Luận văn: Hoàn thiện quản lý và phát triển lực lượng đại lý tại Công ty Bảo hiểm nhân thọ Bến Tre
991
66
91
góp phần hoàn thành kế hoạch kinh doanh, giữ vững nguồn khách hàng cũ và phát
triển
khách hàng mới.
- Công ty Bảo Việt nhân thọ Hà Nội yêu cầu các trưởng nhóm chuyên thu sinh hoạt
nhóm với các thu ngân viên 01 tuần/ lần, công ty họp với các trưởng nhóm 01
tháng/ lần,
họp toàn thể thu ngân viên 01 quý/ lần; yêu cầu các thu ngân viên trực tiếp nộp
phí đã thu
của khách hàng vào ngân hàng do công ty chỉ định, sau đó nộp lại chứng từ và hoá
đơn cho
kế toán quản lý chuyên thu tại khu vực nhập số liệu vào chương trình tin học,
truyền lên
công ty để theo dõi đối chiếu; công ty phân công địa bàn quản lý đối với thu
ngân viên đến
từng xã, phường theo danh sách cụ thể để theo dõi, quản lý; ngoài ra công ty còn
khuyến
khích các thu ngân viên khai thác mới để tăng thu nhập,… Với việc tổ chức sinh
hoạt định
kỳ, cấp phát và quyết toán hoá đơn thường xuyên nên trong nhiều năm qua công ty
Bảo Việt
nhân thọ Hà Nội đã phát hiện, ngăn ngừa và xử lý kịp thời các hành vi tiêu cực
trong công
tác thu, nộp phí bảo hiểm và đạt được tỷ lệ thu phí rất cao.
- Công ty Bảo Việt nhân thọ Khánh Hoà thành lập một bộ phận quản lý, hỗ trợ hoạt
động thu phí, bộ phận này thuộc phòng tài chính kế toán, có nhiệm vụ phân chia
địa bàn,
điều phối số lượng hợp đồng của thu ngân viên; in, quản lý, cấp phát và quyết
toán hoá đơn
thu phí định kỳ; đôn đốc thu, kiểm tra xử lý vi phạm hoá đơn; chú trọng công tác
chăm sóc
khách hàng liên quan đến thu phí định kỳ; công ty tổ chức thực hiện việc kiểm
tra, cấp phát
hoá đơn hàng ngày; phân chia địa bàn thu theo đường, phường, địa bàn gần nhất để
tiết
kiệm xăng và thời gian đi lại; công ty thường xuyên dự trù lực lượng nhân sự
chuyên thu
thay thế các thu ngân viên yếu, không quyết tâm với nghề; hàng tháng thanh lý
hợp đồng
đối với thu ngân viên đạt tỷ lệ thu phí thấp hơn qui định; công ty đào tạo đội
ngũ chuyên thu
có tính kỷ luật cao trong việc thực hiện các nội qui, qui định của công ty như
sinh hoạt, báo
cáo,…có chính sách thưởng kết quả khai thác mới theo kết quả thu phí đối với các
thu ngân
viên;… Với cách làm như trên, công ty Bảo Việt nhân thọ Khánh Hoà thường xuyên
đứng
trong tốp 5 công ty đạt được tỷ lệ thu phí cao nhất, đồng thời đội ngũ thu ngân
viên của
công ty cũng đóng góp đáng kể vào tăng trưởng khai thác mới.
*Kinh nghiệm phát triển đại lý mới
- Cần định hướng nghề nghiệp cho đại lý mới trước khi hai bên cùng nhau thống
nhất, thỏa thuận ký hợp đồng đại lý. Việc này đã được nhiều công ty áp dụng nhằm
chống
lại hiện tượng đại lý bảo hiểm nhân thọ, khi mới được tuyển dụng vào làm việc
trong công
ty bảo hiểm nhân thọ rất hồ hởi, phấn khởi với công việc mới, nhưng chỉ một thời
gian ngắn
sau đó tự nguyện bỏ việc hoặc quá chán nản, không thể tiếp tục làm việc. Các
công ty bảo
hiểm đều xác định công tác định hướng nghề nghiệp cho đại lý là cầu nối giữa quá
trình
tuyển chọn và đào tạo. Định hướng nghề nghiệp cho đại lý là vẽ ra một bức tranh
công việc
cho người đại lý, họ sẽ thấy rõ hơn những gì họ phải làm, vì thế khuyến khích họ
làm việc
hăng hái hơn, ngược lại khi họ không hiểu rõ được công việc mà lao vào làm việc
thì họ sẽ
không thích hoặc không muốn làm hoặc không đủ sức để theo kịp các đại lý khác
trong
cùng ban, nhóm. Định hướng nghề nghiệp cho đại lý mới trước khi ký hợp đồng đại
lý sẽ là
điều tốt cho cả người đại lý và cả người quản lý đại lý.
- Không được quá dễ dàng khi tuyển dụng, không được bỏ qua các bước trong quy
trình tuyển dụng với lý do việc tuyển dụng khó khăn hoặc chưa chuẩn bị tốt,…bởi
cách làm
đó sẽ tuyển được các đại lý làm việc không có năng suất.
- Phải luôn quan tâm đến khái niệm “ Hồ sơ đại lý lý tưởng” để lựa chọn người
đại lý
dễ thành công nhất, chẳng hạn: độ tuổi, giới tính, trình độ, tình trạng gia
đình, có con, nghề
nghiệp trước đây; và khái niệm “Hồ sơ khách hàng lý tưởng” với các thông tin về:
địa chỉ,
độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, thu nhập, hoàn cảnh gia đình,…để ứng với mỗi
“Hồ sơ
khách hàng lý tưởng” khác nhau phân phối cho các đại lý phù hợp để khai thác.
*Kinh nghiệm đào tạo nghiệp vụ và hỗ trợ các đại lý
- Nhiều công ty chú trọng củng cố và chuẩn hoá hoạt động đào tạo nhằm giúp cho
đại
lý có đủ kiến thức, kỹ năng và đạo đức nghề nghiệp, tăng tính hấp dẫn của nghề
đại lý, tăng
thu nhập cho đại lý.
- Trong đào tạo, công ty thành công thường hướng đại lý quan tâm đến “Giá trị
khác
biệt” của công ty để giúp họ nhận biết và khai thác được thế mạnh, cải thiện các
điểm yếu
của công ty. Chẳng hạn, khi đại lý giới thiệu sản phẩm cho khách hàng thì đâu là
sự khác
biệt của sản phẩm đó đối với các sản phẩm của đối thủ; đại lý cho Bảo Việt nhân
thọ có gì
khác biệt, có gì tốt hơn so với làm đại lý cho các công ty bảo hiểm nhân thọ
nước ngoài,…
- Để đào tạo ban đầu cho đại lý tốt phải lựa chọn và đào tạo lực lượng giảng
viên tốt,
phải dành nhiều thời gian cho đội ngũ giảng viên nghiên cứu, nâng cao trình độ
cả về lý
luận lẫn thực tế.
- Kinh nghiệm của nhiều công ty cho thấy, công tác quản lý và phát triển đại lý
chỉ
thật sự có hiệu quả khi các công ty duy trì và tăng cường sinh hoạt đại lý theo
nhiều nội
dung phong phú, thiết thực trên cơ sở công ty hỗ trợ cho đại lý trong việc định
hướng khai
thác, tìm kiếm thị trường, hỗ trợ bán hàng, phổ biến và giám sát các qui trình
nghiệp vụ,
nhất là những thay đổi mang tính chất bắt buộc, tính chất pháp lý để nâng cao và
đổi mới
nhận thức của đại lý từ đó đưa ra các biện pháp tăng cường chấp hành kỷ luật của
đại lý.
- Nếu chưa có thể nâng cao ngay trình độ và kiến thức cho đại lý thì các công ty
hoàn
toàn có thể thay đổi ngay được cách ăn mặc và hành vi ứng xử của đại lý, chẳng
hạn có thể
qui định các đại lý khi đi gặp khách hàng cần ăn mặc lịch sự như: áo sơ mi màu
sáng, quần
thẫm màu, thắt cravat, đầu tóc gọn gàng, luôn có hành vi ứng xử lịch sự,…
- Bên cạnh việc các đại lý tự tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho mình thì nhiều
công
ty tích cực hỗ trợ đại lý tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đặc biệt là trong điều
kiện thị
trường cạnh tranh như hiện nay. Một số công ty đã đưa ra các tiêu chuẩn hoặc qui
định lại
chính sách để tạo thuận lợi cho các đại lý thực hiện khi đại lý muốn công ty hỗ
trợ danh
sách khách hàng tiềm năng.
Chương 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN ĐẠI LÝ
TẠI CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ BẾN TRE
2.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY BẢO
VIỆT NHÂN THỌ BẾN TRE
2.1.1. Sự hình thành và phát triển của Công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre
2.1.1.1. Khái quát về Bảo Việt, Bảo Việt nhân thọ
Ngày 17/12/1964, Chính phủ đã ban hành quyết định số 179/CP về việc thành lập
Công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt). Công ty bảo hiểm Việt Nam chính thức đi
vào hoạt
động ngày 15/01/1965, có trụ sở chính tại Hà Nội và một chi nhánh tại Hải Phòng.
Công ty
hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, bảo hiểm tàu
biển.
Sau năm 1975, Bảo Việt bắt đầu mở rộng phạm vi hoạt động và đặt chi nhánh tại
một
số tỉnh thành phía Nam.
Năm 1980, Bảo Việt chính thức có mạng lưới cung cấp dịch vụ trên khắp cả nước.
Đây là thời kỳ Bảo việt bắt đầu cung cấp dịch vụ bảo hiểm hành khách, bảo hiểm
trách
nhiệm dân sự cho chủ xe cơ giới, phục vụ đắc lực cho nhu cầu thông thương và đi
lại của
đông đảo nhân dân.
Năm 1989, theo quyết định của Bộ Tài chính, công ty Bảo hiểm Việt Nam được đổi
tên thành Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam và các chi nhánh, văn phòng bảo hiểm
tại các
tỉnh được đổi thành công ty bảo hiểm thành viên.
Năm 1996 Bảo Việt chính thức được Chính phủ xếp loại “Doanh nghiệp Nhà nước
hạng đặc biệt”. Cùng năm này Bảo việt đưa ra thị trường dịch vụ bảo hiểm nhân
thọ nhằm
phục vụ nhu cầu bảo hiểm của các tầng lớp dân cư, tạo nguồn tài chính lớn đầu tư
trở lại nền
kinh tế.
Năm 2000, Bảo Việt thành lập 27 công ty bảo hiểm nhân thọ tại các tỉnh và đến
năm
2001 thành lập thêm 32 công ty và chi nhánh bảo hiểm nhân thọ tại các tỉnh còn
lại. Như
vậy đến đầu năm 2002 đã có 61 công ty thành viên bảo hiểm nhân thọ được thành
lập và đi
vào hoạt động.
Đầu năm 2004, đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập chính thức được thành lập với
tên
gọi là Bảo hiểm nhân thọ Việt Nam (Bảo Việt nhân thọ), và tháng 7/2004 hệ thống
Bảo Việt
Việt Nam (kinh doanh phi nhân thọ) cũng chính thức ra đời, tạo tiền đề cho việc
ra đời Tập
đoàn Bảo Việt.
Ngày 28/11/2005, Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số 310/2005/QĐ-TTg về việc
phê duyệt đề án cổ phần Bảo Việt và thành lập Tập đoàn Tài chính Bảo hiểm Bảo
Việt.
Ngày 15/10/2007, Tập đoàn Bảo Việt chính thức được cấp phép đăng ký kinh doanh.
Ngày 23/01/2008, Tập đoàn Bảo Việt chính thức ra mắt. Tại buổi lễ này, Tập đoàn
đã
ra mắt các công ty con:
+ Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt (Bảo hiểm Bảo Việt): Tiền thân là Bảo hiểm Việt
nam, thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam. Hiện nay Tổng công ty là thành viên
của Tập
đoàn Bảo Việt, do Tập đoàn Bảo Việt đầu tư 100% vốn, chuyên kinh doanh bảo hiểm
phi
nhân thọ. Bảo hiểm Bảo Việt có vốn điều lệ 1.000 tỷ đồng, với 65 công ty thành
viên, trên
200 phòng phục vụ khách hàng trên toàn quốc.
+ Tổng công ty Bảo Việt nhân thọ (Bảo Việt nhân thọ): Tiền thân là Bảo hiểm nhân
thọ Việt Nam, thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam. Tổng công ty là thành viên
của Tập
đoàn Bảo Việt, do Tập đoàn Bảo Việt đầu tư 100% vốn, chuyên kinh doanh bảo hiểm
nhân
thọ. Bảo Việt nhân thọ có vốn điều lệ 1.500 tỷ đồng, với 60 công ty thành viên,
trên 500
phòng phục vụ khách hàng và gần 30.000 tư vấn viên trên toàn quốc.
+ Công ty Quản lý Quỹ Bảo Việt (BMF): Tiền thân là Trung tâm đầu tư Bảo Việt,
thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam.
Bảng 2.1: Bảo Việt, Bảo Việt nhân thọ theo một số mốc quan trọng
17/12/1964
Công ty Bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt) được thành lập theo quyết
định số 179/CP của Chính phủ.
15/01/1965
Bảo Việt chính thức đi vào hoạt động
Năm 1980 Có mạng lưới cung cấp dịch vụ trên khắp cả nước
Năm 1989 Công ty Bảo hiểm Việt Nam được chuyển đổi thành Tổng công ty
Bảo hiểm Việt Nam
Năm 1996 Bảo Việt được Nhà nước xếp loại “Doanh nghiệp hạng đặc biệt”
Bảo Việt triển khai loại hình bảo hiểm nhân thọ
Năm 2004 Thành lập đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập là : Bảo hiểm nhân thọ
Việt Nam (Bảo Việt nhân thọ) và Bảo Việt Việt Nam.
Năm 2005 Bảo Việt chuyển đổi thành Tập đoàn Tài chính- Bảo hiểm
Năm 2007 Tập đoàn Bảo Việt chính thức được cấp phép đăng ký kinh doanh
Năm 2008 Tập đoàn Bảo Việt chính thức ra mắt với các công ty con: Tổng công
ty Bảo hiểm Bảo Việt (Bảo hiểm Bảo Việt); Tổng công ty Bảo hiểm
nhân thọ (Bảo Việt nhân thọ); Công ty Quản lý Quỹ Bảo Việt (BMF)
Nguồn: “Bảo việt lập nghiệp”, Trung tâm đào tạo Bảo Việt, NXB thống kê-2006 và
thông tin nội bộ từ Tổng công ty Bảo Việt nhân thọ.
Mô hình Tập đoàn Bảo Việt (xem sơ đồ 2.1).
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và mô hình tổ chức của Công ty Bảo Việt nhân thọ
Bến Tre
Ngày 08/12/2000, Bộ Tài chính ban hành quyết định số 197/2000/QĐ-BTC về việc
thành lập 27 Công bảo hiểm nhân thọ trực thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam,
trong đó
có Công ty bảo hiểm nhân thọ Bến Tre (tên viết tắt là Bảo Việt nhân thọ Bến
Tre). Từ đó
đến nay, về tên gọi, chức năng nhiệm vụ và mô hình tổ chức của công ty đã được
Tổng công
ty bổ sung, thay đổi cho phù hợp với từng thời điểm nhất định. Hiện nay, chức
năng, nhiệm
vụ và mô hình tổ chức của Công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre như sau:
a. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre
Công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre là một doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ
thuộc
của Tổng công ty Bảo Việt nhân thọ, có chức năng kinh doanh bảo hiểm nhân thọ
đúng theo qui
định và phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ Tổng công ty giao; ký kết và thực hiện
các hợp đồng bảo
hiểm nhân thọ với khách hàng trong nước; mở rộng qui mô kinh doanh theo khả năng
của công ty
và nhu cầu thị trường; quản lý vốn theo qui định và phân cấp của Tổng công ty.
Sơ đồ 2.1: Mô hình Tập đoàn Bảo Việt
(*): M« h×nh vµ tæ chøc cña c¸c C«ng ty, viÖn nghiªn cøu nµy ®ang trong qu¸
tr×nh x©y dùng
TËp ®oµn Tµi
chÝnh
C¸c C«ng ty con
(n¾m 100% vèn ®iÒu
lÖ)
C¸c C«ng ty con
(n¾m tõ 50% vèn ®iÒu lÖ
trë lªn)
C¸c C«ng
ty gãp
vèn CP
Tæn
g
c«n
g
ty
B¶o
hiÓ
m
B¶o
Tæn
g
c«n
g
ty
B¶o
ViÖ
t
Nh©
C«n
g
ty
Qu¶
n
lý
Quü
B¶o
ViÖ
C«n
g
ty
B¶o
hiÓ
m
Y
tÕ
cén
C«n
g
ty
Cæ
phÇ
n
CK
B¶o
C«ng
ty
liªn
doan
h
B¶o
hiÓm
Q.tÕ
C«ng
ty
cæ
phÇn
kh¸c
h
s¹n
BV
(*)
C«ng
ty
CP
cho
thuª
t.ch
Ýnh
BV
(*)
§¬n
vÞ sù
nghiÖp
Ng©
n
hµn
g
TM
CP
B¶o
ViÖ
C«ng
ty
bÊt
®éng
s¶n
B¶o
ViÖt
(*)
19
C«ng
ty
gãp
vèn
CP
ViÖn
nghi
ªn
cøu
B¶o
hiÓm
BV
(*)
Trun
g
t©m
§µo
t¹o
B¶o
ViÖt
Các nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Bảo việt nhân thọ Bến Tre là thực hiện
các qui định của Tổng công ty Bảo Việt nhân thọ theo đúng phân cấp về quyền hạn,
trách nhiệm cho các công ty thành viên. Cụ thể, Công ty Bảo việt nhân thọ Bến
Tre
được phân cấp trên các lĩnh vực: Công tác tổ chức và công tác cán bộ trong công
ty;
khai thác, giám định và giải quyết quyền lợi bảo hiểm; hạch toán doanh thu, chi
phí
và thực hiện các quan hệ thanh toán thu chi hộ với Tổng công ty và các công ty
thành viên khác; quản lý vốn bằng tiền và đầu tư tài chính (cho vay theo hợp
đồng
bảo hiểm nhân thọ và cho vay phí tự động của hợp đồng bảo hiểm nhân thọ); quản
lý tài sản cố định; thực hiện các yêu cầu về đầu tư xây dựng cơ bản; quản lý sử
dụng
quỹ lương, khen thưởng, phúc lợi trong giới hạn nguồn quỹ được phân phối; tổ
chức
thực hiện các nghiệp vụ theo chương trình tin học do Tổng công ty triển khai,…
b. Mô hình tổ chức của Công ty Bảo việt Bến Tre
Tuỳ theo qui mô hoạt động của từng công ty mà Tổng công ty qui định số
lượng các phòng ban và định biên nhân sự cho phù hợp. Thời gian qua, tại Công ty
Bảo Việt nhân thọ Bến Tre cũng có nhiều lần thay đổi tách, nhập phòng và tăng
giảm số lượng cán bộ viên chức theo từng thời kỳ cụ thể. Hiện nay, công ty đang
thực hiện theo quyết định 19/2008/QĐ/TGĐ-BVNT ngày 31/1/2008 của Tổng công
ty Bảo Việt nhân thọ, theo đó cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Bảo Việt nhân
thọ
Bến tre gồm 3 phòng:
+ Phòng Tài chính kế toán- tổng hợp: hiện có 7 cán bộ (kể cả bảo vệ, tạp vụ,
lái xe), với chức năng nhiệm vụ chung là tổ chức thực hiện hạch toán kế toán,
quản
lý, giám sát và kiểm tra các nghiệp vụ có liên quan đến nguồn vốn, chi phí, tài
sản;
công tác tổ chức cán bộ, tiền lương, hành chính quản trị, pháp chế và tổng hợp.
+ Phòng Dịch vụ khách hàng: hiện có 4 cán bộ, với chức năng nhiệm vụ
chung là tổ chức thực hiện công tác thẩm định hồ sơ yêu cầu bảo hiểm, kiểm tra
và
đánh giá rủi ro ban đầu, chấp nhận bảo hiểm phát hành hợp đồng, quản lý tình
trạng
hợp đồng, giám định giải quyết quyền lợi bảo hiểm, cung cấp thông tin và giải
đáp
thắc mắc của khách hàng, quản trị dữ liệu và thống kê nghiệp vụ.
+ Phòng Phát triển và quản lý đại lý: hiện có 5 cán bộ, với chức năng nhiệm
vụ chung là tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo đại lý, hỗ trợ đại lý
trong công tác bán hàng; quản lý, giám sát và kiểm tra các hoạt động của đại lý;
nghiên cứu thị trường, tuyên truyền, quảng cáo; xây dựng các chương trình thi
đua
và thực hiện các chính sách đãi ngộ đại lý.
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổng quát của công ty Bảo Việt nhân thọ Bến Tre
Ngoài các phòng theo cơ cấu tổ chức bộ máy, công ty còn thực hiện việc
quản lý đông đảo lực lượng đại lý bảo hiểm nhân thọ trên khắp địa bàn tỉnh Bến
Tre. Phần lớn lực lượng đại lý này được tổ chức sinh hoạt và kinh doanh theo
nhóm
dưới sự theo dõi và quản lý trực tiếp của nhóm trưởng. Hiện tại công ty có 11
nhóm
kinh doanh, trong đó 3 nhóm ở thị xã sinh hoạt tại trụ sở công ty, 8 nhóm còn
lại ở
huyện sinh hoạt tại các địa điểm thuê hoặc tại nhà của trưởng nhóm (công ty chưa
thành lập ban kinh doanh, chưa có văn phòng khu vực tại các huyện), các tư vấn
viên và thu ngân viên cùng địa bàn sinh hoạt chung trong nhóm (không thành lập
nhóm chuyên thu riêng), hầu hết các thu ngân viên đều có đăng ký thêm phụ lục
hợp đồng để khai thác. Các hoạt động giao dịch chủ yếu giữa đại lý và khách hàng
là tư vấn, thu phí và chăm sóc khách hàng; các hoạt động giao dịch khác với
khách
hàng chủ yếu do công ty thực hiện.
2.1.1.3. Điều kiện tự nhiên, kinh tế-xã hội tỉnh Bến Tre và hoạt động bảo
hiểm nhân thọ
Ban giám đốc
Phòng Tài chính kế
toán - tổng hợp
Phòng D
ịch vụ khách
hàng
Phòng Phát triển và
quản lý đại lý