Luận văn: Hoàn thiện quản lý và phát triển lực lượng đại lý tại Công ty Bảo hiểm nhân thọ Bến Tre

góp phần hoàn thành kế hoạch kinh doanh, giữ vững nguồn khách hàng cũ và phát triển khách hàng mới. - Công ty Bảo Việt nhân thọ Hà Nội yêu cầu các trưởng nhóm chuyên thu sinh hoạt nhóm với các thu ngân viên 01 tuần/ lần, công ty họp với các trưởng nhóm 01 tháng/ lần, họp toàn thể thu ngân viên 01 quý/ lần; yêu cầu các thu ngân viên trực tiếp nộp phí đã thu của khách hàng vào ngân hàng do công ty chỉ định, sau đó nộp lại chứng từ và hoá đơn cho kế toán quản lý chuyên thu tại khu vực nhập số liệu vào chương trình tin học, truyền lên công ty để theo dõi đối chiếu; công ty phân công địa bàn quản lý đối với thu ngân viên đến từng xã, phường theo danh sách cụ thể để theo dõi, quản lý; ngoài ra công ty còn khuyến khích các thu ngân viên khai thác mới để tăng thu nhập,… Với việc tổ chức sinh hoạt định kỳ, cấp phát và quyết toán hoá đơn thường xuyên nên trong nhiều năm qua công ty Bảo Việt nhân thọ Hà Nội đã phát hiện, ngăn ngừa và xử lý kịp thời các hành vi tiêu cực trong công tác thu, nộp phí bảo hiểm và đạt được tỷ lệ thu phí rất cao. - Công ty Bảo Việt nhân thọ Khánh Hoà thành lập một bộ phận quản lý, hỗ trợ hoạt động thu phí, bộ phận này thuộc phòng tài chính kế toán, có nhiệm vụ phân chia địa bàn, điều phối số lượng hợp đồng của thu ngân viên; in, quản lý, cấp phát và quyết toán hoá đơn thu phí định kỳ; đôn đốc thu, kiểm tra xử lý vi phạm hoá đơn; chú trọng công tác chăm sóc khách hàng liên quan đến thu phí định kỳ; công ty tổ chức thực hiện việc kiểm tra, cấp phát hoá đơn hàng ngày; phân chia địa bàn thu theo đường, phường, địa bàn gần nhất để tiết kiệm xăng và thời gian đi lại; công ty thường xuyên dự trù lực lượng nhân sự chuyên thu thay thế các thu ngân viên yếu, không quyết tâm với nghề; hàng tháng thanh lý hợp đồng đối với thu ngân viên đạt tỷ lệ thu phí thấp hơn qui định; công ty đào tạo đội ngũ chuyên thu có tính kỷ luật cao trong việc thực hiện các nội qui, qui định của công ty như sinh hoạt, báo cáo,…có chính sách thưởng kết quả khai thác mới theo kết quả thu phí đối với các thu ngân viên;… Với cách làm như trên, công ty Bảo Việt nhân thọ Khánh Hoà thường xuyên đứng trong tốp 5 công ty đạt được tỷ lệ thu phí cao nhất, đồng thời đội ngũ thu ngân viên của công ty cũng đóng góp đáng kể vào tăng trưởng khai thác mới. *Kinh nghiệm phát triển đại lý mới - Cần định hướng nghề nghiệp cho đại lý mới trước khi hai bên cùng nhau thống nhất, thỏa thuận ký hợp đồng đại lý. Việc này đã được nhiều công ty áp dụng nhằm chống lại hiện tượng đại lý bảo hiểm nhân thọ, khi mới được tuyển dụng vào làm việc trong công

ty bảo hiểm nhân thọ rất hồ hởi, phấn khởi với công việc mới, nhưng chỉ một thời gian ngắn sau đó tự nguyện bỏ việc hoặc quá chán nản, không thể tiếp tục làm việc. Các công ty bảo hiểm đều xác định công tác định hướng nghề nghiệp cho đại lý là cầu nối giữa quá trình tuyển chọn và đào tạo. Định hướng nghề nghiệp cho đại lý là vẽ ra một bức tranh công việc cho người đại lý, họ sẽ thấy rõ hơn những gì họ phải làm, vì thế khuyến khích họ làm việc hăng hái hơn, ngược lại khi họ không hiểu rõ được công việc mà lao vào làm việc thì họ sẽ không thích hoặc không muốn làm hoặc không đủ sức để theo kịp các đại lý khác trong cùng ban, nhóm. Định hướng nghề nghiệp cho đại lý mới trước khi ký hợp đồng đại lý sẽ là điều tốt cho cả người đại lý và cả người quản lý đại lý. - Không được quá dễ dàng khi tuyển dụng, không được bỏ qua các bước trong quy trình tuyển dụng với lý do việc tuyển dụng khó khăn hoặc chưa chuẩn bị tốt,…bởi cách làm đó sẽ tuyển được các đại lý làm việc không có năng suất. - Phải luôn quan tâm đến khái niệm “ Hồ sơ đại lý lý tưởng” để lựa chọn người đại lý dễ thành công nhất, chẳng hạn: độ tuổi, giới tính, trình độ, tình trạng gia đình, có con, nghề nghiệp trước đây; và khái niệm “Hồ sơ khách hàng lý tưởng” với các thông tin về: địa chỉ, độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, thu nhập, hoàn cảnh gia đình,…để ứng với mỗi “Hồ sơ khách hàng lý tưởng” khác nhau phân phối cho các đại lý phù hợp để khai thác. *Kinh nghiệm đào tạo nghiệp vụ và hỗ trợ các đại lý - Nhiều công ty chú trọng củng cố và chuẩn hoá hoạt động đào tạo nhằm giúp cho đại lý có đủ kiến thức, kỹ năng và đạo đức nghề nghiệp, tăng tính hấp dẫn của nghề đại lý, tăng thu nhập cho đại lý. - Trong đào tạo, công ty thành công thường hướng đại lý quan tâm đến “Giá trị khác biệt” của công ty để giúp họ nhận biết và khai thác được thế mạnh, cải thiện các điểm yếu của công ty. Chẳng hạn, khi đại lý giới thiệu sản phẩm cho khách hàng thì đâu là sự khác biệt của sản phẩm đó đối với các sản phẩm của đối thủ; đại lý cho Bảo Việt nhân thọ có gì khác biệt, có gì tốt hơn so với làm đại lý cho các công ty bảo hiểm nhân thọ nước ngoài,… - Để đào tạo ban đầu cho đại lý tốt phải lựa chọn và đào tạo lực lượng giảng viên tốt, phải dành nhiều thời gian cho đội ngũ giảng viên nghiên cứu, nâng cao trình độ cả về lý luận lẫn thực tế. - Kinh nghiệm của nhiều công ty cho thấy, công tác quản lý và phát triển đại lý chỉ thật sự có hiệu quả khi các công ty duy trì và tăng cường sinh hoạt đại lý theo nhiều nội

dung phong phú, thiết thực trên cơ sở công ty hỗ trợ cho đại lý trong việc định hướng khai thác, tìm kiếm thị trường, hỗ trợ bán hàng, phổ biến và giám sát các qui trình nghiệp vụ, nhất là những thay đổi mang tính chất bắt buộc, tính chất pháp lý để nâng cao và đổi mới nhận thức của đại lý từ đó đưa ra các biện pháp tăng cường chấp hành kỷ luật của đại lý. - Nếu chưa có thể nâng cao ngay trình độ và kiến thức cho đại lý thì các công ty hoàn toàn có thể thay đổi ngay được cách ăn mặc và hành vi ứng xử của đại lý, chẳng hạn có thể qui định các đại lý khi đi gặp khách hàng cần ăn mặc lịch sự như: áo sơ mi màu sáng, quần thẫm màu, thắt cravat, đầu tóc gọn gàng, luôn có hành vi ứng xử lịch sự,… - Bên cạnh việc các đại lý tự tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho mình thì nhiều công ty tích cực hỗ trợ đại lý tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đặc biệt là trong điều kiện thị trường cạnh tranh như hiện nay. Một số công ty đã đưa ra các tiêu chuẩn hoặc qui định lại chính sách để tạo thuận lợi cho các đại lý thực hiện khi đại lý muốn công ty hỗ trợ danh sách khách hàng tiềm năng.

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN ĐẠI LÝ TẠI CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ BẾN TRE 2.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ BẾN TRE 2.1.1. Sự hình thành và phát triển của Công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre 2.1.1.1. Khái quát về Bảo Việt, Bảo Việt nhân thọ Ngày 17/12/1964, Chính phủ đã ban hành quyết định số 179/CP về việc thành lập Công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt). Công ty bảo hiểm Việt Nam chính thức đi vào hoạt động ngày 15/01/1965, có trụ sở chính tại Hà Nội và một chi nhánh tại Hải Phòng. Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, bảo hiểm tàu biển. Sau năm 1975, Bảo Việt bắt đầu mở rộng phạm vi hoạt động và đặt chi nhánh tại một số tỉnh thành phía Nam. Năm 1980, Bảo Việt chính thức có mạng lưới cung cấp dịch vụ trên khắp cả nước. Đây là thời kỳ Bảo việt bắt đầu cung cấp dịch vụ bảo hiểm hành khách, bảo hiểm trách nhiệm dân sự cho chủ xe cơ giới, phục vụ đắc lực cho nhu cầu thông thương và đi lại của đông đảo nhân dân. Năm 1989, theo quyết định của Bộ Tài chính, công ty Bảo hiểm Việt Nam được đổi tên thành Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam và các chi nhánh, văn phòng bảo hiểm tại các tỉnh được đổi thành công ty bảo hiểm thành viên. Năm 1996 Bảo Việt chính thức được Chính phủ xếp loại “Doanh nghiệp Nhà nước hạng đặc biệt”. Cùng năm này Bảo việt đưa ra thị trường dịch vụ bảo hiểm nhân thọ nhằm phục vụ nhu cầu bảo hiểm của các tầng lớp dân cư, tạo nguồn tài chính lớn đầu tư trở lại nền kinh tế. Năm 2000, Bảo Việt thành lập 27 công ty bảo hiểm nhân thọ tại các tỉnh và đến năm 2001 thành lập thêm 32 công ty và chi nhánh bảo hiểm nhân thọ tại các tỉnh còn lại. Như vậy đến đầu năm 2002 đã có 61 công ty thành viên bảo hiểm nhân thọ được thành lập và đi vào hoạt động. Đầu năm 2004, đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập chính thức được thành lập với tên gọi là Bảo hiểm nhân thọ Việt Nam (Bảo Việt nhân thọ), và tháng 7/2004 hệ thống Bảo Việt

Việt Nam (kinh doanh phi nhân thọ) cũng chính thức ra đời, tạo tiền đề cho việc ra đời Tập đoàn Bảo Việt. Ngày 28/11/2005, Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số 310/2005/QĐ-TTg về việc phê duyệt đề án cổ phần Bảo Việt và thành lập Tập đoàn Tài chính Bảo hiểm Bảo Việt. Ngày 15/10/2007, Tập đoàn Bảo Việt chính thức được cấp phép đăng ký kinh doanh. Ngày 23/01/2008, Tập đoàn Bảo Việt chính thức ra mắt. Tại buổi lễ này, Tập đoàn đã ra mắt các công ty con: + Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt (Bảo hiểm Bảo Việt): Tiền thân là Bảo hiểm Việt nam, thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam. Hiện nay Tổng công ty là thành viên của Tập đoàn Bảo Việt, do Tập đoàn Bảo Việt đầu tư 100% vốn, chuyên kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ. Bảo hiểm Bảo Việt có vốn điều lệ 1.000 tỷ đồng, với 65 công ty thành viên, trên 200 phòng phục vụ khách hàng trên toàn quốc. + Tổng công ty Bảo Việt nhân thọ (Bảo Việt nhân thọ): Tiền thân là Bảo hiểm nhân thọ Việt Nam, thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam. Tổng công ty là thành viên của Tập đoàn Bảo Việt, do Tập đoàn Bảo Việt đầu tư 100% vốn, chuyên kinh doanh bảo hiểm nhân thọ. Bảo Việt nhân thọ có vốn điều lệ 1.500 tỷ đồng, với 60 công ty thành viên, trên 500 phòng phục vụ khách hàng và gần 30.000 tư vấn viên trên toàn quốc. + Công ty Quản lý Quỹ Bảo Việt (BMF): Tiền thân là Trung tâm đầu tư Bảo Việt, thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam. Bảng 2.1: Bảo Việt, Bảo Việt nhân thọ theo một số mốc quan trọng 17/12/1964 Công ty Bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt) được thành lập theo quyết định số 179/CP của Chính phủ. 15/01/1965 Bảo Việt chính thức đi vào hoạt động Năm 1980 Có mạng lưới cung cấp dịch vụ trên khắp cả nước Năm 1989 Công ty Bảo hiểm Việt Nam được chuyển đổi thành Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam Năm 1996 Bảo Việt được Nhà nước xếp loại “Doanh nghiệp hạng đặc biệt” Bảo Việt triển khai loại hình bảo hiểm nhân thọ Năm 2004 Thành lập đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập là : Bảo hiểm nhân thọ Việt Nam (Bảo Việt nhân thọ) và Bảo Việt Việt Nam. Năm 2005 Bảo Việt chuyển đổi thành Tập đoàn Tài chính- Bảo hiểm

Năm 2007 Tập đoàn Bảo Việt chính thức được cấp phép đăng ký kinh doanh Năm 2008 Tập đoàn Bảo Việt chính thức ra mắt với các công ty con: Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt (Bảo hiểm Bảo Việt); Tổng công ty Bảo hiểm nhân thọ (Bảo Việt nhân thọ); Công ty Quản lý Quỹ Bảo Việt (BMF) Nguồn: “Bảo việt lập nghiệp”, Trung tâm đào tạo Bảo Việt, NXB thống kê-2006 và thông tin nội bộ từ Tổng công ty Bảo Việt nhân thọ. Mô hình Tập đoàn Bảo Việt (xem sơ đồ 2.1). 2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và mô hình tổ chức của Công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre Ngày 08/12/2000, Bộ Tài chính ban hành quyết định số 197/2000/QĐ-BTC về việc thành lập 27 Công bảo hiểm nhân thọ trực thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam, trong đó có Công ty bảo hiểm nhân thọ Bến Tre (tên viết tắt là Bảo Việt nhân thọ Bến Tre). Từ đó đến nay, về tên gọi, chức năng nhiệm vụ và mô hình tổ chức của công ty đã được Tổng công ty bổ sung, thay đổi cho phù hợp với từng thời điểm nhất định. Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ và mô hình tổ chức của Công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre như sau: a. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre Công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre là một doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Bảo Việt nhân thọ, có chức năng kinh doanh bảo hiểm nhân thọ đúng theo qui định và phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ Tổng công ty giao; ký kết và thực hiện các hợp đồng bảo hiểm nhân thọ với khách hàng trong nước; mở rộng qui mô kinh doanh theo khả năng của công ty và nhu cầu thị trường; quản lý vốn theo qui định và phân cấp của Tổng công ty.

Sơ đồ 2.1: Mô hình Tập đoàn Bảo Việt (*): M« h×nh vµ tæ chøc cña c¸c C«ng ty, viÖn nghiªn cøu nµy ®ang trong qu¸ tr×nh x©y dùng TËp ®oµn Tµi chÝnh C¸c C«ng ty con (n¾m 100% vèn ®iÒu lÖ) C¸c C«ng ty con (n¾m tõ 50% vèn ®iÒu lÖ trë lªn) C¸c C«ng ty gãp vèn CP Tæn g c«n g ty B¶o hiÓ m B¶o Tæn g c«n g ty B¶o ViÖ t Nh© C«n g ty Qu¶ n lý Quü B¶o ViÖ C«n g ty B¶o hiÓ m Y tÕ cén C«n g ty Cæ phÇ n CK B¶o C«ng ty liªn doan h B¶o hiÓm Q.tÕ C«ng ty cæ phÇn kh¸c h s¹n BV (*) C«ng ty CP cho thuª t.ch Ýnh BV (*) §¬n vÞ sù nghiÖp Ng© n hµn g TM CP B¶o ViÖ C«ng ty bÊt ®éng s¶n B¶o ViÖt (*) 19 C«ng ty gãp vèn CP ViÖn nghi ªn cøu B¶o hiÓm BV (*) Trun g t©m §µo t¹o B¶o ViÖt

Các nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Bảo việt nhân thọ Bến Tre là thực hiện các qui định của Tổng công ty Bảo Việt nhân thọ theo đúng phân cấp về quyền hạn, trách nhiệm cho các công ty thành viên. Cụ thể, Công ty Bảo việt nhân thọ Bến Tre được phân cấp trên các lĩnh vực: Công tác tổ chức và công tác cán bộ trong công ty; khai thác, giám định và giải quyết quyền lợi bảo hiểm; hạch toán doanh thu, chi phí và thực hiện các quan hệ thanh toán thu chi hộ với Tổng công ty và các công ty thành viên khác; quản lý vốn bằng tiền và đầu tư tài chính (cho vay theo hợp đồng bảo hiểm nhân thọ và cho vay phí tự động của hợp đồng bảo hiểm nhân thọ); quản lý tài sản cố định; thực hiện các yêu cầu về đầu tư xây dựng cơ bản; quản lý sử dụng quỹ lương, khen thưởng, phúc lợi trong giới hạn nguồn quỹ được phân phối; tổ chức thực hiện các nghiệp vụ theo chương trình tin học do Tổng công ty triển khai,… b. Mô hình tổ chức của Công ty Bảo việt Bến Tre Tuỳ theo qui mô hoạt động của từng công ty mà Tổng công ty qui định số lượng các phòng ban và định biên nhân sự cho phù hợp. Thời gian qua, tại Công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre cũng có nhiều lần thay đổi tách, nhập phòng và tăng giảm số lượng cán bộ viên chức theo từng thời kỳ cụ thể. Hiện nay, công ty đang thực hiện theo quyết định 19/2008/QĐ/TGĐ-BVNT ngày 31/1/2008 của Tổng công ty Bảo Việt nhân thọ, theo đó cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Bảo Việt nhân thọ Bến tre gồm 3 phòng: + Phòng Tài chính kế toán- tổng hợp: hiện có 7 cán bộ (kể cả bảo vệ, tạp vụ, lái xe), với chức năng nhiệm vụ chung là tổ chức thực hiện hạch toán kế toán, quản lý, giám sát và kiểm tra các nghiệp vụ có liên quan đến nguồn vốn, chi phí, tài sản; công tác tổ chức cán bộ, tiền lương, hành chính quản trị, pháp chế và tổng hợp. + Phòng Dịch vụ khách hàng: hiện có 4 cán bộ, với chức năng nhiệm vụ chung là tổ chức thực hiện công tác thẩm định hồ sơ yêu cầu bảo hiểm, kiểm tra và đánh giá rủi ro ban đầu, chấp nhận bảo hiểm phát hành hợp đồng, quản lý tình trạng hợp đồng, giám định giải quyết quyền lợi bảo hiểm, cung cấp thông tin và giải đáp thắc mắc của khách hàng, quản trị dữ liệu và thống kê nghiệp vụ.

+ Phòng Phát triển và quản lý đại lý: hiện có 5 cán bộ, với chức năng nhiệm vụ chung là tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo đại lý, hỗ trợ đại lý trong công tác bán hàng; quản lý, giám sát và kiểm tra các hoạt động của đại lý; nghiên cứu thị trường, tuyên truyền, quảng cáo; xây dựng các chương trình thi đua và thực hiện các chính sách đãi ngộ đại lý. Sơ đồ 2.2: Mô hình tổng quát của công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre Ngoài các phòng theo cơ cấu tổ chức bộ máy, công ty còn thực hiện việc quản lý đông đảo lực lượng đại lý bảo hiểm nhân thọ trên khắp địa bàn tỉnh Bến Tre. Phần lớn lực lượng đại lý này được tổ chức sinh hoạt và kinh doanh theo nhóm dưới sự theo dõi và quản lý trực tiếp của nhóm trưởng. Hiện tại công ty có 11 nhóm kinh doanh, trong đó 3 nhóm ở thị xã sinh hoạt tại trụ sở công ty, 8 nhóm còn lại ở huyện sinh hoạt tại các địa điểm thuê hoặc tại nhà của trưởng nhóm (công ty chưa thành lập ban kinh doanh, chưa có văn phòng khu vực tại các huyện), các tư vấn viên và thu ngân viên cùng địa bàn sinh hoạt chung trong nhóm (không thành lập nhóm chuyên thu riêng), hầu hết các thu ngân viên đều có đăng ký thêm phụ lục hợp đồng để khai thác. Các hoạt động giao dịch chủ yếu giữa đại lý và khách hàng là tư vấn, thu phí và chăm sóc khách hàng; các hoạt động giao dịch khác với khách hàng chủ yếu do công ty thực hiện. 2.1.1.3. Điều kiện tự nhiên, kinh tế-xã hội tỉnh Bến Tre và hoạt động bảo hiểm nhân thọ Ban giám đốc Phòng Tài chính kế toán - tổng hợp Phòng D ịch vụ khách hàng Phòng Phát triển và quản lý đại lý