Khóa luận tốt nghiệp: Đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG KHOA KINH TẾ NGOẠI THƢƠNG CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ NGOẠI THƢƠNG --------***-------- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP [ơ Đề tài: ĐÀM PHÁN THƢƠNG MẠI BẰNG PHƢƠNG THỨC GẶP GỠ TRỰC TIẾP GIỮA DOANH NGHIỆP VIỆT NAM VÀ ĐỐI TÁC NHẬT BẢN Sinh viên thực hiện : VŨ THỊ HƢƠNG Lớp : ANH 8 Khóa : K41C - KTNT Giáo viên hƣớng dẫn : THS. PHẠM SONG HẠNH Hà Nội, 11 - 2006

1 MỤC LỤC Lời nói đầu ............................................................................................................. 1 Chƣơng I: Lý luận chung về đàm phán thƣơng mại quốc tế .............................. 4 1.1. Khái niệm đàm phán thƣơng mại quốc tế ................................................ 4 1.1.1. Khái niệm đàm phán và đàm phán thương mại ............................................ 4 1.1.2. Khái niệm đàm phán thương mại quốc tế ..................................................... 7 1.1.3. Đặc điểm của đàm phán thương mại quốc tế .............................................. 10 1.2. Đàm phán thƣơng mại quốc tế bằng phƣơng thức gặp gỡ trực tiếp (đàm phán trực tiếp) ......................................................................................... 13 1.2.1. Khái niệm chung ........................................................................................ 13 1.2.2. Ảnh hưởng của yếu tố văn hóa tới đàm phán trực tiếp ................................ 16 1.2.3. Địa điểm đàm phán trực tiếp ...................................................................... 19 1.2.4. Đoàn đàm phán .......................................................................................... 20 1.2.5. Các phẩm chất của một nhà đàm phán giỏi ................................................ 21 1.3. Chiến lƣợc, chiến thuật và kỹ thuật sử dụng trong đàm phán trực tiếp 24 1.3.1. Chiến lược ................................................................................................. 24 1.3.2. Chiến thuật trong đàm phán trực tiếp ......................................................... 33 1.3.3. Kỹ thuật sử dụng trong đàm phán trực tiếp ................................................ 37 Chƣơng II: Thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản ................................................................................... 44 2.1. Đặc trƣng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản .................................................................................................. 44 2.1.1. Nguồn gốc của những đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản .............................................................................. 44 2.1.2. Đặc trưng trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán ............................................ 46 2.1.3. Đặc trưng trong giai đoạn đàm phán trực tiếp ............................................ 49 2.1.4. Đặc trưng trong giai đoạn hậu đàm phán .................................................... 62 2.2. Đặc trƣng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Việt Nam .................................................................................................. 64

2.2.1. Đặc trưng trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán ............................................ 65 2.2.2. Đặc trưng trong giai đoạn đàm phán trực tiếp ............................................ 68 2.2.3. Đặc trưng trong giai đoạn hậu đàm phán .................................................... 72 2.2.4. Thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản .................................................................................. 73 Chƣơng III: Một số giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản ................................................... 82 3.1. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của hoạt động đàm phán trực tiếp ....... 82 3.1.1. Thực hiện mục tiêu đàm phán đã đề ra ....................................................... 83 3.1.2. Hợp đồng được ký kết chặt chẽ .................................................................. 84 3.1.3. Tiêu chuẩn tối ưu hoá chi phí đàm phán ..................................................... 86 3.1.4. Xây dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp .................................................... 87 3.2. Một số giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản ............................................... 88 3.2.1. Nhóm giải pháp trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán ................................... 88 3.2.2. Nhóm giải pháp trong giai đoạn đàm phán trực tiếp ................................... 95 3.2.3. Nhóm giải pháp trong giai đoạn hậu đàm phán .......................................... 98 Kết luận ............................................................................................................. 101 Danh mục tài liệu tham khảo ............................................................................ 103

1 LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm gần đây, với chủ trương đổi mới nền kinh tế, đa phương hoá, đa dạng hoá các quan hệ quốc tế của Đảng Cộng Sản và Nhà Nước CHXHCN Việt Nam, các hoạt động kinh tế đối ngoại của nước ta với các đối tác nước ngoài ngày càng được mở rộng và phát triển cả trên chiều rộng lẫn chiều sâu. Các hoạt động hợp tác kinh tế diễn ra ở nhiều lĩnh vực đa dạng như thương mại, đầu tư nước ngoài, chuyển giao công nghệ. Nước ta cũng đã đặt có quan hệ hợp tác kinh tế với trên 100 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới, trong đó đã có quan hệ bạn hàng lâu năm và tốt đẹp với nhiều quốc gia thuộc các khu vực thị trường khác nhau, đặc biệt là khu vực Châu Á. Và một trong những đối tác hàng đầu của Việt Nam hiện nay ở khu vực Châu Á là Nhật Bản. Trong giai đoạn hơn 10 năm qua, Nhật Bản vẫn luôn là một trong những nhà đầu tư trực tiếp nước ngoài hàng đầu tại Việt Nam, đồng thời cũng là nhà cung cấp vốn ODA lớn nhất cho Việt Nam và là bạn hàng số một của Việt Nam trong quan hệ mua bán song phương tại Châu Á. Hơn nữa, quan hệ kinh tế thương mại Việt Nam-Nhật Bản hiện nay chủ yếu mang tính bổ sung hỗ trợ cho nhau chứ không mang tính cạnh tranh lẫn nhau nên trong những năm tới đây, Nhật Bản sẽ vẫn là thị trường xuất khẩu trọng điểm của hầu hết các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam và đồng thời là nhà cung cấp thiết bị, máy móc và công nghệ hiện đại hàng đầu phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá ở Việt Nam. Do đó, việc tăng cường hơn nữa quan hệ hợp tác kinh tế với Nhật Bản nói chung và nâng cao hiệu quả hoạt động thương mại song phương Việt Nam-Nhật Bản nói riêng là một vấn đề có tính chiến lược trong xu hướng phát triển kinh tế đối ngoại của Việt Nam trong những năm tới đây. Tuy vậy, hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp với các bạn hàng Nhật Bản đang gặp phải nhiều khó khăn, vướng mắc, trong đó có khó khăn vướng mắc ở giai đoạn đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, đặc biệt là đàm phán bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp với các bạn hàng Nhật Bản. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả khoá luận này nhận thấy yêu cầu cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng vấn

2 đề trên một cách nghiêm túc nên đã mạnh dạn lựa chọn đề tài “Đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản”, hy vọng sẽ đóng góp một phần nhỏ bé vào quá trình tăng cường quan hệ thương mại song phương giữa hai nước Việt Nam và Nhật Bản nói chung, cũng như vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay với các bạn hàng Nhật Bản. 2. Mục đích nghiên cứu của khoá luận Mục đích nghiên cứu của khoá luận là nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề lý luận có tính khái quát nhất về đàm phán thương mại quốc tế nói chung và đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp (tức đàm phán trực tiếp) nói riêng, tìm hiểu và phân tích các đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản và Việt Nam, đánh giá thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp giữa doanh nghiệp hai nước trong thời gian gần đây. Trên cơ sở đó, tác giả xin đề xuất một số giải pháp cho các doanh nghiệp Việt Nam nhằm khắc phục những mặt hạn chế, vượt qua những khó khăn hiện thời, từ đó nâng cao hiệu quả đàm phán trực tiếp với các đối tác Nhật Bản. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là hoạt động đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp của các doanh nghiệp Việt Nam với các bạn hàng Nhật Bản trong những năm gần đây, bao gồm các khâu từ chuẩn bị đàm phán, đến khâu đàm phán trực tiếp, ký kết hợp đồng mua bán và hậu đàm phán. Phạm vi nghiên cứu của khoá luận là hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá hữu hình của các doanh nghiệp Việt Nam với các doanh nghiệp của Nhật Bản, trong đó chỉ giới hạn ở đàm phán bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp, không đề cập tới đàm phán bằng các phương thức khác như đàm phán qua thư, qua điện thoại. 4. Kết cấu của khoá luận

3 Ngoài lời nói đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận được chia làm 3 chương như sau: Chƣơng I: Lý luận chung về đàm phán thương mại quốc tế Chƣơng II: Thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản. Chƣơng III: Một số giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản. Trong quá trình nghiên cứu, do hạn chế về mặt thời gian, kinh phí và nguồn tài liệu nên khoá luận này khó tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Vì vậy, tác giả rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét và bổ sung quý báu của bạn bè và các thầy cô giáo trường Đại Học Ngoại Thương. Cuối cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ThS. Phạm Song Hạnh về những ý kiến đóng góp quý báu để hoàn thiện khoá luận này. Đồng thời tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể cán bộ Thư Viện trường Đại Học Ngoại Thương, Thư Viện Quốc Gia, Viện Kinh Tế Thế Giới và Trung Tâm Nghiên Cứu Nhật Bản thuộc Viện Nghiên Cứu Đông Bắc Á về sự giúp đỡ nhiệt tình trong quá trình thực hiện khoá luận này. Hà Nội, tháng 11 năm 2006 Vũ Thị Hƣơng

4 CHƢƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ 1.1. Khái niệm đàm phán thƣơng mại quốc tế 1.1.1. Khái niệm đàm phán và đàm phán thƣơng mại Trong cuộc sống, có rất nhiều công việc đòi hỏi phải giải quyết và liên quan đến con người và một trong những phương thức con người thường sử dụng để giải quyết các vấn đề ấy chính là đàm phán. Đôi khi trong một số hoàn cảnh cụ thể, người ta còn gọi đàm phán là thương lượng, riêng trong hoạt động mua bán thì đàm phán còn được gọi với cái tên quen thuộc nhưng ở phạm vi hẹp hơn, đó là mặc cả. Mặc dù có nhiều cách gọi khác nhau như vậy nhưng tựu chung lại dù gọi là đàm phán, thương lượng hay mặc cả thì bản chất của hoạt động này vẫn không thay đổi, đó là đàm phán là một phương thức giải quyết các vấn đề có liên quan đến quyền lợi và lợi ích, mục tiêu của con người. Con người từ khi sinh ra cho tới khi lão hoá, ở giai đoạn nào cũng phải thực hiện các cuộc thương lượng, mặc cả. Những cuộc thương lượng ấy có thể xảy ra ở bất cứ đâu (trên ô tô, trong siêu thị, trong tổ chức, gia đình…) và diễn ra ở bất kỳ lĩnh vực nào. Nói cách khác, đàm phán vừa là một hiện tượng vừa là một nhu cầu xã hội tất yếu của con người. Điều kiện để có đàm phán là sự tồn tại của cộng đồng con người, không có cộng đồng tức là không có sự giao tiếp trao đổi giữa con người với con người thì cũng sẽ không có đàm phán. Đàm phán là một khái niệm rộng, xét về mặt ngữ nghĩa trong Tiếng Việt, đàm phán có nghĩa là thảo luận (đàm) và ra quyết định chung (phán). Trong tiếng Anh, từ đàm phán (negotiation) là một từ có gốc Latinh (negotium), nghĩa là trao đổi kinh doanh. Bách khoa toàn thư Encarta 96 (Mỹ) đã định nghĩa đàm phán là hành động: 1. Hội đàm với một hoặc nhiều bên để đi đến các thoả thuận 2. Dàn xếp phương thức trao đổi thông qua hợp đồng 3. Chuyển giao quyền sở hữu theo luật định và trên thực tế cho một hoặc nhiều bên khác để đổi lấy các giá trị sẽ nhận được 4. Hoàn thiện và giải quyết thành công các tồn tại của quá trình

5 Định nghĩa trên rất phù hợp với nguyên gốc của từ Tiếng Anh negotium (nghĩa là trao đổi kinh doanh), nói cách khác đàm phán là một hiện tượng xuất hiện trong hoạt động buôn bán kinh doanh được thực hiện giữa các thương nhân với nhau hoặc giữa thương nhân với người thứ ba. Hơn nữa đàm phán không phải đơn giản là một khâu của quá trình kinh doanh, mà nó là một quá trình bao gồm nhiều khâu, bắt đầu bằng hội đàm, và kết thúc bằng việc giải quyết trọn vẹn các vấn đề đã được hội đàm. Nhưng trên thực tế, đàm phán có mặt ở khắp mọi nơi trong thực tế cuộc sống chứ không chỉ giới hạn ở hoạt động kinh doanh, vì vậy khái niệm đàm phán cần được hiểu rộng hơn. Như vậy đàm phán là gì? Bản thân định nghĩa về đàm phán hiện nay vẫn chưa có khái niệm thống nhất. Theo Joseph Burnes “đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều người để đi đến một mục đích chung là đạt được thoả thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh hoặc có sức mạnh nhưng không muốn sử dụng để giải quyết những vấn đề ngăn cách đó” (Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế- Nguyễn Xuân Thơm, Nguyễn Văn Hồng- trang 18). Theo định nghĩa này nguyên nhân của đàm phán là xung đột (sự dị biệt về quan điểm hoặc lợi ích giữa các cá nhân hoặc tập thể) và mục đích của đàm phán là giải quyết các xung đột ấy. Còn theo Roger Fisher và William Ury lại đưa ra một khái niệm về đàm phán dưới một góc độ khác , trong đó “ đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được điều ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm đạt được thoả thuận trong khi giữa ta và phía bên kia của đàm phán có những lợi ích chung và những lợi ích mâu thuẫn nhau” (Đàm phán trong kinh doanh quốc tế- Đoàn Thị Hồng Vân-trang 5) Khác với định nghĩa trước, theo định nghĩa này của Roger Fisher và William Ury, nguyên nhân chính của đàm phán không chỉ giới hạn ở những xung đột về quyền lợi, mâu thuẫn về lợi ích giữa con người với nhau mà còn có thể mở rộng tới những lợi ích chung có thể chia sẻ giữa các bên. Vì thế đàm phán không phải chỉ là một phương thức giải quyết xung đột trong hoà bình mà nó còn là một hoạt động có mục

6 đích, trong đó con người thông qua đó có thể dung hoà được những lợi ích riêng còn mâu thuẫn với phía bên kia với những lợi ích chung mà các bên cùng hướng tới. Như vậy, thực chất đàm phán không chỉ đơn giản là hoạt động thương lượng, thống nhất giữa người với người về những vấn đề ngăn cách các bên mà nó còn là hoạt động theo đuổi mục đích riêng của người đàm phán, kết hợp khéo léo với tìm hiểu mục đích và lợi ích của phía bên kia bàn đàm phán để từ đó đi đến những thoả thuận thống nhất cuối cùng làm hài lòng tất cả các bên trong đàm phán. Xét riêng trong hoạt động kinh doanh thương mại, phạm vi của đàm phán được thu hẹp hơn, cả về chủ thể đàm phán lẫn đối tượng của đàm phán cũng như nội dung hình thức và kết quả của đàm phán. Theo George Holmes và Stan Glaser “đàm phán thương mại là quá trình thương lượng về một nhóm các vấn đề nhằm mục đích đi đến ký kết hợp đồng mua bán” (Business to business negotiation- butterworth heinemann- trang 5) Định nghĩa trên có ba điểm đáng lưu ý: - “Đàm phán là một quá trình thương lượng” hàm ý rằng các bên tham gia đàm phán một cách tự nguyện và bình đẳng. Một bên không thể ép buộc bên kia đàm phán nếu bên đó không muốn. Và đàm phán chỉ xảy ra nếu như cả người bán và người mua tin tưởng và trông chờ sẽ đạt được lợi ích nào đó từ đàm phán mà nếu không có đàm phán họ sẽ không có được. - “Về một nhóm các vấn đề ” xác định rất rõ ràng trong đàm phán thương mại người ta không bao giờ chỉ thương lượng về một vấn đề duy nhất. Trong hoạt động thương mại, có vẻ như điều khoản giá cả là quan trọng bậc nhất, và cũng là nội dung được các bên “giằng co” nhiều nhất bên bàn đàm phán. Thế nhưng điều đó không có nghĩa là chỉ cần đạt được thoả thuận về giá cả là đã có hợp đồng mua bán. Vì trong kinh doanh thương mại, đặc biệt là thương mại quốc tế, các thương nhân còn quan tâm nhiều đến các yếu tố khác ngoài giá cả khi đàm phán hợp đồng với đối tác, đó có thể là chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế xuất nhập khẩu, chất lượng hàng, bảo hành sản phẩm, … Chính vì thế những cuộc đàm phán thương mại nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng luôn luôn

7 xoay quanh một nhóm các vấn đề, thông thường là tên hàng, giá cả, quy cách phẩm chất, thanh toán, giao hàng, bao bì đóng gói, bảo hành,… Những vấn đề này có liên quan chặt chẽ tới quyền lợi và lợi ích giữa người bán và người mua trong đó có những lợi ích chung có thể chia sẻ lẫn ích đối kháng, để tìm kiếm và xác định những lợi ích chung cũng như giải quyết những lợi ích đối kháng giữa người bán và người mua, trong quá trình đàm phán cần có sự hợp tác và nhượng bộ giữa các bên. Thành công của đàm phán thương mại cũng hiếm khi chỉ phụ thuộc vào thoả thuận về một vấn đề duy nhất mà thường phụ thuộc vào nhiều vấn đề đã được các bên lồng ghép sắp xếp vào 1 bản hợp đồng mua bán cuối cùng. Trong quá trình đàm phán thương mại, mỗi bên có lúc phải điều chỉnh mục tiêu, giảm bớt một số quyền lợi của mình để đưa ra những nhượng bộ cần thiết hoặc để phản ứng trước những nhượng bộ của bên kia. - Đàm phán diễn ra nhằm mục đích đi đến “ký kết hợp đồng mua bán”, hợp đồng là kết quả cho thấy đàm phán thương mại đã đi đến thành công. Hợp đồng mua bán phải là sự thoả thuận mà trong đó cả người bán lẫn người mua đều tìm thấy được lợi ích của mình trong đó, tức là đàm phán thương mại phải đem lại kết quả là “hai bên cùng thắng”. Định nghĩa của George Holmes và Stan Glaser về đàm phán thương mại khá ngắn gọn và đơn giản nhưng lại rất tương đồng về mặt quan điểm với Roger Fisher và William Ury về đàm phán nói chung. 1.1.2. Khái niệm đàm phán thƣơng mại quốc tế Hoạt động thương mại ngày nay diễn ra trên hai quy mô chính: thương mại nội địa và thương mại quốc tế. Về bản chất, thương mại trong nội địa hay thương mại trong nước với thương mại quốc tế đều là các hoạt động trong đó người bán có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá cho người mua, còn người mua có nghĩa vụ chuyển giao cho người bán một khoản giá trị ngang với giá trị của hàng hoá đó. Tuy nhiên, thương mại quốc tế khác với thương mại trong nước ở chỗ nó là hoạt động mua bán có yếu tố nước ngoài, các giao dịch mua bán quốc tế vì thế cũng phức tạp hơn so với mua bán trong nước. Và do đó đàm phán thương mại quốc tế cũng phức