Khóa luận tốt nghiệp: Đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản

7,979
787
110
78
nhưng đã giúp các thương nhân Vit Nam rút ra được nhiu bài hc kinh
nghim quý báu trong hot động xut nhp khu vi các bn hàng Nht Bn, đặc
bit trong hot động giao tiếp kinh doanh, đàm phán thương mi. Trong đó i
hc v vn đề “giữ chn” trong làm ăn được nhiu thương nhân Vit Nam đề cp
nhiu nht. Các doanh nghip Vit Nam đã biết nâng cao nhn thc v vic tuân th
cam kết, thc hin nghiêm chnh đúng hn hp đồng khi mua bán vi đối tác
Nht Bn. Điu này ý nghĩa đặc bit quan trng bi nếu để mt ch tín, doanh
nghip Vit Nam s đánh mt lòng tin t phía đối tác Nht Bn, hu qu th
không ch mt mt hp đồng vi mt khách hàng Nht, mt quan h bn hàng,
còn khó cơ hi tìm kiếm nhng khách hàng Nht khác bi không có nhà kinh
doanh Nht Bn nào mun lãng phí thi gian chi phí để đàm phán vi nhng
doanh nghip không gi ch tín trong m ăn, h coi nhng đối tác như vy
nhng người không đáng tin cy và không th hp tác kinh doanh lâu dài được.
Mt khác, ngày càng có nhiu thương nhân Vit Nam nhn thc được vai trò quan
trng ca yếu t văn hoá kinh doanh trong hot động đàm phán trc tiếp nên đã chu
khó đầu tư nhiu hơn cho vic tìm hiu k càng nhng đặc trưng v văn hoá kinh
doanh ca thương nhân Nht Bn trước khi tiến hành các cuc thương lượng trc
tiếp. Người Nht đi bt c nơi đâu nhưng vn luôn là nhng người rt lch s, l
phép trong giao tiếp và rt coi trng l nghi trong đàm phán vi các bn hàng quc
tế. Nhng yếu t tưởng chng như rt nh ít liên quan trc tiếp ti công vic
đàm phán như: sp xếp ch ngi ti phòng hp, cách trao danh thiếp, cách ăn mc,
nói năng, c ch nh vi,… lại sc nh hưởng rt ln đôi khi còn quyết
định c s thành công hay tht bi ca cuc thương lượng. Ý thc được sâu sc vai
trò ca yếu t văn hoá kinh doanh trong đàm phán trc tiếp vi người Nht nên c
doanh nghip Vit Nam đã không còn phi lúng túng hoc b đẩy vào thế b động do
mc phi nhng sơ sut trong giao tiếp vi người Nht na. Trái li, do có s chun
b tt nên các nhà đàm phán Vit Nam ngày càng t tin hơn khi bước vào bàn đàm
phán trc tiếp vi người Nht để li nhng n tượng ban đầu tt đẹp vi các bn
hàng Nht Bn. Điu này có mt phn rt ln nguyên nhân là do văn hoá Vit Nam
và văn hoá Nht Bn có rt nhiu nét tương đồng vi nhau, các biu hin và thái độ
78 nhưng nó đã giúp các thương nhân Việt Nam rút ra được nhiều bài học và kinh nghiệm quý báu trong hoạt động xuất nhập khẩu với các bạn hàng Nhật Bản, đặc biệt là trong hoạt động giao tiếp kinh doanh, đàm phán thương mại. Trong đó bài học về vấn đề “giữ chữ tín” trong làm ăn được nhiều thương nhân Việt Nam đề cập nhiều nhất. Các doanh nghiệp Việt Nam đã biết nâng cao nhận thức về việc tuân thủ cam kết, thực hiện nghiêm chỉnh và đúng hạn hợp đồng khi mua bán với đối tác Nhật Bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng bởi nếu để mất chữ tín, doanh nghiệp Việt Nam sẽ đánh mất lòng tin từ phía đối tác Nhật Bản, hậu quả có thể là không chỉ mất một hợp đồng với một khách hàng Nhật, mất quan hệ bạn hàng, mà còn khó có cơ hội tìm kiếm những khách hàng Nhật khác bởi không có nhà kinh doanh Nhật Bản nào muốn lãng phí thời gian và chi phí để đàm phán với những doanh nghiệp không giữ chữ tín trong làm ăn, họ coi những đối tác như vậy là những người không đáng tin cậy và không thể hợp tác kinh doanh lâu dài được. Mặt khác, ngày càng có nhiều thương nhân Việt Nam nhận thức được vai trò quan trọng của yếu tố văn hoá kinh doanh trong hoạt động đàm phán trực tiếp nên đã chịu khó đầu tư nhiều hơn cho việc tìm hiểu kỹ càng những đặc trưng về văn hoá kinh doanh của thương nhân Nhật Bản trước khi tiến hành các cuộc thương lượng trực tiếp. Người Nhật dù đi bất cứ nơi đâu nhưng vẫn luôn là những người rất lịch sự, lễ phép trong giao tiếp và rất coi trọng lễ nghi trong đàm phán với các bạn hàng quốc tế. Những yếu tố tưởng chừng như rất nhỏ và ít liên quan trực tiếp tới công việc đàm phán như: sắp xếp chỗ ngồi tại phòng họp, cách trao danh thiếp, cách ăn mặc, nói năng, cử chỉ và hành vi,… lại có sức ảnh hưởng rất lớn và đôi khi còn quyết định cả sự thành công hay thất bại của cuộc thương lượng. Ý thức được sâu sắc vai trò của yếu tố văn hoá kinh doanh trong đàm phán trực tiếp với người Nhật nên các doanh nghiệp Việt Nam đã không còn phải lúng túng hoặc bị đẩy vào thế bị động do mắc phải những sơ suất trong giao tiếp với người Nhật nữa. Trái lại, do có sự chuẩn bị tốt nên các nhà đàm phán Việt Nam ngày càng tự tin hơn khi bước vào bàn đàm phán trực tiếp với người Nhật và để lại những ấn tượng ban đầu tốt đẹp với các bạn hàng Nhật Bản. Điều này có một phần rất lớn nguyên nhân là do văn hoá Việt Nam và văn hoá Nhật Bản có rất nhiều nét tương đồng với nhau, các biểu hiện và thái độ
79
ca người Vit Nam và người Nht nhiu đim ging nhau hơn, do đó giúp c
bên gim thiu nguy cơ đàm phán tht bi do nhng nguyên nhân xut phát t vic
thiếu hiu biết v văn hoá kinh doanh ca nhau.
Tuy vy, đã rút ra được nhiu kinh nghim trong hot động đàm phán thương
mi vi doanh nghip Nht Bn nhưng đa phn các doanh nghip Vit Nam hin
nay vn còn rt nhiu hn chế gp phi không ít khó khăn do c nhng nguyên
nhân ch quan ln khách quan nên vn còn gp không ít gian nan và thách thc
trong đàm phán trc tiếp vi các bn hàng Nht Bn.
Hn chế trong giai đon chun b đàm phán
Như đã đề cp trên, mc dù các doanh nghip Vit Nam hin nay đều đã dành s
quan tâm thích đáng cho hot động nghiên cu bn hàng trước khi tiến hành đàm
phán trc tiếp nhưng giá tr độ chính xác ca các thông tin mà các doanh nghip
Vit Nam thu thp được chưa cao, nhiu doanh nghip vn b qua các thông tin v
thành phn nhân s trong đoàn đàm phán ca phía bn hàng trong khi nhng thông
tin này li rt hu ích cho quá trình đàm phán trc tiếp. Ngoài ra, vn còn nhiu
doanh nghip chưa đầu tư nhiu thi gian cho vic phân tích các thông tin v bn
hàng, có nhiu doanh nghip ch khi sp sa đàm phán chính thc mi đi gõ ca các
cơ quan xúc tiến thương mi để nh dò hi thông tin. Tuy vy, cũng phi tha nhn
mt thc trng là các doanh nghip Vit Nam hin nay vn gp rt nhiu khó khăn
trong vic tiếp cn các ngun thông tin cp nht và chính xác do kh năng tài chính
có hn, thế vic mua thông tin t các t chc nghiên cu th trường hay thu thp
thông tin t các văn phòng đại din chính thc ca công ty ti Nht Bn vn còn rt
hn chế.
Mt khác, trong qtrình đàm phán trc tiếp, do cơ cu t chc nhân s chưa được
tt nên đôi lúc phía Vit Nam hay bt ng thay đổi trưởng nhóm thương thuyết
không có lý do chính đáng hoc không gii thích c thràng cho phía Nht.
Vic làm này không nhng khiến cho các đối tác Nht Bn cm thy không hài lòng
do phi ch đợi vô ích thm chí còn d gây ra tâm lý nghi ng cho phía Nht,
79 của người Việt Nam và người Nhật có nhiều điểm giống nhau hơn, do đó giúp các bên giảm thiểu nguy cơ đàm phán thất bại do những nguyên nhân xuất phát từ việc thiếu hiểu biết về văn hoá kinh doanh của nhau. Tuy vậy, dù đã rút ra được nhiều kinh nghiệm trong hoạt động đàm phán thương mại với doanh nghiệp Nhật Bản nhưng đa phần các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn còn rất nhiều hạn chế và gặp phải không ít khó khăn do cả những nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan nên vẫn còn gặp không ít gian nan và thách thức trong đàm phán trực tiếp với các bạn hàng Nhật Bản. Hạn chế trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán Như đã đề cập ở trên, mặc dù các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đều đã dành sự quan tâm thích đáng cho hoạt động nghiên cứu bạn hàng trước khi tiến hành đàm phán trực tiếp nhưng giá trị và độ chính xác của các thông tin mà các doanh nghiệp Việt Nam thu thập được chưa cao, nhiều doanh nghiệp vẫn bỏ qua các thông tin về thành phần nhân sự trong đoàn đàm phán của phía bạn hàng trong khi những thông tin này lại rất hữu ích cho quá trình đàm phán trực tiếp. Ngoài ra, vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa đầu tư nhiều thời gian cho việc phân tích các thông tin về bạn hàng, có nhiều doanh nghiệp chỉ khi sắp sửa đàm phán chính thức mới đi gõ cửa các cơ quan xúc tiến thương mại để nhờ dò hỏi thông tin. Tuy vậy, cũng phải thừa nhận một thực trạng là các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc tiếp cận các nguồn thông tin cập nhật và chính xác do khả năng tài chính có hạn, vì thế việc mua thông tin từ các tổ chức nghiên cứu thị trường hay thu thập thông tin từ các văn phòng đại diện chính thức của công ty tại Nhật Bản vẫn còn rất hạn chế. Mặt khác, trong quá trình đàm phán trực tiếp, do cơ cấu tổ chức nhân sự chưa được tốt nên đôi lúc phía Việt Nam hay bất ngờ thay đổi trưởng nhóm thương thuyết mà không có lý do chính đáng hoặc không giải thích cụ thể và rõ ràng cho phía Nhật. Việc làm này không những khiến cho các đối tác Nhật Bản cảm thấy không hài lòng do phải chờ đợi vô ích mà thậm chí còn dễ gây ra tâm lý nghi ngờ cho phía Nhật,
80
mà trong đàm phán vi người Nht, mt khi mt bên gây nghi ng cho bên kia thì
quá trình đàm phán khó lòng đi tiếp được.
Hin nay, mc dù tiếng Anh là ngôn ng rt được ưa chung đang được s dng
ngày càng ph biến trong hot động đàm phán thương mi quc tế nhưng phn ln
các nhà đàm phán Nht Bn li rt ngi s dng tiếng Anh thường ch nói tiếng
m đẻ k c khi ra nước ngoài thương lượng. thế, hu hết các cuc đàm phán
trc tiếp Vit-Nht hin nay vn phi dùng đến phiên dch. Tuy vy, nước ta
nhng năm gn đây vn còn rt thiếu đội ngũ nhng phiên dch tiếng Nht va gii
ngoi ng va nm chc chuyên môn v xut nhp khu. Trong khi đó, các chuyên
gia thương mi gii thì li yếu v ngoi ng, đặc bit nhng chuyên gia gii và tho
tiếng Nht còn rt thiếu, đặc bit là ti các doanh nghip ngoài quc doanh. Ngôn
ng trong hot động đàm phán vi người Nhtthếtr thành mt khó khăn rt
ln đối vi các nhà đàm phán Vit Nam do người Nht ưa cách nói tế nh, nói bóng
gió ch không hay nói thng ra vn đề nên vic nm bt được mt cách chính c
các thông tin t h trong c đàm phán trn vô cùng khó khăn đối vi các nhà
đàm phán Vit Nam.
Bên cnh vic nghiên cu th trường, nghiên cu bn hàng và t chc đoàn đàm
phán, lp kế hoch đàm phán công vic quan trng quyết định rt ln ti thành
công ca người đàm phán. Tuy vy, phn ln các doanh nghip Vit Nam hin nay
li chưa làm tt được công tác này. Các kế hoch đàm phán do phía Vit Nam xây
dng ch yếu ch nhn mnh đến mt s mc tiêu chính cn đạt được ch chưa
s linh hot và sáng to trong vic xây dng các phương án d phòng trong trường
hp không đạt được mc tiêu đề ra. Thm chí, rt ít doanh nghip Vit Nam t chc
din tp trước khi tiến hành đàm phán chính thc không nhng vi đối tác Nht Bn
mà còn vi cc đối tác nước ngoài khác. Điu này d to ra s cng nhc trong
đàm phán, do không có phương án d trù nên phía Vit Nam có nguy cơ b đẩy o
thế b động, khi đàm phán gp bế tc thì ch th vượt qua bế tc bng cách điu
chnh các mc tiêu ban đầu, gim bt các li ích để đưa ra nhượng b trước, trong
khi đó phía Nht li thường ch chu đưa ra nhượng b vào phút chót ca cuc
thương lượng.
80 mà trong đàm phán với người Nhật, một khi một bên gây nghi ngờ cho bên kia thì quá trình đàm phán khó lòng đi tiếp được. Hiện nay, mặc dù tiếng Anh là ngôn ngữ rất được ưa chuộng và đang được sử dụng ngày càng phổ biến trong hoạt động đàm phán thương mại quốc tế nhưng phần lớn các nhà đàm phán Nhật Bản lại rất ngại sử dụng tiếng Anh mà thường chỉ nói tiếng mẹ đẻ kể cả khi ra nước ngoài thương lượng. Vì thế, hầu hết các cuộc đàm phán trực tiếp Việt-Nhật hiện nay vẫn phải dùng đến phiên dịch. Tuy vậy, ở nước ta những năm gần đây vẫn còn rất thiếu đội ngũ những phiên dịch tiếng Nhật vừa giỏi ngoại ngữ vừa nắm chắc chuyên môn về xuất nhập khẩu. Trong khi đó, các chuyên gia thương mại giỏi thì lại yếu về ngoại ngữ, đặc biệt những chuyên gia giỏi và thạo tiếng Nhật còn rất thiếu, đặc biệt là tại các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Ngôn ngữ trong hoạt động đàm phán với người Nhật vì thế mà trở thành một khó khăn rất lớn đối với các nhà đàm phán Việt Nam do người Nhật ưa cách nói tế nhị, nói bóng gió chứ không hay nói thẳng ra vấn đề nên việc nắm bắt được một cách chính xác các thông tin từ họ trong lúc đàm phán trở nên vô cùng khó khăn đối với các nhà đàm phán Việt Nam. Bên cạnh việc nghiên cứu thị trường, nghiên cứu bạn hàng và tổ chức đoàn đàm phán, lập kế hoạch đàm phán là công việc quan trọng quyết định rất lớn tới thành công của người đàm phán. Tuy vậy, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay lại chưa làm tốt được công tác này. Các kế hoạch đàm phán do phía Việt Nam xây dựng chủ yếu chỉ nhấn mạnh đến một số mục tiêu chính cần đạt được chứ chưa có sự linh hoạt và sáng tạo trong việc xây dựng các phương án dự phòng trong trường hợp không đạt được mục tiêu đề ra. Thậm chí, rất ít doanh nghiệp Việt Nam tổ chức diễn tập trước khi tiến hành đàm phán chính thức không những với đối tác Nhật Bản mà còn với cả các đối tác nước ngoài khác. Điều này dễ tạo ra sự cứng nhắc trong đàm phán, do không có phương án dự trù nên phía Việt Nam có nguy cơ bị đẩy vào thế bị động, khi đàm phán gặp bế tắc thì chỉ có thể vượt qua bế tắc bằng cách điều chỉnh các mục tiêu ban đầu, giảm bớt các lợi ích để đưa ra nhượng bộ trước, trong khi đó phía Nhật lại thường chỉ chịu đưa ra nhượng bộ vào phút chót của cuộc thương lượng.
81
Hn chế trong giai đon đàm phán trc tiếp
Nhng cuc thương lượng bng phương thc gp g trc tiếp gia doanh nghip
Vit Nam đối tác Nht Bn nhng năm gn đây thường din ra trong bu không
khí thoi mái, vui v, địa đim đàm phán ch yếu là Vit Nam. Hơn na các doanh
nghip Vit Nam do ý thc được vai trò ca các cuc tiếp xúc ban đầu nên đã chun
b khá chu đáo cho nhng cuc hp bàn din ra trong nhng không gian lch s,
long trng, cùng vi thái độ nim n, nhit tình nên đã gây được nhiu thin cm
ban đầu vi đối tác Nht Bn. Tuy vy, quá trình thương lượng vn còn gp phi
mt s tr ngi t phía Vit Nam khiến cho các nhà đàm phán Nht Bn cm thy
không my hài lòng, trong đó đin hình t quan liêu giy t và thói hư tham
nhũng vn còn tn ti rt nhiu nghip quc doanh, hay l li gii quyết công
vic còn nng tính hình thc và rườm rà, có nhng vn đề thm chí đòi hi phi qua
nhng th tc phê duyt rt phin hà làm cho quá trình thương lượng b kéo dài
ích. Hơn na, mc dù phn ln các doanh nghip Vit Nam đều t chc đàm phán
theo nhóm như người Nht nhưng nhiu khi chính các thành viên trong nhóm đàm
phán ca phía Vit Nam li thường b phân tán bi nhng li ích cá nhân bên cnh
li ích ca công ty mình. Chính vic để cho các li ích nhân này xen vào quá
trình đàm phán mà dn đến tình trng các nhà đàm phán Vit Nam không thng
nht trước sau v quan đim nên hay b phía Nht vn li, thm chí có trường hp ta
đồng ý ký nhng hp đồng vi nhng điu khon có li cho đối tác Nht Bn nhiu
hơn.
Người Vit Nam hin nay nhìn chung vn có tác phong rt thiếu chuyên nghip, hay
đi mun v sm, ý thc v giá tr ca năng sut, hiu qu công vic và qun lý thi
gian còn rt kém. Các nhà đàm phán Vit Nam thế nên còn thiếu quyết đoán,
dt khi phi ra mt quyết định nào đó, đặc bit là nhng quyết định quan trng. Đây
điu mà không mt doanh nghip Nht Bn nào mong mun bn hàng ca h.
Người Nht ni tiếng là nhng người rt kiên trì nhn ni trong vic theo đui
mc tiêu đã đề ra, h rt quyết đoán luôn tìm nhng th thut hòng chiếm thế
ch động để dn dt cuc thương lượng theo hướng có li cho mình, thế nhưng b
ngoài thì vn luôn t thái độ nhã nhn, ôn hoà. Đây thc s mt khó khăn, mt
81 Hạn chế trong giai đoạn đàm phán trực tiếp Những cuộc thương lượng bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản những năm gần đây thường diễn ra trong bầu không khí thoải mái, vui vẻ, địa điểm đàm phán chủ yếu là Việt Nam. Hơn nữa các doanh nghiệp Việt Nam do ý thức được vai trò của các cuộc tiếp xúc ban đầu nên đã chuẩn bị khá chu đáo cho những cuộc họp bàn diễn ra trong những không gian lịch sự, long trọng, cùng với thái độ niềm nở, nhiệt tình nên đã gây được nhiều thiện cảm ban đầu với đối tác Nhật Bản. Tuy vậy, quá trình thương lượng vẫn còn gặp phải một số trở ngại từ phía Việt Nam khiến cho các nhà đàm phán Nhật Bản cảm thấy không mấy hài lòng, trong đó điển hình là tệ quan liêu giấy tờ và thói hư tham nhũng vẫn còn tồn tại ở rất nhiều xí nghiệp quốc doanh, hay lề lối giải quyết công việc còn nặng tính hình thức và rườm rà, có những vấn đề thậm chí đòi hỏi phải qua những thủ tục phê duyệt rất phiền hà làm cho quá trình thương lượng bị kéo dài vô ích. Hơn nữa, mặc dù phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam đều tổ chức đàm phán theo nhóm như người Nhật nhưng nhiều khi chính các thành viên trong nhóm đàm phán của phía Việt Nam lại thường bị phân tán bởi những lợi ích cá nhân bên cạnh lợi ích của công ty mình. Chính việc để cho các lợi ích cá nhân này xen vào quá trình đàm phán mà dẫn đến tình trạng các nhà đàm phán Việt Nam không thống nhất trước sau về quan điểm nên hay bị phía Nhật vặn lại, thậm chí có trường hợp ta đồng ý ký những hợp đồng với những điều khoản có lợi cho đối tác Nhật Bản nhiều hơn. Người Việt Nam hiện nay nhìn chung vẫn có tác phong rất thiếu chuyên nghiệp, hay đi muộn về sớm, ý thức về giá trị của năng suất, hiệu quả công việc và quản lý thời gian còn rất kém. Các nhà đàm phán Việt Nam vì thế nên còn thiếu quyết đoán, dè dặt khi phải ra một quyết định nào đó, đặc biệt là những quyết định quan trọng. Đây là điều mà không một doanh nghiệp Nhật Bản nào mong muốn ở bạn hàng của họ. Người Nhật nổi tiếng là những người rất kiên trì và nhẫn nại trong việc theo đuổi mục tiêu đã đề ra, họ rất quyết đoán và luôn tìm những thủ thuật hòng chiếm thế chủ động để dẫn dắt cuộc thương lượng theo hướng có lợi cho mình, thế nhưng bề ngoài thì vẫn luôn tỏ thái độ nhã nhặn, ôn hoà. Đây thực sự là một khó khăn, một
82
thách thc không d vượt qua đối vi các nhà đàm phán Vit Nam bi đa phn c
thương nhân Vit Nam ít khi chn chiến lược đàm phán cng, thường theo
chiến lược đàm phán “nguyên tắc” hoặc chiến lược đàm phán mm. Riêng vi chiến
lược đàm phán nguyên tc, đòi hi người đàm phán phi khéo léo tách “con người”
ra khi vn đề đàm phán, trong khi các thương nhân Nht Bn li luôn luôn kết hp
cht ch con người vào vn đề, h đánh giá đối tác theo cm tính và gii quyết các
tình hung ca đàm phán da vào tình cm nhiu hơn là da trên các cơ s khách
quan như người M. thế, để làm sao va to được n tượng tt, gây dng được
lòng tin vi đối tác Nht Bn li va gii quyết các vn đề đàm phán mt cách
khách quan thc s mt vic làm cùng khó khăn đối vi các doanh nghip
Vit Nam hin nay.
Mt khác, thái độ ca người Nht trong lúc thương lượng rt khó nm bt bi không
phi lúc nào thái độ đó cũng phn ánh đúng chính xác nhng h thc s
nghĩ trong đầu. Người Nht thường coi trng vic gi gìn hoà khí, tránh xung đột
nên k c khi không hài lòng vi ý kiến ca đối tác, h vn không t chi hoc bác
b thng thng. Tiếng Nht li th tiếng rt rc ri đa nghĩa, người Nht hay
dùng cách nói haragei, nói mt đằng ám ch mt no nên d gây đánh la nhn thc
ca đối tác, thm chí hiu nhm. Vì thế, các nhà đàm phán Vit Nam gp rt nhiu
khó khăn trong vic va ghi chép ý kiến ca đối tác va quan sát thái độ ca h
trong lúc trình bày, đó là còn chưa nói đến vic phi hiu cho đúng và chính xác các
tín hiu thông tin t ngôn ng và c ch ca đối tác Nht Bn.
Hn chế trong giai đon hu đàm phán
Nhng năm gn đây, đã có rt nhiu doanh nghip Vit Nam thành công trong vic
giành được các hp đồng ln dài hn vi phía bn hàng Nht thông qua đàm
phán trc tiếp, trong đókhông ít các hp đồng xut khu sang Nht mt s mt
hàng xut khu ch lc ca Vit Nam sang th trường Nht nhng năm gn đây
như: đồ g, th công m ngh, hi sn, du thô,… Qua đó, Vit Nam đã tr thành
mt trong nhng nhà cung cp nước ngoài hàng đầu ti Nht mt s mt hàng
như: tôm đông lnh ( đứng đầu vi 23,3% th trường tôm nhp khu ca Nht trong
82 thách thức không dễ vượt qua đối với các nhà đàm phán Việt Nam bởi đa phần các thương nhân Việt Nam ít khi chọn chiến lược đàm phán cứng, mà thường theo chiến lược đàm phán “nguyên tắc” hoặc chiến lược đàm phán mềm. Riêng với chiến lược đàm phán nguyên tắc, đòi hỏi người đàm phán phải khéo léo tách “con người” ra khỏi vấn đề đàm phán, trong khi các thương nhân Nhật Bản lại luôn luôn kết hợp chặt chẽ con người vào vấn đề, họ đánh giá đối tác theo cảm tính và giải quyết các tình huống của đàm phán dựa vào tình cảm nhiều hơn là dựa trên các cơ sở khách quan như người Mỹ. Vì thế, để làm sao vừa tạo được ấn tượng tốt, gây dựng được lòng tin với đối tác Nhật Bản lại vừa giải quyết các vấn đề đàm phán một cách khách quan thực sự là một việc làm vô cùng khó khăn đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Mặt khác, thái độ của người Nhật trong lúc thương lượng rất khó nắm bắt bởi không phải lúc nào thái độ đó cũng phản ánh đúng và chính xác những gì mà họ thực sự nghĩ trong đầu. Người Nhật thường coi trọng việc giữ gìn hoà khí, tránh xung đột nên kể cả khi không hài lòng với ý kiến của đối tác, họ vẫn không từ chối hoặc bác bỏ thẳng thừng. Tiếng Nhật lại là thứ tiếng rất rắc rối và đa nghĩa, người Nhật hay dùng cách nói haragei, nói một đằng ám chỉ một nẻo nên dễ gây đánh lừa nhận thức của đối tác, thậm chí hiểu nhầm. Vì thế, các nhà đàm phán Việt Nam gặp rất nhiều khó khăn trong việc vừa ghi chép ý kiến của đối tác vừa quan sát thái độ của họ trong lúc trình bày, đó là còn chưa nói đến việc phải hiểu cho đúng và chính xác các tín hiệu thông tin từ ngôn ngữ và cử chỉ của đối tác Nhật Bản. Hạn chế trong giai đoạn hậu đàm phán Những năm gần đây, đã có rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam thành công trong việc giành được các hợp đồng lớn và dài hạn với phía bạn hàng Nhật thông qua đàm phán trực tiếp, trong đó có không ít các hợp đồng xuất khẩu sang Nhật ở một số mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam sang thị trường Nhật những năm gần đây như: đồ gỗ, thủ công mỹ nghệ, hải sản, dầu thô,… Qua đó, Việt Nam đã trở thành một trong những nhà cung cấp nước ngoài hàng đầu tại Nhật ở một số mặt hàng như: tôm đông lạnh ( đứng đầu với 23,3% thị trường tôm nhập khẩu của Nhật trong
83
năm 2005), đồ g ni tht ( chiếm 8% th phn trong năm 2005 sau Trung Quc và
Đài Loan),… đây đồng thi cũng là nhng mt hàng th trường Nht Bn đang
có nhu cu cao và khách hàng Nht cũng rt hài lòng vi cht lượng hàng xut khu
ca Vit Nam.
Tuy vy, thc tếđểđược nhng hp đồng ln và dài hn, các nhà kinh doanh
Nht Bn thường đặt hàng th vi s lượng nh trước trong mt thi gian rt lâu.
Ch khi hàng hoá đáp ng được các yêu cu v cht lượng mt ch n định, phía
Vit Nam đảm bo giao hàng đủ s lượng, đúng cht lượng kp thi, phía Nht
mi đặt c đơn hàng ln hơn thường xuyên hơn. Thế nhưng, điu đáng tiếc
tình trng giao hàng tr hn, giao hàng thiếu, thm chí các chuyến giao hàng càng
v sau phía Vit Nam càng hay ăn gian, c tình giao thiếu, giao ln c hàng m
cht lượng,… vn xy ra rt thường xuyên m mt lòng tin vi đối tác Nht
Bn. Đã có không ít doanh nghip Vit Nam b mt nhiu hp đồng ln và dài hn,
thm chí mt c mi quan h bn hàng mt c th trường Nht Bn do nguyên
nhân nói trên. Điu này cho thy mc dù đã ý thc được vai trò ca vic gi chn
trong kinh doanh vi người Nht nhưng các doanh nghip Vit Nam vn chưa khc
phc được đim hn chế này.
Đim đáng lưu ý trong hot động đàm phán trc tiếp ký kết hp đồng mua bán
vi các đối tác Nht Bn hin nay ca các doanh nghip Vit Nam vn đề năng
lc kinh doanh. Người Nht đi đàm phán thường là vi mong mun to dng quan
hm ăn lâu dài, thế cái h rt quan tâm chính thc lc ca bn hàng đủ
sc đáp ng được yêu cu hp tác kinh doanh lâu i đó không. Nếu ni lc không
vng, đối tác Nht Bn s đến ri li đi, nhưng mt khi h đã đi thì sau đó rt khó
mong h quay li. Trong khi đó, phn ln các doanh nghip Vit Nam tham gia
xut nhp khu trc tiếp vi Nht Bn li là các doanh nghip va và nh, quy
vn không nhiu, nên chưa có đủ năng lc đáp ng được các hp đồng ln, li thêm
tình trng sn xut nh, manh mún, xut khu qua phương thc thu gom hàng t
nhiu nơi đã tn ti nhiu năm qua nên tiến độ thc hin hp đồng ca phía Vit
Nam vn còn rt chm chp, không đáp ng đưc c đơn hàng đột xut t phía
Nht nm ngoài kế hoch ca phía Vit Nam. T đó, th thy, để được
83 năm 2005), đồ gỗ nội thất ( chiếm 8% thị phần trong năm 2005 sau Trung Quốc và Đài Loan),… đây đồng thời cũng là những mặt hàng mà thị trường Nhật Bản đang có nhu cầu cao và khách hàng Nhật cũng rất hài lòng với chất lượng hàng xuất khẩu của Việt Nam. Tuy vậy, thực tế là để có được những hợp đồng lớn và dài hạn, các nhà kinh doanh Nhật Bản thường đặt hàng thử với số lượng nhỏ trước trong một thời gian rất lâu. Chỉ khi hàng hoá đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng một cách ổn định, phía Việt Nam đảm bảo giao hàng đủ số lượng, đúng chất lượng và kịp thời, phía Nhật mới đặt các đơn hàng lớn hơn và thường xuyên hơn. Thế nhưng, điều đáng tiếc là tình trạng giao hàng trễ hẹn, giao hàng thiếu, thậm chí các chuyến giao hàng càng về sau phía Việt Nam càng hay ăn gian, cố tình giao thiếu, giao lẫn cả hàng kém chất lượng,… vẫn xảy ra rất thường xuyên và làm mất lòng tin với đối tác Nhật Bản. Đã có không ít doanh nghiệp Việt Nam bị mất nhiều hợp đồng lớn và dài hạn, thậm chí mất cả mối quan hệ bạn hàng và mất cả thị trường Nhật Bản do nguyên nhân nói trên. Điều này cho thấy mặc dù đã ý thức được vai trò của việc giữ chữ tín trong kinh doanh với người Nhật nhưng các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa khắc phục được điểm hạn chế này. Điểm đáng lưu ý trong hoạt động đàm phán trực tiếp và ký kết hợp đồng mua bán với các đối tác Nhật Bản hiện nay của các doanh nghiệp Việt Nam là vấn đề năng lực kinh doanh. Người Nhật đi đàm phán thường là với mong muốn tạo dựng quan hệ làm ăn lâu dài, vì thế cái họ rất quan tâm chính là thực lực của bạn hàng có đủ sức đáp ứng được yêu cầu hợp tác kinh doanh lâu dài đó không. Nếu nội lực không vững, đối tác Nhật Bản sẽ đến rồi lại đi, nhưng một khi họ đã đi thì sau đó rất khó mong họ quay lại. Trong khi đó, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam tham gia xuất nhập khẩu trực tiếp với Nhật Bản lại là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy mô vốn không nhiều, nên chưa có đủ năng lực đáp ứng được các hợp đồng lớn, lại thêm tình trạng sản xuất nhỏ, manh mún, xuất khẩu qua phương thức thu gom hàng từ nhiều nơi đã tồn tại nhiều năm qua nên tiến độ thực hiện hợp đồng của phía Việt Nam vẫn còn rất chậm chạp, không đáp ứng được các đơn hàng đột xuất từ phía Nhật và nằm ngoài kế hoạch của phía Việt Nam. Từ đó, có thể thấy, để có được
84
nhng mi quan h mua bán lâu dài vi các doanh nghip Nht Bn, các doanh
nghip Vit Nam cn phi nâng cao hơn na ni lc không ngng tích lu vn,
m rng sn xut kinh doanh để đáp ng được các yêu cu kht khe ca các bn
hàng Nht Bn.
Tóm li, t nhng phân tích trên đây, có th thy trong nhng năm ti, trin vng
phát trin quan h thương mi ca các doanh nghip Vit Nam vi đối tác Nht Bn
s vn còn rt ln. Do đó, để to điu kin cho hot động mua bán song phương
Vit Nht din ra hiu qu hơn, vic cn làm hin nay là không ngng nâng cao hơn
na năng lc đàm phán trc tiếp cho doanh nghip Vit Nam cũng như tìm ra
nhng gii pháp nhm khc phc nhng hn chế khó khăn còn tn ti hin nay
trong hot động đàm phán trc tiếp ca các doanh nghip Vit Nam vi các đối c
Nht Bn.
84 những mối quan hệ mua bán lâu dài với các doanh nghiệp Nhật Bản, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải nâng cao hơn nữa nội lực và không ngừng tích luỹ vốn, mở rộng sản xuất kinh doanh để đáp ứng được các yêu cầu khắt khe của các bạn hàng Nhật Bản. Tóm lại, từ những phân tích trên đây, có thể thấy trong những năm tới, triển vọng phát triển quan hệ thương mại của các doanh nghiệp Việt Nam với đối tác Nhật Bản sẽ vẫn còn rất lớn. Do đó, để tạo điều kiện cho hoạt động mua bán song phương Việt Nhật diễn ra hiệu quả hơn, việc cần làm hiện nay là không ngừng nâng cao hơn nữa năng lực đàm phán trực tiếp cho doanh nghiệp Việt Nam cũng như tìm ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế và khó khăn còn tồn tại hiện nay trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Việt Nam với các đối tác Nhật Bản.
85
CHƢƠNG III.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRỰC TIẾP VỚI ĐỐI TÁC NHẬT BẢN
3.1. Các ch tiêu đánh giá hiu qu ca hot động đàm phán trc tiếp
Đàm phán thương mi là giai đon m đầu cho mt mi quan h thương mi, trước
hết thông qua vic tho thun v thương v, sau na là trin vng ca nhng thương
v tiếp theo cơ hi m rng quan h kinh doanh trong tương lai. Đàm phán
thành công thì các bên mi tiến hành mua bán vi nhau các bước tiếp theo ca
quá trình thc hin mt thương v mi được được tiến hành ( giao hàng, thông
quan, mua bo him, giám định cht lượng, thanh toán, khiếu ni kin tụng,…), còn
nếu đàm phán tht bi thì cũng s không hp đồng nào được kết cũng
không thương v nào gia hai bên. Như vy, có th i đàm phán là 1 khâu
cùng quan trng trong hot động kinh doanh thương mi nói chung hot động
kinh doanh xut nhp khu nói riêng. Nó không nhng điu kin đầu tiên đảm
bo thành công cho nhng thương v c th còn m ra cơ hi hp tác lâu dài
trong kinh doanh. Như vy, thế nào là mt cuc đàm phán thành công trong thương
mi quc tế? Nhng tiêu chí nào quyết định mt cuc thương lượng được coi
thành công hay tht bi? Thc tế tn ti 2 quan đim ln v đánh giá thành công ca
đàm phán trc tiếp: quan đim cũ thì cho rng mt bên thu được chiến thng áp đảo
trong khi bên kia phi chu thua thit, li ích ca bên thng chính là phí tn ca bên
thua, như vy coi như đàm phán đã thành công đối vi bên thng; còn quan đim
mi thì ngược li khi cho rng đàm phán thương mi quc tế ch thành công nếu đó
là mt cuc đàm phán đem li kết qu“2 bên cùng thắng”, tức là các bên đều thu
được li ích t vic kết hp đồng mua bán, tuy rng s khó được nhng kết
qutrong đó li ích được san đều cho mi bên. Mc tn ti 2 quan đim cũ
và mi như vy v đàm phán, nhưng trong thc tế hin nay vn có không ít nhà đàm
phán theo quan đim cũ, và cũng có ngày càng nhiu nhà đàm phán theo quan đim
mi. Nhng người có quan đim khác nhau v đàm phán t s có nhng tiêu chí c
th khác nhau để đánh giá “thế nào là mt cuc thương lượng hiu quả”. Xét trong
85 CHƢƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRỰC TIẾP VỚI ĐỐI TÁC NHẬT BẢN 3.1. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của hoạt động đàm phán trực tiếp Đàm phán thương mại là giai đoạn mở đầu cho một mối quan hệ thương mại, trước hết thông qua việc thoả thuận về thương vụ, sau nữa là triển vọng của những thương vụ tiếp theo và cơ hội mở rộng quan hệ kinh doanh trong tương lai. Đàm phán có thành công thì các bên mới tiến hành mua bán với nhau và các bước tiếp theo của quá trình thực hiện một thương vụ mới được được tiến hành ( giao hàng, thông quan, mua bảo hiểm, giám định chất lượng, thanh toán, khiếu nại kiện tụng,…), còn nếu đàm phán thất bại thì cũng sẽ không có hợp đồng nào được ký kết và cũng không có thương vụ nào giữa hai bên. Như vậy, có thể nói đàm phán là 1 khâu vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh thương mại nói chung và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng. Nó không những là điều kiện đầu tiên đảm bảo thành công cho những thương vụ cụ thể mà còn mở ra cơ hội hợp tác lâu dài trong kinh doanh. Như vậy, thế nào là một cuộc đàm phán thành công trong thương mại quốc tế? Những tiêu chí nào quyết định một cuộc thương lượng được coi là thành công hay thất bại? Thực tế tồn tại 2 quan điểm lớn về đánh giá thành công của đàm phán trực tiếp: quan điểm cũ thì cho rằng một bên thu được chiến thắng áp đảo trong khi bên kia phải chịu thua thiệt, lợi ích của bên thắng chính là phí tổn của bên thua, như vậy coi như đàm phán đã thành công đối với bên thắng; còn quan điểm mới thì ngược lại khi cho rằng đàm phán thương mại quốc tế chỉ thành công nếu đó là một cuộc đàm phán đem lại kết quả là “2 bên cùng thắng”, tức là các bên đều thu được lợi ích từ việc ký kết hợp đồng mua bán, tuy rằng sẽ khó có được những kết quả mà trong đó lợi ích được san đều cho mỗi bên. Mặc dù tồn tại 2 quan điểm cũ và mới như vậy về đàm phán, nhưng trong thực tế hiện nay vẫn có không ít nhà đàm phán theo quan điểm cũ, và cũng có ngày càng nhiều nhà đàm phán theo quan điểm mới. Những người có quan điểm khác nhau về đàm phán ắt sẽ có những tiêu chí cụ thể khác nhau để đánh giá “thế nào là một cuộc thương lượng hiệu quả”. Xét trong
86
phm vi nghiên cu ca khoá lun này, phn dưới đây s ch đi sâu phân tích c
ch tiêu đánh giá hiu qu đàm phán trc tiếp dưới c độ các nhà đàm phán Vit
Nam (trong đó phn ln theo quan đim mi v đàm phán) trong hot động thương
lượng vi các doanh nghip Nht Bn.
Để đánh giá mt cuc thương lượng trc tiếp có hiu quthành công hay không,
v cơ bn th da vào 4 ch tiêu cơ bn sau: thc hin mc tiêu đàm phán đã đề
ra, hp đồng mua bán được kết cht ch, ti ưu hoá chi phí đàm phán y
dng mi quan h bn hàng tt đẹp.
3.1.1. Thc hin mc tiêu đàm phán đã đề ra
Sau khi đàm phán trc tiếp kết thúc, người đàm phán thường t đặt cho mình nhng
câu hi như: mc tiêu d định ban đầu có b thay đổi trong quá trình đàm phán hay
không? mc tiêu d định đạt được mc độ nào? đạt được mc tiêu ti đa hay ti
thiu hay nm gia khong ti đa và ti thiu? Thông thường, mc tiêu đạt được
càng nhiu trong điu kin các yếu t khác không thay đổi thì đàm phán càng hiu
qucàng thành công. Tuy vy, vic đạt được mc tiêu là vn đề không d dàng
cho nên đòi hi người tham gia đàm phán phi biết cách thuyết phc ch
động điu chnh mc tiêu khi không th đạt được mc độ hp lý. Trong đàm phán
trc tiếp vi doanh nghip Nht Bn, vic thc hin được mc tiêu đàm phán đề ra
ch tiêu cùng quan trng không th b qua bi các nhà kinh doanh Nht
Bn vn ni tiếng nhng người biết cách thuyết phc và nhng chiến thut
thuyết phc rt linh hot, li rt gii li dng đim yếu ca đối phương nhm buc
đối phương đưa ra nhượng b trước. Nhng nhà đàm phán Vit Nam ít kinh nghim
giao tiếp kinh doanh vi người Nht s càng d “mc bẫy” n, hu qu phi
gim bt mt s mc tiêu ban đầu đưa ra nhượng b. Vì thế, khi đàm phán trc
tiếp vi các đối tác Nht Bn, các doanh nghip Vit Nam cn hết sc thn trng và
tnh táo gi vng mc tiêu đề ra, nhn biết rõ ràng đâu là li ích ti thiu phi đạt
được, đâu là li ích có th t b để đưa ra nhượng bộ,… như vy mi th đảm
bo hiu qu trong đàm phán trc tiếp vi các đối tác người Nht
86 phạm vi nghiên cứu của khoá luận này, phần dưới đây sẽ chỉ đi sâu phân tích các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả đàm phán trực tiếp dưới góc độ các nhà đàm phán Việt Nam (trong đó phần lớn theo quan điểm mới về đàm phán) trong hoạt động thương lượng với các doanh nghiệp Nhật Bản. Để đánh giá một cuộc thương lượng trực tiếp có hiệu quả và thành công hay không, về cơ bản có thể dựa vào 4 chỉ tiêu cơ bản sau: thực hiện mục tiêu đàm phán đã đề ra, hợp đồng mua bán được ký kết chặt chẽ, tối ưu hoá chi phí đàm phán và xây dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp. 3.1.1. Thực hiện mục tiêu đàm phán đã đề ra Sau khi đàm phán trực tiếp kết thúc, người đàm phán thường tự đặt cho mình những câu hỏi như: mục tiêu dự định ban đầu có bị thay đổi trong quá trình đàm phán hay không? mục tiêu dự định đạt được ở mức độ nào? đạt được mục tiêu tối đa hay tối thiểu hay nằm giữa khoảng tối đa và tối thiểu? Thông thường, mục tiêu đạt được càng nhiều trong điều kiện các yếu tố khác không thay đổi thì đàm phán càng hiệu quả và càng thành công. Tuy vậy, việc đạt được mục tiêu là vấn đề không dễ dàng cho nên nó đòi hỏi người tham gia đàm phán phải biết cách thuyết phục và chủ động điều chỉnh mục tiêu khi không thể đạt được ở mức độ hợp lý. Trong đàm phán trực tiếp với doanh nghiệp Nhật Bản, việc thực hiện được mục tiêu đàm phán đề ra là chỉ tiêu vô cùng quan trọng và không thể bỏ qua bởi các nhà kinh doanh Nhật Bản vốn nổi tiếng là những người biết cách thuyết phục và có những chiến thuật thuyết phục rất linh hoạt, lại rất giỏi lợi dụng điểm yếu của đối phương nhằm buộc đối phương đưa ra nhượng bộ trước. Những nhà đàm phán Việt Nam ít kinh nghiệm giao tiếp kinh doanh với người Nhật sẽ càng dễ “mắc bẫy” hơn, hậu quả là phải giảm bớt một số mục tiêu ban đầu và đưa ra nhượng bộ. Vì thế, khi đàm phán trực tiếp với các đối tác Nhật Bản, các doanh nghiệp Việt Nam cần hết sức thận trọng và tỉnh táo giữ vững mục tiêu đề ra, nhận biết rõ ràng đâu là lợi ích tối thiểu phải đạt được, đâu là lợi ích có thể từ bỏ để đưa ra nhượng bộ,… như vậy mới có thể đảm bảo hiệu quả trong đàm phán trực tiếp với các đối tác người Nhật
87
3.1.2. Hp đồng đƣợc ký kết cht ch
Kết qu ca đàm phán thương mi quc tế th hin các hp đồng thương mi
quc tế, nói cách khác hp đồng chính là sn phm ca đàm phán. Đó là nhng cam
kết th được lp bng văn bn trong đó quy định quyn li nghĩa v (rights
and obligations) ca các bên trong 1 giao dch mua n quc tế. thế mt cuc
thương lượng thành công ti thiu phi dn đến vic ký kết hp đồng mua bán gia
hai bên. Tuy vy hp đồng đó phi được ký kết mt cách cht ch, tính cht ch ca
hp đồng th hin 4 khía cnh sau:
Hp đồng được làm bng văn bn, đầy đủ thông tin v ch th, ngày tháng
địa đim ký kết hp đồng
Các hp đồng mua bán vi Nht cn được lp thành văn bn bi không ch
bn ghi li các tho thun đã đạt được gia các bên trong quá trình đàm phán
còn là s chính thc hoá tha nhn mi quan h mua bán ca đôi bên. Tuy vy,
do người Nht rt nghiêm chnh trong vic thc hin cam kết nên vi nhng thương
v nh, giá tr không ln lm thì vic lp hp đồng thành văn bn cũng không thc
s cn thiết, tr khi lut điu chnh hp đồng bt buc hp đồng phi được m
thành văn bn. Nếu các bên lp hp đồng thành văn bn thì trong hp đồng cn phi
ghi đầy đủ các thông tin v ch th ca hp đồng như: địa ch công ty, s đin thoi,
s fax, s tài khon, tên chc v ca người đại din thm quyn kết hp
đồng hoc tên chc v ca người được u quyn kết hp đồng và giy u
quyn. Ngoài ra, hp đồng cn ghi rõ ngày tháng và địa đim ký kết nhm làm căn
c c định thi hn phát sinh quyn và nghĩa v ca các bên theo hp đồng (
d: hp đồng quy định “hàng hoá được giao trong vòng 30 ngày k t ngày ký kết
hp đồng” hoặc “hợp đồng này hiu lc k t ngày được kết”), và giúp c
bên c định ngun lut điu chnh hp đồng trong trường hp quy định “luật
điu chnh hp đồng này là lut ca nơi ký kết hp đồng”.
Hơp đồng phi phù hp vi lut áp dng
87 3.1.2. Hợp đồng đƣợc ký kết chặt chẽ Kết quả của đàm phán thương mại quốc tế thể hiện ở các hợp đồng thương mại quốc tế, nói cách khác hợp đồng chính là sản phẩm của đàm phán. Đó là những cam kết có thể được lập bằng văn bản trong đó quy định quyền lợi và nghĩa vụ (rights and obligations) của các bên trong 1 giao dịch mua bán quốc tế. Vì thế một cuộc thương lượng thành công tối thiểu phải dẫn đến việc ký kết hợp đồng mua bán giữa hai bên. Tuy vậy hợp đồng đó phải được ký kết một cách chặt chẽ, tính chặt chẽ của hợp đồng thể hiện ở 4 khía cạnh sau: Hợp đồng được làm bằng văn bản, có đầy đủ thông tin về chủ thể, ngày tháng và địa điểm ký kết hợp đồng Các hợp đồng mua bán với Nhật cần được lập thành văn bản bởi nó không chỉ là bản ghi lại các thoả thuận đã đạt được giữa các bên trong quá trình đàm phán mà còn là sự chính thức hoá và thừa nhận mối quan hệ mua bán của đôi bên. Tuy vậy, do người Nhật rất nghiêm chỉnh trong việc thực hiện cam kết nên với những thương vụ nhỏ, giá trị không lớn lắm thì việc lập hợp đồng thành văn bản cũng không thực sự cần thiết, trừ khi luật điều chỉnh hợp đồng bắt buộc hợp đồng phải được làm thành văn bản. Nếu các bên lập hợp đồng thành văn bản thì trong hợp đồng cần phải ghi đầy đủ các thông tin về chủ thể của hợp đồng như: địa chỉ công ty, số điện thoại, số fax, số tài khoản, tên và chức vụ của người đại diện có thẩm quyền ký kết hợp đồng hoặc tên và chức vụ của người được uỷ quyền ký kết hợp đồng và giấy uỷ quyền. Ngoài ra, hợp đồng cần ghi rõ ngày tháng và địa điểm ký kết nhằm làm căn cứ xác định thời hạn phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng ( Ví dụ: hợp đồng quy định “hàng hoá được giao trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng” hoặc “hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày được ký kết”), và giúp các bên xác định nguồn luật điều chỉnh hợp đồng trong trường hợp có quy định “luật điều chỉnh hợp đồng này là luật của nơi ký kết hợp đồng”. Hơp đồng phải phù hợp với luật áp dụng