Luận văn Thạc sĩ Khoa học quản lý: Đào tạo theo vị trí việc làm nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã (nghiên cứu tại huyện Yên Định, tỉnh Thanh Hóa)
4,091
844
115
87
Ba là, phải chú trọng hơn nữa việc đào tạo kỹ thuật tác nghiệp hành
chính, kiến thức về quản lý nhà nước, quản lý kinh tế cho cán bộ, công chức
cấp xã, nhằm tăng khả năng tổng hợp, phân tích đối với các tình huống quản
lý ở cơ sở.
Đào tạo có mục đích là để cán bộ áp dụng vào thực tế công tác. Chính
vì vậy, hoạt động thực tiễn là nhân tố quan trọng để hình thành, hoàn thiện và
củng cố phẩm chất, năng lực của người cán bộ, công chức cấp xã. Vì thế, việc
đào tạo cán bộ, công chức cấp xã thông qua hoạt động thực tiễn là cơ sở rất
quan trọng và cần thiết. Đồng thời qua thực tiễn, chúng ta có thể kiểm nghiệm
được phẩm chất, năng lực của cán bộ, công chức để từ đó có kế hoạch, quy
hoạch, bố trí, sử dụng cán bộ, công chức.
Cùng với việc đổi mới nội dung, chương trình đào tạo cần có sự động
viên, khuyến khích kịp thời cán bộ, công chức cấp xã khi được cử đi đào tạo,
bồi dưỡng. Cần phải phát huy tối đa yếu tố tự học tập, rèn luyện của cán bộ,
công chức, khi người cán bộ, công chức có ý thức và xác định học tập là một
nhu cầu tự thân thì đào tạo, bồi dưỡng sẽ mang lại hiệu quả, đáp ứng được
yêu cầu về nâng cao chất lượng cán bộ, công chức cấp xã hiện nay.
Để thực hiện tốt công tác đào tạo theo vị trí việc làm thì điều kiện cơ
bản là phải xây dựng được một hệ thống vị trí việc làm với đầy đủ yêu cầu
công việc, tiêu chí cho người đảm nhận công việc để từ đó làm căn cứ cho
người đảm nhận công việc tự xác định nhu cầu đào tạo và cũng là cơ sở để
các nhà quản lý tiến hành định hướng cho công tác đào tạo.
Việc xây dựng các tiêu chuẩn, yêu cầu đặt ra đối với từng vị trí việc
làm là điều kiện căn bản để áp dụng đào tạo theo vị trí việc làm. Muốn thực
hiện được điều đó, các cơ quan hành chính nhà nước phải xây dựng được hệ
thống bản mô tả công việc và khung năng lực đối với từng vị trí việc làm.
*
Bản mô tả công việc nêu rõ vị trí, nội dung, yêu cầu, đặc điểm của công
việc cụ thể để đánh giá đúng năng lực của nhân viên nhằm trả lương và thúc
88
đẩy động cơ làm việc của họ. Bản mô tả công việc cung cấp thông tin về việc
tổ chức cần người cán bộ, công chức như thế nào để thực hiện công việc tốt
nhất. Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của các tổ chức và
do mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không có biểu
mẫu thống nhất cho bản mô tả công việc. Tuy nhiên, các bản mô tả công việc
thường có các nội dung cơ bản sau:
- Xác định công việc: Bao gồm tên công việc (chức danh); mã số của
công việc; cấp bậc công việc; tên bộ phận thực hiện công việc; chức danh
quản lý trực tiếp; số người phải quản lý dưới quyền (nếu có); mức lương.
- Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì; các
nhiệm vụ chính; các nhiệm vụ phụ; các mối quan hệ; thẩm quyền của người
thực hiện công việc.
- Điều kiện làm việc: môi trường, vệ sinh, an toàn lao động, sử rủi ro
trong công việc, tính phức tạp trong xử lý tình huống,…; máy móc, trang thiết
bị sử dụng, phương tiện đi lại; thời gian làm việc; các điều kiện làm việc đặc
biệt khác (nếu có).
Bản mô tả công việc cần được xây dựng cho các nhóm vị trí trong cơ
quan hành chính nhà nước để từ đó xác định rõ tiêu chuẩn chức danh cán bộ,
công chức. Trong đó chỉ cần nêu những tiêu chuẩn cần thiết thực sự cho vị trí
công việc, tránh tình trạng vị trí nào cũng đòi hỏi trình độ đại học, ngoại ngữ,
tin học,… trong khi thực tế lại cần những kỹ năng đặc trưng cho việc thực thi
công vụ như soản thảo văn bản, giao tiếp,…
Tuy nhiên có một số điểm cần cân nhắc khi xây dựng bản mô tả công
việc, đó tính là tính linh hoạt của công việc ngày càng trở nên cần thiết và tất
yếu trong quá trình hoạt động, người thực hiện công việc đó cần phải có
những kỹ năng khác nhau. Trong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng
chú ý đến các kết quả cho nên không nhất thiết phải nêu tới việc cần phải làm
gì để có được các kết quả đấy. Nơi nào cần thiết thì có thể nêu rõ rằng người
được giao thực hiện công việc này cần thực hiện các nhiệm vụ khác hay các
89
kỹ năng không được nêu trong bản mô tả công việc để đạt được kết quả chung
của công việc. Điểm tiếp theo là cần nêu bật tinh thần hợp tác hay tinh thần
đồng đội trong hoạt động của tổ chức nói chung do kết quả của công việc
cũng là một phần trong tổng kết hoạt động của tổ chức. Điều này càng
ngày càng tỏ ra cần thiết do mỗi cán bộ, công chức đều phải đặt mình
trong một tổ chức nhất định và đóng góp vào việc thực hiện nhiệm vụ
chung của tổ chức đó.
Hiện nay, việc xây dựng bản mô tả công việc ở nước ta mới thực hiện
mang tính thí điểm, chưa có cơ quan nhà nước nào tiến hành phân tích công
việc nên chưa có cơ sở để xây dựng bản mô tả công việc theo khoa học do
chưa có công cụ để đánh giá việc xây dựng bản mô tả công việc. Vì vậy,
việc xây dựng bản mô tả công việc chủ yếu vẫn do các chuyên gia quản lý
nhân sự trong và ngoài tổ chức, những thông tin người thực hiện công
việc cung cấp cho chuyên gia nhân sự và nhà quản lý chỉ mang tính chất
tham khảo.
*
Sau khi hoàn thiện việc thiết kế các bản mô tả vị trí việc làm, một trong
những nội dung quan trọng mỗi tổ chức cần thực hiện đó là xây dựng và triển
khai khung năng lực. Để làm được điều này, trước tiên tổ chức cần phải làm
rõ mục đích thực sự của việc xây dựng khung năng lực
Mỗi vị trí việc làm sẽ được mô tả rõ ràng chức năng, nhiệm vụ và yêu
cầu về năng lực để hoàn thành công việc đang đảm nhận. Năng lực được hiểu
là bất cứ thái độ, kỹ năng, hành vi, động cơ hoặc các đặc điểm cá nhân khác có
vai trò thiếu yếu để hoàn thành công việc hoặc quan trọng hơn là có thể tạo ra
sự khác biệt về hiệu quả công việc giữa người có thành tích vượt trội và người
có thành tích trung bình, được thể hiện bằng bốn cấp độ sau:
90
Làm
Thể hiện/ Nói
Biết cách làm
Biết
Chất lượng nguồn nhân lực hay năng lực của nguồn nhân lực cũng sẽ
được đánh giá dựa vào mức độ đánh giá khả năng làm việc. Theo đó, ở mức
độ biết thì chất lượng hay năng lực sẽ ở mức thấp nhất và cao nhất sẽ là mức
làm. Tuy nhiên, để đạt được mức năng lực cao nhất thì hầu hết người lao động
phải bắt đầu từ chỗ Biết được vấn đề hay công việc mà mình đang đảm nhận,
sau đó sẽ là Biết cách làm, sau khi biết được cách làm thì người lao động sẽ
phát triển lên một bước cao hơn là Thể hiện/ Nói, thể hiện ở đây được hiểu là
thể hiện sự hiểu biết của mình đối với công việc, tổ chức mà mình đang công
tác, làm việc. Và ba yếu tố trên sẽ là nền tảng để người lao động tiến hành
Làm việc một cách hiệu quả nhất.
Mỗi công việc sẽ yêu cầu một tập hợp các năng lực – các kiến thức, kỹ
năng và đặc điểm cá nhân cần có để hoàn thành tốt một vai trò hoặc công việc
và tập hợp này được gọi là Hiện nay, việc ứng dụng khung
năng lực vào hoạt động quản lý nhân sự diễn ra khá phổ biến. Đặc biệt, khung
năng lực là một trong những có sở quan trọng cho hoạt động đào tạo và phát
triển nhân lực. Trên cơ sở khung năng lực, nhà quản lý sẽ xác định được nhu
cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo. Việc xác định yêu cầu về năng
lực và cấp độ ở từng năng lực của vị trí hiện tại hoặc vị trí cần phát triển lên
Chất lƣợng/ Năng lực
91
cho cán bộ quản lý và công chức sẽ giúp cho tổ chức biết được ai cần đào tạo
và đào tạo năng lực gì, đào tạo ở cấp độ nào.
Việc xây dựng khung năng lực cần phải có những tiêu về phẩm chất,
năng lực, trình độ cần phải của cán bộ, công chức cần có để đảm đương và
hoàn thành tốt nhiệm vụ do cương vị công tác đòi hỏi. Xác định tiêu chuẩn
là cần thiết và quan trọng trong việc bảo đảm chất lượng cán bộ, công chức
cấp xã. Tiêu chuẩn là cơ sở để xác định mục tiêu, chương trình, kế hoạch
đào tạo thích hợp đối với đội ngũ cán bộ, công chức hiện có cũng như cho
các cán bộ, công chức kế cận và tương lai; là cơ sở cho việc đánh giá, tuyển
chọn, bố trí, sử dụng đúng đắn cán bộ; tiêu chuẩn còn là mục tiêu, cơ sở cho
cán bộ phấn đấu, tự rèn luyện để hoàn thiện mình. Đồng thời, giúp cho công
tác quản lý cán bộ, công chức đi vào nền nếp, chính quy và hiện đại.
Tuy nhiên, việc xây dựng khung năng lực chuẩn cho từng chức danh cụ
thể đòi hỏi tổ chức cần phải chuẩn hóa về cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh
và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh, đồng thời phải mô tả tất cả các vị
trí việc làm, xác định kiến thức, kỹ năng cần thiết của từng vị trí việc làm. Lý
do là khung năng lực thường gắn với việc thực hiện hoặc hoạt động nhất định,
vì vậy, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng sẽ không thể
xác định được năng lực nào cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở
nên vượt trội, Tuy nhiên, với hệ thống chính quyền hiện này thì chưa có một
hệ thống công vụ với ranh giới và nhiệm vụ được xác định rõ ràng. Thực
trạng tại huyện Yên Định hiện nay vẫn còn nhiều trường hợp cán bộ, công
chức đang kiêm nhiệm nhiều chức danh khác nhau. Do đó, việc tiến hành
phân tích công việc để xây dựng khung năng lực cho từng vị trí cán bộ, công
chức là rất khó khăn. Để đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính, nâng cao
năng lực cho cán bộ, công chức thì có thể tiến hành xây dựng khung năng lực
cho từng ngạch công chức, từng nhóm chức danh, nghĩa là xác định những
năng lực cốt lõi, mang tính tổng hợp mà các chức danh trong ngạch, trong
nhóm chức danh cần có.
92
Quá trình xác định năng lực cần phải bám sát vào chức năng, nhiệm vụ,
kết quả đầu tra của mỗi chức danh mới đảm bảo những năng lực sau khi được
lựa chọn, phân công công việc sẽ thực sự phù hợp và có những đóng góp có
hiệu quả đối với việc nâng cao hiệu quả công việc. Như vậy, mỗi công việc
trong tổ chức trừ các công việc đơn giản đều gắn với một bộ năng lực nhất
định và các cấp độ yêu cầu tương ứng.
Cần phải có kế hoạch và biện pháp cụ thể để áp dụng khung năng lực
vào thực tế quản lý. Để áp dụng thành công, khung năng lực phải được thực
hiện nhất quán trong tổ chức và đồng bộ với các chính sách quản lý nhân lực
khác. Ví dụ: chính sách đào tạo hiện hành của tổ chức và chế độ đánh giá, đãi
ngộ cán bộ, công chức không rõ ràng sẽ khiến những người đang tham gia các
chương trình đào tạo không tập trung vào việc nâng cao năng lực mà chủ yếu
là để chuẩn hóa bằng cấp, nâng ngạch, tăng lương. Vì vậy muốn áp dụng
khung năng lực trong đào tạo cần có sự thay đổi căn bản về chính sách đào
tạo và chính sách đãi ngộ. Thêm vào đó, cần có các biện pháp để đánh giá
năng lực của mỗi cán bộ, công chức và phương pháp đào tạo để có những
điều chỉnh kịp thời, tránh tình trạng đào tạo theo hình thức mà không tập
trung vào việc nâng cao chất lượng. Cần phải có những đánh giá thường
xuyên để kịp thời sửa đổi, bổ sung những năng lực còn thiếu nhằm đáp ứng
được yêu cầu và chức năng, nhiệm vụ của tổ chức.
3.2.3. Xây dựng kế hoạch đào tạo và tổ chức thực hiện
Nội dung công tác đào tạo phải được gắn chặt chẽ với vị trí công tác mà
cán bộ, công chức đang đảm nhận để khảo sát xem năng lực và các kỹ năng
của cán bộ, công chức hiện tại đang đảm nhận có đảm bảo chất lượng không,
có cần thiết phải đào tạo không,…
*
Việc xây dựng kế hoạch đào tạo cần tính toàn trên khả năng tham gia
của các học viên vào chương trình đào tạo. Vì vậy, cần có hình thức đào tạo
phù hợp. Hiện nay có rất nhiều hình thức đào tạo, tuy nhiên do bản chất của
93
công tác đào tạo theo vị trí việc làm là xây dựng và phát triển năng lực giải
quyết công việc của mỗi cá nhân gắn liền với các vị trí việc làm nên cần áp
dụng các phương pháp đào tạo mang tính thực tế và có khả năng ứng dụng
cao như: làm việc nhóm, kết hợp giữa thuyết trình và thảo luận, bài tập tình
huống,… Việc xác định hình thức đào tạo phải căn cứ vào điều kiện cụ thể
của từng đơn vị và nhu cầu của từng cá nhân tham gia đào tạo. Kế hoạch đào
tạo cần phải thể hiện rõ các nội dung chủ yếu như: mục đích đào tạo, hình
thức đào tạo, thời gian tiến hành đào tạo và cần phải xác định rõ nhu cầu, đối
tượng để bố trí thời gian cho phù hợp, có thể tiến hành đồng thời các lớp dài
hạn, tập trung với các lớp đào tạo ngắn hạn, số lượng cán bộ, công chức.
Các bước của quy trình lập kế hoạch đào tạo bao gồm những bước sau:
Đánh giá thực trạng
các nguồn lực
Dự đoán
- Dự báo
Xác định
mục tiêu
Xây dựng
các phươ ng án
Đánh giá thực trạng
các nguồn lực
Đánh giá các
phương án
Lựa chọn các
phương án
Xây dựng các kế
hoạch bổ trợ
Chương trình hoá
tổng thể
Đánh giá thực trạng
các nguồn lực
Đánh giá thực trạng
các nguồn lực
Dự đoán
- Dự báo
Dự đoán
- Dự báo
Xác định
mục tiêu
Xác định
mục tiêu
Xây dựng
các phươ ng án
Xây dựng
các phươ ng án
Đánh giá thực trạng
các nguồn lực
Đánh giá thực trạng
các nguồn lực
Đánh giá các
phương án
Đánh giá các
phương án
Lựa chọn các
phương án
Lựa chọn các
phương án
Xây dựng các kế
hoạch bổ trợ
Xây dựng các kế
hoạch bổ trợ
Chương trình hoá
tổng thể
Chương trình hoá
tổng thể
Mục đích của việc lập kế hoạch đào tạo là giúp cho các nhà quản lý có
kế hoạch xây dựng mô hình đào tạo theo vị trí việc làm một cách tổng thể và
khoa học, quan tâm đến chất lượng đầu ra của mỗi chương trình đào tạo. Để
đạt được mục đích này, các nhà quản lý nhân sự cần phải thực hiện một số
nhiệm vụ sau:
- Xác định rõ cấp thẩm quyền trong đào tạo ở các cấp.
94
- Thể chế hóa việc phân cấp một cách rõ ràng, làm cơ sở để xác định
năng lực thực hiện mục tiêu của các cấp.
- Cần phải xác định nhu cầu đào tạo ở các cấp mình quản lý để lập kế
hoạch đào tạo phù hợp với nhu cầu của các cá nhân tham gia, đáp ứng được
yêu cầu của vị trí việc làm.
- Tổ chức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện một cách tổng thể.
Việc tổ chức đào tạo cũng có sự thay đổi chủ động, linh hoạt, với thời
gian đào tạo ngắn hơn ở mỗi khóa học, nhưng có thể thực hiện đào tạo nhiều
lần để cập nhật thường xuyên kiến thức, kỹ năng, xây dựng năng lực thích
ứng. Phù hợp với phương châm: học tập suốt đời trong thời đại kinh tế tri
thức, khi mà mỗi cá nhân cần xây dựng cho mình năng lực thích ứng với mọi
sự thay đổi ngày càng cao của xã hội. Theo đó, việc tổ chức cần phải thực
hiện theo những bước sau:
- Bước 1: Cần phải xác định rõ đầu vào của quá trình đào tạo, tức là
phải nắm bắt được nhu cầu đào tạo của mỗi vi trí việc làm. Ở mỗi vị trí việc
làm khác nhau sẽ có những yêu cầu và đòi hỏi khác nhau. Đối với các chức
danh cán bộ, cần phân rõ trách nhiệm, quyền hạn và lĩnh vực phụ trách để có
những định hướng đào tạo nâng cao trình độ. Đối với các vị trí công chức cần
phải căn cứ vào yêu cầu thực tế của công việc mà công chức đó đang đảm
nhận.
Ví dụ: Đối với vị trí công chức xã phụ trách Tài chính – kế toán, đây là
một vị trí rất quan trọng đối với hệ thống chính quyền cơ sở, là bộ phận trực
tiếp tham mưu cho cấp ủy Đảng địa phương về vấn đề tài chính của cơ sở. Vì
vậy, đối với công chức đảm nhận vị trí này thì yêu cầu tối thiểu phải qua một
lớp đào tạo nghiệp vụ Tài chính – Kế toán.
- Bước 2: Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Việc lựa chọn
phương pháp đào tạo là một khâu rất quan trọng, quyết định đến chất lượng
95
đầu ra của mỗi khóa đào tạo. Phương thức đào tạo cần có sự thay đổi, không
chỉ là sự truyền đạt kiến thức một chiều mà còn tạo ra cơ hội để cán bộ, công
chức cùng chia sẻ, thảo luận, làm việc theo nhóm, qua đó thấy được những
thiếu hụt trong kiến thức, kỹ năng để giải quyết công việc-từ đó tìm ra nội
dung cần bổ khuyết. Để có sự chia sẻ hiệu quả, giảng viên sẽ không chỉ là
những giảng viên giảng dạy lý thuyết mà còn có những giảng viên kiêm chức,
những người có kinh nghiệm thực tiễn. Sự kết hợp giữa giảng viên lý thuyết
và giảng viên thực tiễn sẽ góp phần làm sáng tỏ các vấn đề cần quan tâm, bảo
đảm nâng cao năng lực làm việc cho cán bộ, công chức.
- Bước 3: Đánh giá việc thực hiện
Đánh giá việc thực hiện đào tạo cho đội ngũ cán bộ, công chức là một
việc quan trọng để từ đó rút ra những ưu điểm và hạn chế của mỗi khóa đào
tạo. Việc đánh giá cần phải được thực hiện khách quan theo 6 nội dung sau:
(1) Đánh giá chất lượng chương trình đào tạo cán bộ, công chức;
(2) Đánh giá chất lượng học viên tham gia khóa đào tạo cán bộ, công chức;
(3) Đánh giá chất lượng đội ngũ giảng viên tham gia khóa đào tạo cán
bộ, công chức;
(4) Đánh giá chất lượng cơ sở vật chất phục vụ khóa đào tạo cán bộ,
công chức;
(5) Đánh giá hiệu quả sau đào tạo cán bộ, công chức;
(6) Đánh giá chất lượng khóa đào tạo cán bộ, công chức.
3.3 Một số biện pháp bổ sung
3.3.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về vai trò của đào
tạo theo vị trí việc làm
Thực tế công tác quản và tổ chức đào tạo cán bộ, công chức hiện nay
vẫn còn nặng về hình thức, theo đó các cá nhân tham gia các khóa đào tạo
phần lớn chỉ quan tâm đến bằng cấp, từ đó dẫn đến thực trạng nhiều cán bộ,
công chức tham gia các khóa đào tạo với những chuyên ngành, lĩnh vực và vị
trí mà nền công vụ không cần đến. Do đó, để nâng cao được nhận thức của
96
cán bộ, công chức về vai trò của công tác đào tạo theo vị trí việc làm thì cần
phải đẩy mạnh hơn nữa việc tuyên truyền, phổ biến, triển khai rộng rãi đến
toàn bộ đội ngũ cán bộ, công chức trong địa bàn toàn huyện.
Việc tuyên truyền nâng cao nhận thức cho đội ngũ cán bộ, công chức
cần phải thống nhất rằng: nhiệm vụ cơ bản của công tác đào tạo theo vị trí
việc làm là trang bị các kiến thức, kỹ năng hỗ trợ cho hoạt động thực thi
nhiệm vụ mà cán bộ, công chức đang đảm nhiệm dựa trên nguyên tắc
. Đồng thời, cần phải có sự chỉ đạo
thống nhất, đồng bộ và nhất quán của các cấp lãnh đạo và sự ủng hộ của chính
quyền cấp cơ sở từ việc đề ra chủ trương đến việc tổ chức thực hiện các chính
sách liên quan đến công tác đào tạo nói chung và công tác đào tạo theo vị trí
việc làm nói riêng.
3.3.2. Xây dựng đội ngũ giảng viên, báo cáo viên đảm bảo chất lượng
Đào tạo nguồn nhân lực là một vấn đề bức thiếu và có vai trò đặc biệt
quan trọng, quyết định đến sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước trong bối
cảnh nền kinh tế tri thức và xu thế toàn cầu hóa diễn ra mạnh mẽ hiện nay. Để
công tác đào tạo nguồn nhân lực thực sự có hiệu quả thì không thể thiếu đội
ngũ giảng viên, báo cáo viên có trình độ cao. Chất lượng đội ngũ giảng
viên, báo cáo viên có vai trò quyết định trong việc đảm bảo và nâng cao
chất lượng công tác đào tạo nguồn nhân lực nói chung và đào tạo theo vị trí
việc làm nói riêng.
Giảng viên, báo cáo viên có thể từ bên ngoài các cơ sở đào tạo là những
người có kinh nghiệm thực tế, hoặc các nhà lãnh đạo, quản lý tại các đơn vị
có người tham gia đào tạo theo vị trí việc làm. Theo kinh nghiệm các nước về
đào tạo theo nhu cầu công việc thì xây dựng đội ngũ giảng viên kiêm chức
trên cơ sở có quy chế giảng biên kiêm chức sẽ có được một đội ngũ giảng
viên đủ về số lượng, có kiến thức thực tế, kinh nghiệm quản lý,…Vì vậy,
những cơ sở đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cần phải tìm kiếm