Khóa luận tốt nghiệp: Đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản

7,997
787
110
98
nhà đàm phán Vit Nam cn lưu ý mt s đim sau: cn khéo léo la chn đúng
thi đim để “tách con người” ra khỏi “công việc”, không nên t thái độ “công vic
là công việc” một cách quá cng nhc d gây mt lòng đối tác Nht Bn, xây dng
nhiu phương án khác nhau t trước hoc cùng hp tác vi phía Nht để đưa ra
nhiu phương án đa dng cho cùng mt vn đề, thng nht v các tiêu chun khách
quan để gii quyết các vướng mc trong đàm phán, ví d, nh mt bên th ba phân
x (nên nh người trung gian gii thiu các bên vi nhau vào vai trò này), trong khi
đó luôn gi thái độ hoà nhã, thin chí hp tác không ngng gây dng lòng tin
gia hai bên, vn điu không th thiếu đối vi các thương nhân Nht Bn trong
bt c cuc thương lượng nào.
Bn là:nên tiến hành đàm phán th
Đàm phán thkhâu cui cùng trong giai đon chun b đàm phán, qua đó doanh
nghip có điu kin kim tra li các đim hp lý và chưa hp lý trong kế hoch đàm
phán ca mình, cũng như d trù được các kh năng phương án gii quyết phù
hp cho các tình hung có th xy ra trong đàm phán, t đó giúp người đàm phán
tr nên t tin và ch động hơn khi bước vào đàm phán tht.
3.2.2. Nhóm gii pháp trong giai đon đàm phán trc tiếp
Trong giai đon đàm phán trc tiếp, doanh nghip Vit Nam còn gp nhiu khó
khăn và hn chế khâu trao đổi thông tin, thuyết phc và nhượng b. thế, dưới
đây xin đề xut mt s bin pháp nhm khc phc nhng khó khăn hn chế đó
Mt là: Đặt câu hi và tr li câu hi mt cách nht quán
Khó khăn rt ln đối vi các nhà đàm phán Vit Nam khi tiến hành thương lượng
trc tiếp vi các bn hàng Nht là nm bt kp thi chính xác các thông tin phía
Nht trình bày cũng như phát hin nhng mi quan tâm li ích thc s h
theo đui. Điu này là do phía Nht thường ít khi nói thng mà hay i ám ch, i
bóng gió, trình bày dài dòng đôi khi ngôn ng cũng không truyn ti hết được
dng ý tht s ca h. thế, bên cnh vic s dng các phiên dch gii, các nhà
đàm phán Vit Nam cn hết sc chú ý theo dõi thái độc ch ca bn hàng Nht
trong lúc h trình bày, cũng nên thng thn đặt câu hi để khai thác thêm thông tin
98 nhà đàm phán Việt Nam cần lưu ý một số điểm sau: cần khéo léo lựa chọn đúng thời điểm để “tách con người” ra khỏi “công việc”, không nên tỏ thái độ “công việc là công việc” một cách quá cứng nhắc dễ gây mất lòng đối tác Nhật Bản, xây dựng nhiều phương án khác nhau từ trước hoặc cùng hợp tác với phía Nhật để đưa ra nhiều phương án đa dạng cho cùng một vấn đề, thống nhất về các tiêu chuẩn khách quan để giải quyết các vướng mắc trong đàm phán, ví dụ, nhờ một bên thứ ba phân xử (nên nhờ người trung gian giới thiệu các bên với nhau vào vai trò này), trong khi đó luôn giữ thái độ hoà nhã, thiện chí hợp tác và không ngừng gây dựng lòng tin giữa hai bên, vốn là điều không thể thiếu đối với các thương nhân Nhật Bản trong bất cứ cuộc thương lượng nào. Bốn là:nên tiến hành đàm phán thử Đàm phán thử là khâu cuối cùng trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán, qua đó doanh nghiệp có điều kiện kiểm tra lại các điểm hợp lý và chưa hợp lý trong kế hoạch đàm phán của mình, cũng như dự trù được các khả năng và phương án giải quyết phù hợp cho các tình huống có thể xảy ra trong đàm phán, từ đó giúp người đàm phán trở nên tự tin và chủ động hơn khi bước vào đàm phán thật. 3.2.2. Nhóm giải pháp trong giai đoạn đàm phán trực tiếp Trong giai đoạn đàm phán trực tiếp, doanh nghiệp Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn và hạn chế ở khâu trao đổi thông tin, thuyết phục và nhượng bộ. Vì thế, dưới đây xin đề xuất một số biện pháp nhằm khắc phục những khó khăn hạn chế đó Một là: Đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi một cách nhất quán Khó khăn rất lớn đối với các nhà đàm phán Việt Nam khi tiến hành thương lượng trực tiếp với các bạn hàng Nhật là nắm bắt kịp thời và chính xác các thông tin phía Nhật trình bày cũng như phát hiện những mối quan tâm và lợi ích thực sự mà họ theo đuổi. Điều này là do phía Nhật thường ít khi nói thẳng mà hay nói ám chỉ, nói bóng gió, trình bày dài dòng và đôi khi ngôn ngữ cũng không truyền tải hết được dụng ý thật sự của họ. Vì thế, bên cạnh việc sử dụng các phiên dịch giỏi, các nhà đàm phán Việt Nam cần hết sức chú ý theo dõi thái độ và cử chỉ của bạn hàng Nhật trong lúc họ trình bày, cũng nên thẳng thắn đặt câu hỏi để khai thác thêm thông tin
99
nếu cm thy vn chưa hiu hết ý đối tác hoc không chc chn cách hiu ca mình
đúng hay không. Doanh nghip Vit Nam nên mnh dn đặt câu hi cho đối c
Nht mt cách thng thn, cùng vi c ch mm mng, thái độ ci m để đối c
Nht thy được thin chí ca ta. Ngoài ra, cũng không nên quên ghi chép cn thn
các thông tin thu lượm được t nhng câu tr li ca đối tác, thường xuyên soát
các câu tr li sau vi nhng câu tr li trước đó để kim tra tính thng nht trong
lp lun, hoc phát hin nhng sơ h ca đối tác ngay t nhng thông tin trong c
câu tr li c h, t đó to cơ hi cho ta vn li và tiến lên giành thế ch động trên
bàn đàm phán.
Người Nht ni tiếng là nhng người rất “khát thông tin”, vì thếh thường hi
rt dai, có khi hi đi hi li mt vn đề, hoc nhiu người cùng hi mt câu làm cho
phía Vit Nam cm thy lúng túng, đôi khi khó chu. Để đối phó vi kiu đặt câu
hi này ca phía Nht, các doanh nghip Vit Nam nên thng nht ngay t đầu
trong tt c các câu tr li ca mìh, tránh tình trng trước sau không như mt.
Trường hp phía Nht cm thy câu tr li ca ta chưa tha mãn được h thì n
thng thn đề ngh h gii thích li câu hi. Còn nếu h hi nhiu ln vi dng ý
giành thế ch động, đẩy ta vào thế b động thì nhà đàm phán Vit Nam cn bình tĩnh
tr li, nếu thy câu hi không đáng tr li thì có th im lng, hoc chuyn ch đề,
hoc cáo li chưa có đủ tài liu. Nếu h hi nhiu ln cùng mt vn đề, thì nhà
đàm phán Vit Nam không nên thế t ra bc tc bi thái độ đó ch nh
hưởng xu ti kết qu đàm phán thôi, thay vào đó ta nên nhit tình tr li tt c
câu hi, nhưng càng vi nhng ln hi v sau, câu tr li càng được trình bày ngn
gn hơn ch tóm tt li ni dung ca câu tr li đã trình bày trước đó. Cách m
này s giúp tránh cho doanh nghip Vit Nam b rơi vào tình trng lúng túng, trình
bày trước sau không thng nht, d to điu kin cho phía Nht nm được sơ h
li dng nó để buc ta đưa ra nhượng b trước.
Hai là: áp dng nemawashi
Nemawashi trong tiếng Nht nghĩa “chăm cây t gốc” (preparing the roots).
Thut ng này ý vic quá trình đàm phán trc tiếp thành công được hay
99 nếu cảm thấy vẫn chưa hiểu hết ý đối tác hoặc không chắc chắn cách hiểu của mình có đúng hay không. Doanh nghiệp Việt Nam nên mạnh dạn đặt câu hỏi cho đối tác Nhật một cách thẳng thắn, cùng với cử chỉ mềm mỏng, thái độ cởi mở để đối tác Nhật thấy được thiện chí của ta. Ngoài ra, cũng không nên quên ghi chép cẩn thận các thông tin thu lượm được từ những câu trả lời của đối tác, thường xuyên rà soát các câu trả lời sau với những câu trả lời trước đó để kiểm tra tính thống nhất trong lập luận, hoặc phát hiện những sơ hở của đối tác ngay từ những thông tin trong các câu trả lời củ họ, từ đó tạo cơ hội cho ta vặn lại và tiến lên giành thế chủ động trên bàn đàm phán. Người Nhật nổi tiếng là những người rất “khát thông tin”, vì thế mà họ thường hỏi rất dai, có khi hỏi đi hỏi lại một vấn đề, hoặc nhiều người cùng hỏi một câu làm cho phía Việt Nam cảm thấy lúng túng, đôi khi khó chịu. Để đối phó với kiểu đặt câu hỏi này của phía Nhật, các doanh nghiệp Việt Nam nên thống nhất ngay từ đầu trong tất cả các câu trả lời của mìh, tránh tình trạng trước sau không như một. Trường hợp phía Nhật cảm thấy câu trả lời của ta chưa thỏa mãn được họ thì nên thẳng thắn đề nghị họ giải thích lại câu hỏi. Còn nếu họ hỏi nhiều lần với dụng ý giành thế chủ động, đẩy ta vào thế bị động thì nhà đàm phán Việt Nam cần bình tĩnh trả lời, nếu thấy câu hỏi không đáng trả lời thì có thể im lặng, hoặc chuyển chủ đề, hoặc cáo lỗi vì chưa có đủ tài liệu. Nếu họ hỏi nhiều lần cùng một vấn đề, thì nhà đàm phán Việt Nam không nên vì thế mà tỏ ra bực tức bởi thái độ đó chỉ có ảnh hưởng xấu tới kết quả đàm phán mà thôi, thay vào đó ta nên nhiệt tình trả lời tất cả câu hỏi, nhưng càng với những lần hỏi về sau, câu trả lời càng được trình bày ngắn gọn hơn và chỉ tóm tắt lại nội dung của câu trả lời đã trình bày trước đó. Cách làm này sẽ giúp tránh cho doanh nghiệp Việt Nam bị rơi vào tình trạng lúng túng, trình bày trước sau không thống nhất, dễ tạo điều kiện cho phía Nhật nắm được sơ hở và lợi dụng nó để buộc ta đưa ra nhượng bộ trước. Hai là: áp dụng nemawashi Nemawashi trong tiếng Nhật nghĩa là “chăm cây từ gốc” (preparing the roots). Thuật ngữ này có ý là việc quá trình đàm phán trực tiếp có thành công được hay
100
không ph thuc rt nhiu vào vic các bên đã chun b nhng gì cho nó. Hot động
“chăm gốc” rt phong phú đa dng, nó din ra ngay t khâu gii thiu, tiếp xúc,
gp g ban đầu và còn kéo dài ti c khâu trao di thông tin trc tiếp trên bàn đàm
phán. Mc đích ca nemawashi là to dng 1 cơ s vng chc v lòng tin, thin chí
hp tác thm chí là c tinh thn sn sàng đặt quan h mua bán lâu dài gia c
bên. Khi gc đã vng thì cây s mc rt nhanh và cao, tc là khi các bên đã có được
s tin tưởng tích cc ln nhau thì nhng xung đột trong quá trình đàm phán s
không xy ra, giai đon thuyết phc, nhượng b đi đến tho thun s din ra
thun li. Bên cnh đó, các nhà đàm phán Vit Nam cũng cn chú ý rng thuyết
phc được đối tác Nht Bn thay đổi quan đim, điu chnh li lp trường ngay trên
bàn đàm phán dường như không th nếu ta ch s dng các chiến thut thuyết
phc như đưa ra lp lun logic, khoa hc, thm chí đánh vào tâm lý ca đối tác như:
đưa kèm mt li ha, đánh đổi mt li ích khác, thm chí dùng li l đe do,
khuyên bo, cnh báo,… tựu chung li là các chiến thut thuyết phc trc tiếp trên
bàn đàm phán đều không tác dng gì vi người Nht. Các doanh nghip Vit
Nam không nên c tìm cách thuyết phc phía Nht bng nhng chiến thut như trên
nên s dng nemawashi. Biết ch áp dng nemawashi mt cách hiu qu s
giúp doanh nghip Vit Nam vượt qua giai đon thuyết phc mt cách thun li
thành công bi khi đã cm thy thc s tin tưởng được đối tác và nhn thy được
li ích lâu dài t vic ký kết hp đồng, người Nht sn sàng làm vic theo xu hướng
hp tác và chp nhn đề ngh ca ta.
Để vun đắp lòng tin vi đối tác Nht Bn, các doanh nghip Vit Nam trước hết cn
cung cp đầy đủ thông tin v mình cho phía Nht bng cách phát hành các n phm
gii thiu v công ty, các catalogue gii thiu sn phm, công ngh đang s dng,
các mu hàng và ch tiêu cht lượng v hàng hoá ca công ty, v thế ca công ty trên
th trường và các thành tích công ty đã đạt được trong thi gian qua. Nhng thông
tin này s khiến bn hàng Nht thêm tin tưởng vào tim lc kinh doanh ca ta, nếu
nhn thy bn hàng có tim lc tt, các doanh nghip Nht Bn s tin tưởng và quan
tâm ti vic đặt quan h mua bán lâu dài.
100 không phụ thuộc rất nhiều vào việc các bên đã chuẩn bị những gì cho nó. Hoạt động “chăm gốc” rất phong phú và đa dạng, nó diễn ra ngay từ khâu giới thiệu, tiếp xúc, gặp gỡ ban đầu và còn kéo dài tới cả khâu trao dổi thông tin trực tiếp trên bàn đàm phán. Mục đích của nemawashi là tạo dựng 1 cơ sở vững chắc về lòng tin, thiện chí hợp tác và thậm chí là cả tinh thần sẵn sàng đặt quan hệ mua bán lâu dài giữa các bên. Khi gốc đã vững thì cây sẽ mọc rất nhanh và cao, tức là khi các bên đã có được sự tin tưởng tích cực lẫn nhau thì những xung đột trong quá trình đàm phán sẽ không xảy ra, giai đoạn thuyết phục, nhượng bộ và đi đến thoả thuận sẽ diễn ra thuận lợi. Bên cạnh đó, các nhà đàm phán Việt Nam cũng cần chú ý rằng thuyết phục được đối tác Nhật Bản thay đổi quan điểm, điều chỉnh lại lập trường ngay trên bàn đàm phán dường như là không thể nếu ta chỉ sử dụng các chiến thuật thuyết phục như đưa ra lập luận logic, khoa học, thậm chí đánh vào tâm lý của đối tác như: đưa kèm một lời hứa, đánh đổi một lợi ích khác, thậm chí dùng lời lẽ đe doạ, khuyên bảo, cảnh báo,… tựu chung lại là các chiến thuật thuyết phục trực tiếp trên bàn đàm phán đều không có tác dụng gì với người Nhật. Các doanh nghiệp Việt Nam không nên cố tìm cách thuyết phục phía Nhật bằng những chiến thuật như trên mà nên sử dụng nemawashi. Biết cách áp dụng nemawashi một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam vượt qua giai đoạn thuyết phục một cách thuận lợi và thành công bởi khi đã cảm thấy thực sự tin tưởng được đối tác và nhận thấy được lợi ích lâu dài từ việc ký kết hợp đồng, người Nhật sẵn sàng làm việc theo xu hướng hợp tác và chấp nhận đề nghị của ta. Để vun đắp lòng tin với đối tác Nhật Bản, các doanh nghiệp Việt Nam trước hết cần cung cấp đầy đủ thông tin về mình cho phía Nhật bằng cách phát hành các ấn phẩm giới thiệu về công ty, các catalogue giới thiệu sản phẩm, công nghệ đang sử dụng, các mẫu hàng và chỉ tiêu chất lượng về hàng hoá của công ty, vị thế của công ty trên thị trường và các thành tích công ty đã đạt được trong thời gian qua. Những thông tin này sẽ khiến bạn hàng Nhật thêm tin tưởng vào tiềm lực kinh doanh của ta, nếu nhận thấy bạn hàng có tiềm lực tốt, các doanh nghiệp Nhật Bản sẽ tin tưởng và quan tâm tới việc đặt quan hệ mua bán lâu dài.
101
Ngoài ra, để xây dng nim tin, các doanh nghip Vit Nam cũng nên chú trng ti
c hot động tiếp xúc trc tiếp gia các bên trong giai đoạn “làm quen”. Để nâng
cao uy tín độ tin cy ca mình, các doanh nghip Vit Nam th nh mt t
chc trung gian có uy tín cao được bn hàng Nht Bn tin tưởng làm người gii
thiu cho mình trước mi giao dch kinh doanh. Nhng t chc trung gian này
thcác cơ quan chính ph như đại din b Thương Mi, phòng Thương Mi
Công Nghip Vit Nam, Đại S Quán, đại din ca JETRO ti Vit Nam, các ngân
hàng thương mại,…
Để duy trì lòng tin đưc lâu dài, các doanh nghip Vit Nam cũng cn hết sc quan
tâm ti cht lượng mu mã sn phm, tăng cường đầu tư hơn na cho vic y
dng phát trin thương hiu mnh cho hàng hoá ca mình. Do người Nht
thường có tâm lý thích mua hàng hiu, sn phm có cht lượng n định, được khng
định qua uy tín ca doanh nghip trong nhiu năm, bao sn phm bt mt
không gây hi cho môi trường, vì thế đây s là cách tt nht để duy trì ch đứng cho
hàng hoá Vit Nam ti th trường Nht Bn và duy trì quan h mua bán tt đẹp vi
các thương nhân Nht Bn v lâu dài.
Ba là: ch nhƣợng b dn dn, không nhƣợng b quá nhanh
Để đạt được tho thun, đôi khi các nhà đàm phán Vit Nam cũng cn phi nhượng
b. Tuy vy, thi đim nào phù hp để đưa ra nhượng b cũng rt quan trng và đôi
khi còn có tính quyết định ngang vi giá tr ca chính nhượng b y. Thông thường
người Nht ch chu nhượng b vào phút chót, vì vy các doanh nghip Vit Nam
cũng không nên nhượng b quá sm và quá nhanh. Mt nguyên tc khi nhượng b
trước đối tác Nht Bn là không nên đưa ra chào hàng vi điu kin quá cao ri sau
đó nhanh chóng chp nhn h thp chúng bi vic làm này d khiến cho phía Nht
sinh nghi ng v độ tin cy ca ta. Các doanh nghip Vit Nam cn cân nhc tht k
trước khi đưa ra nhượng b nào đó, khi đưa ra nhượng b, ta nên trình bày bt đầu
t vic gii thích v hoàn cnh, nguyên nhân và mc đích dn đến nhượng b để
phía Nht hiu thông cm cho ta, cũng như nhn thy thin chí hp tác ca ta,
sauđó mi chính thc đưa ra nhượng b đề ngh kèm theo mt nhượng b khác
101 Ngoài ra, để xây dựng niềm tin, các doanh nghiệp Việt Nam cũng nên chú trọng tới các hoạt động tiếp xúc trực tiếp giữa các bên trong giai đoạn “làm quen”. Để nâng cao uy tín và độ tin cậy của mình, các doanh nghiệp Việt Nam có thể nhờ một tổ chức trung gian có uy tín cao và được bạn hàng Nhật Bản tin tưởng làm người giới thiệu cho mình trước mỗi giao dịch kinh doanh. Những tổ chức trung gian này có thể là các cơ quan chính phủ như đại diện bộ Thương Mại, phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam, Đại Sứ Quán, đại diện của JETRO tại Việt Nam, các ngân hàng thương mại,… Để duy trì lòng tin được lâu dài, các doanh nghiệp Việt Nam cũng cần hết sức quan tâm tới chất lượng và mẫu mã sản phẩm, tăng cường đầu tư hơn nữa cho việc xây dựng và phát triển thương hiệu mạnh cho hàng hoá của mình. Do người Nhật thường có tâm lý thích mua hàng hiệu, sản phẩm có chất lượng ổn định, được khẳng định qua uy tín của doanh nghiệp trong nhiều năm, bao bì sản phẩm bắt mắt và không gây hại cho môi trường, vì thế đây sẽ là cách tốt nhất để duy trì chỗ đứng cho hàng hoá Việt Nam tại thị trường Nhật Bản và duy trì quan hệ mua bán tốt đẹp với các thương nhân Nhật Bản về lâu dài. Ba là: chỉ nhƣợng bộ dần dần, không nhƣợng bộ quá nhanh Để đạt được thoả thuận, đôi khi các nhà đàm phán Việt Nam cũng cần phải nhượng bộ. Tuy vậy, thời điểm nào phù hợp để đưa ra nhượng bộ cũng rất quan trọng và đôi khi còn có tính quyết định ngang với giá trị của chính nhượng bộ ấy. Thông thường người Nhật chỉ chịu nhượng bộ vào phút chót, vì vậy các doanh nghiệp Việt Nam cũng không nên nhượng bộ quá sớm và quá nhanh. Một nguyên tắc khi nhượng bộ trước đối tác Nhật Bản là không nên đưa ra chào hàng với điều kiện quá cao rồi sau đó nhanh chóng chấp nhận hạ thấp chúng bởi việc làm này dễ khiến cho phía Nhật sinh nghi ngờ về độ tin cậy của ta. Các doanh nghiệp Việt Nam cần cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra nhượng bộ nào đó, khi đưa ra nhượng bộ, ta nên trình bày bắt đầu từ việc giải thích về hoàn cảnh, nguyên nhân và mục đích dẫn đến nhượng bộ để phía Nhật hiểu và thông cảm cho ta, cũng như nhận thấy thiện chí hợp tác của ta, sauđó mới chính thức đưa ra nhượng bộ và đề nghị kèm theo một nhượng bộ khác
102
t phía Nht. Cách làm này tuy hơi dài dòng, mt thi gian nhưng li rt hiu
qu khi đàm phán vi các đối tác Nht Bn bi nó th hin được thin chí và s tin
tưởng ln nhau gia các bên.
3.2.3. Nhóm gii pháp trong giai đon hu đàm phán.
giai đon hu đàm phán, doanh nghip Vit Nam cn chú ý ti 3 vn đề sau: son
tho hp đồng, thc hin hp đồng đánh giá kết qu đàm phán, đúc rút kinh
nghim cho nhng ln đàm phán sau.
Mt là: doanh nghip Vit Nam nên giành quyn son tho hp đồng vnh
Vic son tho hp đồng thương mi quc tế ý nghĩa quan trng bi bn hp
đồng là bng chng cho nhng tho thun đã đạt được gia các bên. Để đảm bo
cho hp đồng được cht ch, rõ ràng và đầy đủ ni dung cn thiết, tt hơn hết là các
doanh nghip Vit Nam nên đề ngh được quyn son tho hp đồng bi các đối tác
Nht Bn thường không chú trng nhiu lm ti hp đồng mua bán đặt cơ s
thc hin cam kết vào lòng tin và mi quan h gia các bên nhiu hơn. Vì thế, nếu
được quyn son tho hp đồng, các doanh nghip Vit Nam không n đưa o
hp đồng quá nhiu chi tiết phc tp khiến cho hp đồng tr nên rườm rà, khó hiu
ch nên son tho mc đầy đủ thông tin, rõ ràng v ni dung được quy định để
to cơ s cho vic thc hin đúng các cam kết cũng như tránh nhng tranh chp
phát sinh do các bên có cách hiukhác nhau v cùng mt ni dung trong hp đồng.
Hai là: cn đẩy nhanh tiến độ thc hin hp đồng, bo đảm tuyt đối vic gi
ch tín trong kinh doanh
Trong quá trình thc hin hp đồng, các doanh nghip Vit Nam cn đẩy nhanh hơn
na tiến độ thc hin, tránh tình trng giao hàng tr hn, chm thanh toán cho phía
Nht. Trong trường hp cp bách, nếu giao hàng bng tàu bin quá lâu không th
kp thi hn đã tho thun thì doanh nghip Vit Nam cũng không nên thế
tiếc chi phí ch hàng bng các phương tin nhanh hơn như máy bay để đảm bo
thc hin hp đồng đúng hn cho phía Nht. Người Nht đặc bit coi trng vic
tuân th nghiêm ngt các thi hn thc hin nghĩa v theo tha thun, k c vi các
102 từ phía Nhật. Cách làm này tuy có hơi dài dòng, mất thời gian nhưng lại rất hiệu quả khi đàm phán với các đối tác Nhật Bản bởi nó thể hiện được thiện chí và sự tin tưởng lẫn nhau giữa các bên. 3.2.3. Nhóm giải pháp trong giai đoạn hậu đàm phán. Ở giai đoạn hậu đàm phán, doanh nghiệp Việt Nam cần chú ý tới 3 vấn đề sau: soạn thảo hợp đồng, thực hiện hợp đồng và đánh giá kết quả đàm phán, đúc rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. Một là: doanh nghiệp Việt Nam nên giành quyền soạn thảo hợp đồng về mình Việc soạn thảo hợp đồng thương mại quốc tế có ý nghĩa quan trọng bởi bản hợp đồng là bằng chứng cho những thoả thuận đã đạt được giữa các bên. Để đảm bảo cho hợp đồng được chặt chẽ, rõ ràng và đầy đủ nội dung cần thiết, tốt hơn hết là các doanh nghiệp Việt Nam nên đề nghị được quyền soạn thảo hợp đồng bởi các đối tác Nhật Bản thường không chú trọng nhiều lắm tới hợp đồng mua bán mà đặt cơ sở thực hiện cam kết vào lòng tin và mối quan hệ giữa các bên nhiều hơn. Vì thế, nếu được quyền soạn thảo hợp đồng, các doanh nghiệp Việt Nam không nên đưa vào hợp đồng quá nhiều chi tiết phức tạp khiến cho hợp đồng trở nên rườm rà, khó hiểu mà chỉ nên soạn thảo ở mức đầy đủ thông tin, rõ ràng về nội dung được quy định để tạo cơ sở cho việc thực hiện đúng các cam kết cũng như tránh những tranh chấp phát sinh do các bên có cách hiểukhác nhau về cùng một nội dung trong hợp đồng. Hai là: cần đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng, bảo đảm tuyệt đối việc giữ chữ tín trong kinh doanh Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các doanh nghiệp Việt Nam cần đẩy nhanh hơn nữa tiến độ thực hiện, tránh tình trạng giao hàng trễ hẹn, chậm thanh toán cho phía Nhật. Trong trường hợp cấp bách, nếu giao hàng bằng tàu biển quá lâu và không thể kịp thời hạn đã thoả thuận thì doanh nghiệp Việt Nam cũng không nên vì thế mà tiếc chi phí chở hàng bằng các phương tiện nhanh hơn như máy bay để đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng hẹn cho phía Nhật. Người Nhật đặc biệt coi trọng việc tuân thủ nghiêm ngặt các thời hạn thực hiện nghĩa vụ theo thỏa thuận, kể cả với các
103
bn hàng mi ln vi các bn hàng cũ lâu năm. Vì vy, doanh nghip Vit Nam cn
đặc bit lưu ý vn đề này bi đã có nhiu trường hp ta giao hàng sai hn ch mt
ln trong khi tt c các ln giao hàng trước đó đều đúng hn, phía Nht cũng lp tc
hu hp đồng và ngng đặt hàng vô thi hn.
Ba là: kp thi đánh giá kết qu đàm phán rút kinh nghim cho nhng ln
đàm phán sau
Sau khi hoàn tt đàm phán, các doanh nghip Vit Nam nên đánh giá li kết qu
đàm phán t đó rút ra nhng kinh nghim cho nhng ln đàm phán sau này. Sau
mi mt cuc thương lượng, nhóm đàm phán cn t chc hp để đánh giá nhng
kết qu đạt được, nguyên nhân thành công, mc độ thành công, nguyên nhân tht
bi bin pháp khc phc, các chi phí b ra cho đàm phán,… Ngoài ra, doanh
nghip cũng cn phi theo dõi sát sao toàn b quá trình thc hin hp đồng, ghi
nhn li nhng khó khăn vướng mc gp phi để kp thi sa cha cho nhng
thương v tiếp theo.
Trên đây mt s đề xut cho doanh nghip Vit Nam nhm nâng cao hiu qu
đàm phán trc tiếp vi đối tác Nht Bn. Để các cuc thương lượng din ra thun
li hiu qu nht, các doanh nghip Vit Nam cn kết hp mt cách linh hot
nhng gii pháp nói trên vi nhau, cùng vi vic vn dng nhng kinh nghim
nhân đã thu được t nhng cuc thương lượng trc tiếp trước đó, các doanh nghip
mi bước vào th trường Nht Bn th hc hi thêm nhng kinh nghim t c
doanh nghip đi trước, như vy s giúp cho các doanh nghip Vit Nam nâng cao
được v thế ca mình trên bàn đàm phán vi c đối tác Nht Bn giành được
nhng hp đồng ln và dài hn vi đối tác này trong nhng năm ti đây.
103 bạn hàng mới lẫn với các bạn hàng cũ lâu năm. Vì vậy, doanh nghiệp Việt Nam cần đặc biệt lưu ý vấn đề này bởi đã có nhiều trường hợp ta giao hàng sai hẹn chỉ một lần trong khi tất cả các lần giao hàng trước đó đều đúng hẹn, phía Nhật cũng lập tức huỷ hợp đồng và ngừng đặt hàng vô thời hạn. Ba là: kịp thời đánh giá kết quả đàm phán và rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau Sau khi hoàn tất đàm phán, các doanh nghiệp Việt Nam nên đánh giá lại kết quả đàm phán từ đó rút ra những kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau này. Sau mỗi một cuộc thương lượng, nhóm đàm phán cần tổ chức họp để đánh giá những kết quả đạt được, nguyên nhân thành công, mức độ thành công, nguyên nhân thất bại và biện pháp khắc phục, các chi phí bỏ ra cho đàm phán,… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải theo dõi sát sao toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng, ghi nhận lại những khó khăn vướng mắc gặp phải để kịp thời sửa chữa cho những thương vụ tiếp theo. Trên đây là một số đề xuất cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản. Để các cuộc thương lượng diễn ra thuận lợi và hiệu quả nhất, các doanh nghiệp Việt Nam cần kết hợp một cách linh hoạt những giải pháp nói trên với nhau, cùng với việc vận dụng những kinh nghiệm cá nhân đã thu được từ những cuộc thương lượng trực tiếp trước đó, các doanh nghiệp mới bước vào thị trường Nhật Bản có thể học hỏi thêm những kinh nghiệm từ các doanh nghiệp đi trước, như vậy sẽ giúp cho các doanh nghiệp Việt Nam nâng cao được vị thế của mình trên bàn đàm phán với các đối tác Nhật Bản và giành được những hợp đồng lớn và dài hạn với đối tác này trong những năm tới đây.
104
KẾT LUẬN
Sau khi nghiên cu đề tài, có th rút ra mt s kết lun sau đây:
1. Đàm phán tuy khâu đầu tiên nhưng li khâu vô cùng quan trng trong
quá trình thc hin các giao dch mua bán quc tế. Đàm phán có thành công mi có
vic kết thc hin các hp đồng mua bán quc tế gia người bán người
mua. thế, các doanh nghip Vit Nam cn chú trng đặc bit và quan m ti
công tác đàm phán trong hot động kinh doanh vi các bn hàng quc tế ca mình.
2. Phương thc gp g trc tiếp tuy phương thc truyn thng, tương đối
phc tp và tn kém nhưng li có tác dng tích cc trong vic gii quyết các vn đề
phc tp ca hp đồng, các vướng mc phát sinh trong quá trình đàm phán qua thư
đin thoi trước đó, cũng như to điu kin cho doanh nghip tht cht hơn na
quan h bn hàng tt đẹp vi các đối tác quc tế. Vì thế, vi xu hướng mi ca hot
động mua bán quc tế trên thế gii hin nay, trong đó các doanh nghip ngày càng
quan tâm nhiu hơn ti công tác qun tr quan h vi khách hàng và nhà cung cp
thì hot động đàm phán thương mi quc tế bng phương thc gp g trc tiếp, hay
đàm phán trc tiếp s vn còn phát trin mnh m hơn na.
3. Nht Bn hin nay vn là mt đối tác ln và quan trng ca Vit Nam trong
quan h kinh tế thương mi, vì thế các hot động mua bán song phương gia thương
nhân hai nước đã, đang s còn được tăng cường hơn na. Tuy vy, th trường
Nht Bn mt th trường tương đối kht khe, các thương nhân Nht Bn rt cn
thn khi la chn bn hàng cũng như rt k tính khi đàm phán vi các bn hàng
quc tế. Phong cách đàm phán trc tiếp ca người Nht li có nhiu đim khác bit
mà nhiu doanh nghip Vit Nam hin nay vn chưa nm hết được. Vì vy, để đàm
phán hiu qu vi đối tác Nht Bn, các nkinh doanh Vit Nam ngoài vic
không ngng nâng cao k năng đàm phán, tích lu kinh nghim t các cuc thương
lượng trc tiếp vi người Nht, còn phi chú trng ti vic tìm hiu k lưỡng v
nhng nét đặc trưng trong phong cách đàm phán ca các đối tác Nht Bn.
4. Nhm nâng cao hiu qu đàm phán trc tiếp vi các bn hàng Nht Bn,
không ai khác chính là các doanh nghip xut nhp khu Vit Nam phi t mình
104 KẾT LUẬN Sau khi nghiên cứu đề tài, có thể rút ra một số kết luận sau đây: 1. Đàm phán tuy là khâu đầu tiên nhưng lại là khâu vô cùng quan trọng trong quá trình thực hiện các giao dịch mua bán quốc tế. Đàm phán có thành công mới có việc ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán quốc tế giữa người bán và người mua. Vì thế, các doanh nghiệp Việt Nam cần chú trọng đặc biệt và quan tâm tới công tác đàm phán trong hoạt động kinh doanh với các bạn hàng quốc tế của mình. 2. Phương thức gặp gỡ trực tiếp tuy là phương thức truyền thống, tương đối phức tạp và tốn kém nhưng lại có tác dụng tích cực trong việc giải quyết các vấn đề phức tạp của hợp đồng, các vướng mắc phát sinh trong quá trình đàm phán qua thư và điện thoại trước đó, cũng như tạo điều kiện cho doanh nghiệp thắt chặt hơn nữa quan hệ bạn hàng tốt đẹp với các đối tác quốc tế. Vì thế, với xu hướng mới của hoạt động mua bán quốc tế trên thế giới hiện nay, trong đó các doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn tới công tác quản trị quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp thì hoạt động đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp, hay đàm phán trực tiếp sẽ vẫn còn phát triển mạnh mẽ hơn nữa. 3. Nhật Bản hiện nay vẫn là một đối tác lớn và quan trọng của Việt Nam trong quan hệ kinh tế thương mại, vì thế các hoạt động mua bán song phương giữa thương nhân hai nước đã, đang và sẽ còn được tăng cường hơn nữa. Tuy vậy, thị trường Nhật Bản là một thị trường tương đối khắt khe, các thương nhân Nhật Bản rất cẩn thận khi lựa chọn bạn hàng cũng như rất kỹ tính khi đàm phán với các bạn hàng quốc tế. Phong cách đàm phán trực tiếp của người Nhật lại có nhiều điểm khác biệt mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn chưa nắm hết được. Vì vậy, để đàm phán hiệu quả với đối tác Nhật Bản, các nhà kinh doanh Việt Nam ngoài việc không ngừng nâng cao kỹ năng đàm phán, tích luỹ kinh nghiệm từ các cuộc thương lượng trực tiếp với người Nhật, còn phải chú trọng tới việc tìm hiểu kỹ lưỡng về những nét đặc trưng trong phong cách đàm phán của các đối tác Nhật Bản. 4. Nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán trực tiếp với các bạn hàng Nhật Bản, không ai khác mà chính là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam phải tự mình
105
n lc vươn lên. Điu ct yếu các nhà đàm phán Vit Nam cn phi nâng cao
nhn thc ca mình v tm quan trng ca công tác đàm phán trc tiếp vi c đối
tác Nht Bn, sau đóđầu tư thi gian và kinh phí cho vic nghiên cu bn hàng,
lên kế hoch đàm phán tht c th, hoch định chiến lược đàm phán phù hp.
được s chun b tt là điu kin quan trng quyết định ti thành công ca cuc
thương lượng, không nhng vi đối tác Nht Bn còn vi c đối tác quc tế
khác.
5. Mt trong nhng ch tiêu quan trng đánh giá hiu qu đàm phán trc tiếp
vi các doanh nghip Nht Bn ch tiêu xây dng quan h bn hàng tt đẹp.
Nhưng đểth xây dng được nhng quan h bn hàng lâu dài vi người Nht, thì
trước hết các doanh nghip Vit Nam cn phi có nhng chiến lược kinh doanh lâu
dài, ly ch tín làm trng, qua đó không ngng nâng cao ni lc ca mình. Ni lc
mnh s giúp doanh nghip xây dng được uy tín, độ tin cy vi c đối tác Nht
Bn, t đó giúp doanh nghip có cơ hi đàm phán thành công nhng hp đồng xut
nhp khu giá tr ln và dài hn vi các bn hàng Nht Bn.
105 nỗ lực vươn lên. Điều cốt yếu là các nhà đàm phán Việt Nam cần phải nâng cao nhận thức của mình về tầm quan trọng của công tác đàm phán trực tiếp với các đối tác Nhật Bản, sau đó là đầu tư thời gian và kinh phí cho việc nghiên cứu bạn hàng, lên kế hoạch đàm phán thật cụ thể, hoạch định chiến lược đàm phán phù hợp. Có được sự chuẩn bị tốt là điều kiện quan trọng quyết định tới thành công của cuộc thương lượng, không những với đối tác Nhật Bản mà còn với các đối tác quốc tế khác. 5. Một trong những chỉ tiêu quan trọng đánh giá hiệu quả đàm phán trực tiếp với các doanh nghiệp Nhật Bản là chỉ tiêu xây dựng quan hệ bạn hàng tốt đẹp. Nhưng để có thể xây dựng được những quan hệ bạn hàng lâu dài với người Nhật, thì trước hết các doanh nghiệp Việt Nam cần phải có những chiến lược kinh doanh lâu dài, lấy chữ tín làm trọng, qua đó không ngừng nâng cao nội lực của mình. Nội lực mạnh sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được uy tín, độ tin cậy với các đối tác Nhật Bản, từ đó giúp doanh nghiệp có cơ hội đàm phán thành công những hợp đồng xuất nhập khẩu giá trị lớn và dài hạn với các bạn hàng Nhật Bản.
106
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT
1. TS. Vũ Văn (2000), Quan h kinh tế Vit Nam-Nht Bn trong nhng năm
1990 và trin vng, Nhà xut bn Khoa Hc Xã Hi, Hà Ni.
2. GS.TS Dương Phú Hip, TS. Vũ Văn (2004), Quan h kinh tế Vit Nam-
Nht Bn trong bi cnh quc tế mi, Nhà xut bn Khoa Hc Xã Hi, Hà Ni.
3. First News-Trí Vit Publishing Co.,Ltd (2006), Cm nang kinh doanh Harvard-
K năng thương lượng, Nhà xut bn Tng Hp, Tp H Chí Minh.
4. GS.TS Nguyn Th Mơ, PGS.TS Hoàng Ngc Thiết (2005), Giáo trình pháp
lut trong hot động kinh tế đối ngoi, Nhà xut bn Giáo Dc, Hà Ni.
5. Lut gia Vương Th Lan Phương (biên son) (2005), Tìm hiu Lut Thương Mi
năm 2005, Nhà xut bn chính tr quc gia, Hà Ni.
6. GS.TS Hoàng Đức Thân (2006), Giáo trình giao dch và đàm phán kinh doanh,
Nhà xut bn Thng Kê, Hà Ni.
7. ThS. Nguyn Xuân Thơm, ThS. Nguyn Văn Hng (1997), K thut đàm phán
thương mi quc tế, Nhà xut bn Đại Hc Quc Gia, Hà Ni.
8. GS.TS Thanh Thu (2002), K thut kinh doanh xut nhp khu, Nhà xut
bn Thng Kê, Tp H Chí Minh.
9. Trường Đại Hc Ngoi Thương (2001), Mt s gii pháp nâng cao hiu qu
đàm phán ngoi thương ca doanh nghip Vit Nam, đề tài nghiên cu khoa hc
cp B, Mã s: B99-40-21.
10. PGS-Nhà giáo ưu tú Vũ Hu Tu (2002), K thut nghip v ngoi thương, Nhà
xut bn Giáo Dc, Hà Ni.
11. PGS.TS Đoàn Th Hng Vân (2004), Đàm phán trong kinh doanh quc tế, Nhà
xut bn Thng Kê, Tp H Chí Minh.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG ANH
12. Christopher Engholm (1995), Doing business in the new Vietnam, Prentice Hall.
106 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT 1. TS. Vũ Văn Hà (2000), Quan hệ kinh tế Việt Nam-Nhật Bản trong những năm 1990 và triển vọng, Nhà xuất bản Khoa Học Xã Hội, Hà Nội. 2. GS.TS Dương Phú Hiệp, TS. Vũ Văn Hà (2004), Quan hệ kinh tế Việt Nam- Nhật Bản trong bối cảnh quốc tế mới, Nhà xuất bản Khoa Học Xã Hội, Hà Nội. 3. First News-Trí Việt Publishing Co.,Ltd (2006), Cẩm nang kinh doanh Harvard- Kỹ năng thương lượng, Nhà xuất bản Tổng Hợp, Tp Hồ Chí Minh. 4. GS.TS Nguyễn Thị Mơ, PGS.TS Hoàng Ngọc Thiết (2005), Giáo trình pháp luật trong hoạt động kinh tế đối ngoại, Nhà xuất bản Giáo Dục, Hà Nội. 5. Luật gia Vương Thị Lan Phương (biên soạn) (2005), Tìm hiểu Luật Thương Mại năm 2005, Nhà xuất bản chính trị quốc gia, Hà Nội. 6. GS.TS Hoàng Đức Thân (2006), Giáo trình giao dịch và đàm phán kinh doanh, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội. 7. ThS. Nguyễn Xuân Thơm, ThS. Nguyễn Văn Hồng (1997), Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia, Hà Nội. 8. GS.TS Võ Thanh Thu (2002), Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, Nhà xuất bản Thống Kê, Tp Hồ Chí Minh. 9. Trường Đại Học Ngoại Thương (2001), Một số giải pháp nâng cao hiệu quả đàm phán ngoại thương của doanh nghiệp Việt Nam, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Mã số: B99-40-21. 10. PGS-Nhà giáo ưu tú Vũ Hữu Tửu (2002), Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, Nhà xuất bản Giáo Dục, Hà Nội. 11. PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân (2004), Đàm phán trong kinh doanh quốc tế, Nhà xuất bản Thống Kê, Tp Hồ Chí Minh. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG ANH 12. Christopher Engholm (1995), Doing business in the new Vietnam, Prentice Hall.
107
13. George Holmes, Stan Glaser (1991), Business to business negotiation,
Butterworth-Heinmann Ltd.
14. Victor.A.Kremenyuk (1991), International negotiation-analysis,approaches,
issues, Josse-Bass Inc.,Publishers.
15. Roy J.Lewicki, Joseph A.Litrerer, John W.Minton, David M.Saunders (1996),
Negotiation-Readíng, Exercises and Cases, Irwin.
16. Roy J.Lewicki (1994), Negotiation, Irwin/ MacGraw-Hill.
17. Robert M.March (1989), The Japanese negotiator-Subtlety & Strategy beyond
western logic, Kodansha International Ltd, Japan.
18. Mark Zimmerman (1985), How to do business with the Japanese, New York
Random House, United State.
DANH MỤC CÁC WEBSITE THAM KHẢO
19. www.mot.gov.vn : trang thông tin đin t B Thương Mi Vit Nam
20. www.gso.gov.vn : trang thông tin đin t Tng Cc Thng Kê Vit Nam
21. www.ncnb.org.vn : Trung Tâm Nghiên Cu Nht Bn
22. www.hca.org.vn : Hi tin Hc Thành Ph H Chí Minh
23. www.vneconomy.com.vn : báo đin t, thi báo kinh tế Vit Nam
24. http://vnexpress.net : trang thông tin tng hp Vit Nam
107 13. George Holmes, Stan Glaser (1991), Business to business negotiation, Butterworth-Heinmann Ltd. 14. Victor.A.Kremenyuk (1991), International negotiation-analysis,approaches, issues, Josse-Bass Inc.,Publishers. 15. Roy J.Lewicki, Joseph A.Litrerer, John W.Minton, David M.Saunders (1996), Negotiation-Readíng, Exercises and Cases, Irwin. 16. Roy J.Lewicki (1994), Negotiation, Irwin/ MacGraw-Hill. 17. Robert M.March (1989), The Japanese negotiator-Subtlety & Strategy beyond western logic, Kodansha International Ltd, Japan. 18. Mark Zimmerman (1985), How to do business with the Japanese, New York Random House, United State. DANH MỤC CÁC WEBSITE THAM KHẢO 19. www.mot.gov.vn : trang thông tin điện tử Bộ Thương Mại Việt Nam 20. www.gso.gov.vn : trang thông tin điện tử Tổng Cục Thống Kê Việt Nam 21. www.ncnb.org.vn : Trung Tâm Nghiên Cứu Nhật Bản 22. www.hca.org.vn : Hội tin Học Thành Phố Hồ Chí Minh 23. www.vneconomy.com.vn : báo điện tử, thời báo kinh tế Việt Nam 24. http://vnexpress.net : trang thông tin tổng hợp Việt Nam