LUẬN VĂN: Giải pháp nâng cao chất lượng thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước là yêu cầu bức thiết có ý nghĩa cả về lý luận và hoạt động thực tiễn

101 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp + Giai đoạn 3: Kho bạc nhà nước kiểm soát hồ sơ thanh toán do chủ đầu tư gửi lên. Nguyên tắc kiểm soát thanh toán dựa trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư, KBNN căn cứ vào các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện thanh toán) và giá trị từng lần thanh toán để thanh toán cho chủ đầu tư. Cán bộ thanh toán sau khi nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phải kiểm tra: 1. Kiểm tra thủ tục, hồ sơ thanh toán gửi 1 lần và gửi từng lần thanh toán - Sự đầy đủ của tài liệu theo quy định như số lượng tài liệu, danh mục tài liệu 2. Kiểm tra tính pháp lý của các tài liệu: Tính hợp pháp, hợp lệ của từng tài liệu, chữ ký, con dấu, tài khoản ngân hàng. Sự logic về thời gian các văn bản, tài liệu. 3. Kiểm tra nội dung thanh toán: Căn cứ theo hồ sơ dự thầu (hồ sơ đề xuất đối với chỉ định thầu) khối lượng đề nghị thanh toán trong bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng để đảm bảo khối lượng hoàn thành đó thuộc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu) hoặc khối lượng trong hồ sơ trúng thầu, hoặc dự toán bổ sung được duyệt (đối với khối lượng phát Kiểm soát hồ sơ từng lần thanh toán Bước 1: Kiểm tra biên bản nghiệm Bước 2: Ki ểm tra khối lư ợng hoàn thành so v ới thiết kế, hồ s ơ d ự thầu và khối Bước 3: Ki ểm tra s ự phù hợp danh m ục thanh toán với kế hoạch vốn đư ợc giao chỉ Bước 4: Kiểm tra lỗi số học, chính t ả Bước 5: Kiểm tra tài liệu gửi 1 lần và từng lần thanh toán Kỹ sư định giá đánh giá và ki ến

102 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp sinh ngoài hợp đồng, các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, điều kiện thanh toán), đối chiếu với kế hoạch vốn năm được thông báo. Kiểm tra đối với hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của gói thầu, hợp đồng thanh toán nhiều lần: đối chiếu công việc, khối lượng hoàn thành theo nội dung ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng để đảm bảo khối lượng hoàn thành đó thuộc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu), hoặc dự toán bổ sung được duyệt (đối với hạng mục mới phát sinh ngoài dự toán), các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, điều kiện thanh toán), đối chiếu với kế hoạch vốn năm được thông báo. Sơ đồ 1.8: Quy trình kiểm tra hồ sơ thanh toán Kiểm tra thủ tục, hồ sơ gửi 1 lần duy nh ất Tài liệu để mở tài Dự án đầu tư và Quyết Dự toán và quyết định phê duy ệt Quyết định lựa chọn NT, Kế hoạch vốn năm đư ợc thông Kiểm tra thủ tục, h ồ s ơ thanh Biên bản nghiệm thu Bảng xác định gía trị hoàn thành Bảng tính giá trị đề Giấy đề nghị thanh toán vốn Giấy rút vốn đầu tư

103 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp 3.4.6. Thanh toán vốn đầu tư theo hợp đồng Việc xây dựng các điều khoản thanh toán, quyết toán trong hợp đồng là căn cứ pháp lý cao nhất để quản lý giá hợp đồng. Nếu khâu này được thực hiện tốt sẽ làm rõ các vấn đề thanh toán theo hợp đồng. Vì vậy, để thanh toán vốn đầu tư thông qua hợp đồng trong hoạt động xây dựng phải xác định rõ các nội dung trong hợp đồng như sau: (1) Căn cứ pháp lý ký kết hợp đồng: Hệ thống luật ràng buộc trong quản lý hoạt động đầu tư xây dựng, quản lý vốn như: Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu, Luật Nhà ở, Luật Kinh doanh bất động sản, Luật Ngân sách, Luật Đầu tư và các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành các luật trên, cùng với các quy định về quản lý vốn của nhà tài trợ nước ngoài, các tổ chức quốc tế tham gia góp vốn. Ngoài ra không thể thiếu được các văn bản pháp lý về kết quả lựa chọn nhà thầu, văn bản chỉ định thầu... (2) Hồ sơ hợp đồng và các phụ lục kèm theo hợp đồng Hồ sơ hợp đồng phải tuân thủ các quy định chung các văn bản pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế. Phụ lục kèm theo hợp đồng là bộ phận không tách rời của hợp đồng xây dựng. Tùy theo quy mô, tính chất công việc, tài liệu kèm theo hợp đồng xây dựng có thể bao gồm toàn bộ hay một phần các tài liệu sau: 1. Thông báo trúng thầu hoặc văn bản chỉ định thầu của Chủ đầu tư đã được phê duyệt và gửi đến nhà thầu trúng thầu. 2. Điều kiện hợp đồng: Tiến độ thi công, giá hợp đồng của gói thầu (đối với đấu thầu là giá dự thầu trong hồ sơ dự thầu, đối với chỉ định thầu là giá trong hồ sơ đề xuất). 3. Đề xuất của nhà thầu (ví dụ: thư giảm giá của nhà thầu) 4. Các chỉ dẫn kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, điều kiện tham chiếu (ví dụ như các phụ lục trong hồ sơ yêu cầu hoặc hồ sơ mời thầu). 5. Các sửa đổi bằng văn bản và biên bản đàm phán hợp đồng giữa bên giao thầu và bên nhận thầu. 6. Bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tiền tạm ứng và các loại bảo lãnh khác, nếu có. - Giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng được quy định trong hồ sơ mời thầu để phòng ngừa các rủi ro khi nhà thầu do một yếu tố nào đó không thực hiện gói thầu. Thời gian có hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng xây dựng phải kéo dài cho đến khi chuyển sang

104 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp thực hiện nghĩa vụ bảo hành, nếu có. Nhà thầu không được nhận lại bảo đảm thực hiện hợp đồng xây dựng trong trường hợp từ chối thực hiện hợp đồng. Giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng tối đa bằng 10% giá hợp đồng xây dựng. (3) Khối lượng và phạm vi công việc Để quản lý chi phí trong khâu thanh toán vốn cần xác định rõ khối lượng công việc thực hiện trong hợp đồng cho từng công trình, hạng mục công trình. Khối lượng được xác định phải theo đúng hồ sơ thiết kế đã được phê duyệt, trường hợp có những bổ sung, điều chỉnh so với thiết kế, hồ sơ dự thầu cần có sự đồng ý của tư vấn thiết kế, sau khi tư vấn thiết kế có ý kiến đề xuất với chủ đầu tư, chủ đầu tư đồng ý thì chủ đầu tư và nhà thầu mới tiến hành thoả thuận và ký kết bổ sung hợp đồng hoặc ký kết hợp đồng mới trong đó có kèm theo phụ lục bổ sung hợp đồng. Trường hợp khối lượng giữa hồ sơ thiết kế và hồ sơ dự thầu có sự khác nhau thì tư vấn thiết kế hoặc nhà thầu cần có văn bản gửi chủ đầu tư để chủ đầu tư đưa ra quyết định. Khối lượng phát sinh trong hợp đồng nếu vượt quá một tỷ lệ nhất định (được ghi cụ thể trong hợp đồng) thì chủ đầu tư xem xét, điều chỉnh đơn giá của khối lượng phát sinh đó. (4) Giá hợp đồng, tạm ứng và thanh toán Giá hợp đồng phải được xác định căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng và các văn bản có liên quan, giá hợp đồng là cơ sở để thanh toán theo giai đoạn ghi trong hợp đồng cho nhà thầu. Quy định về tạm ứng trong hợp đồng: Để quản lý chi phí trong thanh toán vốn đầu tư xây dựng cần quy định chặt chẽ, rõ ràng về tạm ứng vốn như: - Tỷ lệ tạm ứng vốn (không được vượt tỷ lệ quy định nhà nước ban hành) - Mức thu hồi tạm ứng vốn (do chủ đầu tư thống nhất với nhà thầu để xác định); - Thời điểm bắt đầu thu hồi: từ lần thanh toán đầu tiên; - Thời điểm thu hồi hết: khi thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng. Tiền tạm ứng sẽ được thu hồi bằng cách giảm trừ trong các lần thanh toán, tỷ lệ giảm trừ dựa trên tỷ lệ thu hồi theo quy định trong hợp đồng. Trường hợp số tiền tạm ứng chưa được thu hồi hết trước khi ký biên bàn bàn giao hoàn thành và khi kết thúc hợp đồng xây dựng thì số tiền tạm ứng chưa thu hồi này sẽ là nợ đến hạn và nhà thầu có trách nhiệm thanh toán cho Chủ đầu tư.

105 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp Điều khoản thanh toán trong hợp đồng phải được quy định cụ thể đối với từng loại hợp đồng (hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá, hợp đồng theo thời gian, hợp đồng theo tỷ lệ %). - Đối với hợp đồng trọn gói: giá hợp đồng không được điều chỉnh trong quá trình thực hiện hợp đồng, trừ trường hợp bất khả kháng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Đối với hợp đồng trọn gói thuộc gói thầu gồm hai hoặc nhiều phần công việc như lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật thì trong hợp đồng cần quy định phương thức thanh toán cho từng phần. Trường hợp báo cáo nghiên cứu tiền khả thi không được phê duyệt thì nhà thầu chỉ được thanh toán cho phần công việc lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, trường hợp báo cáo nghiên cứu khả thi không được phê duyệt thì nhà thầu chỉ được thanh toán cho công việc báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và báo cáo nghiên cứu khả thi. Trước khi ký kết hợp đồng, các bên liên quan cần rà soát lại khối lượng công việc theo thiết kế được duyệt, nếu nhà thầu và kỹ sư định giá phát hiện bảng khối lượng bóc tách từ thiết kế chưa chính xác, chủ đầu tư cần báo cáo người có thẩm quyền xem xét, quyết định việc bổ sung khối lượng công việc để bảo đảm phù hợp với thiết kế. - Đối với hợp đồng theo đơn giá: Giá trị thanh toán được tính bằng cách lấy đơn giá trong hợp đồng hoặc đơn giá được điều chỉnh nêu trong hợp đồng nhân với khối lượng, số lượng công việc thực tế mà nhà thầu đó thực hiện. Đối với công việc xây lắp, trường hợp khối lượng công việc thực tế mà nhà thầu đó thực hiện để hoàn thành theo đúng thiết kế ít hơn khối lượng công việc nêu trong hợp đồng, nhà thầu chỉ được thanh toán cho phần khối lượng thực tế đó thực hiện. Trường hợp khối lượng công việc thực tế mà nhà thầu đó thực hiện để hoàn thành theo đúng thiết kế nhiều hơn khối lượng công việc nêu trong hợp đồng, nhà thầu được thanh toán cho phần chênh lệch khối lượng công việc này. Chủ đầu tư (hoặc kỹ sư định giá), tư vấn giám sát và nhà thầu chịu trách nhiệm xác nhận vào biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành để làm cơ sở thanh toán cho nhà thầu. (5) Thay đổi và điều chỉnh đơn giá và giá hợp đồng

106 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp Những trường hợp thay đổi và điều chỉnh giá trong hợp đồng cần phải được quy định chặt chẽ, đặc biệt tham khảo ý kiến của kỹ sư định giá (KSĐG) trước khi chủ đầu tư ra quyết định: Phương pháp điều chỉnh giá trong hợp đồng phải bảo đảm phù hợp với tính chất công việc nêu trong hợp đồng. Các cơ sở dữ liệu đầu vào để tính toán điều chỉnh giá phải phù hợp với nội dung công việc. Trong hợp đồng cần quy định sử dụng báo giá, hoặc chỉ số giá của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương, trung ương hoặc cơ quan chuyên ngành độc lập của nước ngoài ban hành đối với chi phí có nguồn gốc từ nước ngoài và phải được sự đồng ý của kỹ sư định giá. Trường hợp có điều chỉnh khối lượng hoặc tính chất của bất kỳ công việc có điều chỉnh nào liên quan đến khối lượng hoặc tính chất công việc của toàn bộ công trình hoặc một bộ phận công trình, mà theo ý kiến của kỹ sư định giá là đơn giá hoặc giá trong hợp đồng của hạng mục đó, do đã có điều chỉnh nên không còn thích hợp hoặc không còn sử dụng được nữa, thì sau khi tham khảo ý kiến của chủ đầu tư và nhà thầu, sẽ quy định một đơn giá hoặc giá thích hợp theo thỏa thuận chung giữa kỹ sư định giá và nhà thầu. Trường hợp bất đồng ý kiến, kỹ sư định giá chỉ định một đơn giá hoặc giá mà KSĐG cho là thích hợp và báo cho nhà thầu biết, đồng thời gửi bản sao cho Chủ đầu tư. Khi chưa chỉ định xong đơn giá hoặc giá, kỹ sư phải xác định đơn giá hoặc giá tạm thời để cho phép các thanh toán giai đoạn theo cam kết trong hợp đồng. Trường hợp có phát sinh hợp lý những công việc ngoài quy định trong hợp đồng mà không làm thay đổi mục tiêu đầu tư hoặc tổng mức đầu tư (đối với hợp đồng trọn gói là công việc thực hiện theo thiết kế, đối với khối lượng xây lắp là ngoài khối lượng công việc theo hợp đồng) như chính sách thuế, tiền lương có ảnh hưởng đến giá hợp đồng hoặc nhiên liệu, vật tư, thiết bị nêu trong hợp đồng do nhà nước kiểm soát có biến động lớn ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng thì chủ đầu tư báo cáo người quyết định đầu tư xem xét, quyết định. (6) Nghiệm thu các công việc hoàn thành (khối lượng hoàn thành) Nghiệm thu hạng mục công trình, bộ phận, giai đoạn thi công và nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng là quy định bắt buộc về quản lý chất lượng công trình xây dựng.

107 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp Giai đoạn này được thực hiện tốt không những đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật về chất lượng mà còn góp phần giảm một phần đáng kể thất thoát trong giai đoạn thi công xây dựng công trình. Vì vậy trong hợp đồng cần nêu rõ các điều kiện được nghiệm thu, nội dung những công việc cần nghiệm thu (nghiệm thu từng phần, nghiệm thu toàn bộ công việc). Để đảm bảo công tác nghiệm thu có hiệu quả, nhà thầu phải tiến hành nghiệm thu nội bộ. Giai đoạn này kiểm tra lại nội dung công việc đã thực hiện, các tiêu chuẩn kỹ thuật được áp dụng. Sau đó, mới gửi văn bản cho kỹ sư tư vấn giám sát để nghiệm thu chính thức. Trong quá trình nghiệm thu, kỹ sư tư vấn giám sát phải có phương pháp kiểm tra thích hợp đối với từng công việc nghiệm thu, đo đếm chi tiết các vật liệu, bộ phận cấu tạo theo đúng quy định. Trường hợp nhà thầu thực hiện sai, phải có văn bản gửi nhà thầu và chủ đầu tư về việc dỡ bỏ và yêu cầu làm lại. Đặc biệt đối với những phần bị che khuất (cốt thép, cọc khoan nhồi, cọc đóng…) nếu chưa được sự đồng ý của kỹ sư tư vấn giám sát, nhà thầu phải tạo mọi điều kiện đầy đủ để kỹ sư kiểm tra, đo đếm phần công trình bị bao phủ hoặc bị che khuất và kiểm tra phần móng trước khi tiến hành các công việc tiếp theo. Nhà thầu phải báo trước cho kỹ sư khi nào thì sẵn sàng cho việc kiểm tra phần công trình hoặc phần móng, đồng thời kỹ sư tư vấn giám sát phải không được chậm chễ tham dự việc kiểm tra và đo đếm phần việc nghiệm thu. (7) Quyết toán hợp đồng Trong hợp đồng phải quy định trình tự, thủ tục, thời hạn giao nộp quyết toán nhưng không quá 30 ngày, nội dung hồ sơ quyết toán hợp đồng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng cụ thể trên nguyên tắc tài liệu đã có (biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán từng giai đoạn) chỉ lập bảng thống kê, tài liệu nào chưa có thì làm mới. Nội dung quyết toán hợp đồng gồm: - Hồ sơ hoàn công (đối với hợp đồng thi công xây dựng công trình) đã được các bên xác nhận; - Các biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành; - Biên bản xác nhận khối lượng công việc phát sinh; - Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng; - Biên bản nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình;

108 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp - Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng; - Bản xác định giá trị quyết toán hợp đồng đã được các bên xác nhận; - Các tài liệu khác có liên quan. (8) Các quy định chung và quy định của nhà tài trợ nước ngoài đối với các dự án sử dụng các nguồn vốn khác (9) Uỷ quyền hợp đồng và hợp đồng phụ, sử dụng các nhà thầu phụ trong quá trình thực hiện hợp đồng.

109 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp Căn cứ thanh toán vốn đầu tư theo h ợp đ ồng 1. Căn cứ pháp lý để ký kết hợp đồng 3. Hồ sơ hợp đồng và các phụ lục kèm theo 2. Khối lượng và phạm vi công việc 5. Giá hợp đồng, tạm ứng và thanh 4. Thay đổi và điều chỉnh đơn giá và giá 6. Nghiệm thu các công việc hoàn 7. Quyết toán hợp đồng 8. Các quy định chung và quy định của nhà tài trợ nước ngoài đối với các DA s ử d ụng 9. ủy quyền hợp đồng và hợp đồng phụ, sử dụng nhà thầu phụ trong quá Hệ thống luật và văn bản hư ớng dẫn Quy định của nhà tài trợ nư ớc ngoài 1. Thông báo trúng thầu hoặc văn bản chỉ đ ịnh thầu 2. Điều kiện h ợp đ ồng 3. Đề xuất của nhà th ầu 4. Các chỉ dẫn kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, điều ki ện tham chiếu 5. Các sửa đổi bằng văn bản và biên bản đàm phán h ợp đ ồng giữa các 6. Bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tiền tạm ứng và các loại bảo lãnh khác n ếu có 1. Tỷ lệ tạm ứng vốn 2. Mức thu hồi tạm ứng vốn 3. Thời điểm bắt đầu thu hồi 4. Thời điểm thu hồi hết 5. Tỷ lệ giảm trừ tạm ứng 6. Tỷ lệ giảm trừ thư giảm 1. Hồ sơ hoàn công 2. Biên bản nghiệm thu khối lư ợn g hòan 3. Biên bản xác nhận khối lượng công việc phát sinh 4. Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát xây d ựng 5. Biên bản nghiệm thu 6. Biên bản bàn giao công trình đưa vào s ử dụng 7. Bảng xác định giá trị Sơ đ ồ 1.9: C ăn c ứ thanh toán vốn đầu tư theo các điều kho ản trong hợp đ ồng

110 Vũ Đức Thắng Luận văn cao học –CN: Kinh tế Công nghiệp Thanh toán hợp đ ồng Thời hạn thanh toán 10 ngày làm việc CĐT thanh toán cho nhà Trong 3 ngày làm việc, chủ đầu tư hoàn thành thủ tục và chuyển đề nghị thanh toán t ới c ơ quan c ấp Trong 7 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận hồ sơ của chủ đầu tư, cơ quan cấp phát v ốn kiểm tra, Quyết toán hợp đ ồng Trong 30 ngày sau khi bên nhận thầu hoàn thành các Trong thời hạn 45 ngày chấm dứt trách nhiệm giữa các bên, hoàn thành ngh ĩa vụ Thanh lý hợp đ ồng