LUẬN VĂN: Giải pháp nâng cao chất lượng thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước là yêu cầu bức thiết có ý nghĩa cả về lý luận và hoạt động thực tiễn

111 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp 3.4.7. Xác định rõ các căn cứ và hoàn thiện quy trình thanh toán vốn đầu tư 3.4.7.1. Xác định rõ các căn cứ để thanh toán TT Tài liệu Chủ đầu tư gửi đến Kho bạc nhà nước I Vốn Quy hoạch Tài li ệu gửi một lần (trừ trường hợp có bổ sung điều chỉnh) 1 Tài liệu để mở tài khoản 2 Văn bản của cấp có thẩm quyền phê duyệt đề cương hoặc nhiệm vụ dự án quy hoạch 3 Dự toán chi phí công tác quy hoạch được duyệt 4 Văn b ản lựa chọn nhà thầu theo quy đ ịnh của Luật Đ ấu thầu 5 Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu (bản chính) Tài li ệu bổ sung hàng n ăm 6 Kế hoạch vốn quy hoạch hàng năm của Bộ, ngành (DA do TW quản lý), UBND các cấp và ý kiến bằng văn bản về việc phân bổ kế hoạch của Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc TW, phòng tài chính huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thông báo (DA do địa phương quản lý) Tạm ứng vốn 1 Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư 2 Giấy rút vốn đầu tư 3 Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng có thoả thuận BL TU) Thanh toán khối lượng quy hoạch hoàn thành 1 Gi ấy đ ề nghị thanh toán vốn đ ầu t ư 2 Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng 3 Gi ấy rút vốn đ ầu t ư 4 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) 5 B ảng xác đ ịnh giá trị khối l ư ợng phát sinh ngoài hợp đ ồng, nếu có khối l ư ợng phát sinh ngoài hợp đồng II V ốn chuẩn bị đ ầu t ư

112 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp TT Tài liệu Chủ đầu tư gửi đến Kho bạc nhà nước Tài li ệ u ch ỉ gửi 1 lần (trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh) 1 Tài liệu để mở tài khoản 2 D ự toán chi phí công tác CB ĐT đư ợc duyệt 3 Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu 4 H ợp đ ồng giữa chủ đ ầu t ư v ới nhà thầu 5 (Trường hợp chủ đầu tư tự thực hiện : Văn bản cho phép tự thực hiện của cấp có thẩm quyền, dự toán chi phí công tác CBĐT được duyệt, văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ) Tài li ệu gửi bổ sung hàng n ăm 1 Kế hoạch vốn CBĐT hàng năm của Bộ, ngành (DA do TW quản lý), UBND các cấp (DA do địa phương quản lý). 2 Thông báo danh mục dự án và vốn CBĐT hàng năm của KBNN (DA do TW quản lý), cơ quan tài chính (DA do địa phương quản lý) Tạm ứng vốn 1 Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư 2 Giấy rút vốn đầu tư 3 Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng) Thanh toán khối lượng chuẩn bị đầu tư hoàn thành 1 B ảng xác đ ịnh giá trị khối l ư ợng công việc hoàn thành theo hợp đ ồng 2 Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư 3 Gi ấy rút vốn đ ầu t ư 4 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) 5 B ảng xác đ ịnh giá trị khối l ư ợng phát sinh ngoài hợp đ ồng nếu có khối l ư ợng phát sinh ngoài hợp đồng III V ốn Thực hiện đ ầu t ư A Tài liệu gửi 1 lần 1 Tài liệu để mở tài khoản

113 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp TT Tài liệu Chủ đầu tư gửi đến Kho bạc nhà nước 2 Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với các dự án chỉ lập báo cáo kinh tế kỹ thuật) kèm theo quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có) 4 Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của luật Đấu thầu 5 Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu gồm các tài liệu đi kèm bản hợp đồng (trừ đề xuất của nhà thầu; các chỉ dẫn kỹ thuật, điều kiện tham chiếu, các bản vẽ thiết kế và các tài liệu mang tính chất kỹ thuật khác); 6 Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng 7 Đ ối với dự án ODA có vốn đ ối ứng tham gia còn bổ sung thêm các tài liệu là bản dịch tiếng Việt có chữ ký và dấu của chủ đầu tư: Hiệp định tín dụng, sổ tay giải ngân (nếu có). Riêng hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu phải là văn bản bằng tiếng Việt hoặc bản dịch bằng tiếng Việt có chữ ký và dấu của chủ đầu tư; Bảo lãnh tạm ứng (nếu có) theo quy định cụ thể của hợp đồng Trường hợp t ự thực hiện dự án : Dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc BCKTKT được duyệt; kèm theo quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có) ; dự toán chi tiết được duyệt cho từng công việc, hạng mục công trình ;văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (nếu có quyết định riêng) hoặc nằm trong quyết định đầu tư dự án ; văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ Đối với CBĐT nhưng b ố trí vốn trong kế hoạch TH ĐT : QĐ phê duyệt dự toán kèm theo dự toán chi phí cho các công việc CBĐT hoặc DT cho từng công việc được duyệt Đ ối với công vi ệc CBTHDA nh ưng b ố trí vốn trong kế hoạch TH ĐT : QĐ đầu tư của cấp có thẩm quyền kèm theo dự án ĐTXDCT hoặc Báo cáo KTKT được duyệt, QĐ phê duyệt dự toán kèm theo DT chi phí cho các công việc - Quyết định phê duyệt dự toán kèm theo dự toán chi phí cho các công việc

114 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp TT Tài liệu Chủ đầu tư gửi đến Kho bạc nhà nước chuẩn bị thực hiện dự án được duyệt hoặc dự toán cho từng công việc được duyệt - Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu - Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu bao gồm cả tài liệu kèm theo hợp đồng (trừ đề xuất của nhà thầu; các chỉ dẫn kỹ thuật, điều kiện tham chiếu, các bản vẽ thiết kế và các tài liệu mang tính chất kỹ thuật khác) B Tài liệu bổ sung hàng năm: 1 Kế hoạch vốn đầu tư hàng năm của Bộ, ngành (DA do TW quản lý), UBND các cấp (DA do địa phương quản lý); 2 Thông báo danh mục dự án và vốn đầu tư hàng năm của KBNN (DA do TW quản lý), cơ quan tài chính (DA do địa phương quản lý) C Tạm ứng vốn 1 Gi ấy đ ề nghị thanh toán vốn đ ầu t ư 2 Giấy rút vốn đầu tư 3 B ảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu, nếu có Đối từng loại chi phí quản lý dự án và chi phí khác - Dự toán chi phí quản lý dự án được duyệt (đối với trường hợp phải lập dự toán) hoặc hợp đồng (nếu thuê tư vấn quản lý dự án) - Đối với công việc phải thuê tư vấn (trừ tư vấn quản lý dự án) gửi văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu, hợp đồng - Đối với một số cấu kiện bán thành phẩm trong xây dựng có giá trị lớn phải được sản xuất trước để đảm bảo tiến độ thi công và vật tư phải dự trữ theo mùa, mức vốn tạm ứng theo nhu cầu cần thiết và do chủ đầu tư thống nhất với nhà thầu. KBNN nơi mở dự án xem xét, tạm ứng theo đề nghị của chủ đầu tư D Thanh toán kh ối l ư ợng hoàn thành Thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng 1 B ảng xác đ ịnh giá trị khối l ư ợng công việc hoàn thành theo hợp đ ồng 2 Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư

115 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp TT Tài liệu Chủ đầu tư gửi đến Kho bạc nhà nước 3 Giấy rút vốn đầu tư 4 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng) 5 B ảng xá c đ ịnh giá trị khối l ư ợng phát sinh ngoài hợp đ ồng nếu có khối l ư ợng phát sinh ngoài hợp đồng Đ ối với chi phí phá và tháo d ỡ các vật kiến trúc cũ còn g ửi thêm các tài liệu sau: hợp đồng giữa chủ đầu tư và đơn vị nhận phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ, dự toán được duyệt, biên bản thanh lý vật tư thu hồi (nếu có). Thanh toán khối lượng hoàn thành không thông qua hợp đồng 1 Gi ấy đ ề nghị thanh toán vốn đ ầu t ư 2 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư, nếu có 3 Gi ấy rút vốn đ ầu t ư Trường hợp t ự là m : các tài liệu được vận dụng như đối với thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng Trường hợp thanh toán chi phí qu ản lý dự án: 1. Trường hợp không mở tài khoản tiền gửi:Dự toán chi phí quản lý được duyệt (trường hợp phải lập dự toán); giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư 2. Trường hợp mở tài khoản tiền gửi chi phí quản lý dự án: - Trích chi phí quản lý dự án: Dự toán chi phí quản lý được duyệt, giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư. - Thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài khoản tiền gửi: Bảng kê thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài khoản tiền gửi do chủ đầu tư lập; ủy nhiệm chi, giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi hoặc séc lĩnh tiền mặt IV Vốn bồi thường giải phóng mặt bằng, tái định cư Tài liệu cơ sở (gửi một lần) 1. Đối với dự án vốn quy hoạch: Văn bản của cấp có thẩm quyền phê duyệt đề cương hoặc nhiệm vụ quy hoạch; dự toán chi phí cho công tác quy hoạch được duyệt; Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu

116 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp TT Tài liệu Chủ đầu tư gửi đến Kho bạc nhà nước thầu; Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu 2. Đối với vốn chuẩn bị đầu tư: Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt; Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu; hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu 3. Đối với vốn thực hiện đầu tư: Dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư và văn bản phê duyệt dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư; phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; dự toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; dự toán chi phí tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt. - Đối với dự án GPMBTĐC có hạng mục xây dựng khu tái định cư hoặc mua nhà tái định cư, xây dựng cơ sở hạ tầng khu sản xuất kinh doanh dịch vụ phi nông nghiệp phải gửi thêm các tài liệu sau: Hợp đồng mua nhà phục vụ tái định cư của chủ đầu tư, văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu, hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu; dự toán chi tiết được duyệt của các công việc, gói thầu chỉ định thầu và tự thực hiện. Tài liệu gửi bổ sung hàng năm: - Đối với công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư là một hạng mục trong dự án đầu tư xây dựng công trình: thông báo danh mục dự án và vốn quy hoạch hàng năm do kho bạc nhà nước thông báo, kế hoạch vốn của UBND các cấp và ý kiến bằng văn bản của Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Phòng Tài chính quận, huyện, thị xã thành phố thuộc tỉnh thông báo. - Đối với dự án giải phóng mặt bằng tái định cư sử dụng vốn ngân sách khác cũng tương tự nội dung trên Tạm ứng vốn Đối với công việc bồi thường, hỗ trợ 1 Bản đăng ký kế hoạch thực hiện giải phóng mặt bằng của CĐT với KBNN 2 Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư 3 Giấy rút vốn đầu tư

117 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp TT Tài liệu Chủ đầu tư gửi đến Kho bạc nhà nước Đối với hợp đồng mua nhà phục vụ tái định cư 1 Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư 2 Gi ấy rút vốn đ ầu t ư Thanh toán khối lượng hoàn thành Đ ối với công việc bồi th ư ờng, hỗ trợ 1 Biên bản xác nhận khối lượng bồi thường, hỗ trợ thực hiện. Biên bản này do chủ đầu tư hoặc Hội đồng bồi thường, hỗ trợ và tái định cư lập, có chữ ký, đóng dấu của các thành viên gồm: Chủ đầu tư; Hội đồng bồi thường, hỗ trợ tái định cư; KBNN và người thụ hưởng. 2 Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư 3 Gi ấy rút vốn đ ầu t ư 4 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) Đối với hợp đồng mua nhà phục vụ tái định cư 1 Biên bản bàn giao nhà 2 Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư 3 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) 4 Giấy rút vốn đầu tư V D ự án một hoặc nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách 1 Tại KBNN trực tiếp kiểm soát hồ sơ thanh toán (KB A): Theo quy định của Quy trình này và công văn 1944/KBNN –TTVĐT 21/10/2005 hoặc văn bản sửa đổi, bổ sung. 2 T ại KBNN tham gia đ ầu t ư DA (KB B): + CĐT g ửi: Hồ s ơ m ở tài khoản, kế hoạch vốn của cấp NS tương ứng với nguồn vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư hoặc ủy nhiệm chi (CĐT lập thêm 1 liên so với quy định) + KB A gửi: Công văn đề nghị thanh toán (mẫu 01/TTVĐT cv 1944), giấy Đề nghị thanh toán vốn đầu tư đã được KB A chấp nhận. VI Công trình đặc thù 1 Công trình bí m ật nhà n ư ớc: DA thuộc Bộ CA , B ộ QP : Ch ứng từ chuyển tiền

118 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp TT Tài liệu Chủ đầu tư gửi đến Kho bạc nhà nước DA của các Bộ, ngành khác và các tỉnh, văn bản chứng minh là DA bí mật nhà nước 2 Công trình xây dựng theo lệnh khẩn cấp T ạm ứng vốn: Quyết định xây dựng công trình khẩn cấp của người có thẩm quyền; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư; Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng). Thanh toán kh ối l ư ợng hoàn thành : Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành, giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng nếu có khối lượng phát sinh VII Vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư 1 DA t ừ 1 tỷ trở lên: nh ư v ốn đ ầu t ư XDCB nêu trên 2 DA dưới 1 tỷ Tài li ệu gửi 1 lần (trừ tr ư ờng hợp có bổ sung đi ều chỉnh): Tài liệu đ ể mở tài khoản, dự toán và QĐ phê duyệt TKDT của cấp có thẩm quyền, văn bản là chủ nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu (trường hợp tự thực hiện: QĐ của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện), Hợp đồng giữa CĐT và nhà thầu (trường hợp tự thực hiện: văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ) Tài liệu bổ sung hàng năm: Kế hoạch vốn hàng năm hoặc dự toán VSN hàng năm của Bộ, ngành, UBND các cấp; Thông báo thanh toán vốn hàng năm của KBNN T ạm ứng vốn: Gi ấy đ ề nghị thanh toán vốn đ ầu t ư, gi ấy rút vốn đ ầu t ư, b ảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng) Thanh toán kh ối l ư ợng hoàn thành: Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), bảng xác định giá trị

119 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp TT Tài liệu Chủ đầu tư gửi đến Kho bạc nhà nước khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng nếu có khối lượng phát sinh VIII Dự án ứng trước kế hoạch vốn Như DA đư ợc thông báo kế hoạch V ĐT năm Thời gian thanh toán: kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ T ạm ứng: 5 ngày làm việc Thanh toán khối lượng hoàn thành: 7 ngày làm việc 3.4.7.2. Hoàn thiện và công khai hóa quy trình thanh toán vốn đầu tư Giá sản phẩm xây dựng có giá trị lớn vì vậy phải thanh toán, tạm ứng nhiều lần theo tiến độ thực hiện và cam kết trong hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Chính vì việc thanh toán nhiều lần đối với sản phẩm xây dựng nên tốn mất nhiều thời gian và cần một cơ quan quản lý thanh toán cấp phát vốn đầu tư là Kho bạc nhà nước. Cơ quan này có trách nhiệm thanh toán vốn đầu tư cho các dự án sử dụng vốn ngân sách. Để đảm bảo việc thanh toán vốn đầu tư được thanh toán nhanh chóng, kịp thời thì việc xây dựng một quy trình thanh toán một cửa là việc làm cần thiết hơn bao giờ hết. Trong đó thời gian vừa qua toàn bộ hệ thống kho bạc đã tiến hành thủ tục thanh toán vốn đầu tư theo cơ chế mới, tuy thủ tục giải quyết đã được rút ngắn nhưng KBNN cần quan tâm hơn nữa đến việc tổ chức, rà soát và đôn đốc các phòng nghiệp vụ (Phòng Thanh toán vốn đầu tư, phòng KTTH, Phòng Kế toán, Bộ phận tiếp nhận hồ sơ thanh toán) trong công tác thanh toán đồng thời cần có cán bộ biên chế ổn định cho các phòng, cán bộ làm công tác thanh toán phải nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ và quy trình thanh toán; công khai quy trình thanh toán ở Kho bạc nhà nước các cấp. Quy trình thực hiện các bước công việc và thời gian kiểm soát vốn tạm ứng Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị tạm ứng cán bộ thanh toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, đối chiếu mức vốn đề nghị tam ứng với tỷ lệ quy định và kế hoạch vốn quy hoạch hàng năm được thông báo, tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ các chỉ tiêu, ký vào giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư và lập tờ trình lãnh đạo, báo cáo trưởng phòng thanh toán vốn đầu tư.

120 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp Trên cơ sở nguồn vốn hiện có, Trưởng phòng thanh toán vốn đầu tư xem xét, ký vào các chứng từ, tờ trình và trình lãnh đạo Kho bạc nhà nước duyệt (hồ sơ trình lãnh đạo gồm toàn bộ hồ sơ tạm ứng và tờ trình lãnh đạo). Trường hợp chủ đầu tư đề nghị tạm ứng nhiều lần theo quy định của hợp đồng, cán bộ thanh toán phải theo dõi lũy kế số vốn đã tạm ứng, đảm bảo không vượt kế hoạch vốn hàng năm của dự án. Nếu kế hoạch vốn hàng năm bố trí không đủ theo mức vốn tạm ứng của hợp đồng, thì tiếp tục tạm ứng vào kế hoạch năm sau cho đủ mức tạm ứng của hợp đồng. Sau khi được duyệt, phòng TT VĐT chuyển giấy rút vốn đầu tư cho phòng kế toán. Trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được tài liệu do phòng TT VĐT chuyển sang, kế toán làm thủ tục tạm ứng. Sau khi hoàn thành thủ tục tạm ứng kế toán lưu 01 liên giấy rút vốn đầu tư, các liên còn lại phòng kế toán chuyển lại phòng TT VĐT để lưu hồ sơ dự án và trả chủ đầu tư. Việc giao nhận chứng từ giữa phòng TT VĐT và phòng kế toán phải được ký nhận trên sổ giao nhận chứng từ. Nếu chấp nhận tạm ứng khác với mức vốn đề nghị tạm ứng, sau khi báo cáo Trưởng phòng TT VĐT, cán bộ thanh toán thông báo và trả lại giấy rút vốn đầu tư cho chủ đầu tư để lập lại giấy rút vốn đầu tư khác. Sơ đồ 1.11: Sơ đồ quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ thanh toán