Khóa luận tốt nghiệp: Đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản

Lượt tải: 787

Số trang: 110

doanh nghiệp Nhật Bản rất quan tâm đến chất lượng hàng hoá, họ đánh giá rất cao

những nhà xuất khẩu có uy tín về cung cấp hàng hoá dịch vụ chất lượng cao trên thị

trường và sẵn sàng trả giá cao hơn mức giá thị trường để sở hữu những mặt hàng có

chất lượng đảm bảo và được cung cấp bởi các doanh nghiệp có uy tín lâu năm. Vì

thế các thương nhân Nhật Bản thường yêu cầu đối tác cung cấp trước mẫu hàng,

catalogue chi tiết giới thiệu sản phẩm, các tài liệu kỹ thuật chi tiết và mới nhất cũng

như đánh giá rất cao những đối tác có thiện chí cung cấp các tài liệu trên cho họ.

Điều đó có thể tạo cơ sở cho sự tin tưởng từ phía Nhật Bản đối với bạn hàng, và là

điều kiện quan trọng thúc đẩy quá trình đàm phán trực tiếp đi đến thành công.

Thông tin thứ ba mà các doanh nghiệp Nhật Bản rất quan tâm trước mỗi cuộc đàm

phán trực tiếp chính là thông tin về nhân sự trong đoàn đàm phán của phía đối tác.

Họ thường tìm hiểu rất kỹ các thông tin về tâm lý, tính cách, chức vụ, chức năng và

vai trò của từng thành viên trong đoàn đàm phán phía đối tác. Họ rất coi trọng việc

được thông báo chi tiết về nhân sự, bố trí thời gian và địa điểm đàm phán trực tiếp.

Bên cạnh đó, họ còn chú trọng tới các lễ nghi trong giao tiếp ban đầu, tặng quà,

chiêu đãi, mời đi tham quan,…nhằm tạo điều kiện tìm hiểu thêm những thông tin có

ích về đối tác, từ đó giúp họ có đủ cơ sở thông tin để xây dựng kế hoạch và phương

án đàm phán cụ thể và phù hợp.

Công việc thứ hai trong quá trình chuẩn bị đàm phán cũng không kém phần quan

trọng và được các thương nhân Nhật Bản đầu tư nhiều thời gian và công sức chính

là việc tổ chức đoàn đàm phán. Thông thường quá trình lựa chọn nhân sự cho đàm

phán trực tiếp của phía Nhật Bản diễn ra rất nhanh, tuy vậy tính thống nhất và tính

tổ chức của các nhóm đàm phán đại diện cho phía công ty Nhật Bản lại rất cao. Lý

do là vì các thành viên trong đoàn đàm phán phần lớn là những người đã có thời

gian làm việc với nhau tương đối dài, nên họ khá ăn ý và hiểu nhau, điều đó khiến

cho tất cả các thành viên trong đoàn đều rất chủ động và tự tin khi bước vào bàn

đàm phán. Tuy nhiên, khi thương vụ có tính phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực

thì phía Nhật Bản sẽ tổ chức đoàn đàm phán gồm các thành viên từ các bộ phận

khác nhau trong công ty, còn gọi là các đoàn đàm phán ad-hoc. Khi đó, các thành

viên sẽ tổ chức những cuộc họp nội bộ trước đàm phán chính thức, đây là thời gian

48 doanh nghiệp Nhật Bản rất quan tâm đến chất lượng hàng hoá, họ đánh giá rất cao những nhà xuất khẩu có uy tín về cung cấp hàng hoá dịch vụ chất lượng cao trên thị trường và sẵn sàng trả giá cao hơn mức giá thị trường để sở hữu những mặt hàng có chất lượng đảm bảo và được cung cấp bởi các doanh nghiệp có uy tín lâu năm. Vì thế các thương nhân Nhật Bản thường yêu cầu đối tác cung cấp trước mẫu hàng, catalogue chi tiết giới thiệu sản phẩm, các tài liệu kỹ thuật chi tiết và mới nhất cũng như đánh giá rất cao những đối tác có thiện chí cung cấp các tài liệu trên cho họ. Điều đó có thể tạo cơ sở cho sự tin tưởng từ phía Nhật Bản đối với bạn hàng, và là điều kiện quan trọng thúc đẩy quá trình đàm phán trực tiếp đi đến thành công. Thông tin thứ ba mà các doanh nghiệp Nhật Bản rất quan tâm trước mỗi cuộc đàm phán trực tiếp chính là thông tin về nhân sự trong đoàn đàm phán của phía đối tác. Họ thường tìm hiểu rất kỹ các thông tin về tâm lý, tính cách, chức vụ, chức năng và vai trò của từng thành viên trong đoàn đàm phán phía đối tác. Họ rất coi trọng việc được thông báo chi tiết về nhân sự, bố trí thời gian và địa điểm đàm phán trực tiếp. Bên cạnh đó, họ còn chú trọng tới các lễ nghi trong giao tiếp ban đầu, tặng quà, chiêu đãi, mời đi tham quan,…nhằm tạo điều kiện tìm hiểu thêm những thông tin có ích về đối tác, từ đó giúp họ có đủ cơ sở thông tin để xây dựng kế hoạch và phương án đàm phán cụ thể và phù hợp. Công việc thứ hai trong quá trình chuẩn bị đàm phán cũng không kém phần quan trọng và được các thương nhân Nhật Bản đầu tư nhiều thời gian và công sức chính là việc tổ chức đoàn đàm phán. Thông thường quá trình lựa chọn nhân sự cho đàm phán trực tiếp của phía Nhật Bản diễn ra rất nhanh, tuy vậy tính thống nhất và tính tổ chức của các nhóm đàm phán đại diện cho phía công ty Nhật Bản lại rất cao. Lý do là vì các thành viên trong đoàn đàm phán phần lớn là những người đã có thời gian làm việc với nhau tương đối dài, nên họ khá ăn ý và hiểu nhau, điều đó khiến cho tất cả các thành viên trong đoàn đều rất chủ động và tự tin khi bước vào bàn đàm phán. Tuy nhiên, khi thương vụ có tính phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực thì phía Nhật Bản sẽ tổ chức đoàn đàm phán gồm các thành viên từ các bộ phận khác nhau trong công ty, còn gọi là các đoàn đàm phán ad-hoc. Khi đó, các thành viên sẽ tổ chức những cuộc họp nội bộ trước đàm phán chính thức, đây là thời gian

để các thành viên phân công nhiệm vụ, bầu trưởng đoàn, phát ngôn viên, thống nhất

về quan điểm và lập trường, … Nói chung, đây còn gọi là quá trình xây dựng tính tổ

chức và gắn kết cao độ giữa các cá nhân trong đoàn đàm phán của phía Nhật Bản.

Một điểm đáng chú ý khác khi đàm phán trực tiếp với các doanh nghiệp Nhật Bản

là cơ cấu thành phần những người trực tiếp tham gia đàm phán với đối tác nước

ngoài. Mặc dù ở Nhật Bản, các công ty thường tổ chức các buổi lễ ký kết hợp đồng

rất long trọng, trong đó chủ tịch, hoặc tổng giám đốc của 2 công ty sẽ cùng ký vào

bản hợp đồng trước đông đảo mọi người, thế nhưng hiếm khi họ trực tiếp tham gia

thương lượng các hợp đồng đó, công việc này thường giao cho các lãnh đạo cấp

trung trong công ty đảm nhiệm. Người Nhật thường chọn thành phần vào đoàn đàm

phán đại diện cho công ty của họ dựa vào một số tiêu chí sau: năng lực, tuổi tác,

kinh nghiệm, thâm niên công tác, chức vụ, địa vị xã hội, giới tính… Bên cạnh yếu

tố năng lực và kinh nghiệm, vẫn thường được các thương nhân Mỹ và Tây Âu ưu

tiên hàng đầu, người Nhật còn đặc biệt chú trọng tới yếu tố chức vụ, tuổi tác và giới

tính của người đàm phán. Điều này có nguồn gốc từ bản chất của xã hội Nhật Bản là

xã hội có liên kết dọc, trong đó các mối quan hệ giữa con người được xác định theo

trật tự vị trí, và được thiết lập một cách rõ ràng theo các tiêu chí nói trên (tuổi tác,

giới tính, chức vụ, trình độ văn hoá). Vì thế những cá nhân đại diện cho các công ty

Nhật Bản đàm phán những thương vụ lớn với nước ngoài thường phải là những

người có tuổi, có chức vụ tương đối cao trong công ty và phải có thâm niên công tác

trong công ty đó ít nhất là từ 15 cho đến 20 năm. Vì thế các nhà đàm phán Nhật Bản

thường cảm thấy rất khó chịu và thậm chí phung phí thời giờ nếu phải đàm phán với

những đối tác không có quyền ra quyết định, hoặc quá trẻ tuổi. Do đó để có thể đàm

phán thành công với các công ty Nhật Bản thì các thương nhân nước ngoài nên chú

trọng tới việc xây dựng đoàn đàm phán có sự tương ứng về cấp bậc và tuổi tác với

phía Nhật

Đối với các thương nhân Nhật Bản, việc xây dựng mục tiêu rõ ràng trước khi bước

vào mỗi một giao dịch là điều hết sức quan trọng. Khi xây dựng mục tiêu, người

Nhật thường tập trung vào nghiên cứu các vấn đề xoay quanh hệ thống các câu hỏi

cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao. Dựa trên cơ sở những thông tin thu thập được về

49 để các thành viên phân công nhiệm vụ, bầu trưởng đoàn, phát ngôn viên, thống nhất về quan điểm và lập trường, … Nói chung, đây còn gọi là quá trình xây dựng tính tổ chức và gắn kết cao độ giữa các cá nhân trong đoàn đàm phán của phía Nhật Bản. Một điểm đáng chú ý khác khi đàm phán trực tiếp với các doanh nghiệp Nhật Bản là cơ cấu thành phần những người trực tiếp tham gia đàm phán với đối tác nước ngoài. Mặc dù ở Nhật Bản, các công ty thường tổ chức các buổi lễ ký kết hợp đồng rất long trọng, trong đó chủ tịch, hoặc tổng giám đốc của 2 công ty sẽ cùng ký vào bản hợp đồng trước đông đảo mọi người, thế nhưng hiếm khi họ trực tiếp tham gia thương lượng các hợp đồng đó, công việc này thường giao cho các lãnh đạo cấp trung trong công ty đảm nhiệm. Người Nhật thường chọn thành phần vào đoàn đàm phán đại diện cho công ty của họ dựa vào một số tiêu chí sau: năng lực, tuổi tác, kinh nghiệm, thâm niên công tác, chức vụ, địa vị xã hội, giới tính… Bên cạnh yếu tố năng lực và kinh nghiệm, vẫn thường được các thương nhân Mỹ và Tây Âu ưu tiên hàng đầu, người Nhật còn đặc biệt chú trọng tới yếu tố chức vụ, tuổi tác và giới tính của người đàm phán. Điều này có nguồn gốc từ bản chất của xã hội Nhật Bản là xã hội có liên kết dọc, trong đó các mối quan hệ giữa con người được xác định theo trật tự vị trí, và được thiết lập một cách rõ ràng theo các tiêu chí nói trên (tuổi tác, giới tính, chức vụ, trình độ văn hoá). Vì thế những cá nhân đại diện cho các công ty Nhật Bản đàm phán những thương vụ lớn với nước ngoài thường phải là những người có tuổi, có chức vụ tương đối cao trong công ty và phải có thâm niên công tác trong công ty đó ít nhất là từ 15 cho đến 20 năm. Vì thế các nhà đàm phán Nhật Bản thường cảm thấy rất khó chịu và thậm chí phung phí thời giờ nếu phải đàm phán với những đối tác không có quyền ra quyết định, hoặc quá trẻ tuổi. Do đó để có thể đàm phán thành công với các công ty Nhật Bản thì các thương nhân nước ngoài nên chú trọng tới việc xây dựng đoàn đàm phán có sự tương ứng về cấp bậc và tuổi tác với phía Nhật Đối với các thương nhân Nhật Bản, việc xây dựng mục tiêu rõ ràng trước khi bước vào mỗi một giao dịch là điều hết sức quan trọng. Khi xây dựng mục tiêu, người Nhật thường tập trung vào nghiên cứu các vấn đề xoay quanh hệ thống các câu hỏi cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao. Dựa trên cơ sở những thông tin thu thập được về

đối tác, hàng hoá, tình hình thị trường, xây dựng nhóm đàm phán, các doanh nghiệp

Nhật Bản thiết lập kế hoạch đàm phán với những mục tiêu rất cụ thể như: lợi ích

theo đuổi, chiến lược đàm phán, chiến thuật, dự trù các tình huống có thể xảy ra và

các phương án giải quyết… Những kế hoạch đàm phán của phía Nhật được đưa ra

bao giờ cũng phải được dựa trên cơ sở sự nhất trí của tập thể, do đó các nhà đàm

phán Nhật Bản thường rất tự tin, chủ động và biết cách điều khiển diễn biến quá

trình thương lượng theo hướng có lợi cho họ, tránh được sự luống cuống đối những

vấn đề chưa được tập thể thông qua, từ đó giữ vững lập trường và theo đuổi sát sao

mục tiêu đàm phán đề ra.

Về việc chuẩn bị địa điểm và thời gian tổ chức đàm phán, các doanh nghiệp Nhật

Bản thường cố gắng lựa chọn thời gian địa điểm thật phù hợp cho cả hai bên. Nếu

đàm phán được tổ chức tại Nhật Bản, phía Nhật luôn tránh tổ chức đàm phán vào

những ngày liền kề các ngày nghỉ cuối tuần, hoặc những ngày nghỉ lễ chính thức

trong năm (ngày lễ cuối năm và dịp năm mới, trung thu, tuần lễ vàng,…) Về địa

điểm đàm phán, phía Nhật thường tổ chức tại các phòng họp trang trọng, ngăn nắp,

và sạch sẽ, còn khi ra nước ngoài đàm phán, họ đánh giá rất cao những đối tác cẩn

thận trong việc sắp xếp và bố trí không gian đàm phán tạo cảm giác thoải mái cho

cả hai bên. Một vấn đề nữa cũng được nhiều nhà kinh doanh Nhật Bản quan tâm là

việc bố trí chỗ ngồi tại bàn đàm phán. Ở Nhật, việc ai ngồi ở đâu cũng là cả một vấn

đề vô cùng tế nhị bởi nó có liên quan mật thiết tới địa vị, chức vụ và tuổi tác của

những người tham gia. Vì thế, khi đàm phán với các đối tác Nhật Bản, thương nhân

nước ngoài cần hết sức chú ý tới việc sắp xếp chỗ ngồi cho 2 bên tham gia đàm

phán để sao cho trật tự vị trí, địa vị của các thành viên được đảm bảo và tôn trọng,

có như vậy mới tạo được bầu không khí đàm phán thoải mái, gây được thiện cảm

cho phía đối tác Nhật Bản và tạo thuận lợi cho quá trình thương lượng trực tiếp giữa

các bên.

2.1.3. Đặc trƣng trong giai đoạn đàm phán trực tiếp

Quá trình đàm phán trực tiếp là quá trình người bán và người mua tiếp xúc, gặp gỡ

tìm hiểu lẫn nhau và tiến hành thương lượng trực tiếp các vấn đề có liên quan đến

50 đối tác, hàng hoá, tình hình thị trường, xây dựng nhóm đàm phán, các doanh nghiệp Nhật Bản thiết lập kế hoạch đàm phán với những mục tiêu rất cụ thể như: lợi ích theo đuổi, chiến lược đàm phán, chiến thuật, dự trù các tình huống có thể xảy ra và các phương án giải quyết… Những kế hoạch đàm phán của phía Nhật được đưa ra bao giờ cũng phải được dựa trên cơ sở sự nhất trí của tập thể, do đó các nhà đàm phán Nhật Bản thường rất tự tin, chủ động và biết cách điều khiển diễn biến quá trình thương lượng theo hướng có lợi cho họ, tránh được sự luống cuống đối những vấn đề chưa được tập thể thông qua, từ đó giữ vững lập trường và theo đuổi sát sao mục tiêu đàm phán đề ra. Về việc chuẩn bị địa điểm và thời gian tổ chức đàm phán, các doanh nghiệp Nhật Bản thường cố gắng lựa chọn thời gian địa điểm thật phù hợp cho cả hai bên. Nếu đàm phán được tổ chức tại Nhật Bản, phía Nhật luôn tránh tổ chức đàm phán vào những ngày liền kề các ngày nghỉ cuối tuần, hoặc những ngày nghỉ lễ chính thức trong năm (ngày lễ cuối năm và dịp năm mới, trung thu, tuần lễ vàng,…) Về địa điểm đàm phán, phía Nhật thường tổ chức tại các phòng họp trang trọng, ngăn nắp, và sạch sẽ, còn khi ra nước ngoài đàm phán, họ đánh giá rất cao những đối tác cẩn thận trong việc sắp xếp và bố trí không gian đàm phán tạo cảm giác thoải mái cho cả hai bên. Một vấn đề nữa cũng được nhiều nhà kinh doanh Nhật Bản quan tâm là việc bố trí chỗ ngồi tại bàn đàm phán. Ở Nhật, việc ai ngồi ở đâu cũng là cả một vấn đề vô cùng tế nhị bởi nó có liên quan mật thiết tới địa vị, chức vụ và tuổi tác của những người tham gia. Vì thế, khi đàm phán với các đối tác Nhật Bản, thương nhân nước ngoài cần hết sức chú ý tới việc sắp xếp chỗ ngồi cho 2 bên tham gia đàm phán để sao cho trật tự vị trí, địa vị của các thành viên được đảm bảo và tôn trọng, có như vậy mới tạo được bầu không khí đàm phán thoải mái, gây được thiện cảm cho phía đối tác Nhật Bản và tạo thuận lợi cho quá trình thương lượng trực tiếp giữa các bên. 2.1.3. Đặc trƣng trong giai đoạn đàm phán trực tiếp Quá trình đàm phán trực tiếp là quá trình người bán và người mua tiếp xúc, gặp gỡ tìm hiểu lẫn nhau và tiến hành thương lượng trực tiếp các vấn đề có liên quan đến

thương vụ. Đây được coi là giai đoạn khó khăn và phức tạp nhất của quá trình đàm

phán, nên nó được chia thành 4 giai đoạn nhỏ như sau:

- Giai đoạn 1: làm quen ( nontask- sounding)

- Giai đoạn 2: trao đổi thông tin ( task- related exchange of information)

- Giai đoạn 3: thuyết phục ( persuasion)

- Giai đoạn 4: nhượng bộ và thoả thuận ( concessions and agreements)

Giai đoạn 1 là giai đoạn làm quen, bao gồm những hoạt động như thiết lập mối quan

hệ, gặp gỡ tiếp xúc cá nhân nhằm tìm hiểu lẫn nhau, nhưng nó không liên quan đến

các thông tin trực tiếp thuộc vấn đề đàm phán. Giai đoạn 2 là giai đoạn trao đổi

thông tin, đưa ra các yêu cầu, đề xuất, trình bày các nguyện vọng, quan điểm,… của

các bên. Giai đoạn 3 là thuyết phục, bao gồm việc các bên cố gắng giảm bớt các lợi

ích chủ quan của đối tác thông qua các kỹ thuật và chiến thuật thuyết phục khác

nhau. Còn giai đoạn cuối cùng là giai đoạn đưa ra các nhượng bộ, xử lý các nhượng

bộ và đi đến thoả thuận cuối cùng. Dưới đây là những phân tích cụ thể và chi tiết

các đặc trưng trong từng giai đoạn nói trên của các nhà kinh doanh Nhật Bản

Giai đoạn làm quen

Trong đoạn làm quen này, các bên thường mở đầu câu chuyện bằng những chủ đề

nằm ngoài vấn đề được đàm phán như: thời tiết, thể thao, kinh tế, chính trị, văn

hoá…Mục đích của giai đoạn này là tạo không khí thoải mái và tâm trạng vui vẻ

giữa người bán và người mua trước khi bàn bạc vào vấn đề chính. Ngoài ra, đây còn

là giai đoạn đầu tiên giúp người đàm phán có thêm những thông tin có ích về đối tác

như “họ là người như thế nào? có tin được hay không? thẩm quyền của họ ở công ty

đến đâu? tính khí họ ra sao?...” Các thương nhân Nhật Bản thường chú trọng và

giành nhiều thời gian cho giai đoạn làm quen này, đặc biệt là khi thương lượng với

một đối tác kinh doanh mới, bởi đây là cơ hội để các bên tìm hiểu nhau kỹ hơn, tiến

tới xây dựng lòng tin, tạo cơ sở nền tảng cho những thoả thuận sau này. Có một

điểm dễ thấy trong hoạt động giao tiếp kinh doanh của các thương nhân Nhật Bản là

sự xuất hiện thường xuyên của một bên thứ ba ( introducer, go-between).Vai trò của

bên thứ ba này đặc biệt quan trọng bởi sự xuất hiện của họ sẽ tạo cơ sở cho sự tin

51 thương vụ. Đây được coi là giai đoạn khó khăn và phức tạp nhất của quá trình đàm phán, nên nó được chia thành 4 giai đoạn nhỏ như sau: - Giai đoạn 1: làm quen ( nontask- sounding) - Giai đoạn 2: trao đổi thông tin ( task- related exchange of information) - Giai đoạn 3: thuyết phục ( persuasion) - Giai đoạn 4: nhượng bộ và thoả thuận ( concessions and agreements) Giai đoạn 1 là giai đoạn làm quen, bao gồm những hoạt động như thiết lập mối quan hệ, gặp gỡ tiếp xúc cá nhân nhằm tìm hiểu lẫn nhau, nhưng nó không liên quan đến các thông tin trực tiếp thuộc vấn đề đàm phán. Giai đoạn 2 là giai đoạn trao đổi thông tin, đưa ra các yêu cầu, đề xuất, trình bày các nguyện vọng, quan điểm,… của các bên. Giai đoạn 3 là thuyết phục, bao gồm việc các bên cố gắng giảm bớt các lợi ích chủ quan của đối tác thông qua các kỹ thuật và chiến thuật thuyết phục khác nhau. Còn giai đoạn cuối cùng là giai đoạn đưa ra các nhượng bộ, xử lý các nhượng bộ và đi đến thoả thuận cuối cùng. Dưới đây là những phân tích cụ thể và chi tiết các đặc trưng trong từng giai đoạn nói trên của các nhà kinh doanh Nhật Bản Giai đoạn làm quen Trong đoạn làm quen này, các bên thường mở đầu câu chuyện bằng những chủ đề nằm ngoài vấn đề được đàm phán như: thời tiết, thể thao, kinh tế, chính trị, văn hoá…Mục đích của giai đoạn này là tạo không khí thoải mái và tâm trạng vui vẻ giữa người bán và người mua trước khi bàn bạc vào vấn đề chính. Ngoài ra, đây còn là giai đoạn đầu tiên giúp người đàm phán có thêm những thông tin có ích về đối tác như “họ là người như thế nào? có tin được hay không? thẩm quyền của họ ở công ty đến đâu? tính khí họ ra sao?...” Các thương nhân Nhật Bản thường chú trọng và giành nhiều thời gian cho giai đoạn làm quen này, đặc biệt là khi thương lượng với một đối tác kinh doanh mới, bởi đây là cơ hội để các bên tìm hiểu nhau kỹ hơn, tiến tới xây dựng lòng tin, tạo cơ sở nền tảng cho những thoả thuận sau này. Có một điểm dễ thấy trong hoạt động giao tiếp kinh doanh của các thương nhân Nhật Bản là sự xuất hiện thường xuyên của một bên thứ ba ( introducer, go-between).Vai trò của bên thứ ba này đặc biệt quan trọng bởi sự xuất hiện của họ sẽ tạo cơ sở cho sự tin

tưởng vững chắc và là điều kiện tiền đề không thể thiếu trong việc xây dựng mối

quan hệ mua bán với các bạn hàng mới. Khi một thương nhân nước ngoài lần đầu

tiên thương lượng với một công ty Nhật Bản mà trước đó họ chưa từng có quan hệ

gì cả về tư cách cá nhân lẫn nhân danh 1 công ty hay 1 tổ chức nào, thì ở giai đoạn

tiếp xúc ban đầu này, họ cần được giới thiệu hoặc ủng hộ của một bên thứ ba được

giới kinh doanh Nhật Bản biết đến hoặc có uy tín nhất định và đã được phía đối tác

Nhật Bản tin cậy. Bên thứ ba này được gọi là shokhai-sha trong tiếng Nhật, họ có

thể là các ngân hàng thương mại, các công ty lớn, các tổ chức kinh doanh đã có

quan hệ mua bán hoặc quen biết với phía công ty Nhật hoặc các tham tán thương

mại, các tổ chức xúc tiến thương mại đang hoạt động tại Nhật Bản. Vì thế khi muốn

đặt quan hệ mua bán lần đầu với một công ty Nhật Bản, người nước ngoài không

nên mạo muội liên hệ trực tiếp với họ ngay mà nên tìm đến các shokai-sha có uy tín

làm người giới thiệu cho mình, như vậy sẽ tạo được ấn tượng tốt trước bạn hàng

tiềm năng phía Nhật Bản, gây dựng lòng tin ban đầu với họ.

Thông thường trong giai đoạn làm quen, sau khi được giới thiệu của bên thứ ba, các

bên đã có những ấn tượng tốt đẹp ban đầu về nhau, phía Nhật Bản đã có ấn tượng

“đối tác này tin cậy được”, thì công việc tiếp theo không kém phần quan trọng là

“xây dựng lòng tin” ( building trust) giữa 2 bên. Đây là mục đích lớn nhất của giai

đoạn làm quen trong đàm phán trực tiếp bởi trong con mắt các nhà kinh doanh Nhật

Bản, lòng tin và tinh thần hợp tác hiểu biết lẫn nhau chính là chìa khoá dẫn tới thành

công cho những thoả thuận cuối cùng cũng như cho cả những thương vụ về sau. Mở

đầu cuộc họp, phía Nhật Bản thường bắt đầu bằng những diễn văn khá dài giới thiệu

về công ty, các thành công đã đạt được, thể hiện thiện chí hợp tác và mong muốn

xây dựng mối quan hệ mua bán tốt đẹp và lâu bền trong tương lai. Tiếp sau đó, các

bên sẽ trò chuyện và bàn bạc về 1 số vấn đề ngoài lề nhằm tạo không khí thân thiện,

tâm lý thoải mái trước khi đi vào thương lượng vấn đề chính. Phía Nhật thường hỏi

đối tác những câu đại loại như “đây có phải là lần đầu tiên các ngài tới Nhật Bản

không?”, “ chuyến bay của các ngài thế nào?”, và bàn luận về một số vấn đề liên

quan đến gia đình, người thân, các sở thích và mối quan tâm của nhau, hiểu biết của

mỗi bên về đất nước, con người, phong cảnh của phía đối tác, hoặc 1 số lời nhận

52 tưởng vững chắc và là điều kiện tiền đề không thể thiếu trong việc xây dựng mối quan hệ mua bán với các bạn hàng mới. Khi một thương nhân nước ngoài lần đầu tiên thương lượng với một công ty Nhật Bản mà trước đó họ chưa từng có quan hệ gì cả về tư cách cá nhân lẫn nhân danh 1 công ty hay 1 tổ chức nào, thì ở giai đoạn tiếp xúc ban đầu này, họ cần được giới thiệu hoặc ủng hộ của một bên thứ ba được giới kinh doanh Nhật Bản biết đến hoặc có uy tín nhất định và đã được phía đối tác Nhật Bản tin cậy. Bên thứ ba này được gọi là shokhai-sha trong tiếng Nhật, họ có thể là các ngân hàng thương mại, các công ty lớn, các tổ chức kinh doanh đã có quan hệ mua bán hoặc quen biết với phía công ty Nhật hoặc các tham tán thương mại, các tổ chức xúc tiến thương mại đang hoạt động tại Nhật Bản. Vì thế khi muốn đặt quan hệ mua bán lần đầu với một công ty Nhật Bản, người nước ngoài không nên mạo muội liên hệ trực tiếp với họ ngay mà nên tìm đến các shokai-sha có uy tín làm người giới thiệu cho mình, như vậy sẽ tạo được ấn tượng tốt trước bạn hàng tiềm năng phía Nhật Bản, gây dựng lòng tin ban đầu với họ. Thông thường trong giai đoạn làm quen, sau khi được giới thiệu của bên thứ ba, các bên đã có những ấn tượng tốt đẹp ban đầu về nhau, phía Nhật Bản đã có ấn tượng “đối tác này tin cậy được”, thì công việc tiếp theo không kém phần quan trọng là “xây dựng lòng tin” ( building trust) giữa 2 bên. Đây là mục đích lớn nhất của giai đoạn làm quen trong đàm phán trực tiếp bởi trong con mắt các nhà kinh doanh Nhật Bản, lòng tin và tinh thần hợp tác hiểu biết lẫn nhau chính là chìa khoá dẫn tới thành công cho những thoả thuận cuối cùng cũng như cho cả những thương vụ về sau. Mở đầu cuộc họp, phía Nhật Bản thường bắt đầu bằng những diễn văn khá dài giới thiệu về công ty, các thành công đã đạt được, thể hiện thiện chí hợp tác và mong muốn xây dựng mối quan hệ mua bán tốt đẹp và lâu bền trong tương lai. Tiếp sau đó, các bên sẽ trò chuyện và bàn bạc về 1 số vấn đề ngoài lề nhằm tạo không khí thân thiện, tâm lý thoải mái trước khi đi vào thương lượng vấn đề chính. Phía Nhật thường hỏi đối tác những câu đại loại như “đây có phải là lần đầu tiên các ngài tới Nhật Bản không?”, “ chuyến bay của các ngài thế nào?”, và bàn luận về một số vấn đề liên quan đến gia đình, người thân, các sở thích và mối quan tâm của nhau, hiểu biết của mỗi bên về đất nước, con người, phong cảnh của phía đối tác, hoặc 1 số lời nhận

xét (luôn luôn là tích cực) về sự hiếu khách của người dân nước chủ nhà. Mục đích

của phía Nhật trong những cuộc thương lượng trực tiếp, nhất là khi được tổ chức tại

nước họ, chính là muốn tạo cho đối tác có cảm giác như đang ở nhà, gây dựng được

sự tin cậy lẫn nhau, qua đó làm cho quá trình thương lượng diễn ra trong không khí

thân thiện, hoà nhã, và lịch thiệp.

Giai đoạn trao đổi thông tin

Ở giai đoạn này, các bên tiến hành bàn bạc về những vấn đề đôi bên cùng quan tâm

như: hàng hoá, số lượng, chất lượng, giá cả,… qua đó lợi ích mà mỗi bên theo đuổi,

lập trường của các bên được thể hiện rõ. Qua giai đoạn này, các bên sẽ tiến hành

truyền đạt thông tin và khai thác thông tin lẫn nhau. Cách tốt nhất và cũng được

dùng nhiều nhất để khai thác thông tin chính là đặt các câu hỏi. Việc đặt câu hỏi

một cách khéo léo, đúng mục đích, đúng thời điểm sẽ cho phép người đàm phán

khai thác được đúng những thông tin mà họ cần từ phía đối tác. Bên cạnh việc khai

thác thông tin, truyền đạt thông tin cũng không kém phần quan trọng. Cách truyền

đạt thông tin thông qua việc trình bày quan điểm, đưa ra các đề xuất, bảo vệ các lập

luận cũng như trả lời các câu hỏi của phía bên kia như thế nào còn phụ thuộc vào

chiến lược, mục tiêu của người đàm phán đã được đặt ra trong kế hoạch.

Trong hầu hết các cuộc thương lượng trực tiếp, phần lớn người Nhật luôn tỏ ra rất

lịch sự, ôn hoà, và khiêm nhường, nhưng ẩn đằng sau vẻ bề ngoài đó là ý nghĩ “tôi

thắng, anh bại”. Họ coi đàm phán như một cuộc đấu tranh có kẻ thắng người thua,

nhưng vẫn cố gắng duy trì bầu không khí hoà nhã, lịch thiệp và giữ thể diện cho các

bên. Nói cách khác người Nhật thường theo chiến lược đàm phán cạnh tranh, điều

này dễ thấy nhất qua giai đoạn trao đổi thông tin. Biểu hiện của người Nhật trong

giai đoạn này mang 4 đặc trưng cơ bản sau:

- Đặt rất nhiều câu hỏi nhằm khai thác càng nhiều thông tin về đối tác càng tốt

- Trình bày vòng vo và tránh nói “không”

- Haragei và những tín hiệu từ cử chỉ và ngôn ngữ không lời

- “Im lặng là vàng” và những chào hàng kiểu “banana-sale”

Thứ nhất: đặt câu hỏi

53 xét (luôn luôn là tích cực) về sự hiếu khách của người dân nước chủ nhà. Mục đích của phía Nhật trong những cuộc thương lượng trực tiếp, nhất là khi được tổ chức tại nước họ, chính là muốn tạo cho đối tác có cảm giác như đang ở nhà, gây dựng được sự tin cậy lẫn nhau, qua đó làm cho quá trình thương lượng diễn ra trong không khí thân thiện, hoà nhã, và lịch thiệp. Giai đoạn trao đổi thông tin Ở giai đoạn này, các bên tiến hành bàn bạc về những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như: hàng hoá, số lượng, chất lượng, giá cả,… qua đó lợi ích mà mỗi bên theo đuổi, lập trường của các bên được thể hiện rõ. Qua giai đoạn này, các bên sẽ tiến hành truyền đạt thông tin và khai thác thông tin lẫn nhau. Cách tốt nhất và cũng được dùng nhiều nhất để khai thác thông tin chính là đặt các câu hỏi. Việc đặt câu hỏi một cách khéo léo, đúng mục đích, đúng thời điểm sẽ cho phép người đàm phán khai thác được đúng những thông tin mà họ cần từ phía đối tác. Bên cạnh việc khai thác thông tin, truyền đạt thông tin cũng không kém phần quan trọng. Cách truyền đạt thông tin thông qua việc trình bày quan điểm, đưa ra các đề xuất, bảo vệ các lập luận cũng như trả lời các câu hỏi của phía bên kia như thế nào còn phụ thuộc vào chiến lược, mục tiêu của người đàm phán đã được đặt ra trong kế hoạch. Trong hầu hết các cuộc thương lượng trực tiếp, phần lớn người Nhật luôn tỏ ra rất lịch sự, ôn hoà, và khiêm nhường, nhưng ẩn đằng sau vẻ bề ngoài đó là ý nghĩ “tôi thắng, anh bại”. Họ coi đàm phán như một cuộc đấu tranh có kẻ thắng người thua, nhưng vẫn cố gắng duy trì bầu không khí hoà nhã, lịch thiệp và giữ thể diện cho các bên. Nói cách khác người Nhật thường theo chiến lược đàm phán cạnh tranh, điều này dễ thấy nhất qua giai đoạn trao đổi thông tin. Biểu hiện của người Nhật trong giai đoạn này mang 4 đặc trưng cơ bản sau: - Đặt rất nhiều câu hỏi nhằm khai thác càng nhiều thông tin về đối tác càng tốt - Trình bày vòng vo và tránh nói “không” - Haragei và những tín hiệu từ cử chỉ và ngôn ngữ không lời - “Im lặng là vàng” và những chào hàng kiểu “banana-sale” Thứ nhất: đặt câu hỏi

Mục đích lớn nhất của việc đặt câu hỏi đối với các nhà đàm phán Nhật Bản là khai

thác thông tin. Nói theo ngôn ngữ của Robert M.March thì người Nhật là những

người luôn khát thông tin (information–hungry). Vì thế trong lúc đàm phán, họ đặt

rất nhiều câu hỏi cho đối tác. Một số câu hỏi mà phía Nhật đưa ra có thể là nhằm

thăm dò thiện chí của đối tác, giúp họ đánh giá xem phía đối tác có tin tưởng được

hay không, một số câu hỏi khác lại nhằm mục đích dò hỏi ý kiến, quan điểm và mối

quan tâm của đối tác, ví dụ như người Nhật có thể hỏi “các ngài có nhận xét gì về

tình hình thị trường hiện nay?”. Người Nhật rất cẩn thận trong việc đặt câu hỏi,

cũng như rất cẩn thận ghi chép lại tất cả các câu trả lời mà họ nhận được từ phía bên

kia của bàn đàm phán, bất luận giá trị thông tin đem lại trong các câu trả lời ấy là

lớn hay nhỏ. Bên cạnh đó, các thương nhân Nhật Bản cũng nổi tiếng là những người

khéo léo trong việc lựa chọn thời điểm để đưa ra câu hỏi khai thác các thông tin

mật, những câu hỏi rất tinh tế kiểu như “tôi thấy giám đốc của các ngài có vẻ rất

không hài lòng với điều khoản giá cả này…” lại có thể được đưa ra trong những

bữa ăn, những buổi trò chuyện, tham quan không chính thức giữa hai bên thay vì

được đưa ra ngay trên bàn đàm phán. Một nhà đàm phán nước ngoài ít kinh nghiệm

sẽ có thể trả lời một cách tự nhiên “Ồ không, ông ấy rất hài lòng với điều khoản ấy

đó chứ”, giá trị thông tin từ những câu trả lời kiểu này có ý nghĩa rất lớn đối với

phía Nhật Bản. Những thông tin như vậy sẽ tạo cho phía Nhật Bản lợi thế chủ động

trên bàn đàm phán đặc biệt là trong đàm phán cạnh tranh.

Một lý do khác của việc phía Nhật đặt ra nhiều câu hỏi là bởi quá trình ra quyết

định ở các công ty Nhật Bản thường dài và đòi hỏi phải có sự nhất trí của tất các

thành viên. Trong nhiều trường hợp phía Nhật hỏi liên tiếp là nhằm mục đích duy trì

thế chủ động trong đàm phán hoặc để cố tình kéo dài thời gian. Vì thế nhiều khi họ

rất hay lặp lại câu hỏi hoặc nhiều thành viên trong đoàn đàm phán của phía Nhật hỏi

cùng một thông tin. Điều này thường làm cho phía đối tác nước ngoài cảm thấy bị

xúc phạm và có suy nghĩ“họ không tin mình sao?”. Trong những trường hợp như

vậy, John Graham và Yoshihiro Sano (Japanese negotiator- Robert M.March-trang

140) đã đưa ra 3 biện pháp nhằm đối phó với chiến thuật khai thác thông tin này của

phía Nhật:

54 Mục đích lớn nhất của việc đặt câu hỏi đối với các nhà đàm phán Nhật Bản là khai thác thông tin. Nói theo ngôn ngữ của Robert M.March thì người Nhật là những người luôn khát thông tin (information–hungry). Vì thế trong lúc đàm phán, họ đặt rất nhiều câu hỏi cho đối tác. Một số câu hỏi mà phía Nhật đưa ra có thể là nhằm thăm dò thiện chí của đối tác, giúp họ đánh giá xem phía đối tác có tin tưởng được hay không, một số câu hỏi khác lại nhằm mục đích dò hỏi ý kiến, quan điểm và mối quan tâm của đối tác, ví dụ như người Nhật có thể hỏi “các ngài có nhận xét gì về tình hình thị trường hiện nay?”. Người Nhật rất cẩn thận trong việc đặt câu hỏi, cũng như rất cẩn thận ghi chép lại tất cả các câu trả lời mà họ nhận được từ phía bên kia của bàn đàm phán, bất luận giá trị thông tin đem lại trong các câu trả lời ấy là lớn hay nhỏ. Bên cạnh đó, các thương nhân Nhật Bản cũng nổi tiếng là những người khéo léo trong việc lựa chọn thời điểm để đưa ra câu hỏi khai thác các thông tin mật, những câu hỏi rất tinh tế kiểu như “tôi thấy giám đốc của các ngài có vẻ rất không hài lòng với điều khoản giá cả này…” lại có thể được đưa ra trong những bữa ăn, những buổi trò chuyện, tham quan không chính thức giữa hai bên thay vì được đưa ra ngay trên bàn đàm phán. Một nhà đàm phán nước ngoài ít kinh nghiệm sẽ có thể trả lời một cách tự nhiên “Ồ không, ông ấy rất hài lòng với điều khoản ấy đó chứ”, giá trị thông tin từ những câu trả lời kiểu này có ý nghĩa rất lớn đối với phía Nhật Bản. Những thông tin như vậy sẽ tạo cho phía Nhật Bản lợi thế chủ động trên bàn đàm phán đặc biệt là trong đàm phán cạnh tranh. Một lý do khác của việc phía Nhật đặt ra nhiều câu hỏi là bởi quá trình ra quyết định ở các công ty Nhật Bản thường dài và đòi hỏi phải có sự nhất trí của tất các thành viên. Trong nhiều trường hợp phía Nhật hỏi liên tiếp là nhằm mục đích duy trì thế chủ động trong đàm phán hoặc để cố tình kéo dài thời gian. Vì thế nhiều khi họ rất hay lặp lại câu hỏi hoặc nhiều thành viên trong đoàn đàm phán của phía Nhật hỏi cùng một thông tin. Điều này thường làm cho phía đối tác nước ngoài cảm thấy bị xúc phạm và có suy nghĩ“họ không tin mình sao?”. Trong những trường hợp như vậy, John Graham và Yoshihiro Sano (Japanese negotiator- Robert M.March-trang 140) đã đưa ra 3 biện pháp nhằm đối phó với chiến thuật khai thác thông tin này của phía Nhật:

- Nói tóm lược câu trả lời đã trình bày trước đó.

- Yêu cầu ghi lại những thông tin đã được trả lời để các bên cùng tham khảo và đối

chiếu sau này.

- Nếu một câu hỏi lại được hỏi đi hỏi lại trên 3 lần thì có 3 khả năng: hoặc là phía

Nhật muốn ta cung cấp thông tin thật chi tiết cụ thể mà câu trả lời trước đó chưa

đáp ứng được, hoặc là họ chưa thực sự hiểu câu trả lời của ta. Trong trường hợp

đó, có thể lịch sự đáp lại phía Nhật như sau “chúng tôi đã trả lời câu hỏi này của

các ngài, nhưng có lẽ còn một số thông tin mà các ngài cần nhưng chúng tôi

chưa kịp trình bày. Vậy các ngài có thể làm rõ câu hỏi hơn được không?”. Khả

năng thứ ba là phía Nhật đang muốn giành thế chủ động và thuyết phục ta, nếu

chưa sẵn sàng đưa ra nhượng bộ, cách tốt nhất là im lặng hoặc chuyển chủ đề.

Thứ hai: Trình bày vòng vo và tránh nói “không”

Người Nhật rất coi trọng việc giữ gìn hoà khí trong các mối quan hệ giữa con người

với con người, đây được xem là nét đặc trưng của văn hoá Nhật Bản. Trong đàm

phán thương mại cũng vậy, người Nhật rất hiếm khi từ chối thẳng thừng những đề

xuất của phía đối tác, nhưng khi phải từ chối, họ cũng thể hiện điều đó một cách rất

tế nhị. Khi phải đưa ra lời từ chối trước một yêu cầu nào đó của đối tác, người Nhật

thường chọn cách nói vòng vo, ví dụ như “chúng tôi sẽ suy nghĩ về vấn đề này”

thay vì nói “Chúng tôi không đồng ý”. Thực ra khi người Nhật nói “sẽ suy nghĩ về

vấn đề này” có thể hiểu đó là một lời từ chối, bởi nếu thực sự phía Nhật muốn suy

nghĩ thêm, họ sẽ giải thích cho phía đối tác rằng để quyết định có đồng ý hay

không, họ cần có sự nhất trí của các thành viên trong đoàn đàm phán và những nhân

vật khác có liên quan trong công ty hoặc lấy những lý do khác để giải thích cho sự

chậm trễ trong việc đưa ra câu trả lời. Thật vậy, người Nhật rất miễn cưỡng khi phải

trả lời “không” cho bất kỳ vấn đề gì, bởi họ cảm thấy sự bác bỏ ý kiến của người

khác là một việc làm thô lỗ và bất lịch sự, nó khiến cho đối tác bị mất thể diện.Vì

thế họ cố gắng dùng những cách khác để bày tỏ sự từ chối thay cho câu nói

“không”. Theo Keiko Ueda (Sixteen ways to avoid saying no in Japan- Keiko

55 - Nói tóm lược câu trả lời đã trình bày trước đó. - Yêu cầu ghi lại những thông tin đã được trả lời để các bên cùng tham khảo và đối chiếu sau này. - Nếu một câu hỏi lại được hỏi đi hỏi lại trên 3 lần thì có 3 khả năng: hoặc là phía Nhật muốn ta cung cấp thông tin thật chi tiết cụ thể mà câu trả lời trước đó chưa đáp ứng được, hoặc là họ chưa thực sự hiểu câu trả lời của ta. Trong trường hợp đó, có thể lịch sự đáp lại phía Nhật như sau “chúng tôi đã trả lời câu hỏi này của các ngài, nhưng có lẽ còn một số thông tin mà các ngài cần nhưng chúng tôi chưa kịp trình bày. Vậy các ngài có thể làm rõ câu hỏi hơn được không?”. Khả năng thứ ba là phía Nhật đang muốn giành thế chủ động và thuyết phục ta, nếu chưa sẵn sàng đưa ra nhượng bộ, cách tốt nhất là im lặng hoặc chuyển chủ đề. Thứ hai: Trình bày vòng vo và tránh nói “không” Người Nhật rất coi trọng việc giữ gìn hoà khí trong các mối quan hệ giữa con người với con người, đây được xem là nét đặc trưng của văn hoá Nhật Bản. Trong đàm phán thương mại cũng vậy, người Nhật rất hiếm khi từ chối thẳng thừng những đề xuất của phía đối tác, nhưng khi phải từ chối, họ cũng thể hiện điều đó một cách rất tế nhị. Khi phải đưa ra lời từ chối trước một yêu cầu nào đó của đối tác, người Nhật thường chọn cách nói vòng vo, ví dụ như “chúng tôi sẽ suy nghĩ về vấn đề này” thay vì nói “Chúng tôi không đồng ý”. Thực ra khi người Nhật nói “sẽ suy nghĩ về vấn đề này” có thể hiểu đó là một lời từ chối, bởi nếu thực sự phía Nhật muốn suy nghĩ thêm, họ sẽ giải thích cho phía đối tác rằng để quyết định có đồng ý hay không, họ cần có sự nhất trí của các thành viên trong đoàn đàm phán và những nhân vật khác có liên quan trong công ty hoặc lấy những lý do khác để giải thích cho sự chậm trễ trong việc đưa ra câu trả lời. Thật vậy, người Nhật rất miễn cưỡng khi phải trả lời “không” cho bất kỳ vấn đề gì, bởi họ cảm thấy sự bác bỏ ý kiến của người khác là một việc làm thô lỗ và bất lịch sự, nó khiến cho đối tác bị mất thể diện.Vì thế họ cố gắng dùng những cách khác để bày tỏ sự từ chối thay cho câu nói “không”. Theo Keiko Ueda (Sixteen ways to avoid saying no in Japan- Keiko

Ueda-trang 185), có thể tóm lược 16 cách phổ biến sau đây mà người Nhật thường

dùng để tránh nói “không”:

1. Nói “không” một cách mập mờ ( vague “no”)

2. “Có” hoặc “không” một cách mập mờ và đa nghĩa ( vague and ambiguous

“yes” or “no”)

3. Im lặng (silence)

4. Hỏi lại ( counterquestion)

5. Trả lời vòng vo không vào vấn để chính ( tangential responses)

6. Rời khỏi bàn đàm phán (exiting)

7. Đánh trống lảng (lying)

8. Nhận xét chính câu hỏi (criticizing the question itself)

9. Từ chối câu hỏi ( refusing the question)

10. “Không” có điều kiện ( conditional “no”)

11. “Vâng, nhưng…” (“ yes, but…”)

12. Trì hoãn việc trả lời (Ví dụ: “chúng tôi sẽ gửi cho các ngài bằng văn bản”) (

delaying answers)

13. Nói “không” nhưng dụng ý là “có” ( internally “yes”, externally “no”)

14. Nói “có” nhưng dụng ý là “không” ( internally “no”, externally “yes”)

15. Xin lỗi ( apology)

16. Sử dụng những từ gần nghĩa với từ “không” trong tiếng Anh (không dùng

trong đối thoại, chỉ dùng trong giao tiếp văn bản) ( the equivalent of the

English “no”)

Ngoài 16 cách thông dụng trên, người Nhật còn tránh nói “không” bằng cách

chuyển chủ đề, hoặc để các thành viên cấp dưới của đoàn đàm phán đưa ra lời từ

chối trong các cuộc gặp gỡ không chính thức. So với thương nhân các nước khác,

người Nhật có mật độ nói từ “không” ít nhất, trung bình mỗi 30 phút họ chỉ nói

“không” chưa đến hai lần, trong khi người Mỹ nói “không” đến 5 lần, người Hàn

Quốc là 7 lần, người Braxin là 42 lần. Đây là một nét đặc trưng trong hoạt động

đàm phán trực tiếp của các thương nhân Nhật Bản, nó chịu ảnh hưởng từ văn hoá

56 Ueda-trang 185), có thể tóm lược 16 cách phổ biến sau đây mà người Nhật thường dùng để tránh nói “không”: 1. Nói “không” một cách mập mờ ( vague “no”) 2. “Có” hoặc “không” một cách mập mờ và đa nghĩa ( vague and ambiguous “yes” or “no”) 3. Im lặng (silence) 4. Hỏi lại ( counterquestion) 5. Trả lời vòng vo không vào vấn để chính ( tangential responses) 6. Rời khỏi bàn đàm phán (exiting) 7. Đánh trống lảng (lying) 8. Nhận xét chính câu hỏi (criticizing the question itself) 9. Từ chối câu hỏi ( refusing the question) 10. “Không” có điều kiện ( conditional “no”) 11. “Vâng, nhưng…” (“ yes, but…”) 12. Trì hoãn việc trả lời (Ví dụ: “chúng tôi sẽ gửi cho các ngài bằng văn bản”) ( delaying answers) 13. Nói “không” nhưng dụng ý là “có” ( internally “yes”, externally “no”) 14. Nói “có” nhưng dụng ý là “không” ( internally “no”, externally “yes”) 15. Xin lỗi ( apology) 16. Sử dụng những từ gần nghĩa với từ “không” trong tiếng Anh (không dùng trong đối thoại, chỉ dùng trong giao tiếp văn bản) ( the equivalent of the English “no”) Ngoài 16 cách thông dụng trên, người Nhật còn tránh nói “không” bằng cách chuyển chủ đề, hoặc để các thành viên cấp dưới của đoàn đàm phán đưa ra lời từ chối trong các cuộc gặp gỡ không chính thức. So với thương nhân các nước khác, người Nhật có mật độ nói từ “không” ít nhất, trung bình mỗi 30 phút họ chỉ nói “không” chưa đến hai lần, trong khi người Mỹ nói “không” đến 5 lần, người Hàn Quốc là 7 lần, người Braxin là 42 lần. Đây là một nét đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các thương nhân Nhật Bản, nó chịu ảnh hưởng từ văn hoá

Nhật Bản là một nền văn hoá coi trọng lễ nghi, phép lịch sự, giữ gìn hoà khí và

tránh xung đột.

Thứ ba: Haragei và những tín hiệu thông tin từ cử chỉ và ngôn ngữ không lời

Trong xã hội Nhật Bản, do tính thuần nhất rất cao, sự cô lập về vị trí địa lý và

truyền thống xây dựng duy trì các mối quan hệ lâu dài giữa người với người nên

trong giao tiếp xã hội cũng như trong giao tiếp kinh doanh, người Nhật rất coi trọng

cách giao tiếp tế nhị, ý tứ. Họ tránh nói thẳng vào sự việc mà hay nói vòng vo

nhưng người nghe bằng trực giác vẫn có thể hiểu được dụng ý thật sự của người

nói. Hiện tượng này người Nhật gọi là “haragei”–tạm dịch là“ý tại ngôn

ngoại”(Stomach Language). Jane A.Corddry, một nhà nghiên cứu về Nhật Bản đã

giải thích như sau về haragei: “người Nhật coi haragei là đỉnh cao của nghệ thuật

giao tiếp giữa người với người. Một người khi có vấn đề gì cần giải quyết hoặc có

nhu cầu muốn đề nghị việc gì, thường thể hiện mong muốn của mình một cách kín

đáo và tế nhị. Người nghe không cần đòi hỏi người nói phải nói toạc ra mọi sự việc

mà vẫn hiểu được ý của người nói thông qua trực giác. Do có cùng một lịch sử, một

ngôn ngữ, một nền văn hoá, và một xã hội thuần nhất, nên người Nhật đã phát triển

haragei lên thành “nghệ thuật giao tiếp bằng trái tim”, sử dụng càng ít lời nói càng

tốt” (“how to do business with the Japanese” – Mark Zimmerman – trang 107)

Tất nhiên, trong đàm phán thương mại quốc tế, không phải lúc nào người Nhật cũng

giao tiếp theo phong cách haragei, nhưng hiện tượng haragei vẫn thường xuất hiện

rất phổ biến, làm cho đối tác nước ngoài gặp nhiều khó khăn trong việc nắm bắt các

thông tin mà phía Nhật muốn truyền tải. Dưới đây là một số ví dụ về haragei mà các

thương nhân nước ngoài cần chú ý khi đàm phán với các doanh nghiệp Nhật Bản:

- “Yes, that’s right”: ý nói “vâng, tôi đang nghe ngài nói đây”, nghĩa là phía Nhật

đang tích cực lắng nghe và khuyến khích đối tác tiếp tục trình bày.

- “Agreed!”: đây là thái độ tích cực và hứa hẹn khả năng phía Nhật có thể chấp

thuận, điều đó cho thấy lập luận của người đàm phán đang phát triển theo chiều

hướng thuyết phục.

57 Nhật Bản là một nền văn hoá coi trọng lễ nghi, phép lịch sự, giữ gìn hoà khí và tránh xung đột. Thứ ba: Haragei và những tín hiệu thông tin từ cử chỉ và ngôn ngữ không lời Trong xã hội Nhật Bản, do tính thuần nhất rất cao, sự cô lập về vị trí địa lý và truyền thống xây dựng duy trì các mối quan hệ lâu dài giữa người với người nên trong giao tiếp xã hội cũng như trong giao tiếp kinh doanh, người Nhật rất coi trọng cách giao tiếp tế nhị, ý tứ. Họ tránh nói thẳng vào sự việc mà hay nói vòng vo nhưng người nghe bằng trực giác vẫn có thể hiểu được dụng ý thật sự của người nói. Hiện tượng này người Nhật gọi là “haragei”–tạm dịch là“ý tại ngôn ngoại”(Stomach Language). Jane A.Corddry, một nhà nghiên cứu về Nhật Bản đã giải thích như sau về haragei: “người Nhật coi haragei là đỉnh cao của nghệ thuật giao tiếp giữa người với người. Một người khi có vấn đề gì cần giải quyết hoặc có nhu cầu muốn đề nghị việc gì, thường thể hiện mong muốn của mình một cách kín đáo và tế nhị. Người nghe không cần đòi hỏi người nói phải nói toạc ra mọi sự việc mà vẫn hiểu được ý của người nói thông qua trực giác. Do có cùng một lịch sử, một ngôn ngữ, một nền văn hoá, và một xã hội thuần nhất, nên người Nhật đã phát triển haragei lên thành “nghệ thuật giao tiếp bằng trái tim”, sử dụng càng ít lời nói càng tốt” (“how to do business with the Japanese” – Mark Zimmerman – trang 107) Tất nhiên, trong đàm phán thương mại quốc tế, không phải lúc nào người Nhật cũng giao tiếp theo phong cách haragei, nhưng hiện tượng haragei vẫn thường xuất hiện rất phổ biến, làm cho đối tác nước ngoài gặp nhiều khó khăn trong việc nắm bắt các thông tin mà phía Nhật muốn truyền tải. Dưới đây là một số ví dụ về haragei mà các thương nhân nước ngoài cần chú ý khi đàm phán với các doanh nghiệp Nhật Bản: - “Yes, that’s right”: ý nói “vâng, tôi đang nghe ngài nói đây”, nghĩa là phía Nhật đang tích cực lắng nghe và khuyến khích đối tác tiếp tục trình bày. - “Agreed!”: đây là thái độ tích cực và hứa hẹn khả năng phía Nhật có thể chấp thuận, điều đó cho thấy lập luận của người đàm phán đang phát triển theo chiều hướng thuyết phục.