng, động viên minh bạch và có hiệu quả sẽ giúp nhân viên cảm nhận được sự cống hiến của mình được công nhận và trân trọng, đồng thời kích thích khả năng sáng tạo của nhân viên và vận dụng vào quá trình công tác hằng ngày. Hiện nay, chỉ có 67.35% nhân viên cho rằng hiệu quả làm việc được đánh giá công bằng và hợp lý. Để góp phần gia tăng sự gắn bó của nhân viên, giải pháp thay đổi cách thức khen thưởng, động viên cụ thể có thể được vận dụng từ cuối năm 2017 như sau: - Đối với các nhân viên có những sáng kiến, đổi mới trong công việc, giúp quy trình làm việc tinh gọn, nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và công sức, ban lãnh đạo cần có hành động kịp thời động viên nhân viên, cho nhân viên thấy được đóng góp của mình có lợi ích thế nào cho Công ty và được lãnh đạo ghi nhận ra sao. Mỗi
78
bui hp mặt định k hàng tháng là dịp để lãnh đạo tuyên dương những thành viên
có thành tích và n lc trong tháng. Trích mt phần ngân sách thưởng thành lp qu
khen thưởng, động viên dành cho nhng nhân viên có thành tích xut sc, tiêu biu.
- Đối vi xét tăng lương, ban lãnh đạo cn ph biến tiêu chuẩn xét tăng lương
công khai minh bạch đến nhân viên nhm to đng lc phấn đấu khích l tinh
thn làm vic ca nhân viên. Tùy theo kết qu kinh doanh ban lãnh đạo đề ra
mức tăng lương (phn trăm trên mức lương hiện ti) cho tng bc A, B, C vi A
tương ứng là mức tăng cao nhất.
Bng 3.4: Tiêu chuẩn xét tăng lương đ ngh
Stt
Tiêu chun
Bậc tăng
1
Điểm KPI được phê duyt t 4.41 5.00
A
2
Điểm KPI được phê duyt t 3.71 4.40
B
3
Điểm KPI được phê duyt t 2.81 3.70
C
- Đối vi việc khen thưởng danh hiu nhân viên xut sc cp phòng ban và cp
công ty cui năm, lãnh đạo cn công khai minh bch tiêu chí xét duyt. Cui mi
năm nên tiến hành đánh giá mức độ hiu qu công vic (KPI) ca mi nhân viên
thông qua mt bài t đánh giá. Dựa trên điểm t đánh giá của nhân viên, trưng b
phn và tng nhân viên s mt buổi trao đổi riêng để trưng b phn có đánh giá
khách quan v điểm s KPI của nhân viên đó. Sau đó dựa trên điểm s ca nhân
viên, nhng thành tích xuyên suốt năm qua nhng vi phm v đạo đức kinh
doanh mà đề xut danh sách ng c viên nhn danh hiu. S ng ng c viên ca
tng phòng ban s ph thuc vào kết qu đánh giá KPI hàng tháng ca tng phòng
ban và được ly t trên xung dựa vào điểm tng kết cui cùng ca mi nhân viên
(được liệt kê như bảng 3.5).
78 buổi họp mặt định kỳ hàng tháng là dịp để lãnh đạo tuyên dương những thành viên có thành tích và nổ lực trong tháng. Trích một phần ngân sách thưởng thành lập quỹ khen thưởng, động viên dành cho những nhân viên có thành tích xuất sắc, tiêu biểu. - Đối với xét tăng lương, ban lãnh đạo cần phổ biến tiêu chuẩn xét tăng lương công khai minh bạch đến nhân viên nhằm tạo động lực phấn đấu và khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên. Tùy theo kết quả kinh doanh mà ban lãnh đạo đề ra mức tăng lương (phần trăm trên mức lương hiện tại) cho từng bậc A, B, C với A tương ứng là mức tăng cao nhất. Bảng 3.4: Tiêu chuẩn xét tăng lương đề nghị Stt Tiêu chuẩn Bậc tăng 1 Điểm KPI được phê duyệt từ 4.41 – 5.00 A 2 Điểm KPI được phê duyệt từ 3.71 – 4.40 B 3 Điểm KPI được phê duyệt từ 2.81 – 3.70 C - Đối với việc khen thưởng danh hiệu nhân viên xuất sắc cấp phòng ban và cấp công ty cuối năm, lãnh đạo cần công khai minh bạch tiêu chí xét duyệt. Cuối mỗi năm nên tiến hành đánh giá mức độ hiệu quả công việc (KPI) của mỗi nhân viên thông qua một bài tự đánh giá. Dựa trên điểm tự đánh giá của nhân viên, trưởng bộ phận và từng nhân viên sẽ có một buổi trao đổi riêng để trưởng bộ phận có đánh giá khách quan về điểm số KPI của nhân viên đó. Sau đó dựa trên điểm số của nhân viên, những thành tích xuyên suốt năm qua và những vi phạm về đạo đức kinh doanh mà đề xuất danh sách ứng cử viên nhận danh hiệu. Số lượng ứng cử viên của từng phòng ban sẽ phụ thuộc vào kết quả đánh giá KPI hàng tháng của từng phòng ban và được lấy từ trên xuống dựa vào điểm tổng kết cuối cùng của mỗi nhân viên (được liệt kê như bảng 3.5).
79
Bng 3.5: Tiêu chí đề ngh khi xét duyt nhân viên xut sc cuối năm
Stt
Nội dung
Tiêu chuẩn
Điểm tổng kết
1*
Điểm KPI năm do cá nhân tự đánh giá
4.41 5.00
Đim tng kết
= (1) x (2) +
(3) + (4)
2*
Mc đ đồng ý với điểm đánh giá của
trưng b phn
85-100%
3
Các thành tích cá nhân trong năm:
-……
-……
-……
(Các thành tích, sáng kiến cá nhân phi có
đóng góp giá trị vào s phát trin ca Công
ty, đưc Ban lãnh đo công nhn.)
Mi thành
tích đưc
cng 0.1
điểm
4*
Không có bt k vi phm nào v các
nguyên tc đạo đức trong kinh doanh
Cng
0.1 điểm
(Ghi chú: Các tiêu chí có đánh dấu (*) là các yếu t bt buc, ch mt yếu t không
đạt yêu cầu cũng sẽ b loi khi danh sách ng c viên)
- Tt c nhng hoạt động khen thưởng đểu phải được chụp hình, quay phim để
làm tư liệu cho b tài liu v giá tr truyn thng ca Công ty cũng như cập nht lên
trang web, mng xã hi ca Công ty.
Hoàn thin cách thc chia s thông tin
Nhng thông tin trong ni b mà nhân viên thưng quan tâm là tình hình thc
hin các mc tiêu, kết qu hoạt động ca Công ty hàng quý, năm; các thông tin liên
quan đến lương, thưởng, phúc li cho nhân viên; các thông tin liên quan đến
công tác nhân s như tuyển dng, thăng chức, b nhim, luân chuyn công tác,
đào to; các quy chế, quy định, quy trình làm vic, KPI v.v…
Theo kết qu phân tích chương 2, việc chia s thông tin hiện nay chưa đạt
hiu qu cao, chưa tạo tính sn sàng cho nhân viên khi cn thiết, ch 54.08%
nhân viên tìm được thông tin khi cn thiết. Theo kết qu tho lun vi Ban giám
đốc, hn chế này cần được khc phc trong nhóm ưu tiên s hai.
- Đối vi các thông tin ni b trong Công ty: Xây dng kho tài liu lưu trữ
trên h thng mng chung và thông báo cho toàn th nhân viên biết để truy cp khi
79 Bảng 3.5: Tiêu chí đề nghị khi xét duyệt nhân viên xuất sắc cuối năm Stt Nội dung Tiêu chuẩn Điểm tổng kết 1* Điểm KPI năm do cá nhân tự đánh giá 4.41 – 5.00 Điểm tổng kết = (1) x (2) + (3) + (4) 2* Mức độ đồng ý với điểm đánh giá của trưởng bộ phận 85-100% 3 Các thành tích cá nhân trong năm: -…… -…… -…… (Các thành tích, sáng kiến cá nhân phải có đóng góp giá trị vào sự phát triển của Công ty, được Ban lãnh đạo công nhận.) Mỗi thành tích được cộng 0.1 điểm 4* Không có bất kỳ vi phạm nào về các nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh Cộng 0.1 điểm (Ghi chú: Các tiêu chí có đánh dấu (*) là các yếu tố bắt buộc, chỉ một yếu tố không đạt yêu cầu cũng sẽ bị loại khỏi danh sách ứng cử viên) - Tất cả những hoạt động khen thưởng đểu phải được chụp hình, quay phim để làm tư liệu cho bộ tài liệu về giá trị truyền thống của Công ty cũng như cập nhật lên trang web, mạng xã hội của Công ty. Hoàn thiện cách thức chia sẻ thông tin Những thông tin trong nội bộ mà nhân viên thường quan tâm là tình hình thực hiện các mục tiêu, kết quả hoạt động của Công ty hàng quý, năm; các thông tin liên quan đến lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên; các thông tin liên quan đến công tác nhân sự như tuyển dụng, thăng chức, bổ nhiệm, luân chuyển công tác, đào tạo; các quy chế, quy định, quy trình làm việc, KPI v.v… Theo kết quả phân tích ở chương 2, việc chia sẻ thông tin hiện nay chưa đạt hiệu quả cao, chưa tạo tính sẵn sàng cho nhân viên khi cần thiết, chỉ có 54.08% nhân viên tìm được thông tin khi cần thiết. Theo kết quả thảo luận với Ban giám đốc, hạn chế này cần được khắc phục trong nhóm ưu tiên số hai. - Đối với các thông tin nội bộ trong Công ty: Xây dựng kho tài liệu lưu trữ trên hệ thống mạng chung và thông báo cho toàn thể nhân viên biết để truy cập khi
80
cn thiết. H thng tài liệu lưu trữ bao gm các quy chế, quy định, ni quy, b quy
tc ng x, biu mu, quy trình làm việc, hướng dn công việc v.v…Khi có nhng
thay đổi v quy trình làm vic, nhng tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công
vic, cn gửi email thông báo đến toàn th nhân viên, đính kèm đường link truy cp
vào tài liệu đó trong kho lưu trữ. Song song đó, cần duy trì hp mặt hàng tháng để
ph biến nhng thông báo mới có liên quan đến công vic và giải đáp thắc mc ca
nhân viên, đảm bo những thay đổi dù là nh nhất cũng được nhân viên nm bt và
vận hành theo đúng hướng dn.
- Đối vi các thông tin chia s với khách hàng và đối tác: Tât c các thông tin
như quy trình, hướng dn, thông báo phải được cp nht liên tc lên trang web
chính thc ca Công ty gi email thông báo kp thi cho khách hàng, đối tác.
Các phòng ban có liên quan phi hp vi phòng IT thc hin vấn đề này, đảm bo
các tài liệu được chun hóa theo biu mu ca Công ty. Riêng đối vi nhng thông
báo tàu khi hành trễ, thay đổi lch tàu, b phn IT h tr nghiên cu vic trích xut
địa ch email ca khách hàng liên quan t h thng IRIS II mt cách nhanh
chóng để nhân viên chăm sóc khách hàng thể tiết kim thi gian, thay vì phi
ngi đin tng email khách hàng khi gi thông báo. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cũng
cn nâng cp h thng qun lý khách hàng ca Công ty, đảm bảo thông tin được cp
nhp kp thời và đầy đủ. Gii pháp này có th được thc hin t tháng 12 năm 2017
và cn phải đảm bảo được vn dụng thường xuyên.
Chú trọng đào to k năng cho nhân viên
Đối vi vic đào to nhân viên mi tuyn
Quá trình hòa nhp vi t chc ca nhân viên mới bước khởi đầu rt quan
trọng để nhân viên cái nhìn và cm nhận sơ bộ v văn hóa COSCO. Vì vậy, tác
gi đề ngh b sung quy trình đào tạo đối vi nhân viên mi bước hòa nhp vào
văn hóa COSCO. Trong vòng 2 tun th việc đầu tiên, nhân viên mi s được đạo
to các nội dung như sau:
80 cần thiết. Hệ thống tài liệu lưu trữ bao gồm các quy chế, quy định, nội quy, bộ quy tắc ứng xử, biểu mẫu, quy trình làm việc, hướng dẫn công việc v.v…Khi có những thay đổi về quy trình làm việc, những tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc, cần gửi email thông báo đến toàn thể nhân viên, đính kèm đường link truy cập vào tài liệu đó trong kho lưu trữ. Song song đó, cần duy trì họp mặt hàng tháng để phổ biến những thông báo mới có liên quan đến công việc và giải đáp thắc mắc của nhân viên, đảm bảo những thay đổi dù là nhỏ nhất cũng được nhân viên nắm bắt và vận hành theo đúng hướng dẫn. - Đối với các thông tin chia sẻ với khách hàng và đối tác: Tât cả các thông tin như quy trình, hướng dẫn, thông báo phải được cập nhật liên tục lên trang web chính thức của Công ty và gửi email thông báo kịp thời cho khách hàng, đối tác. Các phòng ban có liên quan phối hợp với phòng IT thực hiện vấn đề này, đảm bảo các tài liệu được chuẩn hóa theo biểu mẫu của Công ty. Riêng đối với những thông báo tàu khởi hành trễ, thay đổi lịch tàu, bộ phận IT hỗ trợ nghiên cứu việc trích xuất địa chỉ email của khách hàng có liên quan từ hệ thống IRIS II một cách nhanh chóng để nhân viên chăm sóc khách hàng có thể tiết kiệm thời gian, thay vì phải ngồi điền từng email khách hàng khi gửi thông báo. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cũng cần nâng cấp hệ thống quản lý khách hàng của Công ty, đảm bảo thông tin được cập nhập kịp thời và đầy đủ. Giải pháp này có thể được thực hiện từ tháng 12 năm 2017 và cần phải đảm bảo được vận dụng thường xuyên. Chú trọng đào tạo kỹ năng cho nhân viên  Đối với việc đào tạo nhân viên mới tuyển Quá trình hòa nhập với tổ chức của nhân viên mới là bước khởi đầu rất quan trọng để nhân viên có cái nhìn và cảm nhận sơ bộ về văn hóa COSCO. Vì vậy, tác giả đề nghị bổ sung quy trình đào tạo đối với nhân viên mới có bước hòa nhập vào văn hóa COSCO. Trong vòng 2 tuần thử việc đầu tiên, nhân viên mới sẽ được đạo tạo các nội dung như sau:
81
- Tng quan v Công ty như lịch s hình thành, tm nhìn, s mnh, logo,
slogan và các giá tr ct lõi ca Công ty, Cơ cấu t chc, nhim v ca tng
phòng ban.
- Chính sách nhân sự, đào to ca Công ty.
- Văn hóa ng x, giao tiếp ca COSCO.
- Gii thiu v các dch v ca Công ty.
- Nghip v v trí của nhân viên, các quy định, quy trình làm vic ca phòng
ban và s tương tác giữa các phòng.
Hai tun tiếp theo, nhân viên mi s được người hướng dn trc tiếp đào tạo
thông qua hình thc “cầm tay ch việc” về chuyên môn, công vic thc tế. Sau khi
kết thúc đợt tp hun, nhân viên mi s phi hoàn thành mt bài kiểm tra năng lực
(thang điểm 100) trưc khi chính thc nhn phân công công vic. Nhân viên mi
phải đạt t 90 điểm tr lên mới được xem là đạt yêu cu và phi trình bày hiu biết
ca mình v các giá trí ct lõi của Công ty trước Ban Giám đốc.
Đối vi vic đào tạo thường niên mỗi năm một ln
Trưc tiên, Ban lãnh đạo cần xác định nhu cầu đào tạo dựa trên các cơ s sau:
- Định hướng phát trin ca Công ty.
- Yêu cu k năng đối vi tng v trí công vic.
- Đánh giá kết qu hoàn thành công vic ca nhân viên.
- Nhu cu bi dưng cấp độ qun lý.
Sau đó, phòng Hành chính Nhân s cn phác ha kế hoạch đào tạo tng th
hàng năm và kế hoạch đào tạo chi tiết da trên nhu cầu đào tạo ca nhân viên, yêu
cu công việc trình lãnh đạo phê duyt. Đối với các khóa đào tạo Công ty xét
thy là cn thiết và buc nhân viên phi tham gia và hoàn thành thì chi phí s được
Công ty chi trả. Đối vi các cá nhân t nhn xét thy mình cn ci thin, nâng cao
hiu qu công việc, được khuyến khích đ xut vi cấp lãnh đạo. Công ty s xem
xét tài tr mt phn chi phí khóa hc sau khi nhân viên đạt được giy chng nhn.
81 - Tổng quan về Công ty như lịch sử hình thành, tầm nhìn, sứ mệnh, logo, slogan và các giá trị cốt lõi của Công ty, Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của từng phòng ban. - Chính sách nhân sự, đào tạo của Công ty. - Văn hóa ứng xử, giao tiếp của COSCO. - Giới thiệu về các dịch vụ của Công ty. - Nghiệp vụ vị trí của nhân viên, các quy định, quy trình làm việc của phòng ban và sự tương tác giữa các phòng. Hai tuần tiếp theo, nhân viên mới sẽ được người hướng dẫn trực tiếp đào tạo thông qua hình thức “cầm tay chỉ việc” về chuyên môn, công việc thực tế. Sau khi kết thúc đợt tập huấn, nhân viên mới sẽ phải hoàn thành một bài kiểm tra năng lực (thang điểm 100) trước khi chính thức nhận phân công công việc. Nhân viên mới phải đạt từ 90 điểm trở lên mới được xem là đạt yêu cầu và phải trình bày hiểu biết của mình về các giá trí cốt lõi của Công ty trước Ban Giám đốc.  Đối với việc đào tạo thường niên mỗi năm một lần Trước tiên, Ban lãnh đạo cần xác định nhu cầu đào tạo dựa trên các cơ sở sau: - Định hướng phát triển của Công ty. - Yêu cầu kỹ năng đối với từng vị trí công việc. - Đánh giá kết quả hoàn thành công việc của nhân viên. - Nhu cầu bồi dưỡng cấp độ quản lý. Sau đó, phòng Hành chính Nhân sự cần phác họa kế hoạch đào tạo tổng thể hàng năm và kế hoạch đào tạo chi tiết dựa trên nhu cầu đào tạo của nhân viên, yêu cầu công việc và trình lãnh đạo phê duyệt. Đối với các khóa đào tạo Công ty xét thấy là cần thiết và buộc nhân viên phải tham gia và hoàn thành thì chi phí sẽ được Công ty chi trả. Đối với các cá nhân tự nhận xét thấy mình cần cải thiện, nâng cao hiệu quả công việc, được khuyến khích đề xuất với cấp lãnh đạo. Công ty sẽ xem xét tài trợ một phần chi phí khóa học sau khi nhân viên đạt được giấy chứng nhận.
82
Sau mi khóa hc cn phi thc hiện đánh giá chất lượng khóa đào tạo nhm
rút kinh nghim và nâng cao chất lượng các khóa sau. Đồng thi cn phải đánh giá
hiu qu công việc sau khi nhân viên được đào tạo. Giải pháp đào tạo k năng cho
nhân viên cần được tiến hành t năm 2018 và được duy trì đều đặn qua các năm.
Bng 3.6: Mt s khóa đào tạo đề xut
Stt
Khóa đào tạo
Chi phí ưc tính
(1 người/ khóa)
Cp nhân viên
1
K năng quản lý thi gian
2,000,000 đồng
2
Tinh thn Teamwork
2,000,000 đồng
3
Chăm sóc khách hàng
2,000,000 đồng
4
Bán hàng chuyên nghip
2,000,000 đồng
5
Phương pháp tư duy và Kỹ năng giải quyết vấn đề
2,000,000 đồng
Cp qun lý
6
K năng thuyết trình và ch trì cuc hp
2,000,000 đồng
7
Đào to & Hun luyn nhân viên hiu qu
2,000,000 đồng
8
Năng lc qun tr cho qun lý cp trung
2,000,000 đồng
9
K năng đàm phán, thương lượng
2,000,000 đồng
10
Tạo động lc làm vic cho nhân viên
2,000,000 đồng
Ngun: Tham kho hc phí tại Trường Doanh nhân PACE Tháng 10/2017
3.2.4. Đánh giá tng hp v các gii pháp
Sau khi tham kho ý kiến ca Ban Giám đốc v các nhóm gii pháp nêu trên,
các giải pháp đưa ra đều được đánh giá tính khả thi cao, tác gi tng hp li
các gii pháp vi mức độ ưu tiên được nht trí như bảng 3.7:
82 Sau mỗi khóa học cần phải thực hiện đánh giá chất lượng khóa đào tạo nhằm rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng các khóa sau. Đồng thời cần phải đánh giá hiệu quả công việc sau khi nhân viên được đào tạo. Giải pháp đào tạo kỹ năng cho nhân viên cần được tiến hành từ năm 2018 và được duy trì đều đặn qua các năm. Bảng 3.6: Một số khóa đào tạo đề xuất Stt Khóa đào tạo Chi phí ước tính (1 người/ khóa) Cấp nhân viên 1 Kỹ năng quản lý thời gian 2,000,000 đồng 2 Tinh thần Teamwork 2,000,000 đồng 3 Chăm sóc khách hàng 2,000,000 đồng 4 Bán hàng chuyên nghiệp 2,000,000 đồng 5 Phương pháp tư duy và Kỹ năng giải quyết vấn đề 2,000,000 đồng Cấp quản lý 6 Kỹ năng thuyết trình và chủ trì cuộc họp 2,000,000 đồng 7 Đào tạo & Huấn luyện nhân viên hiệu quả 2,000,000 đồng 8 Năng lực quản trị cho quản lý cấp trung 2,000,000 đồng 9 Kỹ năng đàm phán, thương lượng 2,000,000 đồng 10 Tạo động lực làm việc cho nhân viên 2,000,000 đồng Nguồn: Tham khảo học phí tại Trường Doanh nhân PACE – Tháng 10/2017 3.2.4. Đánh giá tổng hợp về các giải pháp Sau khi tham khảo ý kiến của Ban Giám đốc về các nhóm giải pháp nêu trên, các giải pháp đưa ra đều được đánh giá là có tính khả thi cao, tác giả tổng hợp lại các giải pháp với mức độ ưu tiên được nhất trí như bảng 3.7: