Khóa luận tốt nghiệp: Đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản

7,977
787
110
38
khiến cho đối th không th đánh hơi được đúng con mi. Trên bàn đàm phán, khi
s dng kiu chiến thut này, người đàm phán c tình đánh lc hướng đối phương
khi nhng vn đề chính và quan trng bng cách tp trung quá trình thương lượng
xoay quanh nhng vn đề nh nht, vn vt khác, đến cui quá trình thương lượng,
khi đối phương t ra mt mi, người đàm phán mi bước vào thương lượng nhng
vn đề quan trng. Li dng tâm lý mt mi, mun sm kết thúc thương lượng ca
đối phương, người đàm phán s nhn được nhng nhượng b quan trng vào phút
cui nhng vn đề quan trng này.
1.3.3. K thut s dng trong đàm phán trc tiếp
Giai đon khó khăn căng thng nht trong đàm phán thương mi quc tế bng
phương thc gp g trc tiếp chính giai đon người mua người bán gp g,
tiếp xúc để trc tiếp tiến hành trao đổi, thương lượng các vn đề. Quá trình giao tiếp
s din ra dưới dng các câu hi, câu tr li, các câu truyn đạt thông tin, thuyết
phc lẫn nhau,… vì thếđòi hi người đàm phán trc tiếp nhng k năng giao
tiếp đàm phán tt, vn dng thun thc các k thut đàm phán cơ bn. Dưới đây là 1
s k thut cơ bn trong đàm phán trc tiếp
K thut trình bày lp lun
Khi đưa ra 1 đề xut, 1 phương án nào đó, người đàm phán cn trình bày sao cho
đối tác tin tưởng tha nhn tính hp lý trong các lp lun, và các lý l được đưa
ra. Để trình bày lp lun mt cách hiu qu, người đàm phán cn đáp ng 2 điu
kin sau:
Trình y để đối tác hiu điu ta mun i: người đàm phán cn truyn đạt thông
tin mt cách rõ ràng, ni dung d hiu. Khi cn có th phi hp vi mt s phương
tin thông tin b tr như bng biu, đồ th, tài liu chun b trước. Sn sàng gii
thích cho đối tác nếu h còn thc mc hoc có đim nào chưa rõ
Đưa ra các lp lun c đáng thuyết phc: khi trình bày mt đề xut hay mt
phương án, người đàm phán cn chng minh được tính hp ca đề xut hay
phương án đó bng nhng dn chng có giá tr thuyết phc đáng tin cy. Ví d:
“mt hàng ca công ty chúng tôi đã nhiu năm đạt tiêu chun cht lượng quc gia,
38 khiến cho đối thủ không thể đánh hơi được đúng con mồi. Trên bàn đàm phán, khi sử dụng kiểu chiến thuật này, người đàm phán cố tình đánh lạc hướng đối phương khỏi những vấn đề chính và quan trọng bằng cách tập trung quá trình thương lượng xoay quanh những vấn đề nhỏ nhặt, vụn vặt khác, đến cuối quá trình thương lượng, khi đối phương tỏ ra mệt mỏi, người đàm phán mới bước vào thương lượng những vấn đề quan trọng. Lợi dụng tâm lý mệt mỏi, muốn sớm kết thúc thương lượng của đối phương, người đàm phán sẽ nhận được những nhượng bộ quan trọng vào phút cuối ở những vấn đề quan trọng này. 1.3.3. Kỹ thuật sử dụng trong đàm phán trực tiếp Giai đoạn khó khăn và căng thẳng nhất trong đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp chính là giai đoạn người mua và người bán gặp gỡ, tiếp xúc để trực tiếp tiến hành trao đổi, thương lượng các vấn đề. Quá trình giao tiếp sẽ diễn ra dưới dạng các câu hỏi, câu trả lời, các câu truyền đạt thông tin, thuyết phục lẫn nhau,… vì thế nó đòi hỏi ở người đàm phán trực tiếp những kỹ năng giao tiếp đàm phán tốt, vận dụng thuần thục các kỹ thuật đàm phán cơ bản. Dưới đây là 1 số kỹ thuật cơ bản trong đàm phán trực tiếp Kỹ thuật trình bày lập luận Khi đưa ra 1 đề xuất, 1 phương án nào đó, người đàm phán cần trình bày sao cho đối tác tin tưởng và thừa nhận tính hợp lý trong các lập luận, và các lý lẽ được đưa ra. Để trình bày lập luận một cách hiệu quả, người đàm phán cần đáp ứng 2 điều kiện sau: Trình bày để đối tác hiểu điều ta muốn nói: người đàm phán cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, nội dung dễ hiểu. Khi cần có thể phối hợp với một số phương tiện thông tin bổ trợ như bảng biểu, đồ thị, tài liệu chuẩn bị trước. Sẵn sàng giải thích cho đối tác nếu họ còn thắc mắc hoặc có điểm nào chưa rõ Đưa ra các lập luận xác đáng và thuyết phục: khi trình bày một đề xuất hay một phương án, người đàm phán cần chứng minh được tính hợp lý của đề xuất hay phương án đó bằng những dẫn chứng có giá trị thuyết phục và đáng tin cậy. Ví dụ: “mặt hàng của công ty chúng tôi đã nhiều năm đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc gia,
39
cũng như đáp ng các tiêu chun v sinh thc phm ca M chúng tôi đang nhn
được rt nhiu đặt hàng vi s lượng ln t các hãng kinh doanh thc phm trên th
trường này sut 3 năm qua”
K thut lng nghe
Trong đàm phán trc tiếp, lng nghe mt k thut rt quan trng, nhưng đây
không phi mt k thut d bi chc năng “nghe” trong đàm phán thương mi
quc tế không ch để hiu được điu phía bên kia nói gì, mà còn là để hiu được
nhn thc, suy nghĩ, và cm xúc ca h. Khi ta tích cc lng nghe, đôi lúc ta có th
tìm ra nhng đim yếu, nhng ch sơ h trong lp lun ca đối tác, to điu kin
cho ta phn bác li mt cách thuyết phc. Khi đàm phán vi c đối tác người
nước ngoài, do các bên th không thông hiu ngôn ng ca nhau nên khi đối tác
trình bày, các thương nhân thường sao nhãng vic lng nghe, h xu hướng ch
đợi cho đến khi đối tác nói xong mi tp trung nghe phiên dch dch li. Thc tế cho
thy đây mt sai lm bi điu đó d làm cho đối tác nước ngoài có cm giác li
h nói không được tôn trng, gây ra tâm lý không hài lòng, thm chí bc bi. Chính
thế, khi đàm phán trc tiếp vi các bn hàng quc tế, người đàm phán cn chú ý
các vn đề sau:
- Cn tp trung tư tưởng, không sao nhãng trong khi đối c đang trình bày, t
thin chí lng nghe tích cc và tôn trng các ý kiến ca đối tác
- Không ngt li trong khi đối tác đang nói
- Va nghe va quan sát c ch ca đối tác trong lúc trình bày
- Yêu cu gii thích nhng đim nào chưa hiu trong các ý kiến đối tác đưa ra
K thut đặt câu hi
Mc đích ca vic đặt câu hi là to cơ hi cho đối tác trình bày quan đim ca h
và cung cp nhng thông tin cn thiết cho ta. Nếu biết đặt câu hi mt cách khéo
léo, người đàm phán th giành được quyn ch động cũng như duy trì được
quyn ch động trong thương lượng. S khéo léo trong cách đặt câu hi th hin 3
khía cnh: mc đích hi, hình thc câu hi và thi đim hi. Dưới đây là nhng loi
câu hi thường s dng trong đàm phán trc tiếp
39 cũng như đáp ứng các tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm của Mỹ và chúng tôi đang nhận được rất nhiều đặt hàng với số lượng lớn từ các hãng kinh doanh thực phẩm trên thị trường này suốt 3 năm qua” Kỹ thuật lắng nghe Trong đàm phán trực tiếp, lắng nghe là một kỹ thuật rất quan trọng, nhưng đây không phải là một kỹ thuật dễ bởi chức năng “nghe” trong đàm phán thương mại quốc tế không chỉ là để hiểu được điều phía bên kia nói gì, mà còn là để hiểu được nhận thức, suy nghĩ, và cảm xúc của họ. Khi ta tích cực lắng nghe, đôi lúc ta có thể tìm ra những điểm yếu, những chỗ sơ hở trong lập luận của đối tác, tạo điều kiện cho ta phản bác lại một cách thuyết phục. Khi đàm phán với các đối tác là người nước ngoài, do các bên có thể không thông hiểu ngôn ngữ của nhau nên khi đối tác trình bày, các thương nhân thường sao nhãng việc lắng nghe, họ có xu hướng chỉ đợi cho đến khi đối tác nói xong mới tập trung nghe phiên dịch dịch lại. Thực tế cho thấy đây là một sai lầm bởi điều đó dễ làm cho đối tác nước ngoài có cảm giác lời họ nói không được tôn trọng, gây ra tâm lý không hài lòng, thậm chí bực bội. Chính vì thế, khi đàm phán trực tiếp với các bạn hàng quốc tế, người đàm phán cần chú ý các vấn đề sau: - Cần tập trung tư tưởng, không sao nhãng trong khi đối tác đang trình bày, tỏ rõ thiện chí lắng nghe tích cực và tôn trọng các ý kiến của đối tác - Không ngắt lời trong khi đối tác đang nói - Vừa nghe vừa quan sát cử chỉ của đối tác trong lúc trình bày - Yêu cầu giải thích những điểm nào chưa hiểu trong các ý kiến mà đối tác đưa ra Kỹ thuật đặt câu hỏi Mục đích của việc đặt câu hỏi là tạo cơ hội cho đối tác trình bày quan điểm của họ và cung cấp những thông tin cần thiết cho ta. Nếu biết đặt câu hỏi một cách khéo léo, người đàm phán có thể giành được quyền chủ động cũng như duy trì được quyền chủ động trong thương lượng. Sự khéo léo trong cách đặt câu hỏi thể hiện ở 3 khía cạnh: mục đích hỏi, hình thức câu hỏi và thời điểm hỏi. Dưới đây là những loại câu hỏi thường sử dụng trong đàm phán trực tiếp
40
Câu hi đóng: loi câu hi được s dng khi người đàm phán mun tìm hiu
thông tin c th t đối tác. Câu hi đóng còn được gi câu hi định hướng
(directive question), tính định hướng th hin ch ni dung câu hi mang tính c
th, yêu cu câu tr li chính xác, đi vào vn đề được hi, tránh nhng câu tr li
lan man, mp m
Ví d:
- Ông/bà thường mua mt hàng này vi mc giá bao nhiêu?
- Vi nhng đơn hàng ln như thế này, các ngài th gim giá đến bao nhiêu
phn trăm?
Câu hi m:nhng câu hi nhm thăm dò ý kiến ca phía đối tác v mt vn đề
nào đó, ni dung câu hi thường mang tính khái quát, không đòi hi nhng câu tr
li c th người được hi th ch cn đưa ra ý kiến ca mình. Dng câu hi
này thường được s dng khi người hi mun tìm hiu v mc đích, mi quan tâm,
và lp trường ca đối tác
Ví d:
- Các ngài nghĩ sao v đề ngh này?
- Các ngài đánh giá thế nào v cht lượng mt hàng ca chúng tôi?
Câu hi kích thích suy nghĩ:loi câu hi khiến người được hi phi xem xét li
cách nghĩ ca mình, cân nhc li các phương án và th suy nghĩ theo 1 hướng khác.
Ví d:
- Các ngài có chc như vy không?
- Chúng ta còn phi tính đến c vn đề lm phát na ch, phi không?
Câu hi hùng bin: dng câu hi nhm khng định li các lp lun hoc c
phương án tho thun trước đó
Ví d:
- Các ngài có thy rng rõ ràng các thương v trước ca chúng ta đều được thanh
toán bng chuyn tin và đều đã thành công tt đẹp?
- Như vy là chúng ta đã nht trí v điu kin giao hàng này ri ch?
Câu hi kích thích ra quyết định:dng câu hi dùng để kết thúc vn đề, chúng
có tác dng kích thích phía đối tác xem xét vic ra quyết định và kết thúc vn đề
40 Câu hỏi đóng: là loại câu hỏi được sử dụng khi người đàm phán muốn tìm hiểu thông tin cụ thể từ đối tác. Câu hỏi đóng còn được gọi là câu hỏi định hướng (directive question), tính định hướng thể hiện ở chỗ nội dung câu hỏi mang tính cụ thể, yêu cầu câu trả lời chính xác, đi vào vấn đề được hỏi, tránh những câu trả lời lan man, mập mờ Ví dụ: - Ông/bà thường mua mặt hàng này với mức giá bao nhiêu? - Với những đơn hàng lớn như thế này, các ngài có thể giảm giá đến bao nhiêu phần trăm? Câu hỏi mở: là những câu hỏi nhằm thăm dò ý kiến của phía đối tác về một vấn đề nào đó, nội dung câu hỏi thường mang tính khái quát, không đòi hỏi những câu trả lời cụ thể mà người được hỏi có thể chỉ cần đưa ra ý kiến của mình. Dạng câu hỏi này thường được sử dụng khi người hỏi muốn tìm hiểu về mục đích, mối quan tâm, và lập trường của đối tác Ví dụ: - Các ngài nghĩ sao về đề nghị này? - Các ngài đánh giá thế nào về chất lượng mặt hàng của chúng tôi? Câu hỏi kích thích suy nghĩ: là loại câu hỏi khiến người được hỏi phải xem xét lại cách nghĩ của mình, cân nhắc lại các phương án và thử suy nghĩ theo 1 hướng khác. Ví dụ: - Các ngài có chắc như vậy không? - Chúng ta còn phải tính đến cả vấn đề lạm phát nữa chứ, phải không? Câu hỏi hùng biện: là dạng câu hỏi nhằm khẳng định lại các lập luận hoặc các phương án thoả thuận trước đó Ví dụ: - Các ngài có thấy rằng rõ ràng các thương vụ trước của chúng ta đều được thanh toán bằng chuyển tiền và đều đã thành công tốt đẹp? - Như vậy là chúng ta đã nhất trí về điều kiện giao hàng này rồi chứ? Câu hỏi kích thích ra quyết định: là dạng câu hỏi dùng để kết thúc vấn đề, chúng có tác dụng kích thích phía đối tác xem xét việc ra quyết định và kết thúc vấn đề
41
Ví d:
- Các ngài chp nhn hay t b?
- Nếu được gim giá 10% liu các ngài có cho chúng tôi hưởng toàn b đơn hàng?
K thut tr li câu hi
Trong đàm phán trc tiếp, để tr li tt cn phi có s chun b tt. Mun vy người
đàm phán cn đủ thi gian để suy nghĩcân nhc vn đề trước khi tr li. Mt
bin pháp để to thi gian cân nhc trước khi tr li là s dng phiên dch. Trong 1
s trường hp đặc bit, đối tác có th s dng chiến thuật “hỏi dồn” nhằm gây m
hoang mang dn đến nhng câu tr li vi vã, trong đàm phán đôi khi vic
đưa ra 1 câu tr li cũng có th coi đó gn như đưa ra mt cam kết. Để đối phó vi
chiến thut này, người đàm phán cn hết sc bình tĩnh, không để b đối tác dn ép
tr li, nếu cn th nói thng vi hta cn thêm thi gian suy nghĩ, hoc xin
hoãn tr li do thiếu tài liu.
Ngoài ra, trong đàm phán trc tiếp cũng th xut hin mt s câu hi lc đề
không cn thiết tr li hoc không đáng tr li, vi dng câu hi này, người đàm
phán có th hoc pht l hoc t chi mt cách lch s. Ngoài ra, th xut hin
mt s câu hi thăm dò thông tin, khi đó người đàm phán cn xác định phm vi ni
dung vn đề cn tr li. Trong đàm phán cnh tranh, điu này rt quan trng bi nếu
để l càng nhiu thông tin v bn thân, người đàm phán càng thế bt li, có nguy
cơ để l đim yếu nên d để đối phương tn dng và tn công vào đó. Trong nhng
trường hp đó, người đàm phán có th không cn tr li quá sát vào câu hi, không
vi đưa ra câu tr li mt cách d dàng, thm chí có th tr li vòng vo, lc đề
hoc tr li mp m
Ví d:
- Vn đề mà các ngài hi còn ph thuc vào…
- Theo như tôi còn nh thì
- Điu đó còn tu
K thut x lý các câu tr li mp m
41 Ví dụ: - Các ngài chấp nhận hay từ bỏ? - Nếu được giảm giá 10% liệu các ngài có cho chúng tôi hưởng toàn bộ đơn hàng? Kỹ thuật trả lời câu hỏi Trong đàm phán trực tiếp, để trả lời tốt cần phải có sự chuẩn bị tốt. Muốn vậy người đàm phán cần có đủ thời gian để suy nghĩ và cân nhắc vấn đề trước khi trả lời. Một biện pháp để tạo thời gian cân nhắc trước khi trả lời là sử dụng phiên dịch. Trong 1 số trường hợp đặc biệt, đối tác có thể sử dụng chiến thuật “hỏi dồn” nhằm gây tâm lý hoang mang dẫn đến những câu trả lời vội vã, mà trong đàm phán đôi khi việc đưa ra 1 câu trả lời cũng có thể coi đó gần như đưa ra một cam kết. Để đối phó với chiến thuật này, người đàm phán cần hết sức bình tĩnh, không để bị đối tác dồn ép trả lời, nếu cần có thể nói thẳng với họ là ta cần thêm thời gian suy nghĩ, hoặc xin hoãn trả lời do thiếu tài liệu. Ngoài ra, trong đàm phán trực tiếp cũng có thể xuất hiện một số câu hỏi lạc đề không cần thiết trả lời hoặc không đáng trả lời, với dạng câu hỏi này, người đàm phán có thể hoặc phớt lờ hoặc từ chối một cách lịch sự. Ngoài ra, có thể xuất hiện một số câu hỏi thăm dò thông tin, khi đó người đàm phán cần xác định phạm vi nội dung vấn đề cần trả lời. Trong đàm phán cạnh tranh, điều này rất quan trọng bởi nếu để lộ càng nhiều thông tin về bản thân, người đàm phán càng ở thế bất lợi, có nguy cơ để lộ điểm yếu nên dễ để đối phương tận dụng và tấn công vào đó. Trong những trường hợp đó, người đàm phán có thể không cần trả lời quá sát vào câu hỏi, không vội vã đưa ra câu trả lời một cách dễ dàng, thậm chí có thể trả lời vòng vo, lạc đề hoặc trả lời mập mờ Ví dụ: - Vấn đề mà các ngài hỏi còn phụ thuộc vào… - Theo như tôi còn nhớ thì… - Điều đó còn tuỳ vì… Kỹ thuật xử lý các câu trả lời mập mờ
42
Các câu tr li mp m thc ra không khác gì s im lng bi không đáp ng
được yêu cu ca câu hi, cũng như không mang giá tr truyn đạt thông tin. Mc
đích ca vic đưa ra nhng câu tr li mp m th nhm giu giếm thông tin
hoc người được hi chưa hiu đúng vn đề. Để x các câu tr li kiu này,
người đàm phán có th la chn các gii pháp sau:
- Nhc li câu tr li và yêu cu phía đối tác gii thích 1 s đim còn chưa rõ
- Nếu câu tr li chưa tho đáng, không tr li đúng vào vn đề được hi, người
đàm phán có th b qua nhưng tìm 1 thi đim khác thích hp hơn để hi li
- Đặt nhng câu hi tiếp theo cho đến khi tìm được câu tr li vào đúng vn đề.
K thut thuyết phc
Trong đàm phán trc tiếp, thuyết phc được xem là 1 k thut khó, để thuyết phc
được đối tác v nhng đề xut được nêu ra, trước hết người đàm phán cn nêu đề
xut mt cách c th, d hiu, sau đó đưa ra nhng lp lun có cơ s để đối tác
thc s tin tưởng. Sau đây là mt s k thut cơ bn để thuyết phc hiu qu:
- Trình bày vn đề ngn gn, rõ ràng, s dng ngôn ng d hiu, nhng thut ng
k thut, nhng quy định ca lut pháp cn được gii thích cn k
- S dng nhng tài liu tin cy, dn chng lp lun bng s xác nhn ca mt bên
th ba, trình bày vn đề mt cách thun thc, khi nói luôn gi tư thế t tin để đối
tác thy ta hoàn toàn hiu và tin tưởng vào nhng đang trình bày.
- Khi đối thoi, nhanh chóng c định nhân có quyn ra quyết định quan trng
trong nhóm đàm phán ca pa đối tác, người hi ai, nhưng khi tr li,
người đàm phán luôn hướng v phía người ra quyết định bi đó mi là người cn
được thuyết phc nhiu nht.
K thut nhƣợng b và xnhƣợng b
K thut nhượng b: khi đưa ra nhượng b, người đàm phán cn quán trit c
nguyên tc sau:
Th nht không nhượng b quá nhanh nhượng b dn dn. Vic nhanh chóng
đưa ra nhượng b s làm cho đối tác có xu hướng tn công để đòi ta đưa ra nhng
nhượng b tiếp theo. Ngược li, vic nhượng b dn dn s khiến đối tác tin rng đó
42 Các câu trả lời mập mờ thực ra không khác gì sự im lặng bởi nó không đáp ứng được yêu cầu của câu hỏi, cũng như không mang giá trị truyền đạt thông tin. Mục đích của việc đưa ra những câu trả lời mập mờ có thể là nhằm giấu giếm thông tin hoặc người được hỏi chưa hiểu đúng vấn đề. Để xử lý các câu trả lời kiểu này, người đàm phán có thể lựa chọn các giải pháp sau: - Nhắc lại câu trả lời và yêu cầu phía đối tác giải thích 1 số điểm còn chưa rõ - Nếu câu trả lời chưa thoả đáng, không trả lời đúng vào vấn đề được hỏi, người đàm phán có thể bỏ qua nhưng tìm 1 thời điểm khác thích hợp hơn để hỏi lại - Đặt những câu hỏi tiếp theo cho đến khi tìm được câu trả lời vào đúng vấn đề. Kỹ thuật thuyết phục Trong đàm phán trực tiếp, thuyết phục được xem là 1 kỹ thuật khó, để thuyết phục được đối tác về những đề xuất được nêu ra, trước hết người đàm phán cần nêu đề xuất một cách cụ thể, dễ hiểu, sau đó là đưa ra những lập luận có cơ sở để đối tác thực sự tin tưởng. Sau đây là một số kỹ thuật cơ bản để thuyết phục hiệu quả: - Trình bày vấn đề ngắn gọn, rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, những thuật ngữ kỹ thuật, những quy định của luật pháp cần được giải thích cặn kẽ - Sử dụng những tài liệu tin cậy, dẫn chứng lập luận bằng sự xác nhận của một bên thứ ba, trình bày vấn đề một cách thuần thục, khi nói luôn giữ tư thế tự tin để đối tác thấy ta hoàn toàn hiểu và tin tưởng vào những gì đang trình bày. - Khi đối thoại, nhanh chóng xác định cá nhân có quyền ra quyết định quan trọng trong nhóm đàm phán của phía đối tác, dù người hỏi là ai, nhưng khi trả lời, người đàm phán luôn hướng về phía người ra quyết định bởi đó mới là người cần được thuyết phục nhiều nhất. Kỹ thuật nhƣợng bộ và xử lý nhƣợng bộ Kỹ thuật nhượng bộ: khi đưa ra nhượng bộ, người đàm phán cần quán triệt các nguyên tắc sau: Thứ nhất không nhượng bộ quá nhanh mà nhượng bộ dần dần. Việc nhanh chóng đưa ra nhượng bộ sẽ làm cho đối tác có xu hướng tấn công để đòi ta đưa ra những nhượng bộ tiếp theo. Ngược lại, việc nhượng bộ dần dần sẽ khiến đối tác tin rằng đó
43
là s nhượng b đã được cân nhc k lưỡng làm cho h cm thy li ích ca mình
được tôn trng
Th hai ly nhượng b đổi ly nhượng b. Điu này có nghĩa là ta bng lòng b li
ích v mt mt nào đó để đòi ly li ích t đối phương mt mt khác. Nếu ch đưa
ra nhượng bkhông đòi hi li íchđổi li s khiến cho phía đối tác cho rng
ta vì s áp lc mà phi nhượng b, h s tiếp tc dn ép đòi ta đưa ra nhng nhượng
b tiếp theo
K thut xnhượng b: khi đối tác đưa ra mt nhượng bo đó, cn phi xem
xét 2 vn đề sau:
Th nht nhượng b ca đốic đưa ra có giá tr hay không? 1 th thut người
bán thường dùng thi phòng mc giá chào ban đầu lên tht cao để người mua
không dám tr quá r, trong quá trình đàm phán người bán chp nhn gim g
xung mc giá mi thp hơn nhưng thc cht mc giá mi này vn còn cao hơn
hoc bng vi mc giá mà h sn sàng bán. Mt nhượng b như vy ca người bán
v thc cht cũng ch là mt mo nh nhm đạt được mc tiêu đàm phán ca h
thôi, còn giá tr thc s ca nhượng b thì gn như bng không
Th hai đối tác đòi li gì khi trao nhượng b? người đàm phán cn xem xét nhượng
b ca đối tác trên cơ s các mc tiêu đàm phán đã đề ra, không nên ch da trên cơ
s mt đổi mt bi nhiu khi nhng nhượng b qua li gia hai bên thc cht không
tương xng v giá tr li ích cho mi bên trong đàm phán.
Tóm li, hot động đàm phán trong thương mi quc tế là mt hot động tương đối
phc tp, nhiu k khăn hơn so vi đàm phán thương mi trong nước. Hơn thế
na, đàm phán thương mi quc tế bng phương thc gp g trc tiếp, hay đàm
phán trc tiếp li càng khó khăn và phc tp hơn bi nhng yếu t như: đòi hi v
năng lc và t cht ca người đàm phán, nh hưởng sâu sc ca yếu t văn hoá ti
quá trình đàm phán, chi phí đàm phán cao hơn so vi các hình thc khác( đàm phán
qua đin thoi, qua thư tín), quá trình đàm phán tri qua nhiu giai đon công phu
(lên kế hoch đàm phán, hoch định chiến lược, d trù chiến thut, tiến hành đàm
phán th, xây dng nhóm đàm phán, tiếp xúc gp g và tìm hiu đối tác, phân tích
43 là sự nhượng bộ đã được cân nhắc kỹ lưỡng làm cho họ cảm thấy lợi ích của mình được tôn trọng Thứ hai lấy nhượng bộ đổi lấy nhượng bộ. Điều này có nghĩa là ta bằng lòng bỏ lợi ích về một mặt nào đó để đòi lấy lợi ích từ đối phương ở một mặt khác. Nếu chỉ đưa ra nhượng bộ mà không đòi hỏi lợi ích gì đổi lại sẽ khiến cho phía đối tác cho rằng ta vì sợ áp lực mà phải nhượng bộ, họ sẽ tiếp tục dồn ép đòi ta đưa ra những nhượng bộ tiếp theo Kỹ thuật xử lý nhượng bộ: khi đối tác đưa ra một nhượng bộ nào đó, cần phải xem xét 2 vấn đề sau: Thứ nhất nhượng bộ của đối tác đưa ra có giá trị hay không? 1 thủ thuật mà người bán thường dùng là thổi phòng mức giá chào ban đầu lên thật cao để người mua không dám trả quá rẻ, trong quá trình đàm phán người bán chấp nhận giảm giá xuống mức giá mới thấp hơn nhưng thực chất mức giá mới này vẫn còn cao hơn hoặc bằng với mức giá mà họ sẵn sàng bán. Một nhượng bộ như vậy của người bán về thực chất cũng chỉ là một mẹo nhỏ nhằm đạt được mục tiêu đàm phán của họ mà thôi, còn giá trị thực sự của nhượng bộ thì gần như bằng không Thứ hai đối tác đòi lại gì khi trao nhượng bộ? người đàm phán cần xem xét nhượng bộ của đối tác trên cơ sở các mục tiêu đàm phán đã đề ra, không nên chỉ dựa trên cơ sở một đổi một bởi nhiều khi những nhượng bộ qua lại giữa hai bên thực chất không tương xứng về giá trị lợi ích cho mỗi bên trong đàm phán. Tóm lại, hoạt động đàm phán trong thương mại quốc tế là một hoạt động tương đối phức tạp, nhiều khó khăn hơn so với đàm phán thương mại trong nước. Hơn thế nữa, đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp, hay đàm phán trực tiếp lại càng khó khăn và phức tạp hơn bởi những yếu tố như: đòi hỏi về năng lực và tố chất của người đàm phán, ảnh hưởng sâu sắc của yếu tố văn hoá tới quá trình đàm phán, chi phí đàm phán cao hơn so với các hình thức khác( đàm phán qua điện thoại, qua thư tín), quá trình đàm phán trải qua nhiều giai đoạn công phu (lên kế hoạch đàm phán, hoạch định chiến lược, dự trù chiến thuật, tiến hành đàm phán thử, xây dựng nhóm đàm phán, tiếp xúc gặp gỡ và tìm hiểu đối tác, phân tích
44
c đề xut, trình bày lp lun ngay ti bàn đàm phán, tho lun nhóm,…). Tuy vậy,
mc dù hình thc đàm phán phc tp, khó khăn và cũng tn kém nht trong các
hình thc đàm phán ph biến trong thương mi quc tế, nhưng đàm phán trc tiếp
li giúp các bên gii quyết trit để các vướng mc, bế tc trong thương lượng mt
cách nhanh chóng hiu qu hơn, góp phn giúp các bên xây dng tht cht
hơn na mi quan h bn hàng tt đẹp và to điu kin cho nhng tho thun v
nhng thương v ln sau này gia các bên. Do tính cht phc tp và tm quan trng
như vy ca đàm phán trc tiếp nên phn tiếp theo ca khoá lun này s đi u
phân tích k hơn v nhng đặc trưng trong hot động đàm phán trc tiếp ca doanh
nghip Vit Nam và doanh nghip Nht Bn, thc trng hot động đàm phán trc
tiếp gia thương nhân hai nước nhng năm gn đây. Trong sut hơn 10 năm qua,
Nht Bn đã tr thành mt trong nhng bn hàng ln nht ca Vit Nam, hot động
thương mi Vit Nam-Nht Bn nhng năm ti đây xu hướng s còn gia tăng
mnh m hơn na do nhng tim năng ln v mua bán ca hai nước vn còn chưa
được khai thác hết. Hơn na vic kinh doanh vi người Nht cũng không phi
điu d dàng bi phong cách đàm phán trc tiếp ca người Nht xưa nay vn được
các nhà đàm phán quc tế đánh giá phc tp khó hiu nht thế gii. thế
chương II ca khoá lun này s tp trung đi sâu vào phân tích nhng đặc trưng trong
hot động đàm phán ca các thương nhân Nht Bn nhm to cơ s cho vic so
sánh vi đặc trưng đàm phán trc tiếp ca thương nhân Vit Nam và đưa ra các gii
pháp thiết thc hu hiu nht cho các thương nhân Vit Nam nhm nâng cao
hiu qu đàm phán trc tiếp vi các bn hàng Nht Bn trong thi gian.
44 các đề xuất, trình bày lập luận ngay tại bàn đàm phán, thảo luận nhóm,…). Tuy vậy, mặc dù là hình thức đàm phán phức tạp, khó khăn và cũng tốn kém nhất trong các hình thức đàm phán phổ biến trong thương mại quốc tế, nhưng đàm phán trực tiếp lại giúp các bên giải quyết triệt để các vướng mắc, bế tắc trong thương lượng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, góp phần giúp các bên xây dựng và thắt chặt hơn nữa mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp và tạo điều kiện cho những thoả thuận về những thương vụ lớn sau này giữa các bên. Do tính chất phức tạp và tầm quan trọng như vậy của đàm phán trực tiếp nên phần tiếp theo của khoá luận này sẽ đi sâu phân tích kỹ hơn về những đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp Nhật Bản, thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp giữa thương nhân hai nước những năm gần đây. Trong suốt hơn 10 năm qua, Nhật Bản đã trở thành một trong những bạn hàng lớn nhất của Việt Nam, hoạt động thương mại Việt Nam-Nhật Bản những năm tới đây có xu hướng sẽ còn gia tăng mạnh mẽ hơn nữa do những tiềm năng lớn về mua bán của hai nước vẫn còn chưa được khai thác hết. Hơn nữa việc kinh doanh với người Nhật cũng không phải là điều dễ dàng bởi phong cách đàm phán trực tiếp của người Nhật xưa nay vẫn được các nhà đàm phán quốc tế đánh giá là phức tạp và khó hiểu nhất thế giới. Vì thế chương II của khoá luận này sẽ tập trung đi sâu vào phân tích những đặc trưng trong hoạt động đàm phán của các thương nhân Nhật Bản nhằm tạo cơ sở cho việc so sánh với đặc trưng đàm phán trực tiếp của thương nhân Việt Nam và đưa ra các giải pháp thiết thực và hữu hiệu nhất cho các thương nhân Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán trực tiếp với các bạn hàng Nhật Bản trong thời gian.
45
CHƢƠNG II.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN TRỰC TIẾP GIỮA DOANH
NGHIỆP VIỆT NAM ĐỐI TÁC NHẬT BẢN
2.1. Đặc trƣng trong hot động đàm phán trc tiếp ca các doanh nghip
Nht Bn
2.1.1. Ngun gc ca nhng đặc trƣng trong hot động đàm phán trc tiếp
ca các doanh nghip Nht bn
th nói phong ch đàm phán trc tiếp ca các doanh nghip Nht Bn mt
trong nhng phong ch đàm phán phc tp khó hiu nht trên thế gii. Không
như nhiu người vn nghĩ, phong cách đàm phán ca người Nht thc tế rt khác so
vi phong cách đàm phán ca các thương nhân các nước láng ging vi h trong
khu vc Châu Á như: Hàn Quc, Trung Quc, Đài Loan. Không ging như người
Hàn Quc hay Trung Quc vn ni tiếng là nhng người khá bc trc và nóng tính,
người Nht đàm phán vi phong cách ôn hoà, lch s và mm mng hơn rt nhiu.
c đặc trưng trong phong cách đàm phán trc tiếp ca người Nht cũng có ngun
gc lch s và văn hoá xã hi ca nó, trong đó điu kin địa lí t nhiên và xã hi ca
nước Nht chính là yếu t khách quan nh hưởng rt ln ti các đặc trưng trong
đời sng các mi quan h con người ca xã hi Nht Bn, t đó cũng nh
hưởng gián tiếp ti phong ch đàm phán kinh doanh ca người Nht. Ba yếu t
khách quan y là: điu kin địa hình và v trí địa lý, mt độ dân s, và nn văn minh
lúa nước lâu đời.
Nht Bn nm trên mt qun đảo gm 4 đảo chính: Honshu, Hokkaido, Shikoku,
Kyushu, vi khong hơn 4000 đảo nh nm v phía Đông lc địa Châu Á. V phía
Đông, Nht Bn tiếp giáp vi bin Thái Bình Dương, phía Tây tiếp ni vi lc địa
Châu Á qua vùng bin Nht Bn. Do s cô lp v mt địa lý, nên nước Nht đã tri
qua mt chng đường dài trong lch s không h bc định chế, chế độ và văn hoá
nước ngoài áp đặt. Do đó cho đến nay Nht Bn vn gi được nhng bn sc văn
hoá đặc trưng ca dân tc mình, và cũng l đó hi Nht Bn cùng vi
nhng mi quan h con người trong xã hi đã được xây dng và phát trin vi mc
45 CHƢƠNG II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN TRỰC TIẾP GIỮA DOANH NGHIỆP VIỆT NAM VÀ ĐỐI TÁC NHẬT BẢN 2.1. Đặc trƣng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản 2.1.1. Nguồn gốc của những đặc trƣng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật bản Có thể nói phong cách đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản là một trong những phong cách đàm phán phức tạp và khó hiểu nhất trên thế giới. Không như nhiều người vẫn nghĩ, phong cách đàm phán của người Nhật thực tế rất khác so với phong cách đàm phán của các thương nhân ở các nước láng giềng với họ trong khu vực Châu Á như: Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan. Không giống như người Hàn Quốc hay Trung Quốc vốn nổi tiếng là những người khá bộc trực và nóng tính, người Nhật đàm phán với phong cách ôn hoà, lịch sự và mềm mỏng hơn rất nhiều. Các đặc trưng trong phong cách đàm phán trực tiếp của người Nhật cũng có nguồn gốc lịch sử và văn hoá xã hội của nó, trong đó điều kiện địa lí tự nhiên và xã hội của nước Nhật chính là yếu tố khách quan có ảnh hưởng rất lớn tới các đặc trưng trong đời sống và các mối quan hệ con người của xã hội Nhật Bản, từ đó cũng có ảnh hưởng gián tiếp tới phong cách đàm phán kinh doanh của người Nhật. Ba yếu tố khách quan ấy là: điều kiện địa hình và vị trí địa lý, mật độ dân số, và nền văn minh lúa nước lâu đời. Nhật Bản nằm trên một quần đảo gồm 4 đảo chính: Honshu, Hokkaido, Shikoku, Kyushu, với khoảng hơn 4000 đảo nhỏ nằm về phía Đông lục địa Châu Á. Về phía Đông, Nhật Bản tiếp giáp với biển Thái Bình Dương, phía Tây tiếp nối với lục địa Châu Á qua vùng biển Nhật Bản. Do sự cô lập về mặt địa lý, nên nước Nhật đã trải qua một chặng đường dài trong lịch sử không hề bị các định chế, chế độ và văn hoá nước ngoài áp đặt. Do đó cho đến nay Nhật Bản vẫn giữ được những bản sắc văn hoá đặc trưng của dân tộc mình, và cũng vì lẽ đó mà xã hội Nhật Bản cùng với những mối quan hệ con người trong xã hội đã được xây dựng và phát triển với mức
46
độ thun nht rt cao. Các giá tr văn hoá, đạo đức và quy tc ng x đều mang
nhng bn sc rt đặc trưng ca người Nht. Ngoài ra, Nht Bn còn là nước địa
hình nhiu đồi núi, nm v trí nhy cm v mt địa chn, trên mt khu vc
nhiu núi la hot động, vi 67% din tích đồi núi và phn ln được rng che
ph. Do điu kin địa hình phc tp nên vic đi li gia các vùng tr nên rt khó
khăn, điu này càng khiến cho tính thng nht trong cng đồng xã hi ca người
Nht được cng c.
Nht Bn là nước mt độ dân s ln nht thế gii tính v s người trên 1Km2.
Đặc đim này cũng khiến cho hi Nht Bn tính gn kết mt thiết hơn na.
Mi cá nhân đều thuc mt nhóm người hoc mt cng đồng người nào đó
chung li ích chia s chung nhng giá tr trong cuc sng.Vì thế,th nói
hi Nht Bn là xã hi mang tính “tập thể” cao độ.
Đặc đim quan trng th ba có nh hưởng ti các giá tr đạơ đức và quy tc ng x
ca người Nht chính là tm quan trng ca nn văn minh lúa nước u đời. Tính
đến thi đim đầu thế k XX, đã 5/6 dân s Nht Bn lao động trong nông
nghip vi ngh làm rung.Vic trng lúa làm ra ht go đòi hi nhng n lc hp
tác rt cao ca tp th. T lúc gieo m cho ti khi thu hoch, tt c các thành viên
trong tp th (gia đình, làng xã) đều cùng tham gia góp sc. Tri qua mt thi gian
dài hàng thế k, nhng tp th đó đã tr thành nhng tế bào không th thiếu trong
xã hi Nht Bn. Qua quá trình phát trin lâu dài ca nn văn minh lúa nước, tinh
thn tp th đã tr thành mt nét văn hoá đặc trưng trong xã hi Nht Bn,cho
ti ngày nay, nó vn còn gi nguyên giá tr bi xã hi Nht Bn hin đại vn rt đề
cao vai trò ca tp th, lòng trung thành ca các nhân đối vi tp th cũng như
tinh thn hp tác đồng thun trong tp th, bi đónhng yếu t gn kết con người
vi nhau, to nên sc mnh cho tp ththúc đẩy s phát trin chung ca xã hi.
Tóm li, điu kin t nhiên, dân s nn văn minh lúa nước 3 ngun gc cơ
bn nht to nên nhng đặc trưng trong văn hoá xã hi và con người Nht Bn, qua
đó cũng nh hưởng sâu sc ti phong cách đàm phán trc tiếp ca các doanh nghip
Nht Bn trong hot đông thương mi quc tế. Dưới đây s nhng phân tích c
46 độ thuần nhất rất cao. Các giá trị văn hoá, đạo đức và quy tắc ứng xử đều mang những bản sắc rất đặc trưng của người Nhật. Ngoài ra, Nhật Bản còn là nước có địa hình nhiều đồi núi, nằm ở vị trí nhạy cảm về mặt địa chấn, trên một khu vực có nhiều núi lửa hoạt động, với 67% diện tích là đồi núi và phần lớn được rừng che phủ. Do điều kiện địa hình phức tạp nên việc đi lại giữa các vùng trở nên rất khó khăn, điều này càng khiến cho tính thống nhất trong cộng đồng xã hội của người Nhật được củng cố. Nhật Bản là nước có mật độ dân số lớn nhất thế giới tính về số người trên 1Km2. Đặc điểm này cũng khiến cho xã hội Nhật Bản có tính gắn kết mật thiết hơn nữa. Mỗi cá nhân đều thuộc một nhóm người hoặc một cộng đồng người nào đó có chung lợi ích và chia sẻ chung những giá trị trong cuộc sống.Vì thế, có thể nói xã hội Nhật Bản là xã hội mang tính “tập thể” cao độ. Đặc điểm quan trọng thứ ba có ảnh hưởng tới các giá trị đạơ đức và quy tắc ứng xử của người Nhật chính là tầm quan trọng của nền văn minh lúa nước lâu đời. Tính đến thời điểm đầu thế kỷ XX, đã có 5/6 dân số Nhật Bản lao động trong nông nghiệp với nghề làm ruộng.Việc trồng lúa làm ra hạt gạo đòi hỏi những nỗ lực hợp tác rất cao của tập thể. Từ lúc gieo mạ cho tới khi thu hoạch, tất cả các thành viên trong tập thể (gia đình, làng xã) đều cùng tham gia góp sức. Trải qua một thời gian dài hàng thế kỷ, những tập thể đó đã trở thành những tế bào không thể thiếu trong xã hội Nhật Bản. Qua quá trình phát triển lâu dài của nền văn minh lúa nước, tinh thần tập thể đã trở thành một nét văn hoá đặc trưng trong xã hội Nhật Bản, và cho tới ngày nay, nó vẫn còn giữ nguyên giá trị bởi xã hội Nhật Bản hiện đại vẫn rất đề cao vai trò của tập thể, lòng trung thành của các cá nhân đối với tập thể cũng như tinh thần hợp tác đồng thuận trong tập thể, bởi đó là những yếu tố gắn kết con người với nhau, tạo nên sức mạnh cho tập thể và thúc đẩy sự phát triển chung của xã hội. Tóm lại, điều kiện tự nhiên, dân số và nền văn minh lúa nước là 3 nguồn gốc cơ bản nhất tạo nên những đặc trưng trong văn hoá xã hội và con người Nhật Bản, qua đó cũng ảnh hưởng sâu sắc tới phong cách đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản trong hoạt đông thương mại quốc tế. Dưới đây sẽ là những phân tích cụ
47
th nhng đặc đim cơ bn đin hình nht trong hot động đàm phán trc tiếp
ca các doanh nghip Nht Bn.
2.1.2. Đặc trƣng trong giai đon chun b đàm phán.
Hot động chun b cho đàm phán trc tiếp thường mt nhiu thi gian công sc
bi người đàm phán ti thiu phi thc hin 4 công vic chính sau: tìm hiu đối tác
thu thp thông tin v th trường và hàng hoá; xây dng kế hoch đàm phán; chun b
địa đim thi gian đàm phán; xây dng đoàn đàm phán. Các nhà kinh doanh
Nht Bn nhn thc rt rõ v vai trò và tm quan trng ca khâu chun b cho đàm
phán nên h giành rt nhiu thi gian cho giai đon này, chu khó tìm hiu thông tin
v đối tác, hàng hoá và tình hình th trường, xây dng các mc tiêu đàm phán rt rõ
ràng, t chc đoàn đàm phán vi nhân sđủ trình độ, năng lc, k năng và phm
cht phù hp để tham gia đàm phán trc tiếp vi đối tác nước ngoài.
V vic thu thp thông tin, người Nht đặc bit chú trng ti các thông tin liên quan
đến bn hàng tim năng, nht là khi đó là 1 bn hàng mi chưa tng có quan h mua
bán trước đó vi h. Vì thế, khi ln đầu tiên làm vic vi 1 đối tác nước ngoài, c
thương nhân Nht Bn thường thông qua mng lưới ca mình tìm hiu rt k v đối
tác. Người Nht có 1 triết lý trong đàm phán “trước hết phi hiu rõ đối tác là ai
ri mi ngi li đàm phán” chứ không bao gi làm ngược lại “ngồi vào đàm phán
trước ri mi làm rõ đối tác là ai”.Trước hết, cơ cu t chc ca công ty bn hàng là
mi quan tâm đầu tiên ca người Nht. Cho dù là công ty sn xut hay thương mi,
các doanh nghip Nht Bn vn thường yêu cu đối tác đưa đến tn cơ s đểđiu
kin chng kiến tn mt cơ cu t chc, năng lc sn xut kinh doanh ca bn hàng.
Tiếp đến các thông tin chung v lch s phát trin ca công ty đó, lĩnh vc kinh
doanh, cơ s vt cht, chi tiết v sn phm dch v ca công ty, tình hình hot động
ca công ty trên th trường trong thi gian gn đây(th phn, tăng trưởng doanh thu,
c đối th cnh tranh, nhà cung cp, các bn hàng trước đây,…). Phía Nht Bn rt
quan m đến nhng thông tin v nhiu mt như trên chúng giúp h đánh g
chính xác năng lc kinh doanh, uy tín ca bn hàng qua đó xem t đến tim năng
phát trin quan h mua bán lâu dài vi đối tác đó. Vi tư cách là nhà nhp khu, các
47 thể những đặc điểm cơ bản và điển hình nhất trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản. 2.1.2. Đặc trƣng trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán. Hoạt động chuẩn bị cho đàm phán trực tiếp thường mất nhiều thời gian công sức bởi người đàm phán tối thiểu phải thực hiện 4 công việc chính sau: tìm hiểu đối tác thu thập thông tin về thị trường và hàng hoá; xây dựng kế hoạch đàm phán; chuẩn bị địa điểm và thời gian đàm phán; xây dựng đoàn đàm phán. Các nhà kinh doanh Nhật Bản nhận thức rất rõ về vai trò và tầm quan trọng của khâu chuẩn bị cho đàm phán nên họ giành rất nhiều thời gian cho giai đoạn này, chịu khó tìm hiểu thông tin về đối tác, hàng hoá và tình hình thị trường, xây dựng các mục tiêu đàm phán rất rõ ràng, tổ chức đoàn đàm phán với nhân sự có đủ trình độ, năng lực, kỹ năng và phẩm chất phù hợp để tham gia đàm phán trực tiếp với đối tác nước ngoài. Về việc thu thập thông tin, người Nhật đặc biệt chú trọng tới các thông tin liên quan đến bạn hàng tiềm năng, nhất là khi đó là 1 bạn hàng mới chưa từng có quan hệ mua bán trước đó với họ. Vì thế, khi lần đầu tiên làm việc với 1 đối tác nước ngoài, các thương nhân Nhật Bản thường thông qua mạng lưới của mình tìm hiểu rất kỹ về đối tác. Người Nhật có 1 triết lý trong đàm phán là “trước hết phải hiểu rõ đối tác là ai rồi mới ngồi lại đàm phán” chứ không bao giờ làm ngược lại “ngồi vào đàm phán trước rồi mới làm rõ đối tác là ai”.Trước hết, cơ cấu tổ chức của công ty bạn hàng là mối quan tâm đầu tiên của người Nhật. Cho dù là công ty sản xuất hay thương mại, các doanh nghiệp Nhật Bản vẫn thường yêu cầu đối tác đưa đến tận cơ sở để có điều kiện chứng kiến tận mắt cơ cấu tổ chức, năng lực sản xuất kinh doanh của bạn hàng. Tiếp đến là các thông tin chung về lịch sử phát triển của công ty đó, lĩnh vực kinh doanh, cơ sở vật chất, chi tiết về sản phẩm dịch vụ của công ty, tình hình hoạt động của công ty trên thị trường trong thời gian gần đây(thị phần, tăng trưởng doanh thu, các đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, các bạn hàng trước đây,…). Phía Nhật Bản rất quan tâm đến những thông tin về nhiều mặt như trên vì chúng giúp họ đánh giá chính xác năng lực kinh doanh, uy tín của bạn hàng qua đó xem xét đến tiềm năng phát triển quan hệ mua bán lâu dài với đối tác đó. Với tư cách là nhà nhập khẩu, các