Khóa luận tốt nghiệp: Đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản

8,002
787
110
48
doanh nghip Nht Bn rt quan m đến cht lượng hàng hoá, h đánh giá rt cao
nhng nhà xut khu có uy tín v cung cp hàng hoá dch v cht lượng cao trên th
trường và sn sàng tr giá cao hơn mc giá th trường để s hu nhng mt hàng có
cht lượng đảm bo được cung cp bi các doanh nghip có uy tín lâu năm.
thế các thương nhân Nht Bn thường yêu cu đối tác cung cp trước mu hàng,
catalogue chi tiết gii thiu sn phm, các tài liu k thut chi tiết và mi nht cũng
như đánh giá rt cao nhng đối tác thin chí cung cp các tài liu trên cho h.
Điu đó th to cơ s cho s tin tưởng t phía Nht Bn đối vi bn hàng, và
điu kin quan trng thúc đẩy quá trình đàm phán trc tiếp đi đến thành công.
Thông tin th ba mà các doanh nghip Nht Bn rt quan tâm trước mi cuc đàm
phán trc tiếp chính thông tin v nhân s trong đoàn đàm phán ca phía đối tác.
H thường tìm hiu rt k các thông tin v tâm lý, tính cách, chc v, chc năng và
vai trò ca tng thành viên trong đoàn đàm phán phía đối tác. H rt coi trng vic
được thông báo chi tiết v nhân s, b trí thi gian địa đim đàm phán trc tiếp.
Bên cnh đó, h còn chú trng ti các l nghi trong giao tiếp ban đầu, tng quà,
chiêu đãi, mi đi tham quan,…nhằm to điu kin tìm hiu thêm nhng thông tin có
ích v đối tác, t đó giúp hđủ cơ s thông tin để xây dng kế hoch và phương
án đàm phán c th và phù hp.
Công vic th hai trong quá trình chun b đàm phán cũng không m phn quan
trng và được các thương nhân Nht Bn đầu tư nhiu thi gian và công sc chính
vic t chc đn đàm phán. Thông thường quá trình la chn nhân s cho đàm
phán trc tiếp ca phía Nht Bn din ra rt nhanh, tuy vy tính thng nht và tính
t chc ca các nhóm đàm phán đại din cho phía công ty Nht Bn li rt cao.
do các thành viên trong đoàn đàm phán phn ln nhng người đã thi
gian làm vic vi nhau tương đối dài, nên h khá ăn ý và hiu nhau, điu đó khiến
cho tt c c thành viên trong đoàn đều rt ch động t tin khi bước vào n
đàm phán. Tuy nhiên, khi thương v có tính phc tp, liên quan đến nhiu lĩnh vc
thì phía Nht Bn s t chc đoàn đàm phán gm các thành viên t các b phn
khác nhau trong công ty, còn gi c đn đàm phán ad-hoc. Khi đó, các thành
viên s t chc nhng cuc hp ni b trước đàm phán chính thc, đây là thi gian
48 doanh nghiệp Nhật Bản rất quan tâm đến chất lượng hàng hoá, họ đánh giá rất cao những nhà xuất khẩu có uy tín về cung cấp hàng hoá dịch vụ chất lượng cao trên thị trường và sẵn sàng trả giá cao hơn mức giá thị trường để sở hữu những mặt hàng có chất lượng đảm bảo và được cung cấp bởi các doanh nghiệp có uy tín lâu năm. Vì thế các thương nhân Nhật Bản thường yêu cầu đối tác cung cấp trước mẫu hàng, catalogue chi tiết giới thiệu sản phẩm, các tài liệu kỹ thuật chi tiết và mới nhất cũng như đánh giá rất cao những đối tác có thiện chí cung cấp các tài liệu trên cho họ. Điều đó có thể tạo cơ sở cho sự tin tưởng từ phía Nhật Bản đối với bạn hàng, và là điều kiện quan trọng thúc đẩy quá trình đàm phán trực tiếp đi đến thành công. Thông tin thứ ba mà các doanh nghiệp Nhật Bản rất quan tâm trước mỗi cuộc đàm phán trực tiếp chính là thông tin về nhân sự trong đoàn đàm phán của phía đối tác. Họ thường tìm hiểu rất kỹ các thông tin về tâm lý, tính cách, chức vụ, chức năng và vai trò của từng thành viên trong đoàn đàm phán phía đối tác. Họ rất coi trọng việc được thông báo chi tiết về nhân sự, bố trí thời gian và địa điểm đàm phán trực tiếp. Bên cạnh đó, họ còn chú trọng tới các lễ nghi trong giao tiếp ban đầu, tặng quà, chiêu đãi, mời đi tham quan,…nhằm tạo điều kiện tìm hiểu thêm những thông tin có ích về đối tác, từ đó giúp họ có đủ cơ sở thông tin để xây dựng kế hoạch và phương án đàm phán cụ thể và phù hợp. Công việc thứ hai trong quá trình chuẩn bị đàm phán cũng không kém phần quan trọng và được các thương nhân Nhật Bản đầu tư nhiều thời gian và công sức chính là việc tổ chức đoàn đàm phán. Thông thường quá trình lựa chọn nhân sự cho đàm phán trực tiếp của phía Nhật Bản diễn ra rất nhanh, tuy vậy tính thống nhất và tính tổ chức của các nhóm đàm phán đại diện cho phía công ty Nhật Bản lại rất cao. Lý do là vì các thành viên trong đoàn đàm phán phần lớn là những người đã có thời gian làm việc với nhau tương đối dài, nên họ khá ăn ý và hiểu nhau, điều đó khiến cho tất cả các thành viên trong đoàn đều rất chủ động và tự tin khi bước vào bàn đàm phán. Tuy nhiên, khi thương vụ có tính phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực thì phía Nhật Bản sẽ tổ chức đoàn đàm phán gồm các thành viên từ các bộ phận khác nhau trong công ty, còn gọi là các đoàn đàm phán ad-hoc. Khi đó, các thành viên sẽ tổ chức những cuộc họp nội bộ trước đàm phán chính thức, đây là thời gian
49
để các thành viên phân công nhim v, bu trưởng đoàn, phát ngôn viên, thng nht
v quan đim và lp trường, … Nói chung, đây còn gi là quá trình xây dng tính t
chc và gn kết cao độ gia các cá nhân trong đoàn đàm phán ca phía Nht Bn.
Mt đim đáng chú ý khác khi đàm phán trc tiếp vi các doanh nghip Nht Bn
cơ cu thành phn nhng người trc tiếp tham gia đàm phán vi đối tác nước
ngoài. Mc dù Nht Bn, các công ty thường t chc các bui l ký kết hp đồng
rt long trng, trong đó ch tch, hoc tng giám đốc ca 2 công ty s cùng ký o
bn hp đồng trước đông đảo mi người, thế nhưng hiếm khi h trc tiếp tham gia
thương lượng các hp đồng đó, công vic y thường giao cho các lãnh đạo cp
trung trong công ty đảm nhim. Người Nht thường chn thành phn vào đoàn đàm
phán đại din cho công ty ca h da vào mt s tiêu chí sau: năng lc, tui tác,
kinh nghim, thâm niên công tác, chc v, địa vhi, gii tính… Bên cnh yếu
t năng lc kinh nghim, vn thường được các thương nhân M Tây Âu ưu
tiên hàng đầu, người Nht còn đặc bit chú trng ti yếu t chc v, tui tác gii
tính ca người đàm phán. Điu này có ngun gc t bn cht ca xã hi Nht Bn là
xã hi có liên kết dc, trong đó các mi quan h gia con người được xác định theo
trt t v trí,được thiết lp mt cách ràng theo các tiêu chí nói trên (tui tác,
gii tính, chc v, trình độ văn hoá). Vì thế nhng cá nhân đại din cho các công ty
Nht Bn đàm phán nhng thương v ln vi nước ngoài thường phi là nhng
người có tui, có chc v tương đối cao trong công ty và phi có thâm niên công tác
trong công ty đó ít nht là t 15 cho đến 20 năm. Vì thế các nhà đàm phán Nht Bn
thường cm thy rt khó chu và thm chí phung phí thi gi nếu phi đàm phán vi
nhng đối tác không có quyn ra quyết định, hoc quá tr tui. Do đó đểth đàm
phán thành công vi các công ty Nht Bn thì các thương nhân nước ngoài nên chú
trng ti vic xây dng đn đàm phán có s tương ng v cp bc tui tác vi
phía Nht
Đối vi các thương nhân Nht Bn, vic xây dng mc tiêu rõ ràng trước khi bước
vào mi mt giao dch điu hết sc quan trng. Khi xây dng mc tiêu, người
Nht thường tp trung vào nghiên cu các vn đề xoay quanh h thng các câu hi
cái gì, khi nào, đâu và ti sao. Da trên cơ s nhng thông tin thu thp được v
49 để các thành viên phân công nhiệm vụ, bầu trưởng đoàn, phát ngôn viên, thống nhất về quan điểm và lập trường, … Nói chung, đây còn gọi là quá trình xây dựng tính tổ chức và gắn kết cao độ giữa các cá nhân trong đoàn đàm phán của phía Nhật Bản. Một điểm đáng chú ý khác khi đàm phán trực tiếp với các doanh nghiệp Nhật Bản là cơ cấu thành phần những người trực tiếp tham gia đàm phán với đối tác nước ngoài. Mặc dù ở Nhật Bản, các công ty thường tổ chức các buổi lễ ký kết hợp đồng rất long trọng, trong đó chủ tịch, hoặc tổng giám đốc của 2 công ty sẽ cùng ký vào bản hợp đồng trước đông đảo mọi người, thế nhưng hiếm khi họ trực tiếp tham gia thương lượng các hợp đồng đó, công việc này thường giao cho các lãnh đạo cấp trung trong công ty đảm nhiệm. Người Nhật thường chọn thành phần vào đoàn đàm phán đại diện cho công ty của họ dựa vào một số tiêu chí sau: năng lực, tuổi tác, kinh nghiệm, thâm niên công tác, chức vụ, địa vị xã hội, giới tính… Bên cạnh yếu tố năng lực và kinh nghiệm, vẫn thường được các thương nhân Mỹ và Tây Âu ưu tiên hàng đầu, người Nhật còn đặc biệt chú trọng tới yếu tố chức vụ, tuổi tác và giới tính của người đàm phán. Điều này có nguồn gốc từ bản chất của xã hội Nhật Bản là xã hội có liên kết dọc, trong đó các mối quan hệ giữa con người được xác định theo trật tự vị trí, và được thiết lập một cách rõ ràng theo các tiêu chí nói trên (tuổi tác, giới tính, chức vụ, trình độ văn hoá). Vì thế những cá nhân đại diện cho các công ty Nhật Bản đàm phán những thương vụ lớn với nước ngoài thường phải là những người có tuổi, có chức vụ tương đối cao trong công ty và phải có thâm niên công tác trong công ty đó ít nhất là từ 15 cho đến 20 năm. Vì thế các nhà đàm phán Nhật Bản thường cảm thấy rất khó chịu và thậm chí phung phí thời giờ nếu phải đàm phán với những đối tác không có quyền ra quyết định, hoặc quá trẻ tuổi. Do đó để có thể đàm phán thành công với các công ty Nhật Bản thì các thương nhân nước ngoài nên chú trọng tới việc xây dựng đoàn đàm phán có sự tương ứng về cấp bậc và tuổi tác với phía Nhật Đối với các thương nhân Nhật Bản, việc xây dựng mục tiêu rõ ràng trước khi bước vào mỗi một giao dịch là điều hết sức quan trọng. Khi xây dựng mục tiêu, người Nhật thường tập trung vào nghiên cứu các vấn đề xoay quanh hệ thống các câu hỏi cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao. Dựa trên cơ sở những thông tin thu thập được về
50
đối tác, hàng hoá, tình hình th trường, xây dng nhóm đàm phán, các doanh nghip
Nht Bn thiết lp kế hoch đàm phán vi nhng mc tiêu rt c th như: li ích
theo đui, chiến lược đàm phán, chiến thut, d trù các tình hung th xy ra và
các phương án gii quyết… Những kế hoch đàm phán ca phía Nht được đưa ra
bao gi cũng phi được da trên cơ s s nht trí ca tp th, do đó các nhà đàm
phán Nht Bn thường rt t tin, ch động biết cách điu khin din biến quá
trình thương lượng theo hướng có li cho h, tránh được s lung cung đối nhng
vn đề chưa được tp th thông qua, t đó gi vng lp trường và theo đui sát sao
mc tiêu đàm phán đề ra.
V vic chun b địa đim thi gian t chc đàm phán, các doanh nghip Nht
Bn thường c gng la chn thi gian địa đim tht phù hp cho c hai bên. Nếu
đàm phán được t chc ti Nht Bn, phía Nht luôn tránh t chc đàm phán o
nhng ngày lin k các ngày ngh cui tun, hoc nhng ngày ngh l chính thc
trong năm (ngày l cui năm dp năm mi, trung thu, tun l ng,…) Về địa
đim đàm phán, phía Nht thường t chc ti các phòng hp trang trng, ngăn np,
và sch s, còn khi ra nước ngoài đàm phán, h đánh giá rt cao nhng đối tác cn
thn trong vic sp xếp b trí không gian đàm phán to cm giác thoi mái cho
c hai bên. Mt vn đề na cũng được nhiu nhà kinh doanh Nht Bn quan tâm là
vic b trí ch ngi ti bàn đàm phán. Nht, vic ai ngi đâu cũng là c mt vn
đề vô cùng tế nh bi nó có liên quan mt thiết ti địa v, chc v tui tác ca
nhng người tham gia. Vì thế, khi đàm phán vi các đối tác Nht Bn, thương nhân
nước ngoài cn hết sc chú ý ti vic sp xếp ch ngi cho 2 bên tham gia đàm
phán để sao cho trt t v trí, địa v ca các thành viên được đảm bo và tôn trng,
như vy mi to được bu không khí đàm phán thoi mái, gây được thin cm
cho phía đối tác Nht Bn và to thun li cho quá trình thương lượng trc tiếp gia
các bên.
2.1.3. Đặc trƣng trong giai đon đàm phán trc tiếp
Quá trình đàm phán trc tiếp là quá trình người bán người mua tiếp xúc, gp g
tìm hiu ln nhau tiến hành thương lượng trc tiếp các vn đề liên quan đến
50 đối tác, hàng hoá, tình hình thị trường, xây dựng nhóm đàm phán, các doanh nghiệp Nhật Bản thiết lập kế hoạch đàm phán với những mục tiêu rất cụ thể như: lợi ích theo đuổi, chiến lược đàm phán, chiến thuật, dự trù các tình huống có thể xảy ra và các phương án giải quyết… Những kế hoạch đàm phán của phía Nhật được đưa ra bao giờ cũng phải được dựa trên cơ sở sự nhất trí của tập thể, do đó các nhà đàm phán Nhật Bản thường rất tự tin, chủ động và biết cách điều khiển diễn biến quá trình thương lượng theo hướng có lợi cho họ, tránh được sự luống cuống đối những vấn đề chưa được tập thể thông qua, từ đó giữ vững lập trường và theo đuổi sát sao mục tiêu đàm phán đề ra. Về việc chuẩn bị địa điểm và thời gian tổ chức đàm phán, các doanh nghiệp Nhật Bản thường cố gắng lựa chọn thời gian địa điểm thật phù hợp cho cả hai bên. Nếu đàm phán được tổ chức tại Nhật Bản, phía Nhật luôn tránh tổ chức đàm phán vào những ngày liền kề các ngày nghỉ cuối tuần, hoặc những ngày nghỉ lễ chính thức trong năm (ngày lễ cuối năm và dịp năm mới, trung thu, tuần lễ vàng,…) Về địa điểm đàm phán, phía Nhật thường tổ chức tại các phòng họp trang trọng, ngăn nắp, và sạch sẽ, còn khi ra nước ngoài đàm phán, họ đánh giá rất cao những đối tác cẩn thận trong việc sắp xếp và bố trí không gian đàm phán tạo cảm giác thoải mái cho cả hai bên. Một vấn đề nữa cũng được nhiều nhà kinh doanh Nhật Bản quan tâm là việc bố trí chỗ ngồi tại bàn đàm phán. Ở Nhật, việc ai ngồi ở đâu cũng là cả một vấn đề vô cùng tế nhị bởi nó có liên quan mật thiết tới địa vị, chức vụ và tuổi tác của những người tham gia. Vì thế, khi đàm phán với các đối tác Nhật Bản, thương nhân nước ngoài cần hết sức chú ý tới việc sắp xếp chỗ ngồi cho 2 bên tham gia đàm phán để sao cho trật tự vị trí, địa vị của các thành viên được đảm bảo và tôn trọng, có như vậy mới tạo được bầu không khí đàm phán thoải mái, gây được thiện cảm cho phía đối tác Nhật Bản và tạo thuận lợi cho quá trình thương lượng trực tiếp giữa các bên. 2.1.3. Đặc trƣng trong giai đoạn đàm phán trực tiếp Quá trình đàm phán trực tiếp là quá trình người bán và người mua tiếp xúc, gặp gỡ tìm hiểu lẫn nhau và tiến hành thương lượng trực tiếp các vấn đề có liên quan đến
51
thương v. Đây được coi là giai đon khó khăn và phc tp nht ca quá trình đàm
phán, nên nó được chia thành 4 giai đon nh như sau:
- Giai đon 1: làm quen ( nontask- sounding)
- Giai đon 2: trao đổi thông tin ( task- related exchange of information)
- Giai đon 3: thuyết phc ( persuasion)
- Giai đon 4: nhượng btho thun ( concessions and agreements)
Giai đon 1 là giai đon làm quen, bao gm nhng hot động như thiết lp mi quan
h, gp g tiếp xúc cá nhân nhm tìm hiu ln nhau, nhưng nó không liên quan đến
các thông tin trc tiếp thuc vn đề đàm phán. Giai đon 2 là giai đon trao đổi
thông tin, đưa ra các yêu cu, đề xut, trình bày các nguyn vng, quan đim,… của
các bên. Giai đon 3 là thuyết phc, bao gm vic các bên c gng gim bt các li
ích ch quan ca đối tác thông qua các k thut chiến thut thuyết phc khác
nhau. Còn giai đon cui cùng là giai đon đưa ra các nhượng b, x các nhượng
b đi đến tho thun cui cùng. Dưới đây là nhng phân tích c th và chi tiết
c đặc trưng trong tng giai đon nói trên ca các nhà kinh doanh Nht Bn
Giai đon làm quen
Trong đon làm quen này, các bên thường m đầu câu chuyn bng nhng ch đề
nm ngoài vn đề được đàm phán như: thi tiết, th thao, kinh tế, chính tr, văn
hoá…Mục đích ca giai đon này to không khí thoi mái và tâm trng vui v
gia người bán và người mua trước khi bàn bc vào vn đề chính. Ngoài ra, đây còn
là giai đon đầu tiên giúp người đàm phán có thêm nhng thông tin có ích v đối tác
như “hngười như thế nào? có tin được hay không? thm quyn ca h công ty
đến đâu? tính khí h ra sao?...” Các thương nhân Nht Bn thường chú trng
giành nhiu thi gian cho giai đon làm quen này, đặc bit là khi thương lượng vi
mt đối tác kinh doanh mi, bi đây là cơ hi để các bên tìm hiu nhau k hơn, tiến
ti xây dng lòng tin, to cơ s nn tng cho nhng tho thun sau này. Có mt
đim d thy trong hot động giao tiếp kinh doanh ca các thương nhân Nht Bn là
s xut hin thường xuyên ca mt bên th ba ( introducer, go-between).Vai trò ca
bên th ba này đặc bit quan trng bi s xut hin ca h s to cơ s cho s tin
51 thương vụ. Đây được coi là giai đoạn khó khăn và phức tạp nhất của quá trình đàm phán, nên nó được chia thành 4 giai đoạn nhỏ như sau: - Giai đoạn 1: làm quen ( nontask- sounding) - Giai đoạn 2: trao đổi thông tin ( task- related exchange of information) - Giai đoạn 3: thuyết phục ( persuasion) - Giai đoạn 4: nhượng bộ và thoả thuận ( concessions and agreements) Giai đoạn 1 là giai đoạn làm quen, bao gồm những hoạt động như thiết lập mối quan hệ, gặp gỡ tiếp xúc cá nhân nhằm tìm hiểu lẫn nhau, nhưng nó không liên quan đến các thông tin trực tiếp thuộc vấn đề đàm phán. Giai đoạn 2 là giai đoạn trao đổi thông tin, đưa ra các yêu cầu, đề xuất, trình bày các nguyện vọng, quan điểm,… của các bên. Giai đoạn 3 là thuyết phục, bao gồm việc các bên cố gắng giảm bớt các lợi ích chủ quan của đối tác thông qua các kỹ thuật và chiến thuật thuyết phục khác nhau. Còn giai đoạn cuối cùng là giai đoạn đưa ra các nhượng bộ, xử lý các nhượng bộ và đi đến thoả thuận cuối cùng. Dưới đây là những phân tích cụ thể và chi tiết các đặc trưng trong từng giai đoạn nói trên của các nhà kinh doanh Nhật Bản Giai đoạn làm quen Trong đoạn làm quen này, các bên thường mở đầu câu chuyện bằng những chủ đề nằm ngoài vấn đề được đàm phán như: thời tiết, thể thao, kinh tế, chính trị, văn hoá…Mục đích của giai đoạn này là tạo không khí thoải mái và tâm trạng vui vẻ giữa người bán và người mua trước khi bàn bạc vào vấn đề chính. Ngoài ra, đây còn là giai đoạn đầu tiên giúp người đàm phán có thêm những thông tin có ích về đối tác như “họ là người như thế nào? có tin được hay không? thẩm quyền của họ ở công ty đến đâu? tính khí họ ra sao?...” Các thương nhân Nhật Bản thường chú trọng và giành nhiều thời gian cho giai đoạn làm quen này, đặc biệt là khi thương lượng với một đối tác kinh doanh mới, bởi đây là cơ hội để các bên tìm hiểu nhau kỹ hơn, tiến tới xây dựng lòng tin, tạo cơ sở nền tảng cho những thoả thuận sau này. Có một điểm dễ thấy trong hoạt động giao tiếp kinh doanh của các thương nhân Nhật Bản là sự xuất hiện thường xuyên của một bên thứ ba ( introducer, go-between).Vai trò của bên thứ ba này đặc biệt quan trọng bởi sự xuất hiện của họ sẽ tạo cơ sở cho sự tin
52
tưởng vng chc điu kin tin đề không th thiếu trong vic xây dng mi
quan h mua bán vi các bn hàng mi. Khi mt thương nhân nước ngoài ln đầu
tiên thương lượng vi mt công ty Nht Bn trước đó h chưa tng có quan h
gì c v tư cách cá nhân ln nhân danh 1 công ty hay 1 t chc nào, thì giai đon
tiếp xúc ban đầu này, h cn được gii thiu hoc ng h ca mt bên th ba được
gii kinh doanh Nht Bn biết đến hoc có uy tín nht định đã được phía đối tác
Nht Bn tin cy. Bên th ba này được gi shokhai-sha trong tiếng Nht, h
th các ngân ng thương mi, các công ty ln, các t chc kinh doanh đã có
quan h mua bán hoc quen biết vi phía công ty Nht hoc các tham tán thương
mi, các t chc xúc tiến thương mi đang hot động ti Nht Bn. Vì thế khi mun
đặt quan h mua bán ln đầu vi mt công ty Nht Bn, người nước ngoài không
nên mo mui liên h trc tiếp vi h ngay mà nên tìm đến các shokai-sha có uy tín
làm người gii thiu cho mình, như vy s to được n tượng tt trước bn hàng
tim năng phía Nht Bn, gây dng lòng tin ban đầu vi h.
Thông thường trong giai đon làm quen, sau khi được gii thiu ca bên th ba, các
bên đã nhng n tượng tt đẹp ban đầu v nhau, phía Nht Bn đã n tượng
“đối tác này tin cy được”, thì công vic tiếp theo không kém phn quan trng
“xây dng lòng tin” ( building trust) giữa 2 bên. Đây là mc đích ln nht ca giai
đon làm quen trong đàm phán trc tiếp bi trong con mt các nhà kinh doanh Nht
Bn, lòng tin và tinh thn hp tác hiu biết ln nhau chính là chìa khoá dn ti thành
công cho nhng tho thun cui cùng cũng như cho c nhng thương v v sau. M
đầu cuc hp, phía Nht Bn thường bt đầu bng nhng din văn khá dài gii thiu
v công ty, các thành công đã đạt được, th hin thin chí hp tác mong mun
xây dng mi quan h mua bán tt đẹp và lâu bn trong tương lai. Tiếp sau đó, c
bên s trò chuyn và bàn bc v 1 s vn đề ngoài l nhm to không khí thân thin,
tâm lý thoi mái trước khi đi vào thương lượng vn đề chính. Phía Nht thường hi
đối tác nhng câu đại loi như “đây phi là ln đầu tiên các ngài ti Nht Bn
không?”, “ chuyến bay ca các ngài thế o?”, và bàn lun v mt s vn đề liên
quan đến gia đình, người thân, các s thích và mi quan tâm ca nhau, hiu biết ca
mi bên v đất nước, con người, phong cnh ca phía đối tác, hoc 1 s li nhn
52 tưởng vững chắc và là điều kiện tiền đề không thể thiếu trong việc xây dựng mối quan hệ mua bán với các bạn hàng mới. Khi một thương nhân nước ngoài lần đầu tiên thương lượng với một công ty Nhật Bản mà trước đó họ chưa từng có quan hệ gì cả về tư cách cá nhân lẫn nhân danh 1 công ty hay 1 tổ chức nào, thì ở giai đoạn tiếp xúc ban đầu này, họ cần được giới thiệu hoặc ủng hộ của một bên thứ ba được giới kinh doanh Nhật Bản biết đến hoặc có uy tín nhất định và đã được phía đối tác Nhật Bản tin cậy. Bên thứ ba này được gọi là shokhai-sha trong tiếng Nhật, họ có thể là các ngân hàng thương mại, các công ty lớn, các tổ chức kinh doanh đã có quan hệ mua bán hoặc quen biết với phía công ty Nhật hoặc các tham tán thương mại, các tổ chức xúc tiến thương mại đang hoạt động tại Nhật Bản. Vì thế khi muốn đặt quan hệ mua bán lần đầu với một công ty Nhật Bản, người nước ngoài không nên mạo muội liên hệ trực tiếp với họ ngay mà nên tìm đến các shokai-sha có uy tín làm người giới thiệu cho mình, như vậy sẽ tạo được ấn tượng tốt trước bạn hàng tiềm năng phía Nhật Bản, gây dựng lòng tin ban đầu với họ. Thông thường trong giai đoạn làm quen, sau khi được giới thiệu của bên thứ ba, các bên đã có những ấn tượng tốt đẹp ban đầu về nhau, phía Nhật Bản đã có ấn tượng “đối tác này tin cậy được”, thì công việc tiếp theo không kém phần quan trọng là “xây dựng lòng tin” ( building trust) giữa 2 bên. Đây là mục đích lớn nhất của giai đoạn làm quen trong đàm phán trực tiếp bởi trong con mắt các nhà kinh doanh Nhật Bản, lòng tin và tinh thần hợp tác hiểu biết lẫn nhau chính là chìa khoá dẫn tới thành công cho những thoả thuận cuối cùng cũng như cho cả những thương vụ về sau. Mở đầu cuộc họp, phía Nhật Bản thường bắt đầu bằng những diễn văn khá dài giới thiệu về công ty, các thành công đã đạt được, thể hiện thiện chí hợp tác và mong muốn xây dựng mối quan hệ mua bán tốt đẹp và lâu bền trong tương lai. Tiếp sau đó, các bên sẽ trò chuyện và bàn bạc về 1 số vấn đề ngoài lề nhằm tạo không khí thân thiện, tâm lý thoải mái trước khi đi vào thương lượng vấn đề chính. Phía Nhật thường hỏi đối tác những câu đại loại như “đây có phải là lần đầu tiên các ngài tới Nhật Bản không?”, “ chuyến bay của các ngài thế nào?”, và bàn luận về một số vấn đề liên quan đến gia đình, người thân, các sở thích và mối quan tâm của nhau, hiểu biết của mỗi bên về đất nước, con người, phong cảnh của phía đối tác, hoặc 1 số lời nhận
53
xét (luôn luôn là tích cc) v s hiếu khách ca người dân nước ch nhà. Mc đích
ca phía Nht trong nhng cuc thương lượng trc tiếp, nht là khi được t chc ti
nước h, chính là mun to cho đối tác có cm giác như đang nhà, gây dng được
s tin cy ln nhau, qua đó làm cho quá trình thương lượng din ra trong không khí
thân thin, hoà nhã, và lch thip.
Giai đon trao đổi thông tin
giai đon này, các bên tiến hành bàn bc v nhng vn đề đôi bên cùng quan tâm
như: hàng hoá, s lượng, cht lượng, giá cả,… qua đó li ích mà mi bên theo đui,
lp trường ca các bên được th hin rõ. Qua giai đon này, các bên s tiến hành
truyn đạt thông tin khai thác thông tin ln nhau. Cách tt nht và cũng được
dùng nhiu nht để khai thác thông tin chính đặt các câu hi. Vic đặt câu hi
mt cách khéo léo, đúng mc đích, đúng thi đim s cho phép người đàm phán
khai thác được đúng nhng thông tin mà h cn t phía đối tác. Bên cnh vic khai
thác thông tin, truyn đạt thông tin cũng không kém phn quan trng. Cách truyn
đạt thông tin thông qua vic trình bày quan đim, đưa ra các đề xut, bo v các lp
lun cũng như tr li các câu hi ca phía bên kia như thế nào còn ph thuc o
chiến lược, mc tiêu ca người đàm phán đã được đặt ra trong kế hoch.
Trong hu hết các cuc thương lượng trc tiếp, phn ln người Nht luôn t ra rt
lch s, ôn hoà, và khiêm nhường, nhưng n đằng sau v b ngoài đó là ý nghĩ “tôi
thng, anh bại”. Họ coi đàm phán như mt cuc đấu tranh có k thng người thua,
nhưng vn c gng duy trì bu không khí hoà nhã, lch thip gi th din cho c
bên. Nói cách khác người Nht thường theo chiến lược đàm phán cnh tranh, điu
này d thy nht qua giai đon trao đổi thông tin. Biu hin ca người Nht trong
giai đon này mang 4 đặc trưng cơ bn sau:
- Đặt rt nhiu câu hi nhm khai thác càng nhiu thông tin v đối tác càng tt
- Trình bày vòng vo và tránh nói “không”
- Haragei và nhng tín hiu t c chngôn ng không li
- “Im lặng là vàng” và nhng chào hàng kiểu “banana-sale”
Th nht: đặt câu hi
53 xét (luôn luôn là tích cực) về sự hiếu khách của người dân nước chủ nhà. Mục đích của phía Nhật trong những cuộc thương lượng trực tiếp, nhất là khi được tổ chức tại nước họ, chính là muốn tạo cho đối tác có cảm giác như đang ở nhà, gây dựng được sự tin cậy lẫn nhau, qua đó làm cho quá trình thương lượng diễn ra trong không khí thân thiện, hoà nhã, và lịch thiệp. Giai đoạn trao đổi thông tin Ở giai đoạn này, các bên tiến hành bàn bạc về những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như: hàng hoá, số lượng, chất lượng, giá cả,… qua đó lợi ích mà mỗi bên theo đuổi, lập trường của các bên được thể hiện rõ. Qua giai đoạn này, các bên sẽ tiến hành truyền đạt thông tin và khai thác thông tin lẫn nhau. Cách tốt nhất và cũng được dùng nhiều nhất để khai thác thông tin chính là đặt các câu hỏi. Việc đặt câu hỏi một cách khéo léo, đúng mục đích, đúng thời điểm sẽ cho phép người đàm phán khai thác được đúng những thông tin mà họ cần từ phía đối tác. Bên cạnh việc khai thác thông tin, truyền đạt thông tin cũng không kém phần quan trọng. Cách truyền đạt thông tin thông qua việc trình bày quan điểm, đưa ra các đề xuất, bảo vệ các lập luận cũng như trả lời các câu hỏi của phía bên kia như thế nào còn phụ thuộc vào chiến lược, mục tiêu của người đàm phán đã được đặt ra trong kế hoạch. Trong hầu hết các cuộc thương lượng trực tiếp, phần lớn người Nhật luôn tỏ ra rất lịch sự, ôn hoà, và khiêm nhường, nhưng ẩn đằng sau vẻ bề ngoài đó là ý nghĩ “tôi thắng, anh bại”. Họ coi đàm phán như một cuộc đấu tranh có kẻ thắng người thua, nhưng vẫn cố gắng duy trì bầu không khí hoà nhã, lịch thiệp và giữ thể diện cho các bên. Nói cách khác người Nhật thường theo chiến lược đàm phán cạnh tranh, điều này dễ thấy nhất qua giai đoạn trao đổi thông tin. Biểu hiện của người Nhật trong giai đoạn này mang 4 đặc trưng cơ bản sau: - Đặt rất nhiều câu hỏi nhằm khai thác càng nhiều thông tin về đối tác càng tốt - Trình bày vòng vo và tránh nói “không” - Haragei và những tín hiệu từ cử chỉ và ngôn ngữ không lời - “Im lặng là vàng” và những chào hàng kiểu “banana-sale” Thứ nhất: đặt câu hỏi
54
Mc đích ln nht ca vic đặt câu hi đối vi các nhà đàm phán Nht Bn là khai
thác thông tin. Nói theo ngôn ng ca Robert M.March thì người Nht là nhng
người luôn khát thông tin (informationhungry). thế trong lúc đàm phán, h đặt
rt nhiu câu hi cho đối tác. Mt s câu hi phía Nht đưa ra th nhm
thăm dò thin chí ca đối tác, giúp h đánh giá xem phía đối tác có tin tưởng được
hay không, mt s câu hi khác li nhm mc đích dò hi ý kiến, quan đim và mi
quan tâm ca đối tác,d như người Nht th hi “các ngài có nhn xét gì v
tình hình th trường hiện nay?”. Người Nht rt cn thn trong vic đặt câu hi,
cũng như rt cn thn ghi chép li tt c các câu tr li mà h nhn được t phía bên
kia ca n đàm phán, bt lun giá tr thông tin đem li trong các câu tr li y
ln hay nh. Bên cnh đó, các thương nhân Nht Bn cũng ni tiếng là nhng người
khéo léo trong vic la chn thi đim để đưa ra câu hi khai thác các thông tin
mt, nhng câu hi rt tinh tế kiu như “tôi thy giám đốc ca các ngài có v rt
không hài lòng vi điu khon giá c y…” li có th được đưa ra trong nhng
ba ăn, nhng bui trò chuyn, tham quan không chính thc gia hai bên thay vì
được đưa ra ngay trên bàn đàm phán. Mt nhà đàm phán nước ngoài ít kinh nghim
sth tr li mt cách t nhiên “Ồ không, ông y rt hài lòng vi điu khon y
đó chứ”, giá tr thông tin t nhng câu tr li kiu này ý nghĩa rt ln đối vi
phía Nht Bn. Nhng thông tin như vy s to cho phía Nht Bn li thế ch động
trên bàn đàm phán đặc bit là trong đàm phán cnh tranh.
Mt do khác ca vic phía Nht đặt ra nhiu câu hi là bi quá trình ra quyết
định các công ty Nht Bn thường dài đòi hi phi có s nht trí ca tt c
thành viên. Trong nhiu trường hp phía Nht hi liên tiếp là nhm mc đích duy trì
thế ch động trong đàm phán hoc để c tình kéo dài thi gian. Vì thế nhiu khi h
rt hay lp li câu hi hoc nhiu thành viên trong đoàn đàm phán ca phía Nht hi
cùng mt thông tin. Điu này thường làm cho phía đối tác nước ngoài cm thy b
xúc phm và suy nghĩ“h không tin nh sao?”. Trong nhng trường hp như
vy, John Graham và Yoshihiro Sano (Japanese negotiator- Robert M.March-trang
140) đã đưa ra 3 bin pháp nhm đối phó vi chiến thut khai thác thông tin này ca
phía Nht:
54 Mục đích lớn nhất của việc đặt câu hỏi đối với các nhà đàm phán Nhật Bản là khai thác thông tin. Nói theo ngôn ngữ của Robert M.March thì người Nhật là những người luôn khát thông tin (information–hungry). Vì thế trong lúc đàm phán, họ đặt rất nhiều câu hỏi cho đối tác. Một số câu hỏi mà phía Nhật đưa ra có thể là nhằm thăm dò thiện chí của đối tác, giúp họ đánh giá xem phía đối tác có tin tưởng được hay không, một số câu hỏi khác lại nhằm mục đích dò hỏi ý kiến, quan điểm và mối quan tâm của đối tác, ví dụ như người Nhật có thể hỏi “các ngài có nhận xét gì về tình hình thị trường hiện nay?”. Người Nhật rất cẩn thận trong việc đặt câu hỏi, cũng như rất cẩn thận ghi chép lại tất cả các câu trả lời mà họ nhận được từ phía bên kia của bàn đàm phán, bất luận giá trị thông tin đem lại trong các câu trả lời ấy là lớn hay nhỏ. Bên cạnh đó, các thương nhân Nhật Bản cũng nổi tiếng là những người khéo léo trong việc lựa chọn thời điểm để đưa ra câu hỏi khai thác các thông tin mật, những câu hỏi rất tinh tế kiểu như “tôi thấy giám đốc của các ngài có vẻ rất không hài lòng với điều khoản giá cả này…” lại có thể được đưa ra trong những bữa ăn, những buổi trò chuyện, tham quan không chính thức giữa hai bên thay vì được đưa ra ngay trên bàn đàm phán. Một nhà đàm phán nước ngoài ít kinh nghiệm sẽ có thể trả lời một cách tự nhiên “Ồ không, ông ấy rất hài lòng với điều khoản ấy đó chứ”, giá trị thông tin từ những câu trả lời kiểu này có ý nghĩa rất lớn đối với phía Nhật Bản. Những thông tin như vậy sẽ tạo cho phía Nhật Bản lợi thế chủ động trên bàn đàm phán đặc biệt là trong đàm phán cạnh tranh. Một lý do khác của việc phía Nhật đặt ra nhiều câu hỏi là bởi quá trình ra quyết định ở các công ty Nhật Bản thường dài và đòi hỏi phải có sự nhất trí của tất các thành viên. Trong nhiều trường hợp phía Nhật hỏi liên tiếp là nhằm mục đích duy trì thế chủ động trong đàm phán hoặc để cố tình kéo dài thời gian. Vì thế nhiều khi họ rất hay lặp lại câu hỏi hoặc nhiều thành viên trong đoàn đàm phán của phía Nhật hỏi cùng một thông tin. Điều này thường làm cho phía đối tác nước ngoài cảm thấy bị xúc phạm và có suy nghĩ“họ không tin mình sao?”. Trong những trường hợp như vậy, John Graham và Yoshihiro Sano (Japanese negotiator- Robert M.March-trang 140) đã đưa ra 3 biện pháp nhằm đối phó với chiến thuật khai thác thông tin này của phía Nhật:
55
- Nói tóm lược câu tr li đã trình bày trước đó.
- Yêu cu ghi li nhng thông tin đã được tr li để các bên cùng tham kho và đối
chiếu sau này.
- Nếu mt câu hi li được hi đi hi li trên 3 ln thì có 3 kh năng: hoc là phía
Nht mun ta cung cp thông tin tht chi tiết c th mà câu tr li trước đó chưa
đáp ng được, hoc là h chưa thc s hiu câu tr li ca ta. Trong trường hp
đó, có th lch s đáp li phía Nht như sau “chúng tôi đã tr li câu hi này ca
các ngài, nhưng l còn mt s thông tin các ngài cn nhưng chúng i
chưa kp trình bày. Vy các ngài có th làm rõ câu hi hơn được không?”. Kh
năng th ba phía Nht đang mun giành thế ch động thuyết phc ta, nếu
chưa sn sàng đưa ra nhượng b, cách tt nht là im lng hoc chuyn ch đề.
Th hai: Trình bày vòng vo và tránh nói “không”
Người Nht rt coi trng vic gi gìn hoà khí trong các mi quan h gia con người
vi con người, đây được xem t đặc trưng ca văn hoá Nht Bn. Trong đàm
phán thương mi cũng vy, người Nht rt hiếm khi t chi thng thng nhng đề
xut ca phía đối tác, nhưng khi phi t chi, h cũng th hin điu đó mt cách rt
tế nh. Khi phi đưa ra li t chi trước mt yêu cu nào đó ca đối tác, người Nht
thường chn cách nói vòng vo, d như “chúng tôi s suy nghĩ v vn đềy”
thay vì nói “Chúng tôi không đồng ý. Thc ra khi người Nht i “s suy nghĩ v
vn đề y”th hiu đómt li t chi, bi nếu thc s phía Nht mun suy
nghĩ thêm, h s gii thích cho phía đối tác rng để quyết định đồng ý hay
không, h cn có s nht trí ca các thành viên trong đoàn đàm phán và nhng nhân
vt khác liên quan trong công ty hoc ly nhng lý do khác để gii thích cho s
chm tr trong vic đưa ra câu tr li. Tht vy, người Nht rt min cưỡng khi phi
tr li “không” cho bt k vn đề gì, bi h cm thy s bác b ý kiến ca người
khác là mt vic làm thô l bt lch s, khiến cho đối tác b mt th din.Vì
thế h c gng dùng nhng cách khác để bày t s t chi thay cho câu i
“không”. Theo Keiko Ueda (Sixteen ways to avoid saying no in Japan- Keiko
55 - Nói tóm lược câu trả lời đã trình bày trước đó. - Yêu cầu ghi lại những thông tin đã được trả lời để các bên cùng tham khảo và đối chiếu sau này. - Nếu một câu hỏi lại được hỏi đi hỏi lại trên 3 lần thì có 3 khả năng: hoặc là phía Nhật muốn ta cung cấp thông tin thật chi tiết cụ thể mà câu trả lời trước đó chưa đáp ứng được, hoặc là họ chưa thực sự hiểu câu trả lời của ta. Trong trường hợp đó, có thể lịch sự đáp lại phía Nhật như sau “chúng tôi đã trả lời câu hỏi này của các ngài, nhưng có lẽ còn một số thông tin mà các ngài cần nhưng chúng tôi chưa kịp trình bày. Vậy các ngài có thể làm rõ câu hỏi hơn được không?”. Khả năng thứ ba là phía Nhật đang muốn giành thế chủ động và thuyết phục ta, nếu chưa sẵn sàng đưa ra nhượng bộ, cách tốt nhất là im lặng hoặc chuyển chủ đề. Thứ hai: Trình bày vòng vo và tránh nói “không” Người Nhật rất coi trọng việc giữ gìn hoà khí trong các mối quan hệ giữa con người với con người, đây được xem là nét đặc trưng của văn hoá Nhật Bản. Trong đàm phán thương mại cũng vậy, người Nhật rất hiếm khi từ chối thẳng thừng những đề xuất của phía đối tác, nhưng khi phải từ chối, họ cũng thể hiện điều đó một cách rất tế nhị. Khi phải đưa ra lời từ chối trước một yêu cầu nào đó của đối tác, người Nhật thường chọn cách nói vòng vo, ví dụ như “chúng tôi sẽ suy nghĩ về vấn đề này” thay vì nói “Chúng tôi không đồng ý”. Thực ra khi người Nhật nói “sẽ suy nghĩ về vấn đề này” có thể hiểu đó là một lời từ chối, bởi nếu thực sự phía Nhật muốn suy nghĩ thêm, họ sẽ giải thích cho phía đối tác rằng để quyết định có đồng ý hay không, họ cần có sự nhất trí của các thành viên trong đoàn đàm phán và những nhân vật khác có liên quan trong công ty hoặc lấy những lý do khác để giải thích cho sự chậm trễ trong việc đưa ra câu trả lời. Thật vậy, người Nhật rất miễn cưỡng khi phải trả lời “không” cho bất kỳ vấn đề gì, bởi họ cảm thấy sự bác bỏ ý kiến của người khác là một việc làm thô lỗ và bất lịch sự, nó khiến cho đối tác bị mất thể diện.Vì thế họ cố gắng dùng những cách khác để bày tỏ sự từ chối thay cho câu nói “không”. Theo Keiko Ueda (Sixteen ways to avoid saying no in Japan- Keiko
56
Ueda-trang 185), th tóm lược 16 cách ph biến sau đây mà người Nht thường
dùng để tránh nói “không”:
1. i “không” mt cách mp m ( vague “no”)
2. “Có hoc “không” mt cách mp m đa nghĩa ( vague and ambiguous
“yes” or “no”)
3. Im lng (silence)
4. Hi li ( counterquestion)
5. Tr li vòng vo không vào vn để chính ( tangential responses)
6. Ri khi bàn đàm phán (exiting)
7. Đánh trng lng (lying)
8. Nhn xét chính câu hi (criticizing the question itself)
9. T chi câu hi ( refusing the question)
10. “Không”điu kin ( conditional “no”)
11. “Vâng, nhưng…” (“ yes, but…”)
12. Trì hoãn vic tr li (Ví d: “chúng tôi s gi cho các ngài bng văn bn”) (
delaying answers)
13. Nói “không” nhưng dng ý là “có ( internally “yes”, externally “no”)
14. i “có nhưng dng ý là “không” ( internally “no”, externally “yes”)
15. Xin li ( apology)
16. S dng nhng t gn nghĩa vi t “không” trong tiếng Anh (không dùng
trong đối thoi, ch dùng trong giao tiếp văn bn) ( the equivalent of the
English “no”)
Ngoài 16 cách thông dng trên, người Nht còn tránh i “không” bng cách
chuyn ch đề, hoc để các thành viên cp dưới ca đn đàm phán đưa ra li t
chi trong các cuc gp g không chính thc. So vi thương nhân các nước khác,
người Nht mt độ nói t “không” ít nht, trung bình mi 30 phút h ch i
“không” chưa đến hai ln, trong khi người Mi “không” đến 5 ln, người n
Quc 7 ln, người Braxin 42 ln. Đây là mt t đặc trưng trong hot động
đàm phán trc tiếp ca các thương nhân Nht Bn, chu nh hưởng t văn hoá
56 Ueda-trang 185), có thể tóm lược 16 cách phổ biến sau đây mà người Nhật thường dùng để tránh nói “không”: 1. Nói “không” một cách mập mờ ( vague “no”) 2. “Có” hoặc “không” một cách mập mờ và đa nghĩa ( vague and ambiguous “yes” or “no”) 3. Im lặng (silence) 4. Hỏi lại ( counterquestion) 5. Trả lời vòng vo không vào vấn để chính ( tangential responses) 6. Rời khỏi bàn đàm phán (exiting) 7. Đánh trống lảng (lying) 8. Nhận xét chính câu hỏi (criticizing the question itself) 9. Từ chối câu hỏi ( refusing the question) 10. “Không” có điều kiện ( conditional “no”) 11. “Vâng, nhưng…” (“ yes, but…”) 12. Trì hoãn việc trả lời (Ví dụ: “chúng tôi sẽ gửi cho các ngài bằng văn bản”) ( delaying answers) 13. Nói “không” nhưng dụng ý là “có” ( internally “yes”, externally “no”) 14. Nói “có” nhưng dụng ý là “không” ( internally “no”, externally “yes”) 15. Xin lỗi ( apology) 16. Sử dụng những từ gần nghĩa với từ “không” trong tiếng Anh (không dùng trong đối thoại, chỉ dùng trong giao tiếp văn bản) ( the equivalent of the English “no”) Ngoài 16 cách thông dụng trên, người Nhật còn tránh nói “không” bằng cách chuyển chủ đề, hoặc để các thành viên cấp dưới của đoàn đàm phán đưa ra lời từ chối trong các cuộc gặp gỡ không chính thức. So với thương nhân các nước khác, người Nhật có mật độ nói từ “không” ít nhất, trung bình mỗi 30 phút họ chỉ nói “không” chưa đến hai lần, trong khi người Mỹ nói “không” đến 5 lần, người Hàn Quốc là 7 lần, người Braxin là 42 lần. Đây là một nét đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các thương nhân Nhật Bản, nó chịu ảnh hưởng từ văn hoá
57
Nht Bn mt nn văn hoá coi trng l nghi, phép lch s, gi gìn hoà khí
tránh xung đột.
Th ba: Haragei và nhng tín hiu thông tin t c chngôn ng không li
Trong hi Nht Bn, do tính thun nht rt cao, s lp v v trí địa
truyn thng xây dng duy trì các mi quan h lâu dài gia người vi người n
trong giao tiếp xã hi cũng như trong giao tiếp kinh doanh, người Nht rt coi trng
cách giao tiếp tế nh, ý t. H tránh nói thng vào s vic hay nói vòng vo
nhưng người nghe bng trc giác vn th hiu đưc dng ý tht s ca người
nói. Hin tượng này người Nht gi “haragei”tm dch ý ti ngôn
ngoi”(Stomach Language). Jane A.Corddry, mt nhà nghiên cu v Nht Bn đã
gii thích như sau v haragei: “người Nht coi haragei đỉnh cao ca ngh thut
giao tiếp gia người vi người. Mt người khi có vn đềcn gii quyết hoc
nhu cu mun đề ngh vic gì, thường th hin mong mun ca mình mt cách n
đáo và tế nh. Người nghe không cn đòi hi người nói phi nói toc ra mi s vic
mà vn hiu được ý ca người nói thông qua trc giác. Do có cùng mt lch s, mt
ngôn ng, mt nn văn hoá, và mt xã hi thun nht, nên người Nht đã phát trin
haragei lên thành “nghệ thut giao tiếp bng trái tim”, sử dng càng ít li nói càng
tốt” (“how to do business with the Japanese” – Mark Zimmerman trang 107)
Tt nhiên, trong đàm phán thương mi quc tế, không phi lúc nào người Nht cũng
giao tiếp theo phong cách haragei, nhưng hin tượng haragei vn thường xut hin
rt ph biến, làm cho đối tác nước ngoài gp nhiu khó khăn trong vic nm bt c
thông tin mà phía Nht mun truyn ti. Dưới đây là mt s ví d v haragei mà các
thương nhân nước ngoài cn chú ý khi đàm phán vi các doanh nghip Nht Bn:
- “Yes, that’s right”: ý nói “vâng, tôi đang nghe ngài nói đây”, nghĩa là phía Nht
đang tích cc lng nghe và khuyến khích đối tác tiếp tc trình bày.
- “Agreed!”: đây thái độ tích cc và ha hn kh năng phía Nht th chp
thun, điu đó cho thy lp lun ca người đàm phán đang phát trin theo chiu
hướng thuyết phc.
57 Nhật Bản là một nền văn hoá coi trọng lễ nghi, phép lịch sự, giữ gìn hoà khí và tránh xung đột. Thứ ba: Haragei và những tín hiệu thông tin từ cử chỉ và ngôn ngữ không lời Trong xã hội Nhật Bản, do tính thuần nhất rất cao, sự cô lập về vị trí địa lý và truyền thống xây dựng duy trì các mối quan hệ lâu dài giữa người với người nên trong giao tiếp xã hội cũng như trong giao tiếp kinh doanh, người Nhật rất coi trọng cách giao tiếp tế nhị, ý tứ. Họ tránh nói thẳng vào sự việc mà hay nói vòng vo nhưng người nghe bằng trực giác vẫn có thể hiểu được dụng ý thật sự của người nói. Hiện tượng này người Nhật gọi là “haragei”–tạm dịch là“ý tại ngôn ngoại”(Stomach Language). Jane A.Corddry, một nhà nghiên cứu về Nhật Bản đã giải thích như sau về haragei: “người Nhật coi haragei là đỉnh cao của nghệ thuật giao tiếp giữa người với người. Một người khi có vấn đề gì cần giải quyết hoặc có nhu cầu muốn đề nghị việc gì, thường thể hiện mong muốn của mình một cách kín đáo và tế nhị. Người nghe không cần đòi hỏi người nói phải nói toạc ra mọi sự việc mà vẫn hiểu được ý của người nói thông qua trực giác. Do có cùng một lịch sử, một ngôn ngữ, một nền văn hoá, và một xã hội thuần nhất, nên người Nhật đã phát triển haragei lên thành “nghệ thuật giao tiếp bằng trái tim”, sử dụng càng ít lời nói càng tốt” (“how to do business with the Japanese” – Mark Zimmerman – trang 107) Tất nhiên, trong đàm phán thương mại quốc tế, không phải lúc nào người Nhật cũng giao tiếp theo phong cách haragei, nhưng hiện tượng haragei vẫn thường xuất hiện rất phổ biến, làm cho đối tác nước ngoài gặp nhiều khó khăn trong việc nắm bắt các thông tin mà phía Nhật muốn truyền tải. Dưới đây là một số ví dụ về haragei mà các thương nhân nước ngoài cần chú ý khi đàm phán với các doanh nghiệp Nhật Bản: - “Yes, that’s right”: ý nói “vâng, tôi đang nghe ngài nói đây”, nghĩa là phía Nhật đang tích cực lắng nghe và khuyến khích đối tác tiếp tục trình bày. - “Agreed!”: đây là thái độ tích cực và hứa hẹn khả năng phía Nhật có thể chấp thuận, điều đó cho thấy lập luận của người đàm phán đang phát triển theo chiều hướng thuyết phục.