Luận văn đề tài: Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty Tây Hồ - Bộ quốc phòng

và nhược điểm cần khắc phục trong công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp. 1.Ưu điểm trong công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp của công ty Tây Hồ Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý và hạch toán khoa học, có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu quản lý của nền kinh tế thị trường, chủ động trong hợp đồng quản lý kinh doanh. Bộ máy tổ chức quản lý sản xuất của công ty là tương đối gọn nhẹ, hợp lý, năng động, luôn tuân thủ những chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành, thực hiện nghiêm túc đầy đủ các quy định về lập, kiểm tra chứng từ, trình tự luân chuyển và lưu giữ chứng từ theo chế độ kế toán. Bên cạnh đó, công ty còn có một đội ngũ cán bộ kế toán nhiệt tình, trung thực, có trình độ chuyên môn cao, được bố trí hợp lý và phân công công việc cụ thể góp phần đắc lực vào công tác hạch toán kế toán và quản lý nền kinh tế tài chính của công ty. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì công ty đã nhanh chóng áp dụng phần mềm kế toán máy FAST vào công tác tổ chức hạch toán kế toán của công ty làm cho bộ máy tổ chức kế toán đã phát huy một cách có hiệu quả hơn trong công tác kế toán nói chung và trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp nói riêng. Công việc hạch toán kế toán và ghi sổ trở nên đơn giản hơn nhiều và có độ chính xác cao, đảm bảo cung cấp số liệu thông tin kinh tế kịp thời cho các nhà quản lý. Về công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, công ty tổ chức hạch toán chi phí sản xuất theo từng công trình, hạng mục công trình, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chi phí sản xuất. Trong quá trình tập hợp chi phí sản xuất thì luôn có sự kết hợp chặt chẽ giữa các xí nghiệp, đội xây dựng ( thu thập chứng từ, tập hợp chi phí phát sinh...) và với các phòng ban chức năng như phòng kế hoạch đầu tư trong việc

xác định giới hạn tạm ứng tiền vay cho các đội xây dựng. Điều này làm góp phần quản lý tốt chi phí sản xuất theo dự toán. Hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung sử dụng trong công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp là tương đối đầy đủ, hợp lý. Trình tự hạch toán các khoản chi phí sản xuất là tương đối khoa học và chặt chẽ, mọi chi phí phát sinh đều được tập hợp và phản ánh một cách đầy đủ rõ ràng góp phần cung cấp thông tin đáng tin cậy cho các nhà quản lý. Công tác quản lý và luân chuyển chứng từ được tổ chức chặt chẽ, khoa học từ các đội, xí nghiệp trực thuộc công ty. Phần lớn các chi phí phát sinh ở từng công trình đều được hạch toán trực tiếp cho từng công trình còn một số loại chi phí chung như chi phí khấu hao TSCĐ có tính chất chung hoặc do yêu cầu cần thông tin tài chính kịp thời thì công ty mới phân bổ cuối kỳ. Tuy nhiên các tiêu thức phân bổ đó được đánh giá là hợp lý, điều đó giúp cho việc tập hợp chi phí cho từng công trình được chính xác, phản ánh đúng chi phí phát sinh của từng công trình. Về quản lý vật tư thì mọi vật tư đều phải qua thủ tục nhập xuất và được kiểm tra kỹ lưỡng đơn giá, số lượng so với định mức và chất lượng, điều đó làm việc quản lý vật tư có tính hiệu quả cao, giảm được chi phí bến bãi, tiết kiệm được chi phí bảo quản, tiết kiệm vật tư và tránh hiện tượng mất mát, thất thoát vật tư. Ngoài ra công ty Tây Hồ tính giá hàng tồn kho xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh nên tạo điều kiện tính đúng và chính xác giá thành sản phẩm. Với đặc điểm và nhiệm vụ sản xuất của công ty xây lắp thì công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm như công ty hiện nay là tương đối phù hợp. Công ty đã xác định được đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành hợp lý, tạo điều kiện cho việc tính giá thành sản phẩm được nhanh chóng, kịp thời. Công tác kiểm kê khối lượng sản phẩm dở dang cuối

kỳ được tiến hành một cách khoa học, kết hợp giữa nhiêù bộ phận khác nhau để có hiệu quả hơn. Những ưu điểm về quản lý và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp trên có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm xây lắp, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. 2. Một số nhược điểm về tình hình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty Tây Hồ. Bên cạnh những ưu điểm như trên thì theo em công ty Tây Hồ vẫn còn một số hạn chế cần được hoàn thiện hơn đặc biệt là trong công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Như ta đề cập đến ở trên, công ty Tây Hồ có ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức bộ máy và sổ kế toán bằng việc sử dụng phần mềm kế toán FAST. Tuy nhiên công ty lại không thực hiện nối mạng nội bộ toàn công ty, do đó mà dẫn đến một số hạn chế như: + Việc tập hợp chi phí và việc lập một số sổ chi tiết , sổ tổng hợp cùng một số bảng kê bị trùng lặp giữa phòng kế toán của công ty và kế toán dưới đội và xí nghiệp. + Công tác thu nhận chứng từ chưa kịp thời làm ảnh hưởng đến yêu cầu của công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Dưới đội, xí nghiệp mỗi tháng tập hợp các chứng từ một lần rồi gửi lên công ty vào đầu tháng sau nhưng cũng có khi mấy tháng mới tập hợp chứng từ một lần ( không quá 3 tháng) để gửi lên công ty. Các chứng từ thu thập gửi về phòng kế toán công ty là đầy đủ song thường nộp muộn dẫn đến có chi phí phát sinh trong tháng này nhưng mấy tháng sau mới được phản ánh trên sổ kế toán của công ty, đặc biệt là với các công trình có thời gian thi công kéo dài, xa trụ sở. Điều này gây ra không ít khó khăn cho phòng kế toán ở công ty chậm trong việc tập hợp chi phí.

Trong công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp thì có những tồn tại: + Tại công ty, các đội và xí nghiệp không mở chi tiết cho TK 152 nên khó quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trong kho. Bên cạnh đó, dưới đội, xí nghiệp không tiến hành kiểm kê định kỳ ở kho vật tư nên không xác định được chính xác số nguyên vật liệu thực tế xuất dùng, do đó mà kế toán hạch toán hết vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình và như vậy là việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình là chưa chính xác. + Dưới các đội và xí nghiệp không mở chi tiết để theo dõi chi phí nhân công theo số lao động biên chế và hợp đồng dài hạn riêng với số lao động thời vụ nên mất nhiều thời gian và gây khó khăn trong việc lập bảng tính và phân bổ các khoản trích theo lương khi phải kiểm tra, đối chiếu số công nhân này. + Đối với việc tập hợp chi phí sử dụng máy thi công thì trên công ty, dưới đội và xí nghiệp đều không mở chi tiết TK 623 theo từng yếu tố chi phí, điều đó làm khó khăn hơn trong quản lý chi phí sử dụng máy thi công. + Do đặc điểm của ngành xây lắp là TSCĐ và máy thi công thường có giá trị rất lớn, do đó công ty thường phải vay tiền để mua sắm. Tuy nhiên công ty lại hạch toán số tiền lãi phải trả vào TK 214 là chưa hợp lý vì về bản chất đây không phải là chi phí khấu hao. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp đối với công ty Tây Hồ. 1. Về hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Trong giá thành sản phẩm xây lắp thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng cao nhất, do vậy công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đòi hỏi phải chính xác và đầy đủ. Công ty Tây Hồ hiện nay vẫn còn một số hạn chế trong hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Như đề cập đến ở trên, dưới đội, xí nghiệp không mở chi tiết cho TK 152. Do vậy, công ty nên mở chi tiết TK 152 chi tiết như sau: + TK 1521 “ Nguyên liệu, vật liệu chính”

+ TK 1522 “ Vật liệu phụ” + TK 1523 “ Nhiên liệu” + TK 1524 “ Phụ tùng” + TK 1525 “ Thiết bị xây dựng cơ bản” + TK 1528 “ Vật liệu khác” Việc mở các tài khoản chi tiết như trên giúp cho công ty quản lý một cách chặt chẽ hơn nguyên vật liệu thông qua việc xác định chính xác số nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ....... đã sử dụng vào từng công trình và tỷ lệ giữa chúng. Do đặc thù của ngành sản xuất xây lắp, các công trình phân bố ở nhiều nơi trong cả nước, do vậy mà để thuận lợi cho việc thi công xây lắp và tránh chi phí vận chuyển tốn kém thì công ty thường tổ chức kho vật liệu riêng đặt tại chân mỗi công trình. Khi đó nguyên vật liệu mua được xuất ngay cho công trình. Như vậy nhân viên kinh tế dưới đội và các xí nghiệp sẽ thông qua phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế đã sử dụng cho công trình và căn cứ vào đó để hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình. Tuy nhiên do đặc thù sản xuất xây lắp phức tạp nên khi xuất dùng nguyên vật liệu thường sử dụng không hết và để lại công trường, do đó nếu nhân viên kế toán chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho để hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là không chính xác, lúc này chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hạch toán vào TK 621 có thể lớn hơn số thực tế đã sử dụng cho công trình và ảnh hưởng đến đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí nguyên vật liệu. Với hạn chế trên em xin đề xuất như sau: tại mỗi đội, xí nghiệp nên thực hiện kiểm kê theo định kỳ tại kho vật tư ở mỗi công trình để xác định số nguyên vật liệu tồn cuối kỳ, trên cơ sở đó mà ghi giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Có như vậy thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp mới được phản ánh một cách chính xác trên TK 621.

Việc kiểm kê này có thể bao gồm đại diện đội, xí nghiệp, thủ kho, nhân viên kinh tế và nhân viên kỹ thuật. Sau đó lập biên bản kiểm kê vật tư rồi gửi về đội, xí nghiệp. Biên bản kiểm kê vật tư có thể lập theo mẫu như sau: Công ty Tây Hồ Đội 2 Biên bản kiểm kê vật tư Tên CT:.......... Thời điểm kiểm kê:.......... Ban kiểm kê gồm:........................ Đã kiểm kê vật tư tại chân công trình như sau: TT Tên vật tư ĐVT Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch SL TT SL TT Thừa Thiếu SL TT SL TT 1 2 3 ........ .......... ....... ........... ........ ........... .......... ........... ........... .......... .......... ..... Cộng ......... ........ ......... .......... Ngày........tháng..........năm Trưởng ban KK Thủ kho Nhân viên KT Thủ trưởng đơn vị Khi đó kế toán đội sẽ dựa vào biên bản kiểm kê vật tư này để hạch toán theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 621

Nếu thực hiện tốt việc kiểm kê cuối kỳ thì việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu mới được chính xác, đầy đủ và chặt chẽ đồng thời tránh được hao hụt, mất mát nguyên vật liệu trong quá trình thi công. Với những đề xuất trên, theo em xí nghiệp, đội sẽ quản lý tốt hơn số nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất đồng thời đáp ứng được yêu cầu phản ánh trung thực trong kế toán. 2.Về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Xuất phát từ đặc thù của ngành xây lắp là có địa bàn hoạt động rất rộng, phân bố nhiều nơi trên cả nước, công ty Tây Hồ thường tận dụng nguồn lao động tại địa phương thuê thêm lực lượng lao động bên ngoài ( lao động hợp đồng ngắn hạn) nhằm đảm bảo hoạt động xây lắp diễn ra được thuận lợi, tiết kiệm chi phí. Những lao động này chủ yếu là công nhân xây lắp và điều khiển máy thi công và công ty sẽ không trích các khoản trích theo lương đối với những lao động hợp đồng ngắn hạn này. Dưới các đội, xí nghiệp của công ty Tây Hồ thì toàn bộ chi phí nhân công cho lao động hợp đồng ngắn hạn trực tiếp tham gia xây lắp được hạch toán chi phí nhân công trực tiếp ( TK 622 ). Số lao động hợp đồng dài hạn trực tiếp tham gia sản xuất xây lắp thì lại không hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp mà lại hạch toán vào Chi phí sản xuất chung – Chi phí nhân viên phân phân xưởng ( TK 6271) để theo dõi cùng với số lao động hợp đồng dài hạn phục vụ công tác quản lý tại xí nghiệp, đội. Các khoản trích theo lương chỉ tính trên tiền lương của lao động hợp đồng dài hạn còn với lao động hợp đồng ngắn hạn thì được tính hết vào đơn giá ngày công của họ trong hợp đồng. Trên thực tế như vậy số tiền lương của lao động hợp đồng dài hạn trực tiếp tham gia xây lắp lại không được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp và do đó làm cho chi phí nhân công trực tiếp không đựơc phản ánh một cách chính xác, cũng như vậy chi phí sản xuất chung được phản ánh trên TK 6271 lại thừa mặc dù tổng chi phí vẫn không thay đổi.

Theo em để khắc phục hạn chế này thì tiền lương của các lao động hợp đồng dài hạn trực tiếp tham gia sản xuất phải được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp. Dưới công trường, các tổ trưởng theo dõi thời gian lao động và khi lập bảng thanh toán lương thì tách thành 2 nhóm: lao động hợp đồng ngắn hạn và lao động hợp đồng dài hạn. Khi đó ở đội, xí nghiệp sẽ mở chi tiết TK 622 thành : + TK 6221: Chi phí nhân công trực tiếp( hợp đồng dài hạn) + TK 6222 : Chi phí nhân công trực tiếp ( hợp đồng ngắn hạn) Căn cứ vào bảng thanh toán lương được phân loại như trên thì kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 6221( hợp đồng dài hạn) Có TK 334 Nợ TK 6222 ( hợp đồng ngắn hạn) Có TK 334 Như vậy, với cách phân nhóm như trên thì hàng quý khi lập bảng tính các khoản trích theo lương kế toán chỉ cần căn cứ vào số tiền trên TK 6221 để trích. Việc mở chi tiết TK 622 như trên giúp cho công ty tập hợp chi phí theo khoản mục được chính xác hơn, đồng thời tạo điều kiện cho việc tính các khoản trích theo lương được nhanh chóng và chính xác hơn. 3.Hạch toán chi phí máy thi công Trong ngành sản xuất xây lắp thì chi phí sử dụng máy thi công là khá lớn, mặt khác máy thi công lại có giá trị rất lớn, do vậy tổ chức quản lý và hạch toán tốt chi phí máy thi công là vô cùng quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất và thời gian sử dụng máy cho các công trình được hiệu quả. Hiện nay công ty Tây Hồ không mở chi tiết TK 623 theo từng yếu tố chi phí nên gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý chi phí máy thi công và so sánh chi phí sử dụng máy thi công theo từng yếu tố chi phí với dự toán. Do

đặc điểm của lĩnh vực xây lắp như vậy nên để quản lý tốt chi phí máy thi công theo em công ty nên mở chi tiết TK 623 như sau: + TK 6231 : Chi phí nhân công + TK 6232 : Chi phí vật liệu + TK 6233: Chi phí dụng cụ sản xuất + TK 6234: Chi phí khấu hao máy thi công + TK 6237: Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6238: Chi phí bằng tiền khác. Việc mở chi tiết TK 623 như trên tương ứng với các yếu tố chi phí sẽ dễ dàng phát hiện ra hao hụt, mất mát hoặc chi phí lãng phí vượt quá mức dự toán là do yếu tố chi phí nào để có biện pháp xử lý phù hợp. 4.Về tính giá thành sản phẩm xây lắp Do công ty Tây Hồ khoán thi công cho các đội, xí nghiệp nên công ty lại xác định giá vốn theo chi phí khoán cho các đội, xí nghiệp thi công từng công trình, hạng mục công trình, hoặc một giai đoạn xây lắp có dự toán riêng. Kế toán sẽ căn cứ vào Bảng thuyết minh thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành để xác định giá vốn công trình. Theo đó, công ty sẽ khoán phần trăm chi phí được phép chi cho đội, xí nghiệp thi công. Như vậy cứ có khối lượng xây lắp hoàn thành là A thì giá thành khoán cho đội, xí nghiệp thi công là : % chi phí được chi nhân với A. Thực chất công ty tính như vậy là giá thành dự toán sau khi trừ giá trị dự toán công trình, hạng mục công trình phần lợi nhuận định mức. Công ty chỉ chấp nhận thanh toán cho các đội, xí nghiệp những chi phí nằm trong dự toán, còn nếu vượt dự toán thì các đội, xí nghiệp phải chịu. Như vậy đây có thể là bằng giá thành thực tế của công trình, hạng mục công trình mà công ty đã chi ra. Tuy nhiên việc tính giá thành theo tỷ lệ khoán % chi phí như hiện nay của công ty Tây Hồ là chưa thể hiện đúng bản chất của giá thành sản phẩm xây lắp vì giá thành sản phẩm xây lắp là toàn bộ chi phí tính bằng tiền để hoàn thành khối lượng xây lắp theo quy định.

Do đó, theo em để thể hiện đúng bản chất của giá thành sản phẩm xây lắp thì công ty phải tính giá thành thực tế sản phẩm xây lắp dựa trên việc đánh giá sản phẩm xây lắp dở dang và các chi phí phát sinh theo 4 khoản mục phí đã tập hợp được. 5. Biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm Mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp nói chung và của công ty Tây Hồ nói riêng là tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Nó là tiền đề để tăng lợi nhuận cho công ty và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Để tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm thì công tác quản lý và kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phải thực hiện một cách chặt chẽ. Để làm được như vậy thì công ty Tây Hồ có thể áp dụng một số biện pháp như sau: Về chi phí nguyên vật liệu: đối với ngành sản xuất xây lắp thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm xây lắp. Mỗi công trình phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và với số lượng lớn. Do đó để hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp góp phần hạ giá thành sản phẩm thì công ty phải lựa chọn nguồn nhập vật tư một cách tốt nhất và sử dụng, quản lý một cách hiệu vật tư. Như vậy, công ty cần có kế hoạch thu mua và dự trữ vật tư hợp lý, tránh tình trạng ứ đọng vốn, tốn kém về chi phí bảo quản, lưu kho bãi. Bên cạnh đó công ty cũng cần phải cân nhắc nên lựa chọn loại vật liệu nào mà vừa đảm bảo chất lượng vừa tiêu tốn vật liệu là ít nhất. Công ty phải tích cực khảo sát thị trường, mở rộng quan hệ với các nguồn cung cấp vật tư nhằm lựa chọn được nguồn cung cấp mới với giá cả hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng tốt, giảm tối đa các khoản chi phí thu mua. Ngoài ra công ty cần đưa ra các định mức tiêu hao vật liệu phù hợp, sát với thực tế. Về chi phí nhân công: phải tổ chức quản lý và phân công lao động một cách khoa học, hợp lý. Trong bố trí phân công lao động cần sắp xếp lao động theo đúng trình độ chuyên môn, tay nghề, cân đối giữa các đội, xí nghiệp xây